Cum să reconciliați rapoartele Z, vânzările și facturile fiscale înainte de depunerea declarației de TVA

Înainte de pregătirea declarației de TVA, este important să verificați nu doar încasările de la casă, ci întregul proces: raport Z → vânzări și retururi în Torgsoft → facturi fiscale → ЄРПН. Acest lucru este deosebit de important dacă aveți mai multe case sau magazine, vânzările sunt efectuate de diferite Persoane fizice autorizate sau întreprinderi ori în cursul lunii au existat retururi sau plăți în avans. O astfel de reconciliere ajută la identificarea diferențelor în etapa în care au apărut, nu abia după întocmirea declarației fiscale.

Ce trebuie verificat mai exact?

Raportul Z conține datele centralizate ale CM sau PCM pentru o tură: vânzări, retururi și sume defalcate după metoda de plată.

În Torgsoft, «Raportul centralizator pentru o perioadă» pentru PCM permite obținerea acestor date direct de pe serverul Serviciului Fiscal de Stat sau din baza de date locală Torgsoft.

«Analiza vânzărilor de produse fiscalizate» este un modul Torgsoft în care puteți verifica vânzările și retururile după perioadă, centru de evidență, întreprindere, tip de document, metodă de plată și alte criterii. 

Factura fiscală pe baza totalurilor zilnice ale operațiunilor se întocmește pentru operațiunile de vânzare cu amănuntul prevăzute de Codul fiscal al Ucrainei, dacă pentru acestea nu a fost întocmită o factură fiscală separată. Pentru aceasta se utilizează codul motivului 11. tax.gov.ua

Există o precizare importantă de terminologie. În Torgsoft, acțiunea și secțiunea corespunzătoare se numesc «Factură fiscală centralizatoare», însă pentru vânzările cu amănuntul către consumatorii finali în acest scenariu este vorba exact despre factura fiscală pe baza totalurilor zilnice ale operațiunilor. Nu este o singură factură fiscală pentru întreaga lună.

1. Începeți cu datele rapoartelor Z

Pentru PCM Torgsoft, deschideți Setări → Aparat de marcat fiscal software → Analiza aparatului de marcat fiscal software și utilizați acțiunea «Raport centralizator pentru o perioadă».

Indicați data sau perioada necesară.

Pentru reconciliere, este preferabil să păstrați activată opțiunea «Utilizați datele de pe serverul serviciului fiscal». Astfel, datele rapoartelor Z sunt descărcate direct de pe serverul Serviciului Fiscal de Stat, nu calculate pe baza bonurilor locale din Torgsoft.

Raportul afișează separat:

• numărul și suma bonurilor de vânzare;

• numărul și suma retururilor;

• defalcarea sumelor după metodele de plată.

Aceste valori trebuie înregistrate ca primul nivel al reconcilierii. Torgsoft permite și generarea aceluiași raport pe baza bonurilor locale, prin dezactivarea utilizării datelor de pe serverul Serviciului Fiscal de Stat. Acest lucru este util pentru identificarea diferențelor dintre informațiile stocate în baza Torgsoft și cele înregistrate efectiv pe serverul fiscal. 

Pentru un CM fizic, punctul de plecare îl reprezintă rapoartele Z efective ale aparatului respectiv.

2. Dacă datele Serviciului Fiscal de Stat și Torgsoft nu coincid

În PCM Torgsoft există acțiunea «Descărcarea bonurilor de pe server». Aceasta este destinată situațiilor în care un bon există pe serverul Serviciului Fiscal de Stat, dar lipsește din baza locală Torgsoft, de exemplu după o eroare a numerotării locale sau ștergerea bonului.

Programul descarcă bonurile lipsă și, dacă documentul Torgsoft corespunzător există, asociază bonul cu acesta. Dacă un produs din bonul descărcat nu poate fi identificat în baza de date, acesta este marcat ca «Produs nerecunoscut». După descărcarea bonurilor, generați din nou raportul centralizator.

Dacă mai există produse nerecunoscute sau bonul nu poate fi asociat corect cu documentul, este recomandat să contactați asistența tehnică Torgsoft pentru a clarifica soluția posibilă, deoarece rezultatul poate depinde de configurarea bazei de date respective.

3. Comparați rapoartele Z cu vânzările din Torgsoft

Deschideți Analiză → Analiza vânzărilor de produse fiscalizate.

Pentru reconcilierea unei singure zile, selectați același set de date:

1. Perioadă — data pe care o verificați.

2. Centru de evidență — magazinul sau punctul comercial necesar.

3. Statutul fiscal al bonului — Bon fiscal.

4. Tip de document — mai întâi Vânzare.

5. Întreprindere — Persoana fizică autorizată sau persoana juridică plătitoare de TVA corespunzătoare.

6. Dacă este necesar, selectați metoda de plată — numerar sau fără numerar.

În partea de jos a formularului, Torgsoft afișează cantitatea produselor și suma vânzărilor. Comparați această sumă nu cu un total lunar oarecare, ci cu vânzările corespunzătoare din raportul Z pentru aceeași zi și același set de date contabile. Verificați retururile separat, selectând Tip de document → Retur. Analiza oferă și filtre după întreprindere, metodă de plată, statutul fiscal al bonului și tipul de document.

Dacă suma totală nu coincide, restrângeți comparația treptat: zi → centru de evidență → întreprindere → vânzări/retururi → metodă de plată. Astfel este mai ușor să identificați operațiunile concrete care au generat diferența.

4. Dacă aveți mai multe magazine sau CM

În ceea ce privește TVA, este important să nu combinați operațiunile unor contribuabili diferiți. Dacă într-o rețea comercială vânzările sunt efectuate de mai multe Persoane fizice autorizate sau SRL-uri, reconcilierea și facturile fiscale trebuie gestionate separat pentru fiecare plătitor de TVA.

Dacă un singur contribuabil utilizează mai multe CM sau PCM, Serviciul Fiscal de Stat permite alegerea uneia dintre două variante: întocmirea unei facturi fiscale separate pe baza totalurilor zilnice pentru fiecare CM sau a unei singure facturi pe baza datelor tuturor CM din ziua respectivă. Important este să utilizați același principiu și la reconciliere, pentru a nu compara o factură fiscală cu datele unei singure case. cv.tax.gov.ua

5. Stabiliți ce operațiuni trebuie incluse în factura fiscală

Suma din raportul Z și suma facturii fiscale nu trebuie să coincidă întotdeauna automat, fără verificări suplimentare.

În factura fiscală pe baza totalurilor zilnice se includ operațiunile care îndeplinesc condițiile punctului 201.4 din Codul fiscal al Ucrainei și pentru care nu a fost întocmită o factură fiscală separată. Pentru această factură se indică tipul motivului 11, cumpărătorul — «Neplătitor», iar numărul individual convențional de identificare fiscală pentru TVA — 100000000000. ZIR

De aceea, înainte de generarea documentului, verificați:

• dacă nu a fost deja întocmită o factură fiscală individuală pentru o anumită vânzare;

• dacă toate operațiunile selectate aparțin aceluiași plătitor de TVA;

• dacă retururile au fost luate în considerare corect;

• dacă plățile în avans au fost incluse în selecție;

• dacă operațiunile impozabile și cele scutite de TVA au fost combinate în aceeași factură.

Pentru operațiunile impozabile și cele scutite de TVA se întocmesc facturi fiscale separate. Aceasta nu înseamnă că trebuie întocmită o factură separată pentru fiecare cotă de 20%, 14% sau 7%: cerința separării se referă exact la operațiunile impozabile și cele scutite. ZIR

Nu includeți plățile în avans în factura fiscală centralizatoare zilnică

În «Analiza vânzărilor de produse fiscalizate» din Torgsoft există, din punct de vedere tehnic, tipuri de documente pentru plățile în avans aferente facturilor și comenzilor. Însă, în scopuri fiscale, aceasta nu înseamnă că plata în avans poate fi inclusă într-o factură fiscală cu tipul motivului 11.

Serviciul Fiscal de Stat precizează expres: nu se poate întocmi o factură fiscală pe baza totalurilor zilnice pentru suma unui avans încasat. Plata în avans trebuie separată de totalul zilnic al vânzărilor cu amănuntul și documentată conform regulilor privind apariția obligației fiscale. ZIR

6. Verificați configurările TVA în Torgsoft

Dacă factura fiscală este generată cu sume TVA incorecte, verificați configurările de bază înainte de a căuta o cauză mai complexă.

Pentru calculul corect, Torgsoft prevede:

• codul cotei și procentul TVA în Gestiunea produselor → Tip de produs;

• parametrul «Luați în considerare TVA în tipul de produs»;

• cota principală de TVA în Setări → Parametri → Evidență.

Documentația oficială Torgsoft precizează separat că configurarea incorectă a acestor parametri poate duce la calcularea greșită a facturii fiscale sau a documentului de ajustare. 

Acestea sunt configurări ale bazei de date, nu operațiuni lunare. Dacă au fost deja verificate și nu au fost modificate, nu este necesar să reconfigurați TVA în fiecare lună.

7. Generați factura fiscală numai după reconcilierea vânzărilor

După verificarea vânzărilor pentru ziua necesară, în Analiza vânzărilor de produse fiscalizate selectați centrul de evidență corespunzător și Tip de document → Vânzare, apoi utilizați acțiunea «Creați o factură fiscală centralizatoare».

Torgsoft creează aceste documente pe baza datelor din această analiză. Pentru a consulta documentele generate, deschideți Document → Registrul facturilor fiscale și fila cu facturile fiscale centralizatoare. 

Înainte de exportul XML, verificați documentul propriu-zis:

• data;

• întreprinderea vânzătoare;

• lista produselor;

• cotele TVA;

• valorile totale ale livrărilor;

• suma TVA;

• tipul motivului 11 pentru factura pe baza totalurilor zilnice.

Pentru aceasta, Torgsoft oferă secțiunea «Conținutul facturii fiscale».

8. Cum să luați în considerare retururile

Data returului este importantă în acest caz.

Dacă un cumpărător returnează produsul în aceeași zi, suma returnată este deja inclusă în valorile zilnice ale CM și în raportul Z. Într-un scenariu obișnuit, nu se întocmește un document separat de ajustare pentru factura fiscală pe baza totalurilor zilnice: factura este generată ținând deja cont de banii restituiți. ZIR

Dacă produsul este returnat a doua zi, iar vânzarea a fost deja inclusă în factura fiscală din ziua precedentă, trebuie ajustată exact acea factură. Pentru un cumpărător neplătitor de TVA, Serviciul Fiscal de Stat permite această diminuare cu condiția returnării produsului vânzătorului și a restituirii integrale a contravalorii către cumpărător. ZIR

În Torgsoft, pentru facturile centralizatoare este prevăzut următorul scenariu: în Analiza vânzărilor de produse fiscalizate selectați Tip de document → Retur și creați ajustarea. Factura centralizatoare inițială pentru vânzare trebuie să existe deja. 

9. Verificați fișierul XML înainte de înregistrarea în ЄРПН

După verificarea facturii fiscale, aceasta poate fi salvată în format XML și importată într-un program de raportare electronică. Torgsoft permite exportul facturilor fiscale în XML pentru M.E.Doc și în formatul oficial de stat. 

În această etapă, verificați documentul în M.E.Doc sau în alt program înainte de transmiterea sa în ЄРПН. După înregistrare, verificați confirmarea primită: aceasta atestă rezultatul înregistrării documentului.

Dacă există diferențe

Nu modificați factura fiscală la întâmplare. Verificați datele în aceeași ordine în care au fost generate: 

1. Raportul Z al Serviciului Fiscal de Stat — dacă există toate bonurile, vânzările și retururile.

2. Bonurile locale Torgsoft — dacă acestea corespund datelor serverului Serviciului Fiscal de Stat.

3. Analiza vânzărilor de produse fiscalizate — dacă perioada, centrul de evidență, întreprinderea, tipul de document și metoda de plată sunt aceleași.

4. Componența operațiunilor pentru TVA — dacă au fost excluse operațiunile cu facturi fiscale separate și plățile în avans, iar operațiunile scutite de TVA au fost separate.

5. Configurările TVA — dacă au fost stabilite corect cotele și codurile lor.

6. Factura fiscală în Torgsoft — data, vânzătorul, produsele, valorile livrărilor și TVA.

7. XML în M.E.Doc — dacă trece validarea înainte de transmitere.

8. ЄРПН — dacă a fost primită confirmarea înregistrării cu succes.

Așadar, reconcilierea lunară trebuie efectuată pornind de la datele zilnice inițiale către documentele fiscale, nu invers: mai întâi rapoartele Z și bonurile, apoi vânzările Torgsoft, după aceea facturile fiscale și abia apoi înregistrarea și raportarea TVA.