Certificate cadou în Torgsoft: tipuri, fiscalizare prin PCM și verificarea setărilor șablonului

Certificatele cadou — sunt un instrument de marketing extrem de comod în retail, care permite păstrarea clientului dacă acesta nu se poate decide definitiv asupra alegerii unui produs pentru cadou. 

Acest mod din sistem permite generarea codurilor de bare ale certificatelor, emiterea lor, vânzarea, reemiterea și acceptarea lor ca mijloc de plată pentru produse și servicii. 

În timpul implementării acestei funcționalități în magazin, antreprenorii adresează cel mai des specialiștilor următoarele întrebări: ce tip de certificat este mai bine de ales pentru lucrul corect cu registratorul fiscal? Cum se procesează corect vânzarea și plata cu certificatul prin CM software (PCM), pentru a evita erorile? De ce sistemul blochează returul anumitor certificate? Și cum se configurează tipărirea pentru a afișa informația despre plata cu certificatul în bonul fiscal sau comercial? 

Răspunsurile la aceste întrebări țin de înțelegerea corectă a logicii interne a programului Torgsoft.

Tipurile certificatelor cadou și particularitățile lor

În programul Torgsoft sunt prevăzute trei mecanisme fundamental diferite de lucru cu certificatele cadou:

1. «Ca banii». Conform acestei logici, certificatul acționează ca un echivalent direct al banilor. Vânzarea unui astfel de certificat este, de fapt, un schimb de mijloace bănești pe un suport de hârtie sau plastic. Operațiunile cu astfel de certificate se reflectă în rapoartele financiare (soldul certificatelor), însă vânzarea și utilizarea certificatelor de acest tip nu intră în rapoartele de mărfuri.

2. «Ca reducere amânată». În acest caz, îi vindeți clientului un serviciu — o reducere pentru o achiziție viitoare în suma indicată. Când clientul folosește un astfel de certificat, asupra vânzării curente se aplică o reducere egală cu valoarea nominală a certificatului (o acțiune similară ajustării sumei). Vânzarea unui astfel de certificat se reflectă în rapoartele de mărfuri (dacă serviciile sunt luate în considerare acolo), iar aplicarea lui este balansată prin reducere. Specialiștii suportului tehnic recomandă insistent utilizarea anume a acestui tip de certificat la lucrul cu CM software (PCM).

3. «Ca produs». La emiterea acestui tip de certificate, programul solicită indicarea centrului de evidență în care acestea vor fi recepționate. Sistemul creează automat o factură de intrare care pune aceste certificate în soldul magazinului cu prețul de vânzare corespunzător. La vânzarea certificatului se creează o vânzare reală de produs, asupra căreia se aplică toate promoțiile curente și reducerile cumulative ale clientului.

 Nuanță importantă: când clientul vine să valorifice un astfel de certificat și cumpără un produs, reducerea sa de client va acționa exclusiv asupra sumei achitate suplimentar cu bani reali, iar suma produselor plătite cu certificatul nu va intra în acumularea lui pentru calcularea reducerilor viitoare.

Fiscalizarea certificatelor cadou prin PCM

Pentru a vinde legal certificate cadou (inclusiv cele cu care se lucrează «Ca produs» sau «Ca reducere amânată») prin registrator fiscal sau PCM, este necesar ca acestea să fie marcate ca fiscale în sistem. Pentru aceasta trebuie să accesați punctul de meniu «Gestiunea mărfurilor» — «Tip produs», să găsiți tipul de produs de sistem creat automat «Certificat cadou» și să bifați opțiunea «Fiscal».

La plata produselor cu ajutorul certificatelor cadou prin PCM, utilizatorii aveau adesea întrebări legate de imposibilitatea de a alege forma de plată (numerar sau fără numerar) pentru suma acoperită de certificat. 

În versiunile Torgsoft (începând cu 2022.0.48), această problemă a fost rezolvată: acum, la utilizarea certificatelor cadou «ca banii» sau «ca produs», este implementată posibilitatea de a alege clar forma și metoda de plată pentru plata în avans (suma certificatelor utilizate) direct înainte de trimiterea bonului către autoritatea fiscală. Totuși, pentru a evita orice complicații legate de fiscalizare, cea mai bună soluție rămâne utilizarea certificatelor «Ca reducere amânată».

Interdicția returului certificatelor

Antreprenorii trebuie să acorde o atenție deosebită procedurii de retur, deoarece aceasta are restricții stricte pentru evitarea fraudelor în evidență. Certificatele cu care se lucrează «Ca produs» sunt protejate la nivel de sistem: ele nu pot fi adăugate în vânzare prin fereastra obișnuită de vânzare și este strict interzisă returnarea lor în depozit prin formularul «Document - Retur». O interdicție similară se aplică și certificatelor «Ca reducere amânată» — programul blochează posibilitatea returului lor prin fereastra «Retur». În plus, există o regulă importantă pentru cumpărător: dacă clientul returnează la magazin un produs care a fost plătit parțial sau integral cu un certificat «ca reducere amânată», acesta pierde definitiv suma certificatului cadou respectiv (banii pentru reducere nu se restituie).

Variabile în șablonul bonului pentru afișarea plății cu certificatul

Pentru ca procesul de calcul să fie cât mai transparent pentru cumpărător și pentru a evita întrebările despre motivul pentru care suma banilor achitați în bon diferă de valoarea totală a produsului, informația despre certificat trebuie afișată la tipărire.

Pentru aceasta, în sistem a fost creată variabila specială «Achitat cu certificate cadou». Ea este disponibilă atât pentru bonurile nefiscale de vânzare, cât și pentru bonurile fiscale ale CM software. Această variabilă extrage din baza de date și afișează suma exactă a certificatului cadou care a fost aplicată ca plată în timpul vânzării curente. Adăugarea acestei variabile în șablonul bonului dumneavoastră (prin editorul FastReport) va elimina majoritatea întrebărilor clienților la casă.

Norme legislative

Un certificat cadou pentru magazin nu este «doar o hârtie», ci fie o plată în avans pentru o achiziție viitoare, fie dreptul cumpărătorului la o reducere/plată a unei părți din produs. Prin urmare, vânzarea certificatului și vânzarea ulterioară a produsului pe baza certificatului trebuie procesate prin CM/PCM cu un bon corect. Când cumpărătorul achită cu certificatul, bonul trebuie format pentru suma totală a achiziției, cu indicarea produselor, prețului, sumei și formei de plată; autoritatea fiscală permite direct precizarea tipului de plată ca «certificat cadou». Dacă produsul costă mai mult decât certificatul, în bon se afișează mai multe plăți: de exemplu, o parte — cu certificatul, restul — în numerar sau cu cardul. (zir.tax.gov.ua)

În Torgsoft este mai sigur să configurați certificatele cadou astfel încât logica programului să coincidă cu logica fiscală: certificatul trebuie introdus ca poziție/mecanism fiscal, iar la vânzarea produsului bonul trebuie să afișeze produsul real și modul de acoperire a sumei cu certificatul. Pentru lucrul cu PCM în Torgsoft, varianta recomandată este «ca reducere amânată»: atunci certificatul funcționează ca drept al cumpărătorului de a reduce suma unei achiziții viitoare, nu ca «bani neoficiali în casă». În șablonul bonului este recomandat să afișați suma achitată cu certificatul cadou, pentru ca cumpărătorul să vadă de ce suma de plată în numerar sau cu cardul este mai mică decât prețul total al produselor. Pentru Persoană fizică autorizată pe impozit unic există un risc separat: Codul fiscal cere ca plățile pentru produse să fie efectuate în formă bănească, de aceea modelul certificatelor este mai bine să fie coordonat cu contabilul și să nu fie procesat ca barter sau «valută internă». (zir.tax.gov.ua)