Calcularea ajustărilor la o factură fiscală: cum se procesează o returnare de bunuri și se modifică suma

Dacă după vânzare cumpărătorul returnează toate produsele sau doar o parte dintre ele ori dacă se modifică prețul sau cantitatea, suma operațiunii nu mai corespunde facturii fiscale emise anterior. Pentru plătitorii de TVA, această modificare se reflectă printr-un calcul de ajustare a facturii fiscale (RK). În practică, cele mai frecvente întrebări sunt cum se generează ajustarea după returnare, ce cod al motivului trebuie indicat, unde poate fi găsit documentul în Torgsoft și cum se pregătește pentru înregistrarea ulterioară în Registrul Unic al Facturilor Fiscale din Ucraina (ЄРПН). Un scenariu separat privește facturile fiscale centralizatoare în comerțul cu amănuntul. Text inserat

Ce este calculul de ajustare?

Factura fiscală (PN) înregistrează operațiunea care a generat obligații privind TVA.

Calculul de ajustare (RK) modifică valorile unei facturi fiscale deja emise. Este necesar, printre altele, dacă după livrare se modifică suma compensației: prețul a fost revizuit, cantitatea produselor s-a schimbat, cumpărătorul a returnat produsele sau vânzătorul a rambursat un avans. Acest lucru este prevăzut expres la articolul 192 din Codul fiscal. ЗІР

Calculul de ajustare nu înlocuiește returnarea obișnuită a produselor în Torgsoft. Mai întâi trebuie înregistrată operațiunea economică efectivă — returnarea produselor și a banilor cumpărătorului — și abia apoi trebuie generat documentul fiscal.

Forma facturii fiscale și procedura de completare, inclusiv regulile de întocmire a calculului de ajustare, sunt aprobate prin ordin al Ministerului Finanțelor.

Cum se înregistrează returnarea produselor în Torgsoft înainte de crearea ajustării

Returnarea de la cumpărător se înregistrează în Document → Returnare. Fereastra poate fi deschisă și din Vânzare, folosind butonul Returnare. 

Dacă există bonul, în fereastra de returnare puteți scana codul său de bare și selecta produsele returnate de cumpărător. Dacă trebuie să găsiți bonul manual, utilizați Selectați bonul pentru returnare. Pentru o returnare fără bon, Torgsoft permite identificarea vânzării în lista de vânzări. 

La returnarea parțială, se indică numărul efectiv de produse returnate. În modul Comerț cu emiterea facturii există acțiunea Stabiliți cantitatea returnată. După selectarea produselor, se înregistrează rambursarea banilor. 

Ordinea importantă este: vânzare → returnarea produselor → rambursarea banilor → calcul de ajustare.

Nu generați calculul de ajustare în locul documentului de returnare: evidența stocurilor și cea financiară trebuie să reflecte mai întâi operațiunea reală.

Cum se generează calculul de ajustare după returnare

După înregistrarea returnării, deschideți Depozit → Lista recepțiilor. Găsiți returnarea necesară și selectați Tipărirea calculului de ajustare la factura fiscală. 

Dacă vânzarea și returnarea au fost efectuate în acest mod, deschideți Document → Comerț cu emiterea facturii → Returnări. Selectați documentul necesar și apăsați Tipărirea calculului de ajustare la factura fiscală. Aceeași acțiune este disponibilă direct în fila returnărilor din acest mod.  

Torgsoft va deschide formularul Calcul de ajustare la factura fiscală, în care trebuie să verificați și să completați parametrii documentului.

Ce cod al motivului ajustării trebuie ales?

Există o particularitate importantă în această etapă. În formularul de ajustare, Torgsoft introduce implicit codul 103. Totuși, codul trebuie verificat în funcție de operațiunea efectivă.

Serviciul Fiscal de Stat utilizează următoarele coduri principale:

Prin urmare, nu trebuie să păstrați automat codul 103 pentru orice returnare.

Dacă produsele livrate sunt returnate integral sau avansul este rambursat integral, se aplică motivul 103 — «Returnarea produselor sau a avansurilor». tax.gov.ua

De exemplu, un magazin a vândut unei companii zece unități identice, pentru care a fost emisă o factură fiscală, iar cumpărătorul le-a returnat pe toate zece. Aceasta este o returnare integrală.

Dacă prețul unitar nu se modifică, dar cumpărătorul returnează o parte dintre produsele livrate, Serviciul Fiscal de Stat consideră operațiunea o modificare a cantității — codul 102.

De exemplu, au fost vândute 10 unități la 600 UAH, iar cumpărătorul a returnat 2. Prețul de 600 UAH rămâne neschimbat, însă cantitatea scade de la 10 la 8. Prin urmare, motivul ajustării este modificarea cantității. ЗІР

Acest lucru este deosebit de important în Torgsoft, deoarece programul introduce inițial codul 103.

Dacă numărul produselor rămâne neschimbat, dar părțile modifică prețul după livrare, se utilizează codul 101 — «Modificarea prețului». ЗІР

De exemplu, au fost livrate 5 unități la 1.000 UAH, dar după acordul cu cumpărătorul prețul a fost modificat la 950 UAH. Cantitatea nu s-a schimbat, însă suma totală a operațiunii s-a modificat din cauza noului preț.

Codul fiscal impune întocmirea unui calcul de ajustare și pentru asemenea operațiuni. Totuși, documentația Torgsoft descrie detaliat scenariul automatizat pentru returnarea produselor. În documentația furnizată nu există o procedură confirmată, pas cu pas, pentru modificarea arbitrară a prețului într-o factură fiscală deja înregistrată. Prin urmare, documentele inițiale nu trebuie modificate printr-o metodă neverificată.

Ce trebuie verificat în formularul de ajustare

Mai întâi, verificați:

• factura fiscală pentru care se întocmește ajustarea;

• data operațiunii;

• vânzătorul și cumpărătorul;

• produsele;

• cantitatea și prețul;

• cota TVA;

• codul motivului ajustării;

• suma totală și TVA.

Acordați o atenție deosebită codului motivului. Codul implicit 103 este corect pentru returnarea integrală, dar o returnare parțială cu reducerea cantității necesită un alt motiv.

Torgsoft este un instrument pentru pregătirea documentului. Operațiunea economică efectivă și codul corespunzător trebuie stabilite în baza documentelor primare și a regulilor în vigoare ale Serviciului Fiscal de Stat.

Cum se generează ajustarea unei facturi fiscale centralizatoare

Pentru vânzările cu amănuntul, Torgsoft dispune de un mecanism separat de lucru cu facturile fiscale centralizatoare.

Deschideți Analiză → Analiza vânzărilor produselor fiscalizate. Pentru a crea ajustarea, selectați centrul de evidență corespunzător și tipul documentului «Returnare», apoi utilizați Creați factura fiscală centralizatoare. În sistem trebuie să existe deja o factură fiscală centralizatoare aferentă vânzărilor pentru care se efectuează returnarea. 

Facturile fiscale centralizatoare și ajustările create pot fi vizualizate în Document → Evidența facturilor fiscale → Facturi fiscale centralizatoare. Acolo se poate verifica conținutul documentului și salva în format XML. 

Ce trebuie configurat pentru calcularea corectă a TVA

Înainte de generarea facturilor fiscale și a calculelor de ajustare, verificați trei setări în Torgsoft:

1. În Gestiunea mărfurilor → Tip de produs, trebuie indicate codul cotei și procentul TVA corespunzător. Pentru codul 7 — 7%, pentru codul 14 — 14%.

2. În Setări → Parametri, trebuie activată opțiunea Luați în considerare TVA în tipul de produs.

3. În Setări → Parametri → Evidență, procentul TVA pentru cota standard trebuie să fie 20%. 

Dacă suma TVA din ajustare pare incorectă, verificați aceste setări înainte de a modifica manual documentul.

Cum se transferă ajustarea în programul de contabilitate

Torgsoft permite salvarea documentelor fiscale în format XML.

Pentru a lucra cu acestea, deschideți Document → Evidența facturilor fiscale.

Pentru M.E.Doc, programul permite selectarea persoanei în numele căreia se efectuează exportul — fizică sau juridică — și oferă acțiunea Salvare în format xml pentru programul M.E.Doc.

Pentru formatul standard de stat, utilizat inclusiv de Art-Zvit, trebuie activată opțiunea Exportul facturilor fiscale în standardul de stat. După aceasta devin disponibile datele suplimentare necesare și funcția de salvare XML în standardul Ucrainei. 

Generarea sau salvarea unui fișier XML în Torgsoft nu înseamnă că documentul este înregistrat în ЄРПН. După export, documentul trebuie transmis către sistemul prin care întreprinderea semnează documentele fiscale cu semnătură electronică calificată și le înregistrează.

Cine înregistrează ajustarea în ЄРПН?

Dacă factura fiscală a fost emisă unui cumpărător plătitor de TVA:

• dacă ajustarea mărește suma compensației sau suma totală nu se modifică — este înregistrată de vânzător;

• dacă ajustarea reduce suma compensației — este înregistrată de cumpărătorul căruia vânzătorul îi transmite ajustarea întocmită. ЗІР

Pentru întreprinzător, aceasta înseamnă că, după returnarea produselor și generarea unei ajustări negative, lucrul nu se încheie prin salvarea XML: trebuie controlate transmiterea către cumpărător și înregistrarea documentului.

Termene în 2026

La data de octombrie 2026, se aplică termene temporare de înregistrare pe durata legii marțiale și timp de șase luni după luna încetării sau anulării acesteia:

• Facturile fiscale și ajustările întocmite între zilele 1 și 15 — până în ziua de 5 a lunii următoare;

• cele întocmite între ziua de 16 și ultima zi a lunii — până în ziua de 18 a lunii următoare;

• ajustarea care reduce compensația și trebuie înregistrată de cumpărătorul plătitor de TVA — în termen de 18 zile calendaristice de la primirea acesteia de către cumpărător. km.tax.gov.ua

Dacă acțiunea necesară lipsește din program

Mai întâi, verificați standardul regional. Pentru standardul Ucraina sunt afișate, printre altele:

• Document → Evidența facturilor fiscale;

• Depozit → Lista recepțiilor → Tipărirea calculului de ajustare la factura fiscală. 

Dacă acțiunea este disponibilă, dar sumele TVA sunt calculate diferit de așteptări, verificați setările cotelor TVA din tipul de produs și parametrii generali de evidență. Nu modificați manual totalul fără a determina cauza diferenței.

Dacă ajustarea privește o schimbare de preț, o modificare complexă simultană a cantității și prețului, o eroare într-o factură fiscală deja înregistrată sau o altă situație neobișnuită, stabiliți mai întâi procedura corectă de întocmire a ajustării conform regulilor Serviciului Fiscal de Stat. Nu utilizați codul 103 doar pentru că Torgsoft l-a introdus automat.

Procedură pe scurt

Pentru returnarea integrală, codul de referință este 103, pentru returnarea parțială fără modificarea prețului — 102, iar pentru modificarea prețului — 101. Codul din formular trebuie corelat cu operațiunea reală, nu păstrat automat la valoarea implicită.