Ghidul casierului: efectuarea unei vânzări, alegerea unei metode de plată, plăți mixte și evitarea greșelilor

Acest ghid pas cu pas vă va ajuta să efectuați corect vânzarea produselor în programul Torgsoft, să evitați confuziile cu casele și tipurile de plată, precum și să reacționați rapid la situațiile neprevăzute cu terminalul sau pCM.

Etapa 1. Formarea bonului și selectarea Persoană fizică autorizată / pCM

1. Deschideți formularul de vânzare: accesați punctul de meniu «Document» — «Vânzare».

2. Identificați clientul: dacă clientul are card de reducere, scanați codul de bare al acestuia în câmpul «Cod de bare/Art.» sau găsiți clientul manual prin butonul «Selectare client».

3. Adăugați produsul: scanați codul de bare al produsului sau selectați-l din depozit.

4. Verificați tipul bonului (culoarea pătratului): acordați atenție pătratului din colțul stânga sus al formularului «Plată».

•    Pătrat verde: produsele fiscale vor merge către pCM (bon fiscal), iar cele nefiscale — către imprimanta obișnuită.

•    Pătrat roșu: toate produsele vor fi vândute ca nefiscale (bon de marfă obișnuit). Culoarea poate fi schimbată prin clic cu mouse-ul sau prin combinația CTRL+F12.

5. Selectarea Persoană fizică autorizată (dacă aveți mai mulți antreprenori la aceeași casă): înainte de plată, verificați obligatoriu ce întreprindere este selectată. Dacă în bon au fost adăugate produse ale mai multor întreprinderi, programul va împărți automat vânzarea în mai multe bonuri (separat pentru fiecare Persoană fizică autorizată) la apăsarea butonului de plată. Dacă încasați fără numerar, programul va propune selectarea contului de decontare pentru fiecare Persoană fizică autorizată separat.

Etapa 2. Plata (Numerar, Card, Mixtă)

Apăsați butonul Plătiți (F6). Va apărea fereastra de plată.

• Scenariul A. Numerar. Introduceți suma primită de la client în câmpul «Primit». Programul va calcula automat restul. Apăsați «Plătiți».

• Scenariul B. Card bancar. Bifați «Plată fără numerar». Selectați contul de decontare corect al Persoană fizică autorizată necesare. Asigurați-vă că este bifată opțiunea «Utilizați conexiunea cu terminalul bancar» (dacă terminalul este conectat la program) și apăsați «Plătiți». Solicitarea va fi trimisă automat către terminal.

Scenariul C. Plată mixtă (Card + Numerar). Dacă clientul dorește să achite o parte cu cardul și o parte în numerar, selectați plata fără numerar pentru suma care se plătește cu cardul, iar restul indicați-l ca numerar.  Important: la tipul mixt de plată, restul pe card nu va fi afișat în bonul fiscal.

Etapa 3. Greșeli tipice ale casierului la plată și corectarea lor

• Greșeala 1. Plata cu cardul a fost înregistrată ca numerar. Ați uitat să bifați «Plată fără numerar», iar bonul s-a închis ca plată în numerar.

• Soluție: trebuie să stornați (anulați) acest bon fiscal, să ștergeți plata aferentă și să efectuați vânzarea din nou, indicând tipul corect de plată (fără numerar).

• Greșeala 2. Vânzarea a fost atribuită altei Persoană fizică autorizată. Dacă la casă lucrează două Persoane fizice autorizate, iar plata fără numerar a fost efectuată pe terminalul Persoană fizică autorizată 1, dar bonul fiscal s-a tipărit de la Persoană fizică autorizată 2.

• Soluție: acest lucru se întâmplă când casierul a trecut pe altă întreprindere, dar a uitat să schimbe contul de decontare implicit. Verificați întotdeauna cu atenție contul selectat la plata fără numerar.

• Greșeala 3. Programul nu permite selectarea numerarului, totul merge la plată fără numerar.

• Soluție: dumneavoastră (sau alt casier) ați activat accidental setarea «Plată automată în contul de decontare» din meniul «Suplimentar» de pe formularul de vânzare. Debifați această opțiune.

Etapa 4. Defecțiuni hardware (Terminal și pCM)

• Defecțiunea 1. Banii au fost retrași de pe card, terminalul a emis chitanța, iar programul Torgsoft s-a «blocat» sau a afișat o eroare de timeout.

• Cauză: programul nu a primit răspuns de la terminal din cauza unei defecțiuni de rețea sau a unei întârzieri.

• Soluție: în niciun caz nu anulați vânzarea! Debifați «Utilizați conexiunea cu terminalul bancar» în fereastra de plată (pentru ca programul să nu trimită din nou solicitarea de retragere a banilor) și efectuați manual plata fără numerar. Atunci Torgsoft va închide vânzarea și va tipări bonul fiscal.

• Defecțiunea 2. Eroare pCM «ShiftAlreadyOpened» (Schimbul este deschis de altă persoană).

• Cauză: încercați să deschideți schimbul cu propria cheie de casier, dar casierul anterior (sau cheia Persoană fizică autorizată) nu și-a închis schimbul la această casă.

• Soluție: intrați cu cheia casierului superior (care are dreptul să închidă schimburile altor persoane) și faceți raportul Z, sau rugați angajatul anterior să închidă schimbul.

• Defecțiunea 3. Eroare «DocumentValidationError» (Suma pe rânduri nu este egală cu suma totală).

• Cauză: apare cel mai des din cauza problemelor de rotunjire, când într-un singur bon se includ produse fiscale și nefiscale sau la plata cu bonusuri.

• Soluție: faceți toate produsele din bon fiscale sau împărțiți cumpărătura în două bonuri separate (unul fiscal, altul nu).

• Defecțiunea 4. A dispărut internetul.

• Soluție: dacă la înregistrarea pCM nu ați dezactivat opțiunea de suport pentru modul offline, pCM va trece automat în offline. Numerele fiscale ale bonurilor vor conține numărul sesiunii offline. Continuați să lucrați. Când internetul va reveni, programul va trimite automat pachetele de bonuri către Serviciul Fiscal de Stat.

Etapa 5. Închiderea corectă a bonului

1. După apăsarea butonului «Plătiți», așteptați semnalul sonor al terminalului (dacă plata este cu cardul).

2. Nu scoateți cablul și nu închideți programul până când bonul fiscal nu iese din imprimantă.

3. Dacă integrarea este configurată, slipul terminalului (detaliile tranzacției bancare) se va tipări automat în interiorul bonului fiscal pCM.

4. Verificați dacă bonul a ieșit, dați-l cumpărătorului împreună cu produsul. Dacă clientul solicită, îi puteți trimite versiunea electronică a bonului prin SMS, Viber sau Email (dacă această opțiune este activată).