Verificarea documentelor financiare: cum să controlezi numerarul și tranzacțiile bancare

Când într-un magazin se efectuează zilnic zeci de operațiuni financiare — vânzări, colectări de numerar, plăți către furnizori, încasări în contul bancar — proprietarul sau contabilul trebuie să știe ce documente au fost deja verificate și care mai necesită verificare. În Torgsoft, pentru aceasta, în fereastra «Document financiar» există funcția «Verificarea documentului». Aceasta permite marcarea documentelor financiare verificate, identificarea persoanei care le-a verificat și a momentului verificării, precum și filtrarea separată a operațiunilor neverificate.

Ce înseamnă «document financiar verificat»

Documentul financiar din Torgsoft reflectă mișcarea banilor: încasarea sau ieșirea fondurilor prin casă ori prin contul bancar.

Puteți lucra cu aceste documente în secțiunea: Plată → Document financiar.

Această fereastră conține filele Casă, Cont bancar și Jurnal. Pentru a găsi operațiunea necesară, puteți utiliza filtrele după perioadă, tipul documentului, partener comercial, categorie de analiză financiară, casă, punct de vânzare și întreprindere.

Funcția «Verificarea documentului» din fereastra «Document financiar» nu modifică suma sau conținutul operațiunii. Aceasta doar înregistrează faptul că persoana responsabilă a verificat deja documentul.

Cum să marcați un document ca verificat

Deschideți Plată → Document financiar și găsiți operațiunea dorită.

De exemplu, proprietarul magazinului primește de la casier informații despre colectarea numerarului și dorește să verifice dacă aceasta a fost înregistrată corect în program.

În continuare:

1. Selectați documentul necesar.

2. Dacă este necesar, puteți selecta mai multe documente simultan.

3. În fereastra «Document financiar», apăsați butonul «Verificarea documentului».

După verificare, documentul va fi evidențiat cu verde. În fila Jurnal, documentele verificate sunt afișate tot cu verde.

Astfel puteți separa operațiunile deja verificate de cele care mai necesită control.

Cum să vedeți cine a verificat documentul și când

Dacă trebuie să verificați istoricul controlului, selectați un document deja verificat și, în fereastra «Document financiar», apăsați «Verificarea documentului».

Torgsoft va afișa o confirmare cu informații despre:

• cine a verificat documentul;

• când a fost verificat.

În aceeași fereastră puteți anula statutul de document verificat. Pentru aceasta, confirmați acțiunea apăsând «Da». Funcția este utilă dacă, după verificare, se constată că documentul trebuie revizuit sau corectat.

Cum să găsiți numai operațiunile neverificate

Când există multe documente, verificarea întregii liste este incomodă. De aceea, fereastra «Document financiar» include filtrul «Starea documentului».

Acesta permite afișarea:

• tuturor documentelor;

• numai a documentelor verificate;

• numai a documentelor neverificate.

Filtrul funcționează în filele Casă, Cont bancar și Jurnal.

De exemplu, la sfârșitul zilei de lucru puteți selecta Starea documentului → Neverificate și puteți vedea numai operațiunile care nu au fost încă verificate.

Cum să controlați operațiunile de casă și cele bancare

Pentru verificarea operațiunilor financiare, deschideți Plată → Document financiar. În funcție de tipul operațiunii, utilizați fila Casă pentru documentele privind numerarul sau Cont bancar pentru operațiunile fără numerar.

Aici puteți verifica încasările și plățile, colectările de numerar, plățile către furnizori, încasările în conturile bancare, ordinele de plată și alte documente financiare.

Un mod de lucru convenabil este următorul:

1. Setați perioada dorită.

2. Deschideți fila Casă sau Cont bancar.

3. Dacă este necesar, selectați casa, punctul de vânzare sau alți parametri de filtrare.

4. Setați Starea documentului → Neverificate.

5. Verificați sumele, scopul plăților și celelalte date ale operațiunilor.

6. După verificare, selectați documentul și apăsați «Verificarea documentului» în fereastra «Document financiar».

Dacă aveți mai multe magazine, case sau conturi bancare, filtrele permit verificarea separată a operațiunilor pentru o anumită casă, un punct de vânzare, un partener comercial, o categorie de analiză financiară și alți parametri.

Astfel, operațiunile de casă și cele bancare deja verificate nu trebuie revizuite.

Ce trebuie să faceți dacă găsiți o eroare într-un document verificat

Mai întâi, în fereastra «Document financiar», selectați documentul și apăsați «Verificarea documentului» pentru a anula statutul de document verificat.

După aceea puteți corecta documentul, dacă programul permite editarea.

După corectare, documentul trebuie verificat din nou și marcat iarăși folosind butonul «Verificarea documentului».

Este înregistrată ștergerea unui document financiar?

Da. Ștergerea unui document financiar este înregistrată în: Fișier → Jurnalul acțiunilor utilizatorilor. În jurnal sunt salvate informații despre document: tipul, numărul, data și suma. Astfel puteți controla nu doar operațiunile financiare, ci și modificările efectuate de utilizatori în evidență.

Cum să organizați verificarea periodică

Pentru un magazin sau o rețea comercială este suficientă o procedură simplă: selectați perioada → afișați documentele neverificate → verificați operațiunile → marcați documentele verificate prin butonul «Verificarea documentului».

Pentru operațiunile în numerar este convenabil să utilizați fila Casă, pentru operațiunile fără numerar — Cont bancar, iar pentru controlul general — Jurnal. Toate aceste file se află în fereastra «Document financiar».