Planificarea beneficiilor angajaților: Un ghid pentru calcularea salariului, bonusurilor, suplimentelor și datoriilor

Cum să calculați și să plătiți salariile angajaților în Torgsoft

Într-un magazin, salariul unui vânzător poate include mai mult decât un salariu fix. Un angajat este plătit pentru turele lucrate, altul primește un procent din vânzările personale, o echipă beneficiază de o primă, cineva a primit deja un avans, iar o parte din salariu trebuie achitată mai târziu. Proprietarul trebuie să știe cât s-a calculat, cât s-a plătit deja și cât mai trebuie achitat fiecărui angajat. În acest scop, opțiunea «Salarii și motivarea personalului» include statul de plată și funcția «Planificarea plăților». 

Ce este statul de plată

Statul de plată reprezintă calculul salariilor angajaților pentru o perioadă determinată.

De exemplu, proprietarul unui magazin creează un stat de plată lunar. Torgsoft centralizează drepturile salariale ale angajaților și calculează suma care trebuie plătită fiecăruia.

Salariul poate include:

• salariul fix;

• plata pentru turele efectuate conform programului;

• plata cu ora;

• prima de echipă;

• prima sau prima individuală;

• plata suplimentară pentru vânzarea produselor;

• drepturile salariale recurente;

• sumele datorate angajatului.

Aceste tipuri de drepturi salariale pot fi utilizate în funcția «Planificarea plăților». 

Cum să pregătiți salariile pentru plată

Mai întâi, creați un stat de plată în secțiunea Calculul salariilor → Stat de plată și specificați perioada.

Apoi executați «Calculează statul de plată».

Programul va ține cont de metodele de remunerare configurate pentru angajați, de drepturile salariale calculate, de avansuri și de alte date incluse în calcul.

Pentru un calcul corect, documentația precizează că trebuie completate datele reale privind timpul lucrat. Pentru calculele care depind de profit și de obiectivele de vânzări, sunt necesare și datele corespunzătoare perioadei. 

Cu alte cuvinte, programul trebuie mai întâi să știe cine a lucrat și conform căror reguli se calculează salariul, iar abia apoi se poate pregăti plata.

Cum să alegeți ce componente salariale să plătiți acum

După calcularea statului de plată, deschideți «Planificarea plăților».

Nu este obligatoriu să achitați întregul salariu calculat printr-o singură plată. Puteți selecta tipurile de drepturi salariale necesare și apăsați «Calculează».

De exemplu, un vânzător are:

• 6 000 UAH pentru turele lucrate;

• 2 000 UAH primă individuală;

• 1 500 UAH primă de echipă.

Dacă acum trebuie achitată doar suma pentru turele lucrate, în planificarea plăților puteți include numai acest tip de drept salarial. Programul va recalcula suma de plată conform parametrilor selectați. 

Această funcție este utilă atunci când salariile sunt plătite în tranșe sau când diferitele componente salariale sunt achitate la momente diferite.

Cum să luați în considerare avansurile și reținerile

Este posibil ca un angajat să fi primit deja o parte din salariu. În Torgsoft, avansurile sunt incluse în calculul statului de plată.

Funcția «Planificarea plăților» include și parametrul «Ține cont de rețineri la calcularea sumei "De plată"». Dacă este activat, programul va lua în considerare reținerile la stabilirea sumei care trebuie achitată angajatului. 

De exemplu, conform statului de plată, unui angajat i s-au calculat 12 000 UAH, dar acesta a primit deja o parte ca avans. La plata finală, este important să verificați nu doar suma totală calculată, ci și suma rămasă de plată, ținând cont de operațiunile anterioare.

Se poate plăti doar o parte din salariu?

Da. Suma «De plată» din funcția de planificare poate fi modificată manual. 

De exemplu, unui angajat trebuie să i se plătească 10 000 UAH, dar proprietarul îi achită astăzi 4 000 UAH. Puteți introduce 4 000 UAH în câmpul pentru sumă și efectua plata. Restul rămâne neachitat.

La închiderea statului de plată, Torgsoft verifică sumele neachitate și permite transferarea datoriilor în statul de plată următor.  Prin urmare, o plată parțială nu înseamnă că trebuie să calculați manual din nou salariul în luna următoare.

Cum să plătiți salariile din casă sau din contul bancar

Selectați angajatul dorit și apăsați «Plătește».

În fereastra de plată puteți:

1. specifica data;

2. alege «Din casă» sau «Din contul bancar»;

3. selecta casa sau contul concret;

4. verifica sau modifica suma;

5. adăuga un comentariu.

În mod implicit, operațiunea este înregistrată la categoria de analiză financiară «Salariu», dar, dacă este necesar, poate fi selectată o altă categorie. După salvarea operațiunii, programul propune tipărirea unei confirmări de primire a salariului. Angajatul pentru care plata a fost deja efectuată nu mai este disponibil pentru o nouă plată în același stat de plată. 

Acest lucru este important pentru magazinele cu mai multe case: proprietarul poate identifica imediat de unde au fost plătiți efectiv banii, iar plata este înregistrată în evidența financiară Torgsoft.

Ce trebuie să faceți cu salariile neachitate

Nu este necesar să creați manual un nou drept salarial pentru suma rămasă. La închiderea statului de plată, programul verifică plățile și permite transferarea datoriilor în statul următor. 

De exemplu: unui angajat i s-au calculat 10 000 UAH → s-au plătit 7 000 UAH → au rămas 3 000 UAH. La închiderea statului de plată, acest sold poate fi transferat mai departe. În calculele ulterioare, va fi luat în considerare ca datorie față de angajat.

În Torgsoft pot fi incluse separat în statul de plată și datoriile angajaților care sunt deja înregistrate în program. Pentru aceasta este disponibilă acțiunea «Include datoriile angajaților în statul de plată». 

Cum să verificați din ce este format salariul

Dacă angajatul sau proprietarul nu înțelege suma finală, nu este necesar să o recalculeze manual.

Statul de plată include funcția «Detalierea statului de plată». Pentru fiecare angajat puteți vedea:

• drepturile salariale calculate;

• reținerile;

• drepturile salariale și reținerile recurente;

• datoria;

• valoarea totală a drepturilor salariale;

• suma deja plătită;

• suma rămasă de plată. 

Angajatul își poate consulta și propriul fluturaș de salariu în secțiunea Calculul salariilor → Fluturașul meu de salariu, dacă rolul său are accesul corespunzător. 

Dacă salariul depinde de vânzări, fluturașul de salariu include «Detaliere pe produse, lucrări și operațiuni». Raportul prezintă produsele și operațiunile care au influențat salariul angajatului, inclusiv vânzările personale și cele de echipă, dacă drepturile salariale respective depind de acestea. 

Acest lucru este util într-o situație obișnuită: un vânzător întreabă de ce prima din această lună are o anumită valoare. Proprietarul poate deschide fluturașul de salariu și verifica datele pe baza cărora programul a efectuat calculul.

Când trebuie închis statul de plată

Statul de plată trebuie închis după verificarea calculelor și finalizarea plăților pentru perioada respectivă sau după stabilirea sumelor restante care trebuie transferate mai departe.

După închidere, Torgsoft fixează datele statului de plată: modificările programului de lucru, ale drepturilor salariale și ale obiectivelor utilizate la calcul sunt blocate, iar datele salariale sunt păstrate în arhivă. 

Prin urmare, înainte de închidere, verificați:

• dacă angajații au fost incluși corect;

• dacă timpul efectiv lucrat a fost introdus;

• dacă avansurile și reținerile au fost luate în considerare;

• dacă plățile au fost efectuate corect;

• dacă trebuie transferate sumele neachitate.

Regula principală

Procesarea salariilor în Torgsoft constă în patru acțiuni: crearea statului de plată → calcularea drepturilor salariale → verificarea și efectuarea plăților → închiderea statului de plată și transferarea datoriilor restante, dacă există.

Dacă o sumă nu este clară, deschideți mai întâi detalierea statului de plată sau fluturașul de salariu, în loc să modificați manual drepturile salariale.

Dacă nu reușiți să identificați singuri cauza, contactați asistența tehnică Torgsoft.