Atunci când într-un magazin se efectuează zilnic vânzări, plăți către furnizori, colectări de numerar și alte operațiuni, simplul sold al numerarului din casă nu este suficient pentru a înțelege de unde au provenit banii și pentru ce au fost cheltuiți.
În Torgsoft, pentru aceasta există funcția Soldul pe categorii de analiză financiară. Aceasta prezintă mișcările de bani pe categorii distincte: încasări din vânzări, decontări cu furnizorii, transferuri interne de fonduri și alte categorii utilizate de întreprindere.
Dacă suma totală ridică semne de întrebare, puteți identifica mai întâi categoria în care a apărut diferența, apoi puteți găsi documentele financiare corespunzătoare.
Ce este o categorie de analiză financiară
O categorie de analiză financiară indică tipul de mișcare a banilor căruia îi aparține o operațiune financiară.
De exemplu:
-
banii proveniți din vânzarea mărfurilor sunt înregistrați în categoria Încasări din vânzări;
-
plata către furnizor pentru mărfurile achiziționate este înregistrată în categoria Decontări cu furnizorii;
-
transferurile de bani între case sau conturi, colectarea numerarului și depunerea încasărilor sunt înregistrate în categoria Transferuri interne.
Fiecare operațiune financiară din Torgsoft este asociată unei anumite categorii de analiză financiară. Astfel, programul poate afișa totalurile nu doar pentru fiecare casă, ci și în funcție de destinația mișcărilor de bani.
Principalele categorii utilizate automat de program pot fi consultate în Setări → Parametri → Analiză financiară. În documentația oficială, printre principalele categorii de sistem sunt descrise separat Încasări din vânzări, Decontări cu furnizorii și Transferuri interne.
Cum să consultați soldul pe categorii
Deschideți: Plată → Soldul pe categorii de analiză financiară.
În partea de sus a ferestrei, configurați trei parametri:
-
Perioada de analiză — o zi, o lună sau un alt interval de timp necesar.
-
Punctul comercial (centrul de evidență) — magazinul sau alt centru de evidență pe care doriți să îl verificați.
-
Moneda — moneda pentru care trebuie generat soldul.
După aceasta, Torgsoft va afișa structura arborescentă a categoriilor de analiză financiară și trei indicatori principali:
-
Încasări — câți bani au fost încasați în categoria respectivă;
-
Cheltuieli — câți bani au fost plătiți;
-
Sold — rezultatul calculat pe baza încasărilor și cheltuielilor.
Astfel, puteți vedea nu doar suma totală a banilor, ci și categoriile din care aceasta este formată.
De exemplu, dacă doriți să analizați cheltuielile pentru o anumită lună, selectați luna respectivă și punctul comercial, apoi consultați sumele din categoriile necesare. Dacă trebuie să verificați un anumit magazin dintr-o rețea comercială, selectați centrul de evidență al magazinului respectiv.
Conținutul ferestrei poate fi copiat folosind butonul Copiază tot, apoi inserat într-un document pentru prelucrare ulterioară sau imprimare.
Cum să identificați documentul care a modificat soldul
Funcția Soldul pe categorii de analiză financiară afișează totalurile pe categorii. Dacă trebuie să identificați operațiunea concretă care a generat suma respectivă, utilizați secțiunea: Plată → Document financiar.
Aici sunt păstrate operațiunile financiare: încasările, plățile, decontările cu furnizorii, cheltuielile curente și alte mișcări de fonduri.
Pentru identificarea unui document, în partea de sus a ferestrei sunt disponibile următoarele filtre:
-
Perioada;
-
Tipul documentului — de încasare sau de plată;
-
Selectarea operațiunilor de casă;
-
Partenerul comercial;
-
Categoria de analiză;
-
Casa;
-
Punctul comercial;
-
Întreprinderea.
Aceste filtre sunt destinate identificării unei anumite operațiuni financiare.
Exemplu
Să presupunem că observați în soldul lunar o sumă neobișnuit de mare într-o anumită categorie.
Mai întâi, rețineți:
-
perioada;
-
punctul comercial;
-
categoria de analiză financiară;
-
suma aproximativă pe care trebuie să o verificați.
Apoi deschideți Plată → Document financiar și setați aceiași parametri.
De exemplu:
Perioada: 1–30 septembrie
Categoria de analiză: categoria necesară
Punctul comercial: magazinul nr. 1
Programul va afișa în listă doar documentele care corespund acestor condiții. Astfel, o listă generală mare de operațiuni poate fi restrânsă la câteva documente, care pot fi verificate separat.
Ce trebuie să verificați dacă suma pare incorectă
În primul rând, verificați dacă sunt utilizate aceleași condiții de filtrare a datelor.
Perioada
Un document poate să nu apară în raportul dorit dacă analizați o altă perioadă. Prin urmare, atunci când comparați sumele, asigurați-vă că în ambele secțiuni sunt selectate aceleași date.
Punctul comercial
Soldul poate fi generat pentru un anumit centru de evidență. Dacă sunt comparate date din puncte comerciale diferite, totalurile vor fi în mod firesc diferite.
Moneda
Soldul este generat în moneda selectată. Dacă întreprinderea operează cu mai multe monede, verificați ce monedă este selectată în raport.
Categoria de analiză financiară
Dacă un document financiar este atribuit unei categorii greșite, suma va apărea pe un rând incorect al analizei financiare.
Prin urmare, dacă o categorie prezintă o sumă neobișnuit de mare sau de mică, găsiți documentele atribuite acesteia în secțiunea Document financiar și verificați-le.
Casa și punctul comercial
În secțiunea Document financiar, puteți filtra separat operațiunile după casă și punct comercial. Acest lucru este deosebit de util pentru întreprinderile cu mai multe case sau magazine.
La ce folosește categoria «Transferuri interne»
Nu orice mișcare de bani reprezintă un venit sau o cheltuială a întreprinderii.
De exemplu, un antreprenor poate:
-
să transfere bani dintr-o casă în alta;
-
să efectueze colectarea numerarului;
-
să depună încasările;
-
să retragă bani din contul bancar;
-
să transfere bani din casă în contul bancar;
-
să transfere bani între conturile bancare.
Pentru astfel de operațiuni, Torgsoft utilizează categoria Transferuri interne. Aceasta permite evidențierea separată a mișcărilor de bani în interiorul întreprinderii.
Prin urmare, o sumă mare în această categorie nu indică automat cheltuieli ridicate. Mai întâi trebuie să verificați ce operațiuni interne au fost efectuate în perioada selectată.
Cum să identificați cauza unei diferențe
Procedura practică de verificare este următoarea:
-
Deschideți Plată → Soldul pe categorii de analiză financiară.
-
Selectați perioada, punctul comercial și moneda necesare.
-
Identificați categoria a cărei sumă ridică semne de întrebare.
-
Deschideți Plată → Document financiar.
-
Setați aceeași perioadă și același punct comercial.
-
Selectați Categoria de analiză necesară.
-
Dacă este necesar, filtrați suplimentar documentele după casă, partener comercial, întreprindere sau tipul documentului.
-
Verificați operațiunile identificate și stabiliți ce document a generat suma incorectă.
În acest mod puteți trece de la totalul general pentru o lună sau un punct comercial la documentul financiar concret care trebuie verificat.
Când este recomandat să contactați asistența tehnică
Dacă ați verificat perioada, punctul comercial, moneda și documentele financiare, dar nu puteți identifica motivul diferenței, contactați asistența tehnică Torgsoft.
În solicitare, este recomandat să indicați de la început:
-
perioada în care a apărut diferența;
-
punctul comercial;
-
categoria de analiză financiară;
-
suma pe care o așteptați și suma afișată de program.
Aceste informații vor ajuta specialistul să verifice situația mai rapid.
Reveniți la pasul anterior