Gestionarea creanțelor și a datoriilor: analiza completă a bilanțului și calculele valutare

Controlul decontărilor reciproce și al datoriilor față de clienți și furnizori

Un cumpărător a ridicat marfa și urmează să achite restul sumei mai târziu. Un furnizor a primit doar o plată parțială pentru factura de intrare. Același furnizor livrează mărfuri atât în grivne, cât și în valută străină. După returnarea unui produs, soldul datoriei s-a modificat altfel decât era de așteptat. În toate aceste situații, proprietarul afacerii trebuie să răspundă la câteva întrebări simple: cine cui datorează bani, de unde provine datoria, ce plăți au fost deja efectuate și în ce monedă trebuie realizată decontarea?

Ce sunt creanțele și datoriile către creditori

Creanțele — reprezintă sumele de bani pe care alte persoane trebuie să vi le plătească. De exemplu, un client fidel a primit marfa cu plata amânată și încă nu a achitat integral contravaloarea acesteia.

Datoriile către creditori — reprezintă sumele de bani pe care trebuie să le plătiți altora. Un exemplu obișnuit este magazinul care a primit marfă de la un furnizor, dar factura de intrare a fost achitată doar parțial sau nu a fost achitată deloc.

În Torgsoft, aceste decontări reciproce sunt centralizate în balanța mărfurilor și a mijloacelor bănești: programul corelează operațiunile cu mărfuri și plățile cu un anumit partener comercial. Instrumentul principal de verificare este Plată → Soldul cu partenerii. Aici puteți consulta separat clienții, furnizorii sau partenerii comerciali care au ambele roluri. 

Prin analiza detaliată a soldului nu ne referim în continuare la denumirea unei funcții separate, ci la o metodă de verificare: de la suma totală a datoriei se trece la factura, plata și operațiunea cu mărfuri care au generat această sumă.

Mai întâi, verificați cine cui datorează bani

Deschideți Plată → Soldul cu partenerii și selectați tipul de parteneriat necesar. Dacă doriți să identificați rapid decontările cu datorii, utilizați filtrele «Debitorii mei», «Cui îi datorez», «Există datorii».

Perioada poate fi stabilită separat. Dacă nu o specificați, Torgsoft afișează decontările reciproce pentru întreaga perioadă de utilizare a programului. Pentru o rețea comercială sau o afacere cu mai multe întreprinderi, sunt disponibile filtre suplimentare după centrul de evidență și întreprindere. 

De exemplu, un antreprenor are trei magazine. Furnizorul este același, dar mărfurile sunt livrate în puncte de vânzare diferite. Dacă trebuie verificate decontările totale, analizați partenerul în ansamblu. Dacă întrebarea privește un anumit magazin, adăugați un filtru după centrul de evidență.

Nu încercați să stabiliți cine cui datorează bani doar după semnul sumei. Programul oferă deja filtre clare pentru identificarea datoriilor.

Cum să aflați de unde provine suma datoriei

Soldul general răspunde la întrebarea «cât?», dar proprietarul afacerii trebuie adesea să înțeleagă «de ce tocmai această sumă?».

Selectați partenerul comercial în «Soldul cu partenerii» și deschideți Fișa decontărilor reciproce.

Aici sunt afișate operațiunile din perioada selectată, soldurile de la începutul și sfârșitul perioadei, recepțiile de marfă și plățile. Pentru fiecare operațiune puteți vedea, de asemenea, centrul de evidență, casa sau contul bancar aferent. 

Dacă aceste informații nu sunt suficiente, deschideți Detalierea soldului cu partenerii.

Aici verificarea ajunge până la nivelul documentelor concrete:

• facturile partenerului comercial;

• valoarea mărfurilor;

• suma plăților;

• soldul datoriei;

• moneda;

• întreprinderea;

• plățile asociate facturii;

• plățile care nu au fost asociate unei anumite facturi.

Acest lucru este important atunci când suma totală pare corectă, dar nu este clar care livrare sau vânzare a rămas neachitată. În detaliere puteți trece de la total la documentul concret și puteți vedea cum s-a format datoria.

O situație practică frecventă în solicitările către asistența tehnică este următoarea: plata către furnizor a fost înregistrată, dar datoria așteptată nu s-a stins. În acest caz, trebuie verificat nu doar faptul că plata a fost efectuată, ci și dacă aceasta este asociată facturii de intrare corespunzătoare și dacă a fost selectată moneda corectă. O plată neasociată unei facturi poate influența soldul general, însă factura respectivă poate rămâne neachitată sau achitată parțial.

Cum să controlați datoriile către furnizori

Pentru gestionarea curentă a datoriilor către furnizori, este convenabil să utilizați Depozit → Registrul facturilor de intrare.

Aici puteți filtra documentele după:

• furnizor;

• monedă;

• întreprindere;

• data scadentă a plății;

• starea plății — neachitată, achitată parțial sau achitată;

• modalitatea de decontare — plată în avans, plată amânată, marfă în consignație sau plată după livrare.  

De exemplu, vineri trebuie să stabiliți ce furnizori trebuie plătiți săptămâna următoare. În loc să verificați toți furnizorii, deschideți registrul și utilizați câmpul «De plătit până la» împreună cu starea plății. Astfel veți obține lista facturilor pentru care decontarea nu a fost încă finalizată.

Puteți efectua plata direct pentru factura de intrare corespunzătoare. Torgsoft completează automat suma și moneda acesteia, după care trebuie să selectați sursa banilor: casa, contul bancar sau fondurile personale. 

După efectuarea plății, este recomandat să reveniți la Soldul cu partenerii și să verificați rezultatul. Această regulă simplă este deosebit de utilă în cazul plăților parțiale sau al unui număr mare de facturi de la același furnizor.

Dacă marfa a fost primită în consignație

În acest caz, simpla recepție a mărfii nu înseamnă că trebuie să plătiți imediat furnizorului întreaga valoare. Decontarea depinde de cantitatea de marfă efectiv vândută.

Pentru această situație, Torgsoft oferă funcția Analiza vânzărilor mărfurilor furnizorului aflate în consignație. Aceasta permite identificarea mărfurilor vândute și a datoriei către furnizor în moneda selectată. 

Prin urmare, soldul obișnuit al unei facturi și decontarea mărfurilor primite în consignație nu trebuie confundate.

Cum să controlați datoriile clienților

Pentru clienții fideli cărora li se permite să ridice marfa și să o plătească ulterior, documentația Torgsoft descrie un mod separat de lucru cu clienții VIP.

În secțiunea Plată → Vânzări VIP neachitate puteți vedea:

• data până la care clientul trebuie să achite;

• suma deja achitată;

• suma rămasă de achitat. 

De aici puteți înregistra plata pentru o anumită vânzare sau puteți procesa returul mărfurilor neachitate.

Dacă plata este întârziată, Torgsoft poate marca vânzarea respectivă și poate afișa data expirării termenului permis pentru plată. Aceste informații sunt destinate controlului, nu recuperării automate a datoriilor: programul nu poate obliga clientul să plătească și nu înlocuiește regulile magazinului privind lucrul cu debitorii. 

Pentru clienții obișnuiți, logica este diferită. În documentație, o vânzare obișnuită neachitată este considerată în principal o situație care ar fi putut apărea din cauza unei defecțiuni, de exemplu, o întrerupere a alimentării cu energie electrică. O astfel de vânzare trebuie verificată, achitată sau ștearsă corect dacă marfa a fost deja înregistrată din nou. Această procedură nu trebuie utilizată ca metodă obișnuită de vânzare pe datorie. 

Cum să lucrați cu un furnizor în mai multe monede

O situație obișnuită este achiziționarea mărfurilor în valută străină și vânzarea lor în grivne. Sau același furnizor livrează o parte din mărfuri în grivne, iar cealaltă parte — într-o altă monedă.

Pentru furnizori, Torgsoft ține evidența decontărilor în monedele în care au fost recepționate mărfurile. De aceea, în Soldul cu partenerii există filtrul «Monedă». Dacă furnizorul lucrează cu dumneavoastră, de exemplu, în grivne și dolari, fiecare sold în valută trebuie verificat separat. 

Acesta este un aspect important. Datoriile în monede diferite nu trebuie considerate o singură sumă. 50.000 UAH și 700 USD reprezintă două obligații separate până când stabiliți o regulă de conversie.

Astfel de întrebări apar frecvent în solicitările către asistența tehnică: antreprenorii întreabă în ce monedă este afișată datoria atunci când există livrări în monede diferite, cum se stinge o datorie în valută sau de ce, după plată, rămâne o sumă într-o altă monedă. Prin urmare, dacă apare o diferență neclară, verificați mai întâi moneda facturii, moneda plății și filtrul de monedă din sold.

Cursul valutar

Cursul valutar este necesar atunci când mărfurile sunt recepționate în valută străină, se efectuează schimburi valutare sau se calculează prețurile ținând cont de curs.

Acesta se stabilește prin Plată → Curs valutar. Valorile «Cumpărare» și «Vânzare» sunt indicate din perspectiva antreprenorului: cursul la care afacerea cumpără și vinde valută străină. 

Dacă furnizorul trebuie plătit în valută străină

Pentru o decontare în numerar în valută străină, este necesară mai întâi o casă în moneda corespunzătoare. Apoi puteți cumpăra valuta prin Plată → Document financiar → Schimb valutar și puteți efectua plata către furnizor.

După aceea, în Soldul cu partenerii, selectați furnizorul necesar și exact moneda în care a fost efectuată livrarea. Înregistrați plata și actualizați din nou soldul: suma datoriei trebuie să se modifice cu valoarea plății efectuate.

Astfel, Torgsoft permite urmărirea întregului lanț: recepția mărfii în valută → datorie în valută → circulația banilor → plata furnizorului → noul sold al datoriei.

Totuși, sursele verificate nu confirmă existența unei funcții automate separate de «datorie unică», care să reunească într-o singură sumă mai multe monede ale aceluiași partener comercial. Pentru un control mai sigur, este recomandat să lucrați separat cu fiecare monedă.

Ce trebuie să faceți cu datoriile inițiale

Dacă un magazin începe să utilizeze Torgsoft fără a porni evidența de la zero, la data trecerii la noul sistem pot exista deja datorii ale clienților sau către furnizori.

În fișa partenerului comercial puteți indica datoria inițială:

• «Eu datorez» sau «Mi se datorează»;

• suma;

• moneda;

• întreprinderea, dacă evidența este ținută pentru mai multe întreprinderi. 

De exemplu, în ziua implementării Torgsoft, magazinul datorează deja furnizorului 30.000 UAH. Dacă această sumă nu este înregistrată ca datorie inițială, recepțiile ulterioare de marfă și plățile nu vor oferi o imagine completă a decontărilor reciproce.

Datoriile inițiale trebuie transferate cu deosebită atenție dacă aveți mai multe Persoane fizice autorizate sau întreprinderi. Datoria poate fi asociată unei anumite întreprinderi, astfel încât o eroare făcută la început se poate manifesta ulterior ca un sold incorect.

De ce doi utilizatori pot vedea solduri diferite

Verificați centrul de evidență, întreprinderea și drepturile de acces.

Documentația precizează separat că un utilizator cu drepturi limitate poate să nu vadă anumite centre de evidență, iar datoria inițială este asociată centrului care era activ în momentul creării acesteia. Din acest motiv, proprietarul și un angajat cu drepturi de acces limitate pot vedea totaluri diferite.

Prin urmare, atunci când reconciliați datoriile, asigurați-vă mai întâi că comparați aceeași perioadă, monedă, întreprindere și același set de centre de evidență.

Dacă după un retur a rămas o datorie

Nu modificați suma la întâmplare.

Deschideți mai întâi Fișa decontărilor reciproce, apoi detalierea soldului. Verificați:

1. factura sau vânzarea inițială;

2. documentul de retur;

3. plățile asociate;

4. plățile neasociate;

5. moneda;

6. întreprinderea.

În solicitările către asistența tehnică se întâlnește exact această situație: cumpărătorul a achiziționat marfa pe baza unei facturi de ieșire, apoi a returnat-o, însă în decontările reciproce a rămas o datorie. Soluția corectă este să analizați succesiunea documentelor și plăților, nu să creați o operațiune financiară arbitrară doar pentru a aduce soldul la zero.

Algoritmul simplu pentru controlul datoriilor

Dacă suma datoriei ridică semne de întrebare, procedați în ordine:

1. Deschideți Soldul cu partenerii și stabiliți cine cui datorează bani.

2. Verificați perioada, moneda, centrul de evidență și întreprinderea.

3. Deschideți Fișa decontărilor reciproce.

4. Dacă trebuie să identificați cauza unei anumite sume, accesați Detalierea soldului și reconciliați facturile cu plățile.

5. Achitați furnizorul pe baza facturii corespunzătoare și în moneda corectă.

6. După efectuarea unei plăți, procesarea unui retur sau corectarea unui document, actualizați din nou soldul și verificați rezultatul.