Articole de analiză financiară în Torgsoft: cum să configurați structura veniturilor și cheltuielilor pentru o contabilitate precisă

Categorii de analiză financiară: cum să construiți structura veniturilor și cheltuielilor

Un magazin poate avea încasări bune din vânzări, dar la sfârșitul lunii proprietarul să nu înțeleagă unde s-au dus banii. O parte a fost plătită furnizorilor, alta — pentru salarii, chirie, publicitate și comisioane bancare, iar o altă parte a fost retrasă de proprietar pentru nevoi personale. Pentru a vedea nu doar soldul casei, ci și structura fluxurilor de numerar, în Torgsoft se utilizează categoriile de analiză financiară.

Ce sunt categoriile de analiză financiară?

O categorie de analiză financiară arată motivul pentru care banii au fost încasați sau cheltuiți.

De exemplu, vânzarea mărfurilor este asociată cu categoria Venituri din vânzări, plata mărfurilor achiziționate — categoriei Decontări cu furnizorii, iar transferul banilor din casă în contul bancar — categoriei Transferuri interne.

Torgsoft include categorii principale pe care programul le utilizează pentru operațiunile corespunzătoare: Venituri din vânzări, Decontări cu furnizorii, Transferuri interne, Retragerea bonusurilor, Comision bancar, Schimb valutar, Salariu și Acceptarea plăților cu cardul. La acestea puteți adăuga propriile subcategorii. 

De exemplu, categoria generală Salariu poate fi detaliată astfel:

• salariu de bază;

• prime;

• remunerare în acord;

• alte plăți către angajați.

Astfel, proprietarul vede atât suma totală a categoriei, cât și structura acesteia.

Fluxul de numerar și profitul nu sunt același lucru

Aceasta este regulă fundamentală a analizei financiare.

Dacă un magazin plătește unui furnizor 100.000 UAH pentru un lot nou de mărfuri, soldul contului bancar scade cu 100.000 UAH. Însă acești bani nu au dispărut: în schimbul lor, afacerea a primit mărfuri.

Prin urmare, plata către furnizor reprezintă o mișcare de bani, dar nu o cheltuială operațională obișnuită, precum chiria sau salariile. În Torgsoft, decontările cu furnizorii nu sunt incluse în cheltuieli în același mod. 

În mod similar, transferul a 30.000 UAH din casa magazinului în contul bancar nu face afacerea nici mai bogată, nici mai săracă. Banii doar își schimbă locul de păstrare. Pentru astfel de operațiuni se utilizează categoria Transferuri interne.

Prin urmare, structura categoriilor ar trebui construită în funcție de natura economică a operațiunilor, nu după principiul «tot ce iese din casă reprezintă o cheltuială».

Ce categorii ar trebui incluse în cheltuieli?

La crearea unei categorii proprii în Torgsoft există opțiunea Include în cheltuieli. Dacă aceasta este activată, operațiunile din categoria respectivă sunt luate în considerare drept cheltuieli ale afacerii la calcularea profitului.

Pentru un magazin obișnuit, aceste categorii pot include:

Nu este necesar să creați o categorie separată pentru fiecare achiziție măruntă. Dacă astăzi magazinul cumpără hârtie, mâine pixuri, iar poimâine baterii, pentru administrarea afacerii este de obicei suficient să le vedeți grupate în categoria Cheltuieli gospodărești.

Această abordare reduce și erorile: cu cât există mai multe categorii asemănătoare, cu atât mai des cheltuielile identice ajung să fie înregistrate în categorii diferite.

Cum poate arăta structura categoriilor unui magazin

Pentru o afacere de retail mică sau mijlocie, următoarea structură poate fi practică:

Categoriile de sistem rămân baza acestei structuri. Ramurile proprii sunt necesare pentru nivelul de detaliere care contează în mod special pentru afacerea dumneavoastră.

Achiziționarea unui frigider scump, a echipamentelor de casă sau renovarea spațiului ar trebui evidențiate separat de cheltuielile lunare obișnuite. Astfel, o achiziție mare, efectuată o singură dată, nu va ascunde evoluția cheltuielilor curente ale magazinului. Modalitatea de includere a unor astfel de investiții în calculul profitului managerial ar trebui stabilită o singură dată împreună cu persoana responsabilă de finanțe și aplicată consecvent.

Banii personali ai proprietarului trebuie evidențiați separat

Una dintre cauzele frecvente ale confuziilor este situația în care proprietarul retrage bani din casă sau folosește cardul de afaceri pentru nevoi personale.

De exemplu, magazinul obține venituri, iar proprietarul plătește o achiziție personală cu cardul de afaceri. Dacă această operațiune este înregistrată la «Cheltuieli gospodărești», raportul va arăta că magazinul a cheltuit acești bani pentru desfășurarea activității sale. Acest lucru denaturează situația financiară.

Documentația Torgsoft prevede pentru astfel de operațiuni o categorie generală de bilanț separată, denumită «Dividende». Aceasta poate fi detaliată dacă este necesar, dar pentru administrarea magazinului este adesea suficient să vedeți suma totală retrasă de proprietar din afacere pentru nevoi personale. 

Aceste operațiuni nu trebuie amestecate cu chiria, publicitatea, salariile sau alte cheltuieli legate de funcționarea magazinului.

Cum să configurați structura categoriilor în Torgsoft

Mai întâi, deschideți Setări → Parametri → Analiză financiară și verificați categoriile principale utilizate de program.

Pentru a modifica structura, deschideți Plată → Soldul pe categorii de analiză financiară → Modifică. Puteți adăuga și modifica categorii și le puteți organiza ierarhic, sub formă de subcategorii. 

Pentru a crea o categorie nouă:

1. Selectați categoria principală.

2. Adăugați categoria și atribuiți-i o denumire clară.

3. Dacă reprezintă o cheltuială operațională, activați Include în cheltuieli.

4. Stabiliți dacă această categorie trebuie să influențeze soldul cu partenerul comercial.

În Torgsoft, categoriile bilanțiere influențează decontările cu partenerii comerciali, iar cele extrabilanțiere — nu. Dacă o categorie este definită drept bilanțieră, opțiunea Include în cheltuieli devine indisponibilă. 

Pentru chirie, publicitate sau comunicații, antreprenorul dorește de obicei să vadă suma cheltuită, nu datoria față de un anumit partener. În schimb, pentru decontările cu furnizorii, este importantă situația datoriilor reciproce.

Nu acordați casierului acces inutil la categoriile financiare

Casierul are nevoie de categoriile cu care lucrează în timpul operațiunilor sale. Nu este obligatoriu ca acesta să vadă întreaga structură financiară a companiei.

Torgsoft permite restricționarea accesului utilizatorului la categoriile de analiză financiară. Astfel, proprietarul poate lăsa angajatului numai categoriile necesare pentru activitatea sa. 

Aceasta simplifică alegerea categoriei corecte și reduce numărul erorilor accidentale.

Exemplu: ce arată analiza financiară a unui magazin

Să presupunem că un magazin de îmbrăcăminte are următorii indicatori lunari:

• vânzări — 500.000 UAH;

• costul mărfurilor vândute — 280.000 UAH;

• plăți către furnizori — 300.000 UAH;

• salarii — 70.000 UAH;

• chirie — 40.000 UAH;

• publicitate — 15.000 UAH;

• utilități — 8.000 UAH;

• comisioane pentru acceptarea plăților cu cardul — 7.500 UAH;

• comisioane bancare — 1.200 UAH;

• proprietarul a retras pentru nevoi personale — 25.000 UAH;

• 100.000 UAH au fost transferate din casă în contul bancar.

Dacă analizați doar fluxul de numerar, puteți observa ieșiri importante: 300.000 UAH către furnizori, 141.700 UAH pentru cheltuieli operaționale și 25.000 UAH retrași de proprietar.

Însă acest lucru nu înseamnă că magazinul a înregistrat pierderi.

Din vânzările de 500.000 UAH, costul mărfurilor vândute a reprezentat 280.000 UAH. Prin urmare, profitul brut în acest exemplu simplificat este de 220.000 UAH.

Cheltuielile operaționale curente au fost: 70.000 + 40.000 + 15.000 + 8.000 + 7.500 + 1.200 = 141.700 UAH. Rămân 78.300 UAH.

În același timp:

• cei 300.000 UAH plătiți furnizorilor nu trebuie scăzuți încă o dată drept cheltuieli obișnuite: o parte din mărfurile achiziționate poate să fi rămas în stoc;

• cei 100.000 UAH transferați între casă și contul bancar reprezintă o mișcare internă, nu o cheltuială;

• cei 25.000 UAH retrași de proprietar reprezintă o retragere separată a banilor din afacere, nu o cheltuială a magazinului pentru vânzarea mărfurilor.

De aceea, soldul banilor, fluxul de numerar și profitul trebuie analizate separat.

De ce profitul din raport poate fi diferit de banii din contul bancar

Într-un magazin cu amănuntul, vânzarea și plata au loc, de obicei, simultan: cumpărătorul ridică marfa și plătește imediat.

Într-un magazin online sau în comerțul cu ridicata, situația nu este întotdeauna aceeași. De exemplu, magazinul poate expedia astăzi o comandă cu plata la livrare, dar poate primi banii de la transportator peste câteva zile.

În Torgsoft, profitul din Analiză → Perioadă este calculat în funcție de expedierea mărfurilor. Pentru a verifica fluxul real de numerar, utilizați Plată → Soldul pe categorii de analiză financiară. 

Prin urmare, întrebarea «De ce programul arată profit, dar acești bani nu au ajuns încă în cont?» poate avea o explicație absolut normală: marfa a fost deja expediată, însă cumpărătorul nu a plătit încă.

Unde puteți verifica fluxul de numerar

În Soldul pe categorii de analiză financiară puteți selecta perioada, punctul de vânzare și moneda. Raportul afișează structura categoriilor, încasările, cheltuielile și soldul pentru fiecare ramură. Pentru o anumită categorie, butonul Operațiuni... deschide lista documentelor care formează suma respectivă. 

Acest lucru este util dacă, de exemplu, cheltuielile pentru publicitate au fost de 15.000 UAH într-o lună și de 32.000 UAH în luna următoare. Mai întâi vedeți modificarea valorii categoriei, apoi puteți deschide operațiunile pentru a verifica din ce s-a format suma.

Colectarea numerarului sau predarea încasărilor

Dacă proprietarul ține o evidență financiară completă în Torgsoft, este important ca banii să nu iasă din circuitul intern al evidenței.

Pentru acest scenariu, documentația Torgsoft recomandă utilizarea funcției Predă încasările, nu a funcției Colectarea numerarului. La predarea încasărilor, banii sunt transferați într-o altă casă și rămân în evidență. La colectarea numerarului, aceștia sunt scoși din circuitul intern al programului. 

De exemplu, dacă la sfârșitul zilei vânzătorul îi predă proprietarului 20.000 UAH, iar proprietarul folosește ulterior acești bani pentru a plăti chiria, salariile și achizițiile de mărfuri, pentru o evidență financiară completă este important ca întregul traseu al banilor să fie păstrat în sistem.

Cum să mențineți structura categoriilor organizată

Nu reorganizați structura în fiecare lună. În caz contrar, va fi dificil să comparați categoria «Publicitate» din martie cu categoriile «Google Ads», «Instagram», «Promovare» și «Alte cheltuieli de publicitate» din aprilie.

Este mai bine să stabiliți o singură dată regulile de bază: o operațiune economică — o categorie clară; operațiuni identice — întotdeauna aceeași categorie; o subcategorie nouă se creează numai atunci când este necesară analizarea ei separată.

O dată la câteva luni, verificați structura categoriilor: dacă există duplicate, categorii neutilizate sau categorii prea generale în care structura cheltuielilor nu mai poate fi înțeleasă. Această abordare corespunde practicilor generale de construire a clasificatoarelor financiare: nivelul de detaliere trebuie să fie suficient pentru administrarea afacerii, dar nu atât de mare încât clasificarea însăși să devină o sursă de erori. 

Regula principală

Mai întâi, împărțiți toate operațiunile în patru grupuri clare: bani încasați din vânzări, decontări pentru mărfuri, cheltuieli operaționale și transferuri interne. Evidențiați separat retragerile personale ale proprietarului și investițiile majore în dezvoltarea afacerii.

Apoi detaliați numai acele categorii pe care intenționați cu adevărat să le comparați între perioade și să le utilizați în luarea deciziilor. Astfel, analiza financiară din Torgsoft răspunde la întrebările practice ale proprietarului: câți bani au intrat, unde au fost cheltuiți, cât costă funcționarea magazinului și de ce soldul banilor diferă de profit.