Cum se importă o factură primită din Excel: instrucțiuni pas cu pas

Importul notei de recepție din Excel în programul Torgsoft este unul dintre cele mai eficiente instrumente, care permite completarea stocului cu mii de poziții în câteva minute, în loc de săptămâni de introducere manuală.

Iată o instrucțiune detaliată, pas cu pas, despre cum să pregătiți corect fișierul și să efectuați importul produselor.

Pasul 1. Pregătirea fișierului Excel

Înainte de a începe importul, este important să pregătiți corect lista de prețuri de la furnizor:

1. Formatul fișierului. Salvați documentul în format .xls (Excel 97-2003) sau .xlsx. Important: tabelul nu trebuie să conțină celule unite, altfel programul poate recunoaște incorect coloanele.

2. Formatul text al datelor. Pentru a evita erorile la încărcare, mai ales în cazul codurilor de bare și articolelor, care pot conține atât cifre, cât și litere, se recomandă insistent să convertiți toate celulele tabelului în format text. Specialiștii tehnici Torgsoft recomandă utilizarea pentru aceasta a unui macro Excel special, care adaugă în masă apostroful înaintea numărului. (Codul macrocomenzii: For Each cell In Selection: cell.Value = "'" & cell.Value: Next:).

3. Separarea caracteristicilor. Dacă în fișierul furnizorului denumirea, culoarea, mărimea și materialul se află într-o singură celulă, acestea trebuie separate în coloane diferite pentru un import corect în fișa produsului.

Pasul 2. Crearea „antetului” notei de recepție

1. În meniul principal Torgsoft mergeți la Document ➔ Recepție marfă.

2. Apăsați butonul Adăugați (sau „Recepție nouă”).

3. Completați parametrii principali ai documentului: selectați Furnizorul, indicați Valuta. Dacă introduceți produsele pentru prima dată, de exemplu la începutul automatizării, puteți bifa opțiunea Stocuri inițiale.

4. Salvați antetul cu butonul Salvați. După aceea, în formularul de editare a recepției, apăsați butonul Import.

Pasul 3. Configurarea conectării la fișier

În fereastra „Import” trebuie să indicați calea către fișierul dumneavoastră:

1. Apăsați butonul Sursă de date.

2. În fereastra de proprietăți mergeți la fila Conexiune, activați comutatorul Folosiți șirul de conexiune și apăsați Construire.

3. Apăsați Creați și selectați driverul Microsoft Excel (*.xls) (alegeți varianta în care sunt indicate cele mai multe extensii).

4. Introduceți un nume arbitrar al sursei (de exemplu, "12") și, cu ajutorul butonului Selectare registru de lucru, indicați calea către fișierul dumneavoastră de pe calculator. Apăsați OK.

Pasul 4. Alegerea zonei de date și a parametrilor de import

După conectarea fișierului veți reveni în fereastra de import. Aici trebuie să configurați logica de încărcare:

1. Zona de import. Alegeți de unde să fie preluate datele. Cea mai simplă și mai universală variantă este Încărcați toate datele din foaie (trebuie doar să selectați numele foii în câmpul „Tabel”). De asemenea, puteți indica un interval concret de celule (de exemplu, A1:Z33) sau un tabel denumit.

2. Parametrii de căutare a produsului. Indicați programului cum să recunoască produsele pentru a nu crea dubluri. De obicei, se setează căutarea după codul de bare, iar al doilea criteriu — după articol sau denumire.

3. Parametri generali (bifări importante):

•    Adăugați produs nou în nomenclator — activați neapărat această opțiune, pentru ca programul să creeze fișe pentru pozițiile noi.
•    Generați coduri de bare proprii în lipsa acestora — programul va atribui automat coduri de bare produselor la care acestea nu sunt indicate în fișierul furnizorului.
•    Actualizați parametrii produsului — dacă produsul există deja în bază, dar descrierea lui s-a schimbat în fișier, programul va actualiza fișa.

Pasul 5. Asocierea coloanelor (fila „Produs”)

Aceasta este cea mai importantă etapă. Mergeți la fila Produs. Aici trebuie să indicați programului Torgsoft ce coloană din Excel corespunde unui anumit câmp din program.

• De exemplu, în dreptul câmpului „Cod de bare” din Torgsoft selectați denumirea coloanei corespunzătoare din fișierul dumneavoastră Excel. Faceți același lucru pentru câmpurile: „Articol”, „Denumirea produsului”, „Cantitate”, „Preț de achiziție”, „Preț de vânzare” etc.

• Dacă aveți indicat doar prețul de achiziție, puteți specifica pur și simplu procentul de adaos în setările de import, iar Torgsoft va calcula singur prețul de vânzare.

• Nod părinte (Tip produs și Producător). Dacă în fișierul dumneavoastră nu există coloane cu categoria sau producătorul produsului, dar întregul document conține același tip de marfă, de exemplu doar „Jachete bărbătești” de la producătorul „Nike”, puteți indica aceste valori în câmpurile „Nodul părinte al tipului de produs” și „Nodul părinte al producătorului”. Atunci toate produsele din fișier vor fi atribuite automat acestei categorii.

• Sfat. În aceeași filă există comutatoare „Rotunjiți” lângă câmpurile de preț. Dacă le activați, prețurile de vânzare calculate vor fi rotunjite automat la numere întregi.

Pasul 6. Finalizarea importului

După ce ați asociat toate câmpurile necesare, apăsați butonul Salvați. Timpul de încărcare va depinde de numărul de poziții. Programul va procesa fișierul, va crea fișe noi de produs sau le va actualiza pe cele existente, va genera coduri de bare și va adăuga toate pozițiile în nota dumneavoastră de recepție.

Posibilitate suplimentară. În timpul importului din Excel se pot încărca în masă și fotografii ale produselor. Pentru aceasta, în tabelul Excel trebuie să inserați imaginile direct în celule (imaginea trebuie să se afle strict în limitele celulei și să fie singurul obiect din ea), sau să indicați un link (URL) ori calea locală de pe calculator către fișierele de imagine.