Controlul soldurilor minime și maxime în timpul distribuției mărfurilor între depozite

Controlul stocurilor minime și maxime în timpul distribuirii mărfurilor: reguli de verificare și configurarea restricțiilor

În gestionarea unei rețele comerciale, antreprenorii se confruntă în mod regulat cu necesitatea distribuirii exacte a mărfurilor între depozitul central și magazinele cu amănuntul. O distribuire optimă înseamnă că fiecare punct de vânzare are suficiente mărfuri pentru a satisface cererea, fără surplusuri care blochează capitalul circulant.

În acest context apar următoarele întrebări: «Cum poate fi interzis tehnic unui gestionar să trimită către magazin o cantitate de marfă peste limita stabilită?», «De ce programul permite transferul mărfii dacă stocul acesteia scade sub nivelul minim?», «De ce nu apare avertizarea privind depășirea limitei maxime în timpul distribuirii?» și «Cum poate fi configurat programul astfel încât să controleze automat limitele expeditorului și destinatarului?».

Acest material explică în detaliu logica de funcționare a sistemului de control al limitelor în timpul distribuirii interne a mărfurilor.

Noțiuni de bază și situația actuală

Pentru funcționarea corectă a sistemului de control este necesar să înțelegeți termenii principali utilizați de program:

• Stoc minim — cantitatea stabilită de marfă sub care stocul unui anumit centru de evidență nu ar trebui să scadă. Acesta reprezintă un stoc de siguranță pentru desfășurarea neîntreruptă a vânzărilor.

• Stoc maxim — limita superioară a cantității de marfă într-un centru de evidență, a cărei depășire este considerată surplus de stoc.

• Expeditor — centrul de evidență (de obicei depozitul central) din care marfa este scăzută în timpul distribuirii.

• Destinatar — centrul de evidență (magazinul cu amănuntul) către care este transferată marfa.

• Condiții de distribuire — setări de sistem care stabilesc modul în care programul reacționează la încălcarea limitelor: afișează un avertisment informativ sau blochează complet crearea documentului de transfer.

În prezent, programul Torgsoft permite efectuarea unui control al stocurilor multifactorial atât pentru expeditor, cât și pentru destinatar. Totuși, acest control este strict legat logic de setările de vizibilitate a datelor în formularul de lucru, ceea ce reprezintă o particularitate esențială a algoritmului de verificare.

Condiții obligatorii pentru funcționarea limitelor maxime

Dacă verificarea stocului minim este o funcție de bază, pentru controlul stocului maxim în timpul distribuirii trebuie îndeplinite două condiții stricte. Fără acestea, verificările privind depășirea limitei nu vor funcționa:

1. În program trebuie activată opțiunea suplimentară «Stocuri minime și maxime pe depozite».

2. În setările parametrilor depozitului (Setări – Parametri – Depozit) trebuie activată regula «Ține evidența stocului minim pentru fiecare centru de evidență». Numai după aceasta sistemul începe să recunoască caracteristica dinamică a stocului maxim pentru fiecare magazin în parte.

Regula principală: verificările depind de vizibilitatea coloanelor

Cel mai frecvent răspuns la întrebarea antreprenorilor de ce nu funcționează limitele este următorul: condițiile de distribuire, disponibilitatea valorilor în filtre și evidențierea de fundal a stării depind direct de vizibilitatea coloanelor corespunzătoare în tabelul de distribuire.

Acesta este un principiu fundamental al algoritmului de distribuire în Torgsoft:

• Dacă coloana «Stoc minim la centrul de evidență curent» este ascunsă (prin meniul «Setări – Vizibilitatea coloanelor»), programul nu va verifica deficitul de marfă la expeditor și nu va afișa avertizarea.

• Dacă în tabel nu este adăugată caracteristica dinamică «Stoc maxim de marfă» pentru expeditor sau destinatar, programul nu va putea avertiza despre surplusul de marfă și nu va bloca transferul peste limita stabilită.

• În consecință, dacă această coloană nu este vizibilă, din filtrul general al mărfurilor vor dispărea și opțiunile corespunzătoare de selecție (de exemplu, va dispărea filtrul «Marfă în surplus (cant. > stoc max.)»).

Configurarea reacției sistemului: avertizare sau interdicție

În meniul «Condiții de distribuire» din formularul de distribuire a mărfurilor, antreprenorul poate configura nivelul de strictețe al controlului. Programul separă verificările pentru expeditor și destinatar.

• Avertizare privind deficitul / Interzicerea formării transferului cu deficit: se activează dacă, după expedierea mărfii, în depozitul central va rămâne o cantitate mai mică decât limita minimă proprie.

• Avertizare privind surplusul / Interzicerea formării transferului cu surplus: se activează dacă stocul curent al expeditorului depășește deja limita maximă proprie.

• Avertizare privind cantitatea insuficientă / Interzicerea formării transferului cu o cantitate insuficientă: se activează dacă, chiar și după primirea mărfii distribuite, stocul magazinului nu va atinge limita minimă.

• Avertizare privind surplusul / Interzicerea formării transferului cu surplus: se activează atunci când cantitatea care urmează să fie trimisă magazinului va duce la depășirea limitei maxime a acestuia.

Diferența dintre avertizare și interdicție:

Dacă este selectată opțiunea «Avertizare», înainte de crearea documentelor de transfer intern sistemul va afișa o listă cu pozițiile problematice, dar îi va permite utilizatorului să le ignore și să apese «Continuă». Dacă este selectată opțiunea «Interzicere», crearea transferului va fi blocată până când utilizatorul va corecta cantitatea din tabelul de distribuire astfel încât aceasta să respecte limitele.

Algoritmul verificărilor și indicarea vizuală (Culori)

Atunci când gestionarul apasă butonul de distribuire, programul efectuează verificările într-o ordine clară. Mai întâi sunt efectuate întotdeauna verificările privind cantitatea maximă și minimă. Numai după corectarea tuturor erorilor legate de limite, sistemul verifică dacă cantitatea mărfii este multiplă de cantitatea din ambalaj (dacă această opțiune este configurată).

Pentru identificarea vizuală rapidă a pozițiilor problematice, în tabelul de distribuire se utilizează evidențierea fundalului rândurilor:

1. Fundal violet: cantitatea de marfă este mai mică decât stocul minim stabilit.

2. Fundal portocaliu: cantitatea de marfă este mai mare decât stocul maxim stabilit (surplus).

3. Fundal roșu: cantitatea de marfă transferată nu este multiplă de cantitatea din ambalaj (de exemplu, se încearcă transferul a 3 bucăți, deși ambalajul conține 5 bucăți).

Răspunsuri la întrebările frecvente ale antreprenorilor

?De ce am configurat stocurile maxime în fișele produselor, dar programul nu reacționează la acestea în timpul distribuirii?

Asigurați-vă că sunt îndeplinite trei condiții: este activată opțiunea cu plată corespunzătoare, în parametrii depozitului evidența stocurilor minime este setată la «Pentru fiecare depozit», iar în formularul de distribuire, prin setările de vizibilitate a coloanelor (blocul caracteristicilor dinamice), sunt afișate coloanele stocului maxim pentru expeditor și/sau destinatar. Dacă aceste coloane nu sunt vizibile, verificarea nu este efectuată.

?Se poate configura programul astfel încât depozitul central să poată scădea sub limita minimă, dar să fie strict interzisă trimiterea către magazin a unei cantități care depășește limita maximă?

Da, logica programului separă aceste evenimente. În «Condiții de distribuire» puteți seta regula «Avertizare privind deficitul de marfă la expeditor» (astfel încât avertizarea să poată fi ignorată) și, în același timp, regula «Interzicerea formării transferului cu surplus de marfă la destinatar». Atunci sistemul va bloca doar transferurile care duc la supraîncărcarea stocului magazinului.

?A dispărut filtrul «Marfă în surplus (cant. > stoc max.)». Cum îl pot restabili?

Disponibilitatea acestui filtru depinde direct de vizibilitatea coloanei stocului maxim. Accesați setările de vizibilitate a coloanelor, activați afișarea stocului maxim, iar după actualizarea formularului filtrul va apărea din nou în listă.