Controlul soldului și formarea corectă a comenzilor către furnizor, ținând cont de rezerve

De ce rezervele „strică” achizițiile dacă nu sunt controlate? 

Imaginați-vă următoarea situație: clientul comandă un produs, îi emiteți o factură și așteptați plata. Fizic, produsul este încă pe raft, dar de fapt este deja „al altcuiva”. Dacă în acel moment un alt vânzător verifică programul, va vedea acest produs în stoc și îl poate vinde. Sau situația opusă: managerul de achiziții formează o comandă către furnizor, programul arată că produsul este în stoc, astfel încât managerul nu îl comandă. Însă când vine momentul expedierii către primul client, se constată că produsul nu este suficient. 

Antreprenorii contactează frecvent suportul tehnic cu întrebări precum: "De ce programul spune că trebuie comandat produsul, dacă acesta există fizic?", "Cum putem înțelege câte produse ne lipsesc efectiv pentru facturile emise?" sau "Cum scoatem produsul din rezervă, ca să participe din nou la vânzarea liberă?". 

Regimul de control al rezervelor și comenzilor este creat anume pentru a separa stocul liber de produsele promise clienților și, pe baza acestui deficit, pentru a forma achiziții precise fără blocarea inutilă a banilor.

1. Cum funcționează logica rezervării în Torgsoft

Baza unei comenzi corecte este înțelegerea modului în care programul „vede” produsul rezervat. În Torgsoft, rezervarea are loc cel mai frecvent prin regimul «Comerț cu emiterea facturii» (CEF) sau la crearea unei «Comenzi a clientului pentru produs».

Există două politici principale de lucru cu rezerva:

1. Mutarea în depozitul de stocare temporară (Depozit de mărfuri sub garanție). La rezervare, produsul este mutat automat din depozitul principal într-un depozit special de nivelul 3. Din punctul de vedere al evidenței computerizate, acest produs nu mai există în depozitul principal. El nu participă la circulația obișnuită a mărfurilor, nu poate fi vândut accidental printr-o vânzare obișnuită și nu este luat în calcul la inventarierea standard a depozitului principal.

2. Rezervă nominală în depozitul principal. Produsul este rezervat doar nominal și rămâne în soldul magazinului principal. El poate fi vândut dacă administrația permite o astfel de politică; principalul este să se asigure disponibilitatea lui până la momentul expedierii comenzii.

Cum influențează acest lucru comanda către furnizor? Dacă folosiți prima metodă, adică mutarea în depozitul sub garanție, soldul produsului în centrul principal de evidență scade. Dacă acest sold scade sub «Stocul minim» setat, programul recunoaște automat acest lucru ca deficit și, la următoarea utilizare a regimului «Formarea comenzii către furnizor», va propune comandarea suplimentară a acestei poziții.

2. Analiza necesarului de produse pentru facturi concrete

Pentru ca managerul să vadă clar cui și câte produse trebuie comandate pentru facturile emise, în Torgsoft, în regimul «Comerț cu emiterea facturii», în fila «Factură», este implementată o filă specială «Disponibilitatea produselor în depozite». Acest instrument permite urmărirea deficitului la nivelul fiecărui document.

Aici programul efectuează un calcul matematic exact cu ajutorul coloanelor:

• În rezervă — afișează cantitatea de produse care a fost deja rezervată cu succes anume pentru această factură concretă.

• De comandat — arată câte unități mai lipsesc critic pentru executarea comenzii clientului. Valoarea se calculează după formula: "Cantitatea de produse din factură minus" "Cantitatea de produse în rezervă minus" "Cantitatea în stoc".

Dacă în depozit nu există suficient produs pentru rezervarea completă și încercați să îl rezervați, o parte din cantitatea disponibilă va ajunge în rezervă, iar restul va primi statutul «Așteaptă rezervare». Anume această cantitate este un semnal direct pentru managerul de achiziții să contacteze furnizorul.

3. Formarea în masă a comenzilor ținând cont de deficit

Când managerul trebuie să formeze o comandă către furnizor generală pentru întregul magazin, se folosește regimul «Document» — «Formarea comenzii către furnizor».

Cum determină programul ce anume trebuie comandat?

1. Analizează Stocul minim, care poate fi setat ca valoare unică pentru întreaga rețea sau separat pentru fiecare depozit, cu ajutorul unei opțiuni suplimentare.

2. Programul generează coloana «Trebuie comandat», care se calculează ca diferență între stocul minim setat și stocul factual curent din depozit.

3. În filtrul acestei forme se poate alege parametrul «Produse care trebuie comandate». Acesta combină condițiile: produse cu cantitate zero/negativă + produse care se epuizează.

4. Luarea în calcul a rezervelor în Producție pentru companiile producătoare

Dacă întreprinderea dumneavoastră folosește opțiunea suplimentară «Producție: evidența materialelor și a produselor finite», rezervele joacă un rol-cheie în achiziția materiilor prime. Materialele pot fi rezervate pentru acte de producție sau foi de parcurs, pentru a evita crearea mai multor acte pentru aceleași stocuri.

În regimul «Planificarea producției», unde se formează comenzile către furnizori pentru materii prime, programul afișează:

• Cantitate necesară — cât material este necesar în total.

• Cantitate disponibilă — se calculează ca stocul liber curent din depozit + rezerva deja existentă pentru acest act de producție.

• De comandat — se calculează automat ca diferență între cantitatea necesară și cantitatea disponibilă. Dacă indicatorul este negativ, sistemul înțelege că materialul este suficient. După aceea, prin apăsarea unui singur buton «Creați comenzi către furnizori», se generează documente de achiziție gata pregătite.

Rezumat: cum să organizați procesul?

1. Definiți politica rezervelor: decideți dacă produsul va fi mutat fizic în depozitul "Sub garanție" sau va rămâne în depozitul principal. Pentru majoritatea retailerilor este mai sigur să folosească depozite temporare, pentru a evita încurcăturile de stoc și vânzările accidentale.

2. Setați stocuri minime pentru produsele cu rulaj mare. Atunci orice mutare a produsului în rezervă va determina automat programul să vă amintească despre achiziție.

3. Managerii de vânzări trebuie să monitorizeze regulat fila «Disponibilitatea produselor în depozite» în CEF și să urmărească produsele cu statutul «Așteaptă rezervare».

4. Managerii de achiziții trebuie să lucreze cu forma «Formarea comenzii către furnizor» prin filtrul «Produse care trebuie comandate», ținând cont că toate rezervele оформate corect au influențat deja soldul liber curent.