Lucru flexibil cu comenzile: modificarea cantității de produse și rambursarea parțială a avansului

În viața reală, procesul de vânzare pe bază de comandă rareori este liniar. Clienții își schimbă adesea deciziile: comandă trei articole, lasă un avans, dar în momentul ridicării comenzii decid să ia doar două sau cer înlocuirea mărimii, care are un alt preț. 

Antreprenorii întreabă frecvent: "Cum se eliberează doar jumătate din comandă?", "Cum se împarte corect suma plății în avans dacă clientul ridică marfa pe părți?" sau "Cum se returnează o parte din avans dacă clientul renunță la una dintre poziții, astfel încât evidența financiară să nu fie afectată?". Modul de lucru cu comenzile clienților a fost creat tocmai pentru a nu pierde controlul asupra mișcării mărfurilor și finanțelor în astfel de situații nestandardizate, permițând gestionarea flexibilă a rezervelor, avansurilor și returnărilor.

1. Modificarea cantității în comandă și eliberarea parțială a mărfii

Când comanda este creată și clientul a achitat o plată în avans, aceasta trece în starea «Activă». În această stare, comanda este fixată, iar marfa este de obicei mutată în depozitul de păstrare temporară (rezervă). Totuși, apare frecvent necesitatea de a modifica cantitatea de marfă. Programul Torgsoft prevede două scenarii pentru astfel de cazuri:

Scenariul A. Modificarea fizică a componenței comenzii (editare)

Dacă clientul a sunat și a cerut reducerea cantității de marfă sau adăugarea unui alt articol, o comandă activă nu poate fi pur și simplu rescrisă. Aceasta trebuie trecută în modul de editare. Pentru aceasta, apăsați butonul «Starea comenzii» și selectați opțiunea «Modificare». După ce adăugați sau eliminați materiale, servicii ori mărfuri, comanda trebuie trecută din nou în starea «Activă».

Scenariul B. Eliberarea parțială a comenzii (fără modificarea documentului propriu-zis)

Dacă clientul vine și dorește să ridice doar o parte din marfa comandată, iar restul să îl lase pentru mai târziu, nu trebuie să refaceți comanda propriu-zisă. În formularul «Eliberarea comenzilor», puteți muta în partea dreaptă a ferestrei («Vânzare marfă») doar acele produse pe care clientul este pregătit să le ridice chiar acum. Restul mărfii va rămâne în siguranță în depozitul de păstrare temporară (în rezervă) până la următoarea vizită a clientului.

2. Utilizarea parțială a avansului (plății în avans)

Cele mai multe întrebări ale antreprenorilor apar în legătură cu partea financiară a eliberării parțiale a mărfii. Ce trebuie făcut cu plata în avans dacă clientul ridică comanda pe părți?

Programul Torgsoft permite vânzătorului să gestioneze flexibil ce parte din avans să fie utilizată la fiecare tranzacție. În fereastra de eliberare a mărfii există un câmp special «Utilizare», unde este afișată suma plății în avans efectuate. Acest câmp poate fi editat.

Cum funcționează acest lucru în practică? Să presupunem că un client a comandat două articole în valoare totală de 2000 UAH și a lăsat o plată în avans de 500 UAH. Când vine data viitoare în magazin, acesta dorește să ridice doar un articol. În acel moment, vânzătorul mută în blocul de vânzare doar un singur produs. Apoi apare alegerea ce trebuie făcut cu plata în avans:

1. Utilizarea avansului acum. Vânzătorul poate lăsa în câmpul «Utilizare» întreaga sumă a avansului (500 UAH), iar atunci clientul va plăti mai puțin pentru primul articol sau nu va plăti nimic, dacă valoarea articolului este mai mică de 500 UAH.

2. Păstrarea avansului pentru mai târziu. Clientul poate decide să plătească integral primul articol în numerar sau cu cardul chiar acum, iar plata în avans să o lase pentru cumpărarea celui de-al doilea articol în viitor. În acest caz, vânzătorul trebuie să modifice manual suma din câmpul «Utilizare» la «0».

3. Returnarea parțială a banilor (avansului) și închiderea comenzii

Apar frecvent situații în care clientul renunță la o parte din comandă, iar suma avansului achitat depășește valoarea mărfii pe care acesta o ridică efectiv. În acest caz, antreprenorul trebuie să efectueze o returnare parțială a banilor.

Procedura de returnare a diferenței

În program există un buton special «Returnarea plății în avans». Plata în avans poate fi returnată atât integral (dacă clientul a anulat complet comanda), cât și parțial.

Suma returnării parțiale se calculează după o formulă simplă:

Suma de returnat = Suma plății în avans efectuate - Suma mărfurilor eliberate.

Închiderea forțată a unei comenzi executate parțial

Dacă clientul a ridicat o parte din marfă și a anunțat că nu va mai ridica restul, o astfel de comandă nu trebuie să rămână "suspendată" în sistem la nesfârșit. În formularul comenzilor există o acțiune specială «Închidere». Când aplicați această acțiune unei comenzi eliberate parțial, sistemul efectuează următorii pași:

1. Verifică dacă a rămas vreun avans neutilizat. Dacă da — propune returnarea acestuia (se poate refuza, dacă, prin înțelegere, banii nu se returnează).

2. Toate mărfurile pe care clientul a refuzat să le ridice și care au rămas blocate în depozitul de păstrare temporară (în rezervă) sunt returnate automat în depozitul principal al magazinului pentru vânzare liberă.

3. Comenzii i se atribuie starea ireversibilă «Finalizată».

Suplimentar (pentru comerț angro și magazine online)

Returnarea flexibilă a plăților în avans este implementată și în modul «Comerț cu emiterea facturii». Dacă factura a fost supraplătită sau marfa nu a fost livrată integral, suma disponibilă a plății în avans poate fi repartizată către alte facturi neplătite ale aceluiași client sau returnată acestuia în forma în care a fost achitată. Același lucru se aplică și modului «Reparații», unde supraplata pentru o reparație închisă poate fi alocată unei facturi de ieșire sau returnată ca avans.

Concluzie

Datorită acestei funcționalități Torgsoft, antreprenorul este protejat de haosul în evidență. Modificarea cantității, gestionarea flexibilă a sumelor avansului în procesul eliberărilor parțiale și returnarea corectă a banilor se desfășoară transparent, soldurile din depozite rămân întotdeauna actuale, iar decontările cu clientul se potrivesc până la ultimul ban.