Cum se returnează corect un avans și o plată în exces în modul „Tranzacționare cu extras de cont”

Regimul "Comerț cu emiterea facturii" (TWI) este un instrument convenabil de gestionare a vânzărilor, conceput pentru magazine online și activitatea pe bază de comandă, unde plățile se fac etapizat, iar mărfurile sunt rezervate sau livrate parțial, precum și pentru comerțul angro. 

Problema returnării unei plăți în avans în acest regim constă în faptul că antreprenorii se confruntă adesea cu anularea comenzilor de către clienți, modificarea listei de produse sau situații în care marfa a fost deja livrată, iar clientul a plătit în plus. 

De obicei, antreprenorii adresează următoarele întrebări: cum se returnează corect o plată în plus dacă factura de ieșire a fost deja creată și închisă; cum se evită calcularea dublă a comisionului de acquiring la returnarea banilor pe card; de ce apare eroarea "Suma de returnare nu poate depăși suma plății în avans" la lucrul cu facturi în valută; și de ce bonul fiscal de returnare nu este transmis către autoritatea fiscală (PCM).

Mai jos este prezentat algoritmul de acțiuni pentru returnarea corectă a plății în avans în Torgsoft.

Principiile de bază ale lucrului cu plățile în avans în TWI

În programul Torgsoft, plata în avans pentru o factură nu este legată strict de un anumit produs până la momentul creării facturii de ieșire.

• Plata în avans poate fi returnată integral sau parțial, de exemplu, în suma egală cu diferența dintre plata inițială în avans și costul mărfurilor deja livrate.

• Plata în avans poate fi returnată clientului chiar și în cazul în care pentru factură a fost deja creată o factură de ieșire.

• Suma posibilă de returnare este determinată ca suma totală a tuturor plăților în avans aferente facturii, care nu au fost încă distribuite pe facturile de ieșire.

• Dacă plata în avans a fost introdusă din greșeală și nu a fost încă distribuită pe nicio factură de ieșire, aceasta poate fi pur și simplu ștearsă din sistem fără procesarea returnării.

Algoritmul nr. 1. Returnarea plății în avans dacă factura de ieșire nu a fost creată sau există un sold disponibil

Acest algoritm este potrivit pentru cazurile în care clientul a făcut o plată în avans, dar a refuzat comanda înainte de livrare, sau atunci când după o livrare parțială au rămas bani nedistribuiți.

1. Deschideți punctul din meniul principal Document — Comerț cu emiterea facturii.

2. Accesați fila Factură și selectați factura pentru care trebuie returnate fondurile.

3. Apăsați butonul Returnarea plății în avans.

4. Se va deschide fereastra «Returnarea plății în avans pentru factură», în care programul va completa automat metoda de plată, data și suma disponibilă de returnare.

5. Apăsați butonul Introduceți plata, iar banii vor fi returnați.

Algoritmul nr. 2. Returnarea PLĂȚII ÎN PLUS dacă factura de ieșire a fost deja creată și achitată în plus

Apar frecvent situații când marfa trebuie livrată urgent, managerul creează factura de ieșire, iar apoi se constată că clientul a plătit în plus pentru aceasta, iar contabilul trebuie să returneze diferența. Pentru astfel de cazuri funcționează un mecanism separat:

1. Accesați Comerț cu emiterea facturii și deschideți fila Factură de ieșire.

2. Selectați factura achitată în plus, care va avea o datorie negativă.

3. În tabelul Plăți pentru factura de ieșire, apăsați butonul Returnarea plății în plus.

4. Indicați suma de returnare. Plata în plus poate fi returnată în mai multe etape, dar programul nu va permite returnarea unei sume mai mari decât suma totală a plății în plus pentru această factură de ieșire.

Nuanțe importante și capcane

1. Fiscalizarea (PCM) și tipărirea bonului de returnare 

Dacă plata în avans a fost fiscalizată printr-un CM software (PCM), returnarea acesteia trebuie, de asemenea, să fie însoțită de transmiterea bonului fiscal către autoritatea fiscală.

• Greșeală frecventă: casierii uită adesea să bifeze opțiunea «Tipărirea bonului de returnare» în timpul plății banilor. Drept urmare, returnarea este efectuată doar în evidența internă Torgsoft, dar nu este transmisă în PCM și către autoritatea fiscală, ceea ce creează neconcordanțe în rapoartele Z.

• Dacă bonul de returnare nu a trecut prin PCM, trebuie să ștergeți documentul de returnare în Torgsoft și să îl procesați din nou, activând obligatoriu tipărirea bonului fiscal.

2. Evitarea calculării duble a acquiringului la returnările fără numerar 

Antreprenorii s-au confruntat cu următoarea problemă: atunci când clientul plătește în contul curent, există posibilitatea de a activa "Nu luați în considerare acquiringul", pentru a înregistra suma integrală. Însă la returnarea fondurilor, programul deducea automat comisionul de acquiring, deși în realitate era doar o plată inversă, de exemplu prin IBAN.

• Soluție: în formularul «Plata banilor conform facturii» din TWI există comutatorul "Nu luați în considerare acquiringul", disponibil doar pentru forma de plată fără numerar. Dacă activați această setare, documentul financiar pentru suma acquiringului nu va fi creat la returnare.

3. Facturi în valută și erori de conversie 

Dacă factura este emisă într-o valută străină, de exemplu în dolari, iar plata în avans a fost făcută în hrivne, la încercarea de a returna fondurile putea apărea eroarea: "Suma de returnare nu poate depăși suma plății în avans".

• Această problemă apărea deoarece sistemul considera plata în avans ca fiind în hrivne, iar returnarea se încerca în valuta facturii.

• În versiunile actuale ale programului, algoritmul a fost îmbunătățit: acum plata în avans "disponibilă" este calculată și stocată în valuta facturii, indiferent de valuta în care au fost primite efectiv fondurile. Acest lucru elimină conflictele artificiale de sume la crearea facturilor de ieșire și a returnărilor.

4. Întreprinderea la returnare 

Dacă plata în avans a fost efectuată într-un cont curent legat de o anumită întreprindere (Persoană fizică autorizată), acordați atenție alegerii corecte a întreprinderii în timpul returnării. Dacă selectați opțiunea de returnare fără numerar, lista conturilor curente va fi filtrată în funcție de întreprinderea pe care o indicați în fereastra de returnare. Acest lucru ajută la evitarea confuziei atunci când o Persoană fizică autorizată a acceptat avansul, iar returnarea este debitată accidental din contul alteia.