Avansuri și plăți anticipate pentru clienți VIP: cum se utilizează un depozit intern pentru achiziții noi

În lucrul cu clienții permanenți (VIP), apar frecvent situații în care cumpărătorul lasă restul în casa magazinului «pentru data viitoare» sau depune intenționat o plată în avans (avans) pentru cumpărături viitoare. 

Antreprenorii se confruntă adesea cu următoarea problemă: banii de la client au fost primiți fizic, soldul general al clientului este afișat corect (ca plată în plus), dar la următoarea cumpărare produsul rămâne în statutul de «neachitat» sau programul solicită plata din nou. 

Acest lucru se întâmplă din cauza unui mod de decontare ales incorect sau din cauza necunoașterii de către casier a succesiunii corecte de acțiuni: cum anume se leagă banii primiți anterior de un bon nou. 

Acest articol explică în detaliu cum se configurează programul, astfel încât avansurile să fie scăzute corect, și ce algoritm de acțiuni trebuie să urmeze vânzătorul.

1. Configurarea Torgsoft pentru lucrul corect cu avansurile

Pentru ca programul să înțeleagă că banii primiți sunt un avans care poate fi folosit pentru plata anumitor produse, este necesar să folosiți metoda corectă de decontare cu clienții VIP în Torgsoft.

1. Accesați punctul din meniul principal Setări — Parametri — fila Clienți VIP.

2. În câmpul Plăți de la clienții VIP, selectați obligatoriu unul dintre modurile din listă:

• Legarea plăților de vânzare
• Plată parțială cu detaliere pe produs (recomandat)

3. După selectarea unuia dintre moduri, mai jos va apărea comutatorul Utilizarea avansului clientului pentru plata produsului — acesta trebuie activat.

Prin avans în Torgsoft se înțeleg banii clientului introduși în casa magazinului, care sunt afișați ca datorie cu valoare negativă (de exemplu, datorie: -500 UAH).

2. Cum se acceptă un avans (plată în avans) de la un client VIP

Dacă un client vine în magazin și dorește pur și simplu să depună bani în «depozitul intern» propriu (sau să lase restul), vânzătorul trebuie să efectueze următoarele acțiuni:

1. Deschideți formularul Document — Vânzare.

2. Scanați cardul clientului VIP sau selectați-l din listă (combinația Ctrl + K).

3. În formularul "Vânzare", apăsați butonul "Introducere bani în casă".

4. În fereastra "Introducere bani în casă", selectați parametrul "Primire bani de la client" și apăsați "Continuare".

5. În fereastra «Ordin de casă», introduceți suma pe care o depune clientul și confirmați operațiunea.

Acum această sumă este înregistrată pentru client ca avans. În soldul său, datoria va deveni negativă (de exemplu, dacă a depus 1000 UAH, datoria va fi -1000 UAH).

3. Scenariu: plata unei cumpărături noi din avansul depus anterior

Când același client VIP vine data viitoare și ia un produs, programul permite achitarea rapidă a acestuia din banii aflați în depozit.

Algoritmul de acțiuni al casierului:

1. În formularul Vânzare, selectați acest client VIP. În panoul superior veți vedea datoria lui negativă curentă (avansul).

2. Adăugați în vânzare produsele alese de client.

3. Apăsați butonul Achitare.

4. În fereastra «Plata clientului VIP», apăsați butonul Achitare bon (acest buton leagă banii de produsele concrete ale vânzării curente).

5. Dacă se folosește a treia metodă de decontare cu clienții VIP în Torgsoft, se va deschide suplimentar o fereastră cu lista produselor din factura curentă. Selectați produsul pe care îl cumpără clientul și apăsați «Achitare».

6. Mesajul programului: va apărea o fereastră informativă care îl va anunța pe casier că o parte din suma bonului (sau întreaga sumă) a fost achitată din avansul clientului pentru o anumită sumă.

7. Apăsați Continuare pentru a închide fereastra «Plata clientului VIP».

Dacă suma cumpărăturii este mai mare decât avansul

Dacă în depozitul clientului erau 500 UAH, iar acesta a ales produse în valoare de 800 UAH, programul va scădea 500 UAH din avans, iar pentru soldul rămas (300 UAH) se va deschide fereastra standard «Plată». În aceasta, casierul introduce pur și simplu suma (300 UAH), pe care clientul o achită suplimentar în numerar sau cu cardul, și finalizează vânzarea.

4. Greșeli tipice ale casierilor și cum pot fi evitate

Greșeala 1. Produsul a fost predat, iar vânzarea «stă» în cele neachitate.

Adesea, la vânzarea unui produs către un client VIP, casierii apasă butonul «Primire bani» în loc de «Achitare bon». Ce se întâmplă în sistem:

• Butonul «Primire bani» doar pune banii în soldul clientului (creează un avans).

• Deoarece produsele nu au fost legate de această plată, vânzarea rămâne în statutul «Vânzare VIP neachitată».

Cum se corectează? 

Pentru ca vânzarea să fie considerată achitată, după acțiunea «Primire bani» trebuie efectuată obligatoriu acțiunea «Achitare bon». Atunci programul va lua avansul nou creat și va stinge automat cu el factura de ieșire.

Greșeala 2. Încercarea de a returna un produs care a fost achitat parțial cu certificat sau avans.

Dacă într-o singură factură sunt produse pentru care nu s-a plătit (luate pe datorie) și produse achitate din avans, returul se face prin fereastra «Plata clientului VIP». La returnarea unui produs neachitat, banii nu se eliberează clientului (se apasă butonul Continuare). Iar dacă clientul dorește să primească banii înapoi pentru un produs achitat din avans, trebuie apăsat butonul Returnare bani și indicată suma necesară pentru returnarea în depozitul clientului.

 Rețineți că într-o singură factură este interzisă returnarea simultană a produselor cu detaliere și fără detaliere.

Greșeala 3. Tipărirea bonului fiscal pentru avansul unui client VIP.

La depunerea unui avans sau la achitarea unei vânzări neachitate de la un client VIP (când produsul este luat pe datorie, iar banii sunt depuși mai târziu), bonurile fiscale pentru produs nu se tipăresc, deoarece produsul a fost deja eliberat. În schimb, pe registratorul fiscal (sau pCM) se emite un bon cu introducere de serviciu a banilor. Acest lucru este necesar pentru ca suma numerarului din casa fiscală să corespundă cu suma reală a banilor din sertar. Acest lucru nu influențează suma impozitelor.

Scurt rezumat pentru vânzător:

1. Clientul dă bani în avans $\rightarrow$ Vânzare $\rightarrow$ Achitare $\rightarrow$ Primire bani.

2. Clientul ia produsul din contul depozitului $\rightarrow$ Adăugare produs în Vânzare $\rightarrow$ Achitare $\rightarrow$ Achitare bon $\rightarrow$ Programul va scădea automat banii din avans.