Rezerva „blocată”: cum funcționează depozitele temporare de depozitare și cum se readuc mărfurile la vânzare

Antreprenorii se confruntă adesea cu situația în care marfa se află fizic pe raftul magazinului, dar nu poate fi vândută prin program deoarece este blocată într-o rezervare sau transferată în așa-numitul depozit de stocare temporară (depozit de nivel 3).

Acest mod a fost creat special pentru a pune deoparte marfa pentru o anumită comandă a clientului și a împiedica vânzarea ei accidentală către alt cumpărător din magazin.

Cea mai frecventă problemă semnalată asistenței tehnice este însă rezervarea blocată: termenul de așteptare a plății de la client a trecut de mult, dar marfa nu revine singură în stocul disponibil. Uneori, după o livrare parțială aferentă unui document de comandă, unele poziții se «pierd» între depozite și împiedică evidența corectă.

Ce este depozitul de stocare temporară (depozit de nivel 3)?

Când înregistrați o comandă a clientului și rezervați marfa pentru ea, Торгсофт oferă două moduri de lucru: lăsați marfa în depozitul principal, blocând doar vânzarea ei, sau o transferați fizic în depozitul de stocare temporară.

În arhitectura Торгсофт, acest depozit se creează automat și este un depozit de nivel 3. Marfa transferată acolo este exclusă din circuitul obișnuit al magazinului principal. De exemplu, la inventarierea obișnuită a depozitului principal, marfa rezervată nu este inclusă, deoarece sistemul consideră că se află într-un spațiu separat și își așteaptă cumpărătorul.

De ce se blochează rezervările: cauze și erori frecvente

Cel mai adesea, problemele cu rezervările nu apar din cauza defecțiunilor programului, ci din neînțelegerea algoritmilor săi și din nerespectarea ordinii acțiunilor de către personal.

1. Mitul anulării automate a rezervării. Cea mai răspândită greșeală este să vă așteptați ca marfa să redevină automat disponibilă pentru vânzare după expirarea rezervării. În Торгсофт, rezervarea nu se anulează automat, nici după expirarea termenului. Programul doar semnalează vizual expirarea, schimbând culoarea de fundal a produselor respective în fila «Резерв» (Rezervări). Pentru ca marfa să revină la vânzare, acțiunea trebuie efectuată manual.

2. Modificarea cantității după rezervare. Casierul rezervă adesea 1 unitate, apoi clientul cere încă una. Casierul modifică în document cantitatea la 2 și apasă din nou «Зарезервувати» (Rezervare). La crearea ulterioară a documentului de ieșire a mărfii, algoritmul putea interpreta greșit cantitatea totală, astfel încât marfa rămânea blocată în rezervare.

3. Întreruperea fluxului de predare a comenzii. Dacă predarea comenzii către client începe în modul «Замовлення клієнта на виріб» (Comanda clientului pentru un produs), dar restul mărfii este predat prin modul obișnuit «Реалізація» (Vânzare), apare o eroare. Din cauza întreruperii acestui flux logic, marfa rămâne blocată în depozitul de nivel 3, de stocare temporară, cu starea de marfă nepredată.

4. Problema listei de așteptare. La rezervarea parțială, când o parte din marfă nu este încă disponibilă fizic, produsul primește starea «în așteptarea rezervării». Dacă rezervarea era ulterior anulată, produsul putea rămâne în mod eronat în lista de așteptare, provocând neconcordanțe în documente.

Cum readuceți manual marfa în vânzare (anularea rezervării)

Dacă clientul renunță la comandă sau termenul rezervării a expirat, marfa trebuie readusă manual în depozitul principal.

Ordinea corectă a acțiunilor:

1. Accesați modul «Документ» — «Торгівля з випискою рахунка» (Document — Comerț cu emiterea documentului de plată) sau modul în care a fost creată comanda.

2. Găsiți documentul de plată cu problema și deschideți fila «Резерв» (Rezervări).

3. Selectați produsele care trebuie readuse în vânzare și apăsați acțiunea «Зняти товар з резерву» (Anularea rezervării mărfii).

4. Dacă marfa se afla într-o stare de așteptare parțială, utilizați noul buton «Скасувати очікування резервування» (Anularea așteptării rezervării), disponibil pentru marfa care așteaptă rezervarea în fila «Рахунок» (Document de plată), pentru a goli lista și a restabili stocurile corecte.

După aceste acțiuni, Торгсофт generează automat un transfer intern, care readuce marfa din depozitul de nivel 3 în centrul principal de evidență.

Erori critice și situații neobișnuite

Uneori, butoanele obișnuite nu rezolvă problema, iar rezervarea este blocată la nivelul bazei de date:

• Eroare FOREIGN KEY (conflict de chei). La încercarea de a anula simultan rezervarea mai multor produse diferite din același document putea apărea o eroare SQL Server, de exemplu conflictul fk_M4L5, care bloca complet acțiunea. Este o eroare tehnică a versiunilor vechi. Dacă întâmpinați această situație, se recomandă să anulați rezervările produselor pe rând sau să actualizați Торгсофт la versiunea curentă, în care algoritmul livrărilor parțiale și al anulării rezervării a fost rescris și corectat.

• Deteriorarea bazei de date sau restaurarea din arhivă. Dacă ați restaurat baza de date după o defecțiune, de exemplu revenind la starea de acum câteva zile, legăturile dintre documentele de plată și depozitul rezervărilor se pot întrerupe. Marfa este înregistrată în depozitul de nivel 3, dar documentul rezervării nu mai există. În acest caz, butonul obișnuit «Зняти з резерву» (Anularea rezervării) afișează o eroare. Pentru rezolvare trebuie să contactați asistența tehnică: specialiștii folosesc interogări SQL pentru a seta manual la zero cantitățile din documentele de transfer blocate către depozitul rezervărilor și a șterge documentele deteriorate.

• Probleme la inventariere. Dacă observați că lista de inventariere afișează stocuri incorecte, verificați dacă marfa a rămas blocată în depozitul de stocare temporară. Pentru a include aceste produse la inventariere, activați explicit în setările listei opțiunea «Враховувати кількість товару на складах 3 рівня» (Includerea cantității de marfă din depozitele de nivel trei).