Compoziție pe întreprinderi: cum se împart soldurile între un antreprenor individual și un SRL

În comerț este foarte răspândită situația în care, în cadrul aceluiași magazin fizic, activează mai multe persoane juridice sau întreprinzători. De exemplu, un SRL comercializează produse accizabile (alcool, tutun), iar o Persoană fizică autorizată vinde produse alimentare, sau doi parteneri-antreprenori împart același sortiment și aceeași suprafață comercială, utilizând o singură casă de marcat. 

Amestecarea acestor mărfuri în evidență poate duce la neconcordanțe de stoc, calcularea incorectă a taxelor și amenzi din partea organelor de control. 

Pentru rezolvarea acestei probleme, în Torgsoft a fost dezvoltat modul de evidență a stocului pe întreprinderi. Antreprenorii care au nevoie de o astfel de separare adresează cel mai frecvent specialiștilor de suport tehnic următoarele întrebări: "Cum să configurez programul astfel încât casierul să nu vândă accidental marfa unei Persoană fizică autorizată în numele alteia în același bon?", "Cum să efectuez corect inventarierea dacă mărfurile se află fizic pe același raft, dar aparțin unor persoane juridice diferite?", "Ce trebuie făcut cu costul mărfii dacă o Persoană fizică autorizată a cumpărat-o mai scump, iar alta — mai ieftin?", și "Cum să emit facturi clienților angro dacă în comandă sunt mărfuri de la diferite companii ale noastre?".

Mai jos vom analiza în detaliu cum funcționează modul «Stoc pe întreprinderi» în toate etapele circulației mărfurilor și vom răspunde la întrebările menționate.

Cum funcționează modul «Stoc pe întreprinderi» și cum se activează

Esența modului constă în faptul că sistemul menține o stare statică a stocului, cu atribuirea clară a fiecărei unități de marfă unei anumite întreprinderi. În starea stocului apare o coloană separată «Întreprindere», care arată cui îi aparține concret marfa.

Pentru activarea modului trebuie să accesați meniul Setări - Parametri - Document. Acolo trebuie activat parametrul «Selectarea întreprinderii este obligatorie pentru documentele de stoc și financiare» și activată subconfigurarea «Gestionarea stocului pe întreprinderi».

 Important: acest mod este incompatibil cu vechea setare «Asocierea tipului de marfă cu întreprinderea și separarea vânzării în funcție de aceasta». Etapa de tranziție: după activarea setării, programul va avertiza că este necesară recalcularea stării stocului și ștergerea punctelor de control. Pentru a începe corect lucrul, va trebui efectuată o inventariere: mai întâi se vor scoate din evidență (aduce la zero) mărfurile înregistrate «fără întreprindere», apoi se vor recepționa stocurile reale pentru fiecare Persoană fizică autorizată sau SRL concret.

Vânzarea mărfurilor: cum să nu încurcați Persoană fizică autorizată la casă

Întrebarea principală este cum să evitați vânzarea mărfii unei întreprinderi în numele alteia. Modul «Stoc pe întreprinderi» rezolvă automat această problemă. La adăugarea unei mărfi în modul Vânzare (de exemplu, prin scanarea codului de bare), sistemul analizează stocurile. Dacă marfa cu acest cod de bare are un stoc pozitiv doar la o singură întreprindere, aceasta va fi adăugată automat în bon. Dacă aceeași marfă este înregistrată simultan la mai multe Persoană fizică autorizată, programul se va opri și va solicita casierului să aleagă manual din stocul cărei întreprinderi se efectuează vânzarea.

Ce se întâmplă la plata unui bon mixt?

Dacă un cumpărător aduce la casă un coș în care sunt mărfuri atât de la o Persoană fizică autorizată, cât și de la un SRL, casierul adaugă toate produsele într-un singur formular de vânzare din program, iar în momentul plății Torgsoft formează vânzări separate și bonuri fiscale separate pentru fiecare întreprindere. În momentul apăsării butonului «Plătiți», programul Torgsoft va împărți automat această vânzare în mai multe documente independente, în funcție de numărul întreprinderilor ale căror mărfuri se aflau în bon. Astfel, pe PCM sau pe registratorul fiscal vor fi tipărite bonuri fiscale separate și corecte pentru fiecare întreprindere. Sumele plăților, indiferent dacă sunt în numerar sau cu cardul, vor fi distribuite proporțional între aceste bonuri.

Comerț cu emiterea facturilor pentru clienții angro

Antreprenorii întreabă adesea cum să emită facturi clienților angro dacă în comandă sunt incluse mărfuri ale diferitelor companii din rețea. Torgsoft este adaptat flexibil acestui proces de afaceri:

1. Ofertă comercială. Puteți crea o singură ofertă comercială pentru client și puteți adăuga în aceasta mărfuri din stocurile diferitelor întreprinderi. În tabel va fi afișată clar coloana cu întreprinderea pentru fiecare produs.

2. Crearea facturii. Atunci când clientul acceptă oferta și apăsați «Creați factura» din oferta comercială, programul va genera automat atâtea facturi separate câte întreprinderi unice au fost incluse în comandă. Acest lucru este logic, deoarece plata prin transfer bancar trebuie să ajungă în conturi curente (IBAN) diferite, aparținând unor persoane fizice/juridice diferite.

3. Aviz de expediție. Mărfurile pot fi adăugate într-un aviz de expediție sau într-o factură strict numai din întreprinderea căreia îi aparține documentul respectiv.

Transferuri interne, casări și asamblare

O evidență strictă presupune ca marfa să nu se piardă în timpul operațiunilor interne.

• Transfer intern. Puteți adăuga mărfuri ale diferitelor întreprinderi într-un document de transfer intern numai dacă acesta este inactiv (amânat) și nu este indicată întreprinderea expeditoare. Imediat ce treceți acest document în stare activă, Torgsoft vă va avertiza și va împărți automat un singur document în mai multe transferuri separate — strict pe întreprinderi.

• Casare. Marfa poate fi casată din stoc numai în numele întreprinderii indicate în documentul de casare. Programul pur și simplu nu va afișa pentru casare mărfurile altor Persoană fizică autorizată.

• Returnarea de la client. Dacă un client returnează marfa, în documentul de retur se setează automat întreprinderea de la care a fost efectuată vânzarea inițială sau a fost emis avizul de expediție, pentru a nu afecta soldul.

• Asamblare. La crearea seturilor sau la dezasamblare apare obligatoriu un câmp pentru indicarea întreprinderii. Dacă dezasamblați o marfă, componentele vor fi recepționate pe aceeași întreprindere căreia i-a aparținut setul inițial.

Inventarierea: controlul stocurilor pe același raft

Răspunzând la întrebarea «cum se efectuează corect inventarierea?»: în versiunile noi ale Torgsoft, la crearea Fișei de inventariere a apărut câmpul obligatoriu «Întreprindere». Chiar dacă mărfurile sunt fizic amestecate pe același raft, inventarierea se efectuează strict pentru întreprinderea selectată.

Cantitatea curentă (contabilă) de marfă din stoc este preluată de program exact pentru întreprinderea indicată în parametrii fișei. Acest lucru exclude situația în care surplusul de marfă al unei Persoană fizică autorizată ar acoperi accidental lipsa unui SRL.

Calcul independent al costului

Una dintre cele mai importante întrebări financiare este ce trebuie făcut cu costul mărfii dacă prețurile de achiziție ale Persoană fizică autorizată 1 și Persoană fizică autorizată 2 diferă. 

Atunci când este activat modul de evidență a stocului pe întreprinderi și sunt utilizate metodele de calcul al costului «Pe loturi de livrare» sau «Pe loturi de livrare cu luarea în considerare a transferurilor interne», Torgsoft efectuează un calcul paralel al costului. Pentru aceeași marfă, fiecare întreprindere va avea propriul cost calculat separat. Aceasta înseamnă că profitul din analiza financiară pentru SRL va fi calculat pe baza propriilor sale prețuri de achiziție, iar pentru Persoană fizică autorizată — pe baza propriilor prețuri, asigurând o evidență managerială precisă fără amestecarea fluxurilor financiare.