Document de radiere a mărfurilor: când să îl utilizați și când nu

Cum se utilizează corect documentul de scoatere a mărfii din gestiune

Dacă în Torgsoft documentul de scoatere din gestiune este utilizat pentru corectarea oricărei erori de evidență, acest lucru duce aproape întotdeauna la denaturarea profitului și la confuzii privind stocurile. Scoaterea din gestiune este necesară numai atunci când marfa a fost pierdută, deteriorată, retrasă sau nu mai poate fi repusă în vânzare, nu atunci când un angajat a greșit la recepția mărfii, la returnarea către furnizor sau la corectarea stocurilor din depozit. De aceea, înainte de a crea un document de scoatere din gestiune, este important să stabiliți dacă este vorba despre o pierdere reală a mărfii sau despre o eroare care trebuie corectată printr-un alt document.

Pentru ce este necesară scoaterea din gestiune în evidență

Scoaterea din gestiune (Document - Scoaterea mărfii din depozit) — este un document separat de corectare, destinat exclusiv mărfurilor defecte, deteriorate, pierdute, cu termenul de valabilitate expirat sau retrase de proprietar pentru uz personal.

Fiecare scoatere din gestiune influențează direct indicatorii financiari:

• Influența asupra stocului. Marfa este scăzută din depozit imediat după adăugarea acesteia în documentul de scoatere din gestiune.

• Influența asupra costului. Scoaterea din gestiune se efectuează întotdeauna la prețul de achiziție, conform principiului FIFO.

• Influența asupra profitului. Acesta este aspectul cel mai important. Valoarea mărfii scoase din gestiune la prețul de achiziție se scade din profitul comercial total. Formula profitului: 

Profit = Valoarea vânzărilor - Valoarea retururilor - Costul vânzărilor + Costul retururilor - Valoarea scoaterilor din gestiune.

Cum se manifestă problema în evidență și în rapoarte

• «Raportul lunar indică un profit negativ sau mult diminuat».

• «Codul de bare a fost scanat accidental în câmpul pentru cantitate, iar acum încercăm să scoatem din gestiune un milion de produse».

Semne detaliate:

• În raportul Analiză - Perioadă sau în Raportul privind scoaterea mărfurilor din gestiune apar sume foarte mari ale scoaterilor din gestiune, care nu au avut loc fizic în magazin.

• Stocurile din depozit nu corespund situației reale, deoarece marfa a fost «scoasă din gestiune», apoi a fost găsită și vândută din nou.

• Datoria față de furnizor nu s-a redus, deși marfa defectă i-a fost returnată, deoarece în loc de «Returnarea mărfii defecte» a fost creată o «Scoatere din gestiune».

În ce cazuri scoaterea din gestiune este utilizată incorect

A. Corectarea erorilor de recepționare a mărfii (cel mai frecvent caz)

Utilizatorul a greșit la crearea documentului de intrare, de exemplu, a introdus 100 de bucăți în loc de 10 sau a scanat codul de bare al produsului în locul prețului, creând un lot în valoare de milioane. În loc să deschidă documentul și să corecteze valoarea, utilizatorul creează un document de scoatere din gestiune pentru marfa «în plus». Acest lucru generează imediat o pierdere fictivă.

B. Înlocuirea documentelor de retur

Marfa sau marfa defectă este returnată furnizorului, dar în program se creează o Scoatere a mărfii din gestiune în locul unui document Returnarea mărfii către furnizor sau Returnarea mărfii defecte. Drept urmare, marfa este eliminată din depozit, însă soldul decontărilor, adică datoria față de furnizor, rămâne neschimbat.

Algoritmul acțiunilor: cum verificați și corectați utilizarea greșită a scoaterii din gestiune

Pasul 1. Găsiți documentele incorecte de scoatere din gestiune

1. Deschideți Depozit - Lista cheltuielilor.

2. În filtrul «Tip», selectați Scoatere din gestiune.

3. Verificați documentele pentru perioada problematică.

Pasul 2. Ștergeți scoaterile incorecte din gestiune

1. Selectați documentul incorect de scoatere din gestiune.

2. Apăsați butonul Ștergeți. Marfa va fi returnată automat în depozit.

Pasul 3. Rezolvați problema folosind documentul corect

• Dacă a existat o eroare în documentul de intrare: accesați Depozit - Registrul documentelor de intrare, deschideți documentul pentru editare și corectați cantitatea produsului.

• Dacă marfa a fost returnată furnizorului: creați Document - Returnarea mărfii către furnizor.

• Dacă în depozit există produse încurcate sau stocuri negative: creați Document - Fișă de inventariere. După introducerea stocurilor reale și închiderea fișei, programul va genera automat documentele corecte de intrare și de scoatere a mărfii din gestiune.

Pasul 4. Creați documentul corect de scoatere din gestiune dacă marfa a fost pierdută efectiv

1. Accesați Document - Scoaterea mărfii din depozit -> Scoatere nouă din gestiune.

2. Selectați partenerul comercial cu denumirea «scoatere din gestiune» în câmpul «Scoatere din gestiune».

3. Adăugați marfa pierdută în documentul de scoatere din gestiune.

Cum verificați dacă evidența și profitul au fost restabilite corect

• Accesați Analiză - Perioadă, selectați luna curentă și verificați indicatorul «Profit comercial». Acesta trebuie să reflecte situația reală și să nu fie redus cu valoarea erorilor corectate.

• Verificați Depozit - Starea depozitului — cantitatea mărfii trebuie să corespundă stocului real.

• Accesați Plată - Soldul cu partenerii și asigurați-vă că datoria față de furnizori s-a redus dacă ați înlocuit scoaterea incorectă din gestiune cu documentul corect «Returnare către furnizor».

Cum preveniți scoaterile incorecte din gestiune pe viitor

1. Interziceți vânzarea cu stoc negativ. Pentru a evita confuziile privind stocurile, accesați Setări - Parametri - Evidență și în câmpul «Ce trebuie făcut dacă marfa din depozit este insuficientă» selectați Interziceți vânzarea cu stoc negativ.

2. Limitați drepturile vânzătorilor. Accesați Setări - Configurarea rolurilor și eliminați din rolul vânzătorului accesul la crearea documentelor de scoatere din gestiune. Dreptul de a scoate marfa din gestiune trebuie să îl aibă numai proprietarul sau administratorul superior/gestionarul de mărfuri.

3. Instruiți personalul. Explicați regula: "Dacă ați greșit într-un document — editați sau ștergeți documentul respectiv. Scoaterea din gestiune se efectuează numai atunci când marfa este aruncată fizic".

4. Corectați stocurile numai prin inventariere. Pentru orice diferențe neclare, utilizați Fișa de inventariere — aceasta este singura modalitate corectă de a reconcilia evidența din sistem cu stocul real.

Întrebări frecvente despre scoaterea mărfii din gestiune

Scoaterea din gestiune se efectuează atunci când cunoașteți exact cauza pierderii unui anumit produs: acesta s-a deteriorat, s-a spart, i-a expirat termenul de valabilitate sau a fost luat de proprietar pentru uz personal. Prin urmare, aceasta este o corectare punctuală realizată după identificarea unui defect sau a unei pierderi.

Inventarierea trebuie efectuată periodic pentru compararea stocurilor reale din depozit cu datele de evidență din program. Dacă în timpul inventarierii este identificată o lipsă, programul va genera automat un document de scoatere din gestiune pentru marfa lipsă după închiderea fișei.

Pentru a scoate o astfel de marfă din gestiune, accesați meniul Document - Scoaterea mărfii din depozit și apăsați butonul Scoatere nouă din gestiune. Selectați partenerul comercial cu denumirea «scoatere din gestiune» în câmpul «Scoatere din gestiune» și adăugați marfa pierdută cu ajutorul scanerului de coduri de bare sau selectați-o manual din starea depozitului.

Imediat ce marfa este adăugată în acest document, aceasta este considerată scoasă din gestiunea centrului de evidență. În plus, în formularul "Scoaterea mărfii din depozit", după adăugarea tuturor produselor în document, puteți apăsa butonul "Calcularea costului mărfurilor scoase din gestiune", pentru ca prețul corect de achiziție al mărfurilor scoase din gestiune să fie completat imediat în document, fără a aștepta completarea acestor prețuri după efectuarea calculului automat al costului în Torgsoft.

Da, scoaterea din gestiune influențează direct rezultatele financiare ale magazinului. Valoarea totală a mărfii scoase din gestiune, calculată la prețurile de achiziție, se scade integral din profitul comercial total.

Programul calculează profitul comercial după următoarea formulă: valoarea vânzărilor minus valoarea retururilor, minus costul vânzărilor, plus costul retururilor și minus valoarea scoaterilor din gestiune la prețurile de achiziție.

În programul Torgsoft, câmpurile pentru dată, perioadă și număr din documentul de scoatere din gestiune sunt completate automat cu data și ora curente, însă, dacă este necesar, puteți modifica manual valorile acestor câmpuri în timpul creării documentului. De asemenea, puteți modifica data unui document deja creat dacă îl găsiți prin Depozit - Lista cheltuielilor și utilizați butonul Modificați data și ora.

Totuși, nu este recomandată scoaterea retroactivă din gestiune în perioade sau luni deja închise, deoarece aceasta poate influența rapoartele financiare ale perioadelor precedente. Dacă ați efectuat totuși o scoatere retroactivă din gestiune, recalculați obligatoriu costul în programul Torgsoft.

Toate documentele de scoatere din gestiune create pot fi găsite în meniul Depozit - Lista cheltuielilor. Selectați perioada necesară, iar în filtrul "Tip" alegeți Scoatere din gestiune — programul va afișa toate documentele corespunzătoare și conținutul acestora în partea inferioară a ferestrei.

Pentru o analiză mai detaliată și pentru imprimare, utilizați meniul Raport - Raport privind scoaterea mărfurilor din gestiune. Acolo puteți grupa scoaterile din gestiune după produs sau document de producție și puteți vedea cantitatea totală, valoarea și costul mărfurilor scoase din gestiune pentru perioada selectată.

Scoaterea din gestiune înseamnă că marfa a fost pierdută fizic, deteriorată sau retrasă — costul acesteia este înregistrat ca pierdere și se scade integral din profitul comercial al magazinului. Decontările cu furnizorii nu se modifică în acest caz.

Returnarea, care se întocmește prin Returnarea mărfii către furnizor, presupune că transmiteți fizic marfa înapoi partenerului comercial. În acest caz, valoarea mărfii returnate reduce datoria față de furnizor și nu este considerată o pierdere pentru afacere.

Dreptul de a crea documente de scoatere din gestiune este reglementat prin configurarea rolurilor din sistem. În mod implicit, proprietarul sau administratorul superior de sistem are acces complet la această funcționalitate.

Pentru a preveni abuzurile și încercările de ascundere a propriilor greșeli sau a furturilor, se recomandă limitarea drepturilor vânzătorilor și casierilor obișnuiți de a crea documente de scoatere din gestiune în meniul Setări - Configurarea rolurilor. Pentru un control sigur, vânzătorul trebuie să raporteze marfa defectă, iar scoaterea propriu-zisă a mărfii din depozit trebuie efectuată de o persoană responsabilă material, precum gestionarul de mărfuri sau proprietarul.