Inventariere pe întreprinderi: cum să separați stocurile între PFA și SRL

Într-un singur magazin sau într-o rețea comercială pot activa simultan mai multe Persoane fizice autorizate sau persoane juridice: fiecare entitate achiziționează separat marfa, efectuează vânzări, încasează plăți și utilizează propriul CM sau PCM, chiar dacă nomenclatorul este păstrat într-o singură bază de date Torgsoft. Regimul «Ținerea evidenței stocului pe întreprinderi» separă stocurile aceluiași produs în funcție de proprietar, fără a crea fișe de produs duplicate.

Antreprenorii le adresează de obicei specialiștilor următoarele întrebări: cum se face trecerea la acest regim, cărei întreprinderi trebuie atribuită marfa care anterior era evidențiată fără întreprindere, cum se efectuează inventarierea într-un depozit comun, dacă surplusul unei Persoane fizice autorizate poate compensa lipsa alteia, ce creează programul după închiderea fișei și cum pot fi verificate ulterior stocurile separat pentru Persoana fizică autorizată și SRL.

Ce înseamnă evidența stocului pe întreprinderi

În evidența obișnuită a stocurilor, Torgsoft arată câte unități dintr-un anumit produs sunt disponibile într-un anumit centru de evidență. După activarea setării «Ținerea evidenței stocului pe întreprinderi», devine posibilă separarea cantității aceluiași produs pentru fiecare întreprindere în parte.

De exemplu, într-un singur depozit există 15 ambalaje identice ale unui produs cu același cod de bare:

• 9 unități aparțin unei Persoane fizice autorizate;

• 6 unități aparțin unui SRL.

În vizualizarea generală sunt 15 unități. În evidența pe întreprinderi, Torgsoft păstrează două stocuri separate. Recepția, vânzarea, returul, casarea, transferul intern și ajustarea în urma inventarierii modifică stocul exact al întreprinderii specificate în document.

Regimul rezolvă trei sarcini de evidență:

1. Păstrează un nomenclator unic. Pentru același produs nu este necesar să creați fișe separate «produs Persoană fizică autorizată» și «produs SRL» doar pentru a separa stocurile.

2. Nu amestecă dreptul de proprietate asupra mărfii. Existența mărfii la o întreprindere nu mărește stocul disponibil al alteia.

3. Leagă operațiunile de stoc de documentele întreprinderii. Ajustările după inventariere, casările și alte mișcări sunt create pentru întreprinderea pentru care a fost efectuată operațiunea.

Câmpul «Întreprindere» din documentul de recepție exista în Torgsoft și anterior: acesta permitea separarea documentelor și a soldurilor de marfă și financiare cu furnizorii. Regimul de evidență a stocului pe întreprinderi funcționează mai strict — separă nu doar documentele, ci și cantitatea curentă de marfă din stoc.

Prin ce diferă acest regim de asocierea tipului de produs cu întreprinderea

În Torgsoft există două mecanisme diferite care nu trebuie confundate:

• «Asocierea tipului de produs cu întreprinderea și separarea vânzărilor în funcție de aceasta» — atribuie un întreg grup de produse unei anumite întreprinderi;

• «Ținerea evidenței stocului pe întreprinderi» — evidențiază cantitatea efectivă a fiecărui produs separat pentru fiecare întreprindere.

Primul mecanism este potrivit atunci când grupele de produse sunt separate clar: de exemplu, o companie vinde întotdeauna alcool, iar alta — produse de uz casnic. Evidența stocului pe întreprinderi este necesară atunci când aceeași poziție de produs poate aparține simultan unor Persoane fizice autorizate sau SRL-uri diferite.

Aceste setări implementează modele de evidență diferite și nu trebuie utilizate simultan. Înainte de trecere trebuie stabilit care model corespunde achizițiilor reale și dreptului de proprietate asupra mărfii.

Când este necesară evidența strictă a stocurilor

Regimul este recomandat dacă sunt îndeplinite simultan următoarele condiții:

• mai multe întreprinderi lucrează în aceeași bază de date Torgsoft;

• întreprinderile au un nomenclator comun sau păstrează fizic marfa în aceeași încăpere;

• fiecare Persoană fizică autorizată sau SRL înregistrează separat achiziția și vânzarea mărfii;

• este necesar să se vadă nu doar cantitatea totală, ci și proprietarul fiecărei părți din stoc;

• vânzările, retururile, casările și ajustările de inventariere trebuie efectuate pentru întreprinderea corespunzătoare.

Dacă în baza de date există mai multe întreprinderi doar pentru tipărirea unor rechizite diferite, iar dreptul de proprietate asupra mărfii nu este separat, setarea «Ținerea evidenței stocului pe întreprinderi» nu trebuie activată.

Ce trebuie pregătit înainte de trecere

Activarea setării «Ținerea evidenței stocului pe întreprinderi» modifică modul de calcul al stocului curent. Aceasta nu este o simplă setare vizuală care ar trebui activată doar pentru verificare într-o bază de date de lucru.

Înainte de trecere trebuie:

1. Să creați o copie de rezervă actuală a bazei de date.

2. Să verificați registrul întreprinderilor. Pentru fiecare Persoană fizică autorizată și SRL trebuie completate corect rechizitele, conturile bancare și ceilalți parametri utilizați în documente.

3. Să verificați PCM, CM și plățile fără numerar. Fiecare CM sau PCM trebuie asociat cu întreprinderea corespunzătoare, iar conturile bancare și comercianții terminalelor bancare trebuie configurați pentru aceasta.

4. Să stabiliți data trecerii. Până la această dată trebuie finalizate operațiunile de stoc neînchise și stabilită o perioadă în care vânzările și transferurile să nu interfereze cu numărarea.

5. Să stabiliți proprietarul stocurilor efective. Sursele trebuie să fie facturile de intrare, documentele furnizorilor, datele privind transferurile și alte documente justificative. Torgsoft nu poate determina în mod independent cărei întreprinderi îi aparține marfa fizic identică.

6. Să verificați scenariile critice. Înainte de trecere este recomandat să testați pe o copie a bazei de date recepția, vânzarea cu amănuntul, returul, transferurile interne, facturile, rezervările, numerele de serie, asamblarea și producția, dacă întreprinderea utilizează aceste operațiuni.

Cum se activează evidența stocului pe întreprinderi

Setarea se află în meniul Setări → Parametri → Document.

Trebuie:

1. să activați «Selectarea întreprinderii este obligatorie pentru documentele de stoc și financiare»;

2. să activați «Ținerea evidenței stocului pe întreprinderi»;

3. să efectuați recalcularea stocului prevăzută de program.

După activare, câmpul «Întreprindere» devine obligatoriu în documentele care influențează stocul. Dacă întreprinderea nu este specificată, programul nu poate determina al cui stoc trebuie mărit sau redus.

Cum se distribuie stocurile inițiale între Persoana fizică autorizată și SRL

Trecerea constă din două acțiuni separate:

1. eliminarea stocului vechi format fără distribuire pe întreprinderi;

2. stabilirea cantității inițiale pentru fiecare întreprindere.

Mărfuri evidențiate fără întreprindere

Documentele create înainte de trecere fără specificarea unei întreprinderi nu se pot transforma automat în documentele unei anumite Persoane fizice autorizate sau ale unui anumit SRL. În regimul strict, astfel de stocuri nu trebuie să participe la operațiunile obișnuite ale întreprinderilor.

Pentru acestea este prevăzut un scenariu de tranziție separat: stocurile fără întreprindere sunt reduse la zero, după care cantitatea corectă este stabilită deja pentru întreprinderile concrete.

Această etapă nu trebuie înlocuită cu casări și recepții arbitrare introduse retroactiv. Astfel pot fi denaturate mișcarea mărfii, costul și decontările cu furnizorii.

Stabilirea stocurilor pentru fiecare întreprindere

După aducerea la zero a stocului nedistribuit, se creează fișe de inventariere separate:

• pentru fiecare centru de evidență;

• pentru fiecare Persoană fizică autorizată sau SRL (pentru fiecare întreprindere);

• dacă este necesar — separat pe grupe de produse, dacă inventarierea este organizată în etape.

Dacă magazinul are două întreprinderi și trei centre de evidență, pentru o trecere completă pot fi necesare până la șase seturi de fișe: câte o fișă separată pentru fiecare combinație «centru de evidență + întreprindere».

Data acestor fișe devine, în fapt, punctul din care stocurile din baza de date corespund distribuției mărfii între întreprinderi.

Cum se efectuează inventarierea pe întreprindere

Fișa se creează în meniul Document → Fișă de inventariere pentru fiecare centru de evidență (magazin) separat. La crearea documentului fișei de inventariere trebuie specificată întreprinderea pentru care se efectuează inventarierea.

O fișă verifică stocul unei singure întreprinderi. Dacă același produs aparține unei Persoane fizice autorizate și unui SRL, cantitatea acestuia se introduce în două fișe diferite. Numărarea fizică comună poate fi organizată simultan, însă rezultatele trebuie distribuite pe proprietari înainte de introducerea în program.

Ordinea de lucru:

1. creați o fișă pentru centrul de evidență și întreprinderea stabilite;

2. adăugați produsele care trebuie verificate;

3. numărați cantitatea efectivă care aparține exact acestei întreprinderi;

4. introduceți sau scanați rezultatul;

5. verificați pozițiile cu lipsuri, surplusuri și cantitate efectivă zero;

6. repetați numărarea pozițiilor incerte;

7. închideți fișa după verificare;

8. creați și verificați fișele celorlalte întreprinderi.

Cantitatea curentă din evidență dintr-o astfel de fișă este preluată din stocul întreprinderii specificate. Stocul total al celorlalte Persoane fizice autorizate și SRL-uri nu influențează rezultatul acestei fișe.

Dacă produsele identice nu sunt separate fizic

Același cod de bare nu conține informații despre proprietarul unei unități concrete. Dacă ambalajele, modelele și proprietățile de consum sunt identice, în timpul inventarierii trebuie utilizat un criteriu suplimentar:

• lotul sau documentul de recepție;

• numărul de serie;

• o zonă sau o locație de depozitare separată;

• marcajul intern;

• un registru de distribuire pregătit în prealabil.

Dacă proprietarul nu poate fi stabilit în mod obiectiv, persoana responsabilă trebuie să aprobe distribuirea înainte de închiderea fișelor. Programul doar înregistrează decizia luată; acesta nu creează dreptul de proprietate asupra mărfii.

Se poate număra marfa în timpul vânzărilor?

Din punct de vedere tehnic, inventarierea în Torgsoft are diferite opțiuni de blocare a mărfii. Pentru trecerea la evidența stocului pe întreprinderi este recomandat ca numărarea să fie efectuată într-o perioadă fără vânzări, recepții și transferuri.

Dacă magazinul continuă să funcționeze, trebuie înregistrată ora începerii numărării și luate în calcul toate operațiunile efectuate după aceasta. În caz contrar, cantitatea fizică și starea stocului vor corespunde unor momente diferite.

Ce se întâmplă după închiderea fișei

După închidere, Torgsoft aduce cantitatea din evidență în conformitate cu cea efectivă:

• pentru surplus se creează un document de recepție;

• pentru lipsă se creează un document de casare;

• ambele documente aparțin întreprinderii specificate în fișă.

Din acest motiv, surplusul unei întreprinderi nu poate compensa automat lipsa alteia. Dacă o Persoană fizică autorizată are un surplus de două unități dintr-un produs, iar un SRL are o lipsă de două unități, în program acestea sunt două diferențe separate, chiar dacă numărul total de produse din magazin coincide.

Înainte de analiza finală, verificați sumele recepțiilor, casărilor, lipsurilor și diferențelor de inventar. Dacă fișa necesită actualizarea sumelor, utilizați acțiunea «Recalcularea sumelor».

Anularea închiderii este posibilă doar imediat după procesarea fișei, cât timp nu au existat mișcări noi pentru produsele respective. Dacă după închidere au avut deja loc vânzări, recepții sau transferuri, este mai corect să creați o nouă fișă de ajustare doar pentru pozițiile eronate.

Cum se verifică dacă distribuirea este corectă

După trecere trebuie verificată nu doar cantitatea totală, ci și trei niveluri de date:

1. Stocul fiecărei întreprinderi. În formularul privind starea stocului activați afișarea pe întreprinderi și verificați cantitatea totală de marfă pentru una dintre întreprinderi, utilizând căutarea pentru filtrarea informațiilor după întreprinderea concretă.

2. Stocul total al magazinului. Suma stocurilor tuturor întreprinderilor trebuie să fie egală cu cantitatea fizică efectivă a mărfii.

3. Originea documentară. Pentru produsele selectate verificați mișcările: recepția, ajustarea de inventar, vânzarea, returul și transferul trebuie să aparțină aceleiași întreprinderi.

Verificați separat:

• dacă nu a rămas marfă cu o cantitate pozitivă fără întreprindere;

• dacă nu există stocuri negative pentru o anumită Persoană fizică autorizată sau un anumit SRL;

• dacă suma stocurilor distribuite nu diferă de rezultatul numărării fizice totale;

• dacă costul a fost calculat corect după formarea stocurilor inițiale;

• dacă întreprinderea corectă este completată în documentele noi de stoc;

• dacă plățile și bonurile fiscale sunt create pentru PCM-urile și conturile corespunzătoare.

Cum influențează regimul operațiunile ulterioare

Recepția și casarea

În document se specifică întreprinderea. Marfa mărește sau reduce doar stocul acesteia. Nu este posibilă casarea prin acest document a mărfii care aparține unei alte întreprinderi.

Transferul intern

Transferul intern activ este efectuat pentru o anumită întreprindere. O factură nevalidată sau amânată, fără întreprinderea specificată, poate conține produse aparținând unor întreprinderi diferite. La activarea unui astfel de document, Torgsoft îl separă în transferuri distincte pe întreprinderi.

Transferul intern deplasează marfa între centrele de evidență, dar nu îi schimbă proprietarul. Transferul mărfii de la o Persoană fizică autorizată la alta este o operațiune economică separată și nu trebuie mascată drept un transfer intern obișnuit.

Vânzarea

Dacă produsul există doar în stocul unei singure întreprinderi, Torgsoft o poate determina automat. Dacă aceeași poziție există la mai multe întreprinderi, la adăugarea acesteia trebuie selectat al cui produs este vândut.

Dacă într-un singur formular de vânzare există produse aparținând unor întreprinderi diferite, programul separă operațiunea în vânzări distincte. Dacă PCM este configurat corect pentru fiecare întreprindere, se creează bonuri fiscale separate. Posibilitatea de a lucra cu mai multe Persoane fizice autorizate sau persoane juridice și de a distribui automat vânzările este descrisă pe pagina oficială a Casei de marcat software Torgsoft.

Returul de la cumpărător

Marfa trebuie returnată în stocul întreprinderii de la care a fost vândută. Întreprinderea este determinată pe baza vânzării inițiale sau a facturii de ieșire. Modificarea arbitrară a întreprinderii în timpul returului va denatura stocurile și plățile.

Facturi și oferte comerciale

O ofertă comercială poate conține produse aparținând unor întreprinderi diferite. La crearea facturilor, Torgsoft le separă pe întreprinderi. În factură sau în factura de ieșire este adăugată marfa din stocul întreprinderii specificate în documentul corespunzător.

Asamblarea și dezasamblarea

În documentele de asamblare este indicată întreprinderea în numele căreia sunt create casarea componentelor și recepția setului finit. În timpul dezasamblării, componentele sunt returnate în stocul întreprinderii căreia i-a aparținut setul.

Costul

Costul este calculat ținând cont de întreprindere și de mișcarea mărfii. Dacă aceeași marfă a fost recepționată de întreprinderi diferite la prețuri de achiziție diferite, stocurile și rezultatele financiare ale acestora nu trebuie amestecate.

Algoritmul concret depinde de metoda de calcul al costului selectată în baza de date, de aceea după trecere acesta trebuie recalculat și verificat pentru câteva produse de control.

Răspunsuri la întrebări frecvente

Listă de verificare după trecere

1. Toate întreprinderile sunt create și au rechizitele corecte.

2. PCM și CM sunt asociate întreprinderilor corespunzătoare; conturile bancare și comercianții terminalelor bancare sunt configurați pentru acestea.

3. Stocurile fără întreprindere au fost reduse la zero.

4. Pentru fiecare centru de evidență au fost procesate fișe pentru fiecare întreprindere.

5. Suma stocurilor Persoanei fizice autorizate și SRL-ului este egală cu cantitatea efectivă a mărfii.

6. Nu există stocuri negative nejustificate pe întreprinderi.

7. Au fost verificate recepțiile și casările rezultate din inventariere.

8. Costul a fost recalculat și verificat selectiv.

9. Recepția, vânzarea, returul și transferul intern de test sunt efectuate pentru întreprinderea corectă.

10. Vânzarea mixtă este împărțită corect în vânzări, plăți și bonuri fiscale.