Cum se anulează închiderea stocului și se corectează rezultatele

Cum să anulați închiderea fișei de inventariere și să corectați rezultatele numărării în Torgsoft

În activitatea comercială apare periodic necesitatea efectuării inventarierii pentru a aduce stocurile din evidența programului în concordanță cu cantitatea reală de marfă de pe rafturi și din depozit. Procesul se încheie prin închiderea fișei de inventariere, după care programul corectează automat stocurile. 

În practică însă apar frecvent erori în timpul numărării, iar fișa este închisă cu date incorecte. În astfel de situații apar următoarele întrebări: cum poate fi readusă fișa în stare deschisă, cum poate fi șters un document de casare sau de recepție creat automat în urma inventarierii, ce trebuie făcut dacă a fost introdusă o cantitate greșită de marfă, de ce valoarea lipsei este zero și ce înseamnă statutul "Este necesară recalcularea sumelor".

Mai jos este prezentat algoritmul complet pentru anularea închiderii fișei, corectarea erorilor și închiderea repetată corectă, fără intervenție în baza de date.

Ce se întâmplă la închiderea fișei de inventariere 

La apăsarea butonului "Închide fișa", programul creează automat două tipuri de documente de corectare a stocului: un document de recepție pentru marfa identificată ca surplus și un document de casare pentru marfa constatată ca lipsă. Cantitatea de marfă din depozit este adusă automat în concordanță cu cantitatea reală indicată.

Anularea statutului de fișă închisă și ștergerea automată a documentelor 

Dacă imediat după închiderea fișei este identificată o eroare de numărare, închiderea poate fi anulată. Pentru aceasta este necesar:

1. Accesați lista fișelor de inventariere și selectați documentul necesar.

2. Apăsați butonul "Anulează închiderea".

După această acțiune, statutul fișei se va modifica în deschis. Programul va șterge automat toate documentele de corectare a stocului (recepții și casări) care au fost create la închiderea acestei fișe.

 Răspuns la o întrebare frecventă:

Antreprenorii încearcă adesea să șteargă manual documentul de casare rezultat din inventariere prin meniul "Lista cheltuielilor", însă programul blochează această acțiune deoarece documentul a fost creat automat. Singura modalitate corectă de a șterge documentul de casare sau de recepție rezultat din inventariere este să executați acțiunea "Anulează închiderea" direct în fișa de inventariere.

Restricții privind anularea închiderii 

Închiderea fișei poate fi anulată numai imediat după închiderea acesteia. Dacă după închiderea fișei a trecut o anumită perioadă și pentru mărfurile care au participat la inventariere a avut loc orice mișcare (vânzare, retur, transfer intern), anularea închiderii nu va mai fi posibilă. Programul va bloca această acțiune pentru a păstra integritatea evidenței.

Dacă anularea nu mai este disponibilă, trebuie creată o nouă fișă de inventariere exclusiv pentru pozițiile de marfă la care au fost comise erori și trebuie introdusă cantitatea reală corectă. După închiderea noii fișe, stocurile vor fi corectate pentru aceste poziții.

Corectarea cantității și rezolvarea problemelor legate de sume

După anularea cu succes a închiderii, puteți deschide din nou fișa (butonul "Inventarierea mărfurilor") și puteți edita datele.

1. Găsiți marfa pentru care a fost comisă eroarea, selectați-o și apăsați "Modifică".

2. Indicați cantitatea reală corectă în câmpul "Cantitate disponibilă".

 Răspuns la întrebarea despre statutul "Este necesară recalcularea sumelor":

Dacă în timpul închiderii anterioare a fișei procesul de recalculare a costului a fost întrerupt accidental (de exemplu, din cauza închiderii neprevăzute a programului), fișa primește statutul "Este necesară recalcularea sumelor". În acest caz, în formularul fișei trebuie apăsat butonul "Recalculează sumele" sau "Recalculează costul". Astfel va fi restabilit calculul corect al rezultatelor.

 Răspuns la întrebarea despre valoarea zero a lipsei:

Valoarea lipsei se calculează după formula: "Suma casărilor" minus "Suma compensării diferențelor". Compensarea diferențelor apare atunci când există simultan surplus și lipsă pentru același model de marfă, dar de mărimi sau culori diferite. Dacă suma surplusurilor acoperă complet sau depășește suma casărilor, valoarea lipsei va fi zero.

Închiderea repetată a fișei

După efectuarea tuturor corectărilor privind cantitatea reală a mărfurilor, fișa trebuie închisă din nou.

1. Apăsați butonul "Închide fișa".

2. Programul va propune calcularea costului documentului de lichidare și a rezultatelor inventarierii. Confirmați această acțiune.

3. Programul va crea din nou automat documentele corecte de recepție (pentru surplusuri) și de casare (pentru lipsuri), ținând cont de datele corectate. Cantitatea de marfă din depozit va fi actualizată.