De ce este diferită suma deficitară din declarația de inventar de cea din actul de radiere și din rapoarte?

În comerțul cu amănuntul și cu ridicata, inventarierea (numărarea stocurilor) — este un regim esențial pentru controlul stocurilor. Acesta este destinat efectuării verificărilor periodice, în cadrul cărora disponibilitatea efectivă a mărfurilor este comparată cu cantitatea înregistrată în evidența computerizată.

Scopul acestui proces — este identificarea diferențelor care apar din cauza erorilor sau furturilor și eliminarea lor prin aducerea stocurilor din evidența computerizată în concordanță cu stocurile reale. După finalizarea numărării, borderoul de inventariere este închis, iar programul creează automat documentele de corectare: o notă de intrare pentru mărfurile găsite în plus (surplus) și un act de scoatere din gestiune pentru mărfurile lipsă (deficit). 

La analizarea rezultatelor inventarierii pot apărea următoarele întrebări: 

Răspunsurile la aceste întrebări se află în algoritmii de compensare reciprocă a mărfurilor și în diferențele dintre tipurile de prețuri utilizate în program.

Mai jos sunt prezentate explicații detaliate privind cauzele apariției acestor diferențe.

1. Compensarea reciprocă și confuzia dintre sortimente: de ce deficitul poate fi egal cu zero

Atunci când închideți borderoul, este creat un Act de scoatere din gestiune. Acesta înregistrează toate mărfurile care lipsesc fizic din depozit. Însă coloana "Suma deficitului" din borderoul de inventariere reflectă pierderea financiară reală.

Conform logicii programului, deficitul total rezultat în urma inventarierii este calculat după formula:

Suma scoaterilor din gestiune în urma inventarierii minus Suma intrărilor în urma inventarierii.

Suma deficitului devine pozitivă numai dacă valoarea totală a mărfurilor scoase din gestiune depășește valoarea surplusurilor constatate. Dacă rezultatul obținut este mai mic decât zero, adică ați găsit mărfuri cu o valoare mai mare decât valoarea celor pierdute, deficitul financiar rezultat în urma inventarierii este egal cu zero.

Suma este influențată și de Confuzia dintre sortimente — situația în care există simultan un surplus și un deficit pentru același model de produs, dar pentru variante diferite, de exemplu altă culoare sau altă mărime. 

2. Diferența dintre tipurile de prețuri: Costul de achiziție față de Prețul cu amănuntul

O altă întrebare frecventă se referă la diferențele dintre valorile afișate pe ecranul computerului și cele din raportul tipărit. Dacă consultați formularul "Borderou de inventariere" sau analizați rezultatele pentru o anumită perioadă, sumele sunt afișate la costul de achiziție.

Însă, dacă apăsați butonul "Tipărirea rapoartelor de inventariere" și selectați raportul "Rezultatele inventarierii", programul îl generează folosind prețurile cu amănuntul. În mod normal, prețul cu amănuntul este mai mare decât costul de achiziție din cauza adaosului comercial, astfel încât suma deficitului din raportul tipărit va fi considerabil mai mare. Pentru ca aceste valori să coincidă, puteți modifica setările: șablonul raportului tipărit poate fi ajustat, de exemplu prin FastReport, astfel încât totalurile să fie calculate și la costul de achiziție sau la prețurile cu ridicata.

3. Algoritmii de calcul al costului: starea depozitului față de FIFO

Chiar dacă se compară exclusiv costul de achiziție din ambele documente, poate apărea o diferență între actul de scoatere din gestiune și raportul privind deficitul. Aceasta apare deoarece datele sunt obținute din surse diferite:

• În raport și în borderoul de inventariere este utilizat costul calculat conform stării curente a depozitului la momentul generării raportului.

• În documentul propriu-zis, adică în actul de scoatere din gestiune, este înregistrat costul real conform principiului FIFO (primul intrat — primul ieșit) sau conform metodei de calcul al costului stabilite în setările dumneavoastră, de exemplu "Ultimul preț de achiziție" sau "Pe loturi de livrare, ținând cont de transferurile interne".

Astfel, actul de scoatere din gestiune asociază strict mărfurile scoase cu un anumit lot de intrare și cu prețul de achiziție al acestuia. Dacă mărfurile sunt scoase din gestiune din mai multe loturi cu prețuri de achiziție diferite, suma din document este calculată pe baza prețurilor reale ale acestor loturi. Formularul afișat pe ecran poate utiliza un preț mediu sau ultimul preț din starea curentă a depozitului, ceea ce conduce la diferențe matematice.

Dacă vedeți valori zero în locul costului sau suspectați existența unei diferențe, asigurați-vă că pentru produs a fost indicat un preț de achiziție în momentul recepționării acestuia.

Dacă documentele de intrare au fost create fără indicarea prețurilor de achiziție, iar mărfurile respective nu au fost vândute, la scoaterea lor din gestiune vor fi afișate valori zero în rezultatele inventarierii.

Pentru a actualiza datele financiare din borderou, utilizați butonul "Recalcularea sumelor" din formularul borderoului de inventariere — acesta va iniția recalcularea sumelor deficitului, confuziei dintre sortimente, precum și a scoaterilor din gestiune și a intrărilor. De asemenea, este recomandat să efectuați periodic recalcularea globală a costului în program.