Rezultate financiare ale inventarului: documente automate, optimizarea costurilor și închiderii

Inventarierea într-un magazin sau depozit este procesul de comparare a existenței reale a produselor cu datele din evidența computerizată pentru identificarea și eliminarea diferențelor. Etapa finală este închiderea fișei de inventariere, în timpul căreia programul înregistrează rezultatele numărării, calculează totalurile financiare și aduce stocurile din program în concordanță cu stocurile reale.

Antreprenorii adresează cel mai frecvent următoarele întrebări: de ce suma lipsei din fișă diferă de suma din documentul de scoatere din evidență sau este chiar egală cu zero; ce înseamnă statutul fișei «Este necesară recalcularea sumelor»; de ce închiderea fișei durează ore întregi, blocând activitatea programului; și cum trebuie procedat dacă în timpul închiderii apar erori de sistem ale bazei de date.

Documente de depozit create automat și calculul costului

După numărarea cantității reale de produse, fișa de inventariere trebuie închisă. În acest moment, programul Torgsoft creează automat un document de intrare pentru produsele pentru care a fost înregistrat un surplus și un document de scoatere din evidență pentru produsele pentru care a fost înregistrată o lipsă. Cantitatea produselor din depozit este corectată automat.

În documentul de intrare creat în urma inventarierii, prețul produsului este stabilit ca ultimul cost de achiziție, format din prețul de achiziție și costul suplimentar al produsului. Antreprenorii observă uneori că suma din documentul de scoatere din evidență creat nu corespunde sumei din raportul privind lipsa produselor din fișă. Aceasta este o logică normală de funcționare: în raportul fișei de inventariere este utilizat costul conform stării curente a depozitului, în timp ce în documentul de scoatere din evidență este înregistrat costul real al produsului conform principiului FIFO (primul intrat — primul ieșit).

Formarea sumelor lipsurilor, surplusurilor și diferențelor de sortiment

O întrebare frecventă din partea utilizatorilor este de ce, în totalurile fișei, suma lipsei este afișată ca zero, deși au fost create efectiv documente de scoatere din evidență pentru produse.

Acest lucru se întâmplă din cauza mecanismului de compensare a diferențelor de sortiment. Programul consideră diferență de sortiment situația în care există simultan surplus și lipsă pentru același model de produs, dar de alt sortiment, culoare sau mărime. Torgsoft efectuează automat compensarea reciprocă a acestor surplusuri și lipsuri. Suma lipsei se calculează după formula: suma tuturor scoaterilor din evidență minus suma diferențelor de sortiment. În consecință, suma lipsei devine pozitivă doar dacă suma scoaterilor din evidență depășește suma intrărilor. Dacă valoarea obținută în urma calculului este mai mică decât zero, suma lipsei din inventariere este stabilită la zero.

Caz tehnic specific: statutul «Este necesară recalcularea sumelor»

O atenție separată necesită situația în care procesul de închidere a fișei de inventariere este întrerupt din anumite motive. În timpul închiderii fișei, sistemul efectuează calcule complexe, inclusiv recalcularea costului produselor din documentul de lichidare.

Dacă utilizatorul anulează acest proces, închide programul prin Task Manager sau are loc o oprire neașteptată, fișa de inventariere va primi statutul «Este necesară recalcularea sumelor». În coloana «Număr» a tabelului cu fișe va apărea pictograma corespunzătoare, iar în panoul de stare utilizatorului îi va fi afișat un mesaj informativ că procesul a fost întrerupt.

Nu este recomandat să ignorați acest statut, deoarece acesta influențează direct analiza financiară a afacerii. Consecințele unui calcul întrerupt:

1. Profitul pentru perioadă poate fi calculat incorect și poate fi supraestimat.

2. Scoaterea din evidență creată automat în urma inventarierii, în formularul «Analiză - Perioadă», va fi recunoscută de sistem ca o scoatere din evidență manuală obișnuită, ceea ce va denatura detalierea formulei de calcul a profitului din marfă.

Pentru a corecta această situație, trebuie selectată fișa respectivă și apăsat butonul «Recalculează sumele» din panou. După recalcularea cu succes, programul va modifica statutul documentului, iar pictograma de avertizare va dispărea. Pentru optimizarea acestui proces există un mecanism suplimentar de protecție: dacă calculul totalurilor inventarierii a fost întrerupt, programul va calcula automat aceste totaluri în timpul următorului calcul de noapte (sau manual) al costului pentru toate produsele din baza de date.

Optimizarea închiderii îndelungate a fișei de inventariere

Uneori antreprenorii se confruntă cu situația în care fișa de inventariere se închide prea mult timp (de la câteva minute până la multe ore), ceea ce duce la blocarea tabelelor bazei de date și la oprirea activității casierilor în întreaga rețea comercială. Cea mai mare parte a timpului de închidere este consumată pentru obținerea ultimelor prețuri de achiziție și calcularea costului.

Pentru accelerarea închiderii fișei se utilizează următoarele instrumente de optimizare:

• Reorganizarea indexurilor și statisticilor. Înainte de închiderea fișelor mari este extrem de important să efectuați acțiunea «Reconstruiește și reorganizează indexurile și actualizează statisticile» (în meniul Fișier sau Setări - Parametri - Service).

• Reducerea sarcinii în timpul programului de lucru. Dezvoltatorii au optimizat procesul astfel încât, în mod implicit, la închiderea fișei de inventariere nu mai este efectuat calculul complet al costului documentului de lichidare. Aceste totaluri vor fi calculate ulterior. Se recomandă configurarea calculului automat al costului pe timpul nopții prin «Sarcini programate», pentru a nu supraîncărca sistemul în timpul zilei.

• Optimizarea algoritmilor. În versiunile mai noi ale programului Torgsoft, obținerea prețurilor de achiziție a fost optimizată: acum prețurile sunt solicitate nu pentru toate produsele din fișă, ci doar pentru cele pentru care va fi creat un document de intrare (unde cantitatea reală s-a dovedit mai mare decât cea din evidență). De asemenea, în momentul obținerii prețurilor a fost eliminată blocarea completă a tabelelor cu produse, ceea ce permite altor utilizatori să continue lucrul.

Erori de sistem în timpul închiderii

Uneori, închiderea fișei este întreruptă de un mesaj de eroare SQL Server. Cele mai frecvente două cauze sunt:

1. Eroare de conversie a tipului de date (Arithmetic overflow error converting expression to data type int). Apare dacă, în perioadele anterioare, în documentele de depozit (documente de intrare etc.), utilizatorul a scanat accidental codul de bare al produsului în câmpul «Cantitate». Programul încearcă să scoată din evidență sau să proceseze valori ale cantității de ordinul miliardelor, ceea ce provoacă o eroare. Soluție: cu ajutorul suportului tehnic, găsiți documentul cu cantitatea anormală și corectați-l.

2. Eroare de împărțire la zero (Divide by zero error encountered). Apare în timpul închiderii fișei dacă în setări este activat calculul ultimului preț de achiziție pe centre de evidență, iar în istoricul mișcării produselor există documente de intrare ale stocurilor inițiale cu cantitate negativă, care ulterior au fost aduse la zero. Soluția constă în dezactivarea temporară a unui astfel de document de intrare problematic pe durata închiderii fișei.

Tabel comparativ: situații tipice, logica sistemului și soluții la închiderea inventarierii