Solduri negative ale produselor: cauze și soluții

Stocurile negative reprezintă starea unui produs în sistemul de evidență atunci când cantitatea lui în stoc este mai mică decât zero. Acest lucru indică o încălcare a cronologiei evidenței sau erori la identificarea produsului în timpul operațiunilor.

Când apar stocurile negative

Situația apare în timpul încercării de expediere (vânzare, scoatere din gestiune, transfer) a produsului care, în momentul efectuării operațiunii, nu există în baza de date în stocul disponibil.

Cum înțelegeți că în evidență există un stoc negativ

• În formularul «Situația stocului», cantitatea produsului este afișată cu semnul «minus» (de exemplu, -5 buc.).

• Programul afișează avertismentul: «Stoc insuficient în depozit» în timpul procesării vânzării (dacă nu este setată interdicția strictă de vânzare în minus).

• Date incorecte în rapoartele de profit și cost de achiziție.

De ce apar stocurile negative

1. Încălcarea ordinii documentelor: vânzarea produsului a fost efectuată mai devreme decât a fost introdusă «Factura de intrare».

2. Setări de acces: este activată opțiunea «Permite vânzarea în minus» (Setări — Parametri — Evidență).

3. Încurcarea produselor: vânzarea unui produs în locul altuia din cauza asemănării sau a unei erori de scanare.

4. Corectări ale perioadelor trecute: ștergerea sau editarea facturilor de intrare pentru care au avut deja loc vânzări.

Cum se corectează stocurile negative

Metoda 1: Inventariere (Recomandat)

Se folosește pentru a aduce datele din program în concordanță cu existența fizică.

1. Mergeți la Document — Fișa de inventariere.

2. Creați fișa, adăugând produsele cu stoc negativ (folosiți filtrul «Doar cu cantitate negativă»).

3. Introduceți cantitatea reală (dacă produsul fizic nu există — «0»).

4. Închideți fișa. Sistemul va crea automat «Intrare din inventariere» pentru a acoperi minusul.

Metoda 2: Restabilirea cronologiei intrării

Se folosește dacă marfa a intrat efectiv, dar factura nu a fost introdusă.

1. Creați o Factură de intrare.

2. Setați data documentului anterioară primei vânzări «în minus».

3. Adăugați produsul și înregistrați factura.

Metoda 3: Corectarea încurcării produselor

Se folosește dacă s-a constatat un surplus la un articol și o lipsă la altul.

1. Creați o fișă de inventariere, adăugând ambele produse.

2. Indicați stocurile reale. Programul va echilibra depozitul prin acte de scoatere din gestiune și de intrare.

Cum verificați că stocurile negative au fost eliminate

Deschideți Depozit — Situația stocului, aplicați filtrul «Doar cu cantitate negativă». Lista trebuie să fie goală.

Cum preveniți stocurile negative

1. Setați interdicția. Setări — Parametri — Evidență → «Ce trebuie făcut dacă la vânzare nu este suficient produs» → Interzice.

2. Respectați regula: mai întâi intrarea în program — apoi vânzarea.

3. Efectuați regulat reconcilierea stocurilor pentru grupele problematice de produse.

4. În Depozit — Situația stocului, atunci când observați o neconcordanță în stocuri, recalculați cantitatea produsului cu butonul “Recalculează cantitatea”. Este deosebit de relevant pentru bazele de date cu rulaj mare de marfă (magazine alimentare, magazine de uz casnic cu produse mici etc.).

 Ce este important să rețineți

Stocurile negative distorsionează rezultatul financiar. După orice corectare a stocurilor, efectuați obligatoriu: Analiză — Perioadă — Recalcularea costului de achiziție.