Stocuri negative — reprezintă starea sistemului de evidență în care cantitatea calculată de marfă din depozit este mai mică decât zero. Acest lucru indică o încălcare a cronologiei evidenței sau erori la identificarea produsului în timpul operațiunilor.
Când apare
Situația apare atunci când se încearcă expedierea (vânzarea, scoaterea din gestiune, transferul) unei mărfi care, în momentul efectuării operațiunii, nu există în baza de date ca stoc disponibil.
Simptome
În formularul «Starea stocului», cantitatea de marfă este afișată cu semnul «minus» (de exemplu, -5 buc.).
Programul afișează avertismentul: «Stoc insuficient în depozit» în timpul efectuării vânzării (dacă nu este activată interdicția strictă).
Date incorecte în rapoartele de profit și cost.
Cauze
Încălcarea ordinii documentelor: vânzarea mărfii a fost efectuată mai devreme decât a fost introdusă «Nota de recepție».
Setări de acces: este activată opțiunea «Permite vânzarea în minus» (Setări — Parametri — Evidență).
Sortare greșită: vânzarea unui produs în locul altuia din cauza asemănării sau a unei erori de scanare.
Corectări ale perioadelor anterioare: ștergerea sau anularea notelor de recepție pentru care au avut deja loc vânzări.
Soluție: ce trebuie făcut?
Metoda 1: Inventariere (Recomandat)
Se utilizează pentru a aduce datele din program în concordanță cu stocul real existent.
1
Accesați Document — Fișa de inventariere.
2
Creați fișa, adăugând mărfurile cu stoc negativ (folosiți filtrul «Doar cu cantitate negativă»).
3
Introduceți cantitatea reală (dacă marfa lipsește fizic — «0»).
4
Închideți fișa. Sistemul va crea automat «Intrare din inventariere» pentru a acoperi minusul.
Metoda 2: Restabilirea cronologiei intrării
Se utilizează dacă marfa a fost recepționată efectiv, dar nota de recepție nu a fost introdusă.
1
Creați Nota de recepție.
2
Setați data documentului astfel încât să fie anterioară primei vânzări «în minus».
3
Adăugați marfa și înregistrați nota.
Metoda 3: Corectarea sortării greșite
Se utilizează dacă este depistat surplusul unui articol și lipsa altuia.
1
Creați fișa de inventariere, adăugând ambele produse.
2
Indicați stocurile reale. Programul va echilibra depozitul prin acte de scoatere și de intrare.
Metoda 4: Corectare tehnică (Metoda admin)
1
În formularul Starea stocului selectați produsul.
2
Apăsați CTRL + SHIFT + ALT + E.
3
Introduceți valoarea corectă. Va fi creată o înregistrare de sistem pentru corectare.
Cum se verifică rezultatul
Deschideți Depozit — Starea stocului, aplicați filtrul «Doar cu cantitate negativă». Lista trebuie să fie goală.
Prevenire (cum să evitați)
Setați interdicția: Setări — Parametri — Evidență → «Ce trebuie făcut dacă nu este suficientă marfă la vânzare» → Interzice.
Respectați regula: mai întâi intrarea în program — apoi vânzarea.
Efectuați periodic reconcilierea stocurilor pentru grupele problematice de produse.
Rezumat
Stocurile negative denaturează rezultatul financiar. După orice corectare a stocurilor, efectuați obligatoriu: Analiză — Perioadă — Recalcularea costului.
Reveniți la pasul anterior