Distribuirea încasărilor de mărfuri de către punctele de vânzare cu amănuntul: cum să livrați rapid mărfurile din depozitul central

Imaginați-vă o situație obișnuită în comerț: la depozitul central sau la magazinul principal sosește un lot mare de produse, care trebuie distribuit rapid în întreaga rețea de puncte comerciale. 

Modul de distribuire a recepției de marfă a fost creat special pentru a automatiza acest proces și pentru a elimina necesitatea de a crea manual zeci de transferuri interne separate. Puteți distribui sortimentul direct din factura de intrare. 

De obicei, antreprenorii au următoarele întrebări: 

Mai jos vom analiza în detaliu mecanismul de distribuire a recepției și vom răspunde la toate aceste întrebări practice.

Cum funcționează mecanismul de distribuire a recepției

Procesul începe direct în timpul sau după recepționarea mărfii. În formularul Document - Intrare marfă este disponibil butonul «Distribuie marfa între puncte». La apăsarea acestuia se deschide un formular special, în care este afișată întreaga listă de produse din factura curentă.

Pentru a evita operațiunile inutile, puteți configura tipul documentelor pe care programul le va crea automat după finalizarea distribuirii:

• Creează transferuri interne — varianta standard, în care se formează facturi de transfer intern din depozitul expeditor către depozitele destinatare.

• Creează facturi de intrare — o variantă alternativă, în care, în centrele de evidență către care este transferată marfa, sunt create automat noi facturi de intrare.

Dacă în cursul zilei efectuați mai multe recepții și le distribuiți imediat, este convenabil să activați setarea «Formează câte 1 factură pe zi pentru fiecare punct comercial». În acest caz, sistemul nu va crea numeroase documente mici, ci va cumula întreaga marfă distribuită într-o singură factură de transfer intern pentru fiecare magazin.

Pentru situațiile în care trebuie transferată rapid o singură poziție a unui produs tocmai scanat, astfel încât produsul să fie manipulat o singură dată, există o acțiune separată — «Distribuie 1 produs între puncte», care deschide dialogul de distribuire numai pentru poziția curentă.

Lucrul cu facturile amânate și depozitul "Marfă în tranzit"

Atunci când marfa a părăsit fizic depozitul central, dar se află încă în vehiculul transportatorului, aceasta nu poate fi considerată disponibilă pentru vânzare nici la expeditor, nici la destinatar. Pentru evidențierea corectă a unor astfel de situații, în setările distribuirii există parametri speciali:

• Creează facturile ca amânate — documentul este creat, dar nu influențează soldurile până în momentul validării sale.

• Creează facturi pentru depozitul "Marfă în tranzit" — marfa este transferată într-un depozit virtual de tranzit. Magazinul destinatar va putea vedea ce marfă este în drum către el în modul Depozit - Marfă în tranzit și va putea recepționa factura după primirea fizică a mărfii.

Cum evitați confuzia privind soldurile? 

Cea mai frecventă întrebare a antreprenorilor este cum poate programul determina cantitatea reală de marfă disponibilă pentru distribuire, dacă o parte din sortiment se află în documente amânate. În acest scop a fost creată setarea «Ia în considerare mărfurile din facturile amânate și din depozitele de marfă în tranzit». În formularul Parametrii de evidență ai facturilor amânate puteți selecta în mod flexibil ce documente concrete, precum intrări inactive, transferuri amânate sau tranzit nerecepționat, trebuie scăzute sau adăugate de program la cantitatea totală, astfel încât să vedeți numai soldul care poate fi expediat efectiv în acel moment.

Calcularea necesarului și soluționarea erorilor de calcul

Pentru a nu indica manual cantitatea pentru fiecare magazin, în formularul de distribuire există acțiunea «Efectuează calculul». Programul poate completa automat coloanele de intrare pe baza formulei: (<Cantitatea vândută> + <Soldul minim> - <Cantitatea disponibilă>). Dacă în depozitul central există mai puțină marfă decât necesarul total al tuturor punctelor, sistemul o va distribui proporțional, acordând prioritate magazinului cu necesarul mai mare.

De ce apar uneori erori la calcularea necesarului și a soldurilor? Antreprenorii întâlnesc uneori situații în care, cu opțiunea "Ia în considerare mărfurile din facturile amânate..." activată, coloana soldurilor afișează valori incorecte. Specialiștii Torgsoft au identificat și eliminat mai multe cauze specifice:

1. Influența punctelor de control. Anterior, sistemul putea lua în considerare în mod eronat facturile automate, ascunse, de intrare provenite de la punctele de control ale perioadelor închise, ceea ce majora artificial indicatorii din depozitul expeditor.

2. Facturile de corectare aflate în tranzit. Au existat situații în care facturile de corectare pentru depozitul "Marfă în tranzit" influențau în mod eronat calculul cantității disponibile de marfă.

3. Produsul a fost adăugat pentru prima dată în tranzit. Dacă produsul era transferat în depozitul "Marfă în tranzit", dar nomenclatura sa nu existase niciodată anterior în depozitul principal al destinatarului, programul putea să nu îl ia în considerare la distribuire. Această eroare logică a algoritmului a fost corectată.

Răspunsuri la întrebările frecvente ale antreprenorilor (FAQ)

De ce dispar prețurile de vânzare cu amănuntul atunci când cantitatea produsului este modificată în timpul distribuirii? 

Antreprenorii au observat adesea că, la corectarea manuală a numărului de unități în formularul de intrare, prețul de vânzare cu amănuntul, iar uneori și costul, putea să dispară sau să fie resetat, ceea ce impunea reintroducerea datelor. Acest lucru este legat de recalcularea parametrilor rândului din document. Pentru a evita această situație, asigurați-vă că utilizați versiunea actuală a programului, în care a fost optimizată funcționarea modului de introducere a prețurilor pe mai multe rânduri, și încercați să stabiliți mai întâi indicatorii cantitativi ai distribuirii, iar apoi să aplicați prețurile în masă.

Cum se tipăresc corect etichetele pentru magazine direct din formularul de distribuire? 

Puteți tipări codurile de bare pentru toate magazinele simultan, selectând Tipărește etichete pentru produse -> Tipărirea etichetelor pentru toate centrele de evidență.

 Un aspect important: anterior exista o eroare din cauza căreia, la tipul de distribuire "Creează facturi de intrare", pe etichetă era preluat prețul de achiziție în locul prețului de vânzare cu amănuntul. În prezent, algoritmul a fost corectat, iar programul preia în mod corect prețul de vânzare cu amănuntul pentru centrul de evidență către care este transferată efectiv marfa.

Ce trebuie să faceți dacă fereastra de distribuire se încarcă lent? 

Dacă aveți o bază foarte mare, de exemplu peste 15-40 de mii de denumiri de produse într-un document, formularul poate funcționa lent. Pentru accelerarea lucrului, dezvoltatorii au adăugat posibilitatea de a minimiza formularul de distribuire și au optimizat semnificativ modul în sine: acum adăugarea datelor durează doar câteva secunde. Dacă formularul continuă să se deschidă lent, se recomandă efectuarea acțiunii de service Restaurarea și reorganizarea indexurilor și actualizarea statisticilor în setările programului. De asemenea, încercați să nu adăugați la distribuire toate produsele din depozit, dacă livrați numai un anumit lot.