În comerțul cu amănuntul de tehnică, electronice sau echipamente costisitoare este extrem de important ca fiecare unitate de produs să fie urmărită individual, pentru a asigura îndeplinirea obligațiilor de garanție.
În acest scop se utilizează regimul strict de evidență a produselor cu garanție după numerele de serie. Totuși, pe măsură ce afacerea se extinde și tehnica este transferată frecvent între magazine sau depozite, proprietarii întâmpină dificultăți. De obicei, antreprenorii adresează următoarele întrebări:
"Cum trebuie transferat corect produsul din depozit în magazin, astfel încât numerele de serie să nu se «piardă»?"
"De ce dispar numerele de serie în timpul verificării facturii?"
"Cum poate fi corectată situația în care, la vânzare sau transfer, programul afișează mesajul «Produsul cu acest număr de serie nu este disponibil în depozit»?"
"Ce trebuie făcut dacă gestionarul a scanat un număr greșit?"
Răspunsurile la aceste întrebări constau în utilizarea corectă a instrumentelor pentru transferul intern și verificarea facturilor.
Principiile de bază ale transferului produselor cu garanție
Pentru transferul tehnicii între puncte se utilizează regimul «Document» — «Transfer intern». Dacă pentru tipul de produs este activată setarea «Ține evidența strictă a garanției», programul controlează în totalitate circulația fiecărei unități.
Regula principală: la includerea produsului într-un transfer intern, scanarea sau introducerea numărului de serie este obligatorie. Programul verifică dacă numărul de serie respectiv este disponibil în depozitul expeditorului. Introducerea manuală a cantității produsului este blocată — cantitatea produsului din factură va fi egală exclusiv cu numărul de numere de serie scanate sau introduse.
Dacă utilizați evidența obișnuită, fără control strict al garanției, și adăugați produsul din starea depozitului sau prin scanarea codului de bare ori a articolului, introducerea numerelor de serie nu va fi solicitată, pentru a accelera lucrul atunci când produsul se află la distanță. Totuși, pentru tehnica scumpă este recomandată întotdeauna evidența strictă, care previne apariția erorilor.
Cum se expediază și se recepționează corect produsul (Regimul «Produs în tranzit»)
Pentru transferul în siguranță între magazine aflate la distanță fizică trebuie utilizată opțiunea «Produs în tranzit».
-
Expedierea. În depozitul expeditorului se creează o factură de transfer intern. Gestionarul scanează codurile de bare ale produselor, iar programul afișează o fereastră pentru introducerea numărului de serie al fiecărei unități.
-
Recepționarea. Produsul nu apare imediat în stocurile magazinului destinatar. Destinatarul trebuie să acceseze «Depozit» — «Produs în tranzit», să găsească factura respectivă și să execute acțiunea «Verifică factura» (Verificarea facturii de intrare).
-
Verificarea numerelor. În formularul de verificare este disponibilă acțiunea «Numere de serie», care permite vizualizarea listei de numere. Destinatarul scanează produsele. Dacă valoarea cantității verificate nu corespunde numărului de numere de serie, programul va evidenția produsul respectiv și va afișa un avertisment privind neconcordanța.
-
Finalizarea. Numerele de serie sunt transferate în stocul magazinului destinatar numai după aplicarea rezultatelor verificării și apăsarea butonului «Acceptă factura».
De ce apar erorile și cum reacționează programul
Antreprenorii se confruntă frecvent cu erori umane în timpul acestor operațiuni. Să analizăm cele mai frecvente întrebări și cauzele mesajelor de sistem:
1. De ce dispar numerele de serie în timpul verificării facturii?
Aceasta este cea mai frecventă întrebare din partea magazinelor. Problema apare atunci când persoana care recepționează produsele introduce cantitatea în formularul «Verificarea facturii de intrare» doar prin scanarea codurilor de bare obișnuite sau prin introducerea manuală a cantității, fără verificarea numerelor de serie, după care aplică rezultatele.
Dacă numerele de serie au fost eliminate din document în urma unei astfel de verificări neatente, acestea nu vor putea fi restabilite pur și simplu — programul va afișa eroarea conform căreia numărul nu este disponibil în depozitul expeditorului. Prin urmare, pentru produsele cu evidență strictă, verificarea trebuie efectuată cu controlul obligatoriu al listei numerelor de serie.
Atenție: Torgsoft include raportul «Raport privind neconcordanțele numerelor de serie», în care pot fi vizualizate produsele pentru care cantitatea verificată nu corespunde numărului de numere de serie.
2. De ce apare eroarea «Numărul de serie nu este disponibil în depozit» în timpul transferului sau vânzării?
Această eroare reprezintă un mecanism de protecție al programului și poate apărea din mai multe cauze:
-
Eroare la introducerea datelor. Dacă gestionarul greșește la formarea transferului, de exemplu scanează un alt număr sau îl introduce cu o eroare, programul va avertiza că numărul respectiv nu este disponibil în depozit și va solicita introducerea repetată a numărului de serie. Fereastra va apărea până când este introdus numărul corect sau până când utilizatorul anulează operațiunea, caz în care produsul nu va fi inclus în factură.
-
Produsul este încă în tranzit sau a fost returnat expeditorului. Dacă transferul a fost expediat ca «Produs în tranzit», iar magazinul destinatar a indicat cantitatea «0» în timpul verificării, refuzând produsul, acesta este returnat în depozitul expeditorului. În unele versiuni mai vechi ale programului, numărul de serie putea rămâne «blocat» în depozitul virtual al produselor aflate în tranzit. Acest comportament al algoritmilor a fost corectat de dezvoltatori, de aceea este important să utilizați o versiune actualizată.
-
Conflict între facturile amânate. Pot apărea situații în care este creat un transfer intern amânat, iar produsul nu este scăzut fizic din depozit. Ulterior, același produs cu același număr de serie este expediat printr-o altă factură activă. Atunci când se încearcă schimbarea primei facturi amânate în statutul «Activă», apare un conflict sau o dublare, deoarece numărul nu mai este disponibil fizic în depozitul expeditorului.
-
Încercarea de a vinde produsul dintr-un alt centru de evidență. Dacă este configurată vânzarea din toate punctele comerciale, iar casierul selectează pentru vânzare un număr de serie care se află fizic într-un alt depozit, sistemul va bloca operațiunea dacă numărul nu este disponibil în depozitul curent.
3. Cum poate fi transferată rapid o cantitate mare de tehnică fără introducerea manuală a fiecărui număr?
Pentru accelerarea procesului, programul include setarea «Scanează numărul de serie în mod repetat». Dacă este activată, fereastra de solicitare a numărului de serie nu se va închide după fiecare scanare. Aceasta va apărea de atâtea ori câte unități de produs au fost adăugate în factură, permițând scanarea consecutivă a tuturor numerelor de serie. Pentru transferurile în masă este recomandată și utilizarea unui terminal de colectare a datelor (TCD).
4. Ce trebuie făcut dacă un produs defect aflat în garanție trebuie înlocuit cu unul nou?
Antreprenorii întreabă frecvent cum trebuie documentată înlocuirea tehnicii. Dacă produsul a fost returnat în garanție și nu poate fi reparat, în modulul «Reparații» este disponibilă funcția «Schimb de produse». Introduceți noul număr de serie, disponibil în depozit. Programul va înregistra automat returnarea de la client a produsului cu numărul de serie vechi, returnarea acestuia către furnizor și vânzarea către client a produsului cu noul număr de serie, păstrând circulația corectă a documentelor fără operațiuni inutile prin casă.
Respectarea procedurii de verificare a facturilor și utilizarea controlului strict garantează că niciun număr de serie nu se va pierde în baza de date, iar antreprenorul va putea urmări în orice moment istoricul fiecărei unități de tehnică, de la achiziție până la deservirea în garanție.
Reveniți la pasul anterior