Detalii despre companie în facturile de cheltuieli și documentele de mișcare: setări șablon și câmpuri goale

Comerțul modern necesită o documentare precisă pentru fiecare operațiune, fie că este vorba despre expedierea mărfii către cumpărător, fie despre un transfer intern între magazine. Modul de imprimare a documentelor însoțitoare este necesar pentru a consemna transferul dreptului de proprietate sau al responsabilității asupra mărfii, precum și pentru respectarea cerințelor fiscale și contabile. Din ce fișe sunt preluate datele în avize, cum se configurează completarea automată a datelor părților în formulare și din ce motive anumite rânduri din documentul tipărit rămân necompletate.

Noțiuni de bază

• Aviz de expediție — este un document primar care consemnează faptul eliberării (expedierii) mărfii către client din depozitul sau magazinul corespunzător.

• Document de transfer intern — este un aviz care însoțește mișcarea bunurilor materiale între diferite centre de evidență (magazine sau depozite) din cadrul aceleiași rețele comerciale.

• Șablon de imprimare — este un model configurabil al documentului în editorul integrat FastReport, care determină aspectul formularului tipărit.

• Variabilă de șablon — este o etichetă specială din machetă, în locul căreia programul inserează automat datele reale din baza de date (de exemplu, denumirea întreprinderii, adresa sau codul EDRPOU).

Sursele datelor: de unde preia programul informațiile pentru avize

Una dintre cele mai frecvente întrebări ale comercianților este de unde sunt preluate exact datele expeditorului și destinatarului în șablonul avizului de expediție sau al facturii fiscale.

Pentru avizele de expediție (în modurile "Vânzare" și "Comerț cu emiterea facturii") există o ierarhie clară pentru colectarea datelor expeditorului. Programul verifică mai întâi fișa Întreprinderii indicate în document. De acolo sunt preluate variabile precum "EDRPOU al plătitorului", "Adresa juridică", "Adresa efectivă" și "Proprietarul întreprinderii".

Dacă pentru document nu este selectată Întreprinderea sau câmpurile corespunzătoare nu sunt completate acolo, sistemul trece la nivelul următor și preia aceste date din setările Centrului de evidență din care are loc vânzarea. Datele destinatarului (cumpărătorului) sunt preluate din fișa clientului. În special, codul de identificare sau EDRPOU este preluat din fila "Altele", iar adresa și telefonul — din fila "General".

Pentru documentele de transfer intern, logica este ușor diferită, deoarece părțile sunt propriile magazine. În șabloanele de imprimare ale transferurilor interne au fost adăugate două grupuri-țintă de variabile: Furnizor (expeditor) și Destinatar. Fiecare grup conține o listă completă de variabile: Adresă, Cod fiscal, Telefon, Adresă efectivă, Adresă de e-mail, EDRPOU, Antreprenor. Toate aceste date sunt generate automat din formularul de editare al Centrului de evidență corespunzător.

Configurarea șablonului de imprimare

Pentru a afișa datele necesare în document, trebuie configurat aspectul acestuia:

1. Accesați meniul Setări — Configurarea șabloanelor de imprimare.

2. Selectați documentul necesar (de exemplu, "Aviz de expediție cu amănuntul") și apăsați butonul "Setări".

3. În partea dreaptă a ferestrei FastReport, în fila "Câmpuri BD", găsiți variabilele necesare.

4. Trageți-le cu butonul stâng al mouse-ului în zonele corespunzătoare ale machetei (de obicei, partea de sus a documentului pentru datele părților).

5. Salvați șablonul.

Cauzele câmpurilor goale în documente

Situațiile în care, după imprimare, în locul datelor apar rânduri goale pot apărea din mai multe cauze de sistem sau legate de utilizator:

• Directoarele de bază nu sunt completate. Aceasta este cea mai frecventă situație. De exemplu, dacă variabila din șablon este configurată pentru afișarea adresei juridice a întreprinderii, dar acest câmp a rămas necompletat în setările Întreprinderii sau ale Centrului de evidență, programul pur și simplu nu are ce să imprime.

• Particularitățile modulelor de creare a documentelor. Antreprenorii se confruntă cu situația în care avizele de expediție generate automat prin modulul "Reparații" sunt create cu câmpul Întreprindere gol. Chiar dacă întreprinderea este selectată în factură, actualizarea statutului reparației poate goli acest câmp, astfel încât documentul rămâne fără legătură, iar datele nu se imprimă (este necesară atribuirea manuală a întreprinderii în avizul generat).

• Pierderea legăturii dintre factură și aviz la schimbarea întreprinderii. Dacă în modul "Comerț cu emiterea facturii" se creează o factură și un aviz, iar apoi se modifică Întreprinderea în factură, această modificare nu se transferă automat în avizul de expediție. Ca urmare, avizul rămâne legat de întreprinderea anterioară (sau de niciuna), iar datele vor fi incorecte sau vor lipsi.

• Neconcordanțe lingvistice și denumiri de sistem ale variabilelor. La schimbarea limbii interfeței sau la utilizarea șabloanelor vechi, variabilele pot să nu fie recunoscute. Un exemplu clasic: utilizarea variabilei în limba rusă [счет] în locul celei ucrainene [рахунок] în șabloane provoacă o eroare de identificator, din cauza căreia blocul de date nu este generat. De asemenea, uneori, din cauza particularităților de traducere, variabilele pot apărea vizual dublate în lista editorului, însă acest lucru nu influențează funcționarea lor dacă este selectat elementul corect.

• Lipsa datelor în entitățile asociate. De exemplu, variabilele contului bancar al plătitorului pot rămâne goale dacă, la crearea contrapărții, contul a fost adăugat cu erori sau nu a fost asociat băncii corecte.