De ce produsul nu intră în „Formularea comenzii către furnizor”: interdicții, blocări, rezerve și filtre

De ce produsul nu apare în «Formarea comenzii către furnizor»: algoritmul de identificare și eliminare a cauzelor

În procesul de gestionare a sortimentului în comerțul cu amănuntul și cu ridicata, reaprovizionarea la timp a stocurilor este un proces esențial pentru afacere. Modul «Formarea comenzii către furnizor» din sistemul de evidență este destinat calculării automate a necesarului de marfă pe baza stocurilor curente, a limitelor stabilite și a istoricului vânzărilor. Antreprenorii se adresează frecvent specialiștilor de suport tehnic și departamentului de vânzări cu întrebări precum: «De ce un anumit produs nu apare în lista pentru comandă, deși nu mai este în stoc?», «De ce, atunci când selectez un anumit furnizor, programul afișează o listă goală sau nu toate produsele?», «Cum stabilește programul de la ce furnizor trebuie comandat produsul?» și «De ce un produs pe care l-am comandat recent a dispărut din selecție?».

Acest material este conceput ca un ghid detaliat, pas cu pas, pentru identificarea și eliminarea cauzelor din care un produs nu apare în selecția pentru comandă.

Noțiunile de bază ale modului

Pentru funcționarea corectă a comenzilor automate este important să înțelegeți termenii de bază:

• Formarea comenzii către furnizor — este un instrument care analizează cantitatea de marfă din centrele de evidență și calculează automat cantitatea care trebuie comandată, pe baza stocurilor minime și a istoricului mișcării mărfurilor.

• Stoc minim — limita cantității de marfă la atingerea căreia sau la scăderea sub această valoare produsul intră în categoria mărfurilor care se epuizează.

• Metoda de determinare a parametrilor livrării — setarea (de exemplu, «Ultima livrare» sau «Livrarea cu prețul minim») prin care programul stabilește furnizorul căruia îi va atribui produsul în timpul formării selecției.

Mai jos este prezentat un algoritm pas cu pas pentru verificarea cauzelor din care produsul lipsește din selecție.

1. Verificarea interdicțiilor privind comandarea produsului

Programul permite restricționarea achiziției anumitor produse. Dacă un produs nu apare în selecție, trebuie verificată mai întâi existența interdicțiilor.

Interdicție generală privind comandarea produsului. În fișa produsului există o setare specială (comutator) «Interzicerea comenzii la furnizor» (sau «Interzis pentru comandă la furnizor»). Dacă această opțiune este activată, produsul nu va fi afișat deloc în formularul «Formarea comenzii către furnizor», indiferent de cantitatea disponibilă în stoc sau de filtrele selectate. Această setare este utilizată pentru produsele care sunt retrase din sortiment.

Interdicție privind comandarea de la un anumit furnizor. Un produs poate fi permis pentru comandă în general, dar interzis pentru un anumit partener, de exemplu dacă prețul sau calitatea oferită de acesta nu este potrivită. La formarea unei comenzi pentru acest furnizor, astfel de produse vor fi excluse din calcul și nu vor fi afișate.

 Cum verificați? Accesați meniul «Depozit» — «Produs interzis pentru comandă la furnizor». În această fereastră puteți vedea lista tuturor interdicțiilor, puteți afla cine și când le-a stabilit și, dacă este necesar, puteți șterge înregistrarea pentru ca produsul să devină din nou disponibil pentru comandă de la acest partener.

2. Perioada de blocare a unei comenzi create anterior

O situație frecventă: antreprenorul comandă un produs, salvează comanda, iar a doua zi are nevoie din nou de acest produs, însă acesta nu mai apare în selecție. Cauza poate fi perioada de blocare a produsului. La salvarea comenzii formate, în formularul «Comandă către furnizor» se completează câmpul «Perioada de blocare a produsului» — data până la care produsul nu va fi disponibil în următoarele formări de comenzi. Acest mecanism previne comandarea dublă a aceleiași poziții de la furnizori diferiți înainte de recepționarea efectivă a mărfii în depozit.

 Cum se rezolvă? Trebuie să găsiți «Comanda către furnizor» deschisă în care este inclus acest produs și să verificați sau să anulați perioada de blocare.

3. Filtrele formularului și metoda de determinare a parametrilor livrării

Antreprenorii întreabă frecvent: «Selectez furnizorul A, de la care cumpărăm de obicei acest produs, dar produsul nu apare în selecție, deși stocul este zero».

Cauza constă în interacțiunea dintre filtrul «Furnizor» și setarea «Metoda de determinare a parametrilor livrării». Filtrul «Furnizor» din acest formular nu caută toți furnizorii de la care ați cumpărat vreodată produsul. Acesta filtrează setul de date deja format conform unui anumit criteriu.

• Dacă este selectată metoda «Ultima livrare», programul analizează toate produsele și le atribuie furnizorului de la care a fost înregistrată cea mai recentă factură de intrare. Dacă în filtru ați selectat furnizorul «A», dar ultima livrare a acestui produs a fost efectuată de furnizorul «B» (sau produsul a fost transferat), produsul nu va apărea în selecția pentru furnizorul «A».

• Dacă este selectată «Livrarea cu prețul minim», programul va analiza facturile de intrare pentru perioada specificată și va atribui produsul furnizorului care a avut cel mai mic preț.

Influența furnizorilor de sistem. În lista furnizorilor, la formarea comenzii, pot apărea parteneri precum «STOCURI INIȚIALE» sau «INTRAREA MĂRFURILOR DIN PRODUCȚIE». Dacă ultimul lot al produsului a fost înregistrat prin introducerea stocurilor inițiale sau a fost obținut din producție, programul consideră această sursă drept «ultimul furnizor». Pentru ca produsul să apară la selectarea furnizorului real, trebuie să modificați metoda de determinare a livrării, de exemplu să alegeți căutarea după prețul minim, sau să utilizați funcția de distribuire automată a produselor din stocurile inițiale către furnizorii reali.

4. Setările centrelor de evidență și calculul necesarului

Produsul poate să nu apară în comandă din cauza configurării incorecte a centrelor de evidență utilizate pentru analiză.

În formular există setarea «Metoda de calcul "Trebuie comandat"», care are două variante:

1. Pentru întreaga rețea comercială. Programul calculează stocul total din toate depozitele selectate și îl compară cu stocul minim total. Dacă în total există o cantitate suficientă de marfă, produsul nu va fi inclus în lista pentru comandă.

2. Pentru fiecare centru de evidență. Programul calculează necesarul separat pentru fiecare punct (disponibil după activarea opțiunii suplimentare «Stocuri minime și maxime pe depozite»). Dacă într-un depozit produsul este insuficient, iar în altul există surplus, programul va propune totuși comandarea produsului pentru primul depozit.

Un aspect important privind centrele de evidență: pentru ca programul să calculeze necesarul, utilizatorul trebuie să specifice depozitele prin acțiunea «Selectarea centrelor de evidență pentru comandă». Pentru metoda de calcul «Pentru fiecare centru de evidență» se aplică o regulă strictă: dacă produsul nu a avut niciodată mișcare (intrări, vânzări sau transferuri) în centrul de evidență selectat, acest centru este ignorat în calcul, iar necesarul de comandă pentru el nu este determinat.

5. Rezervările și influența lor asupra stocului efectiv

Antreprenorii întreabă: «Programul ia în considerare produsele care au fost deja rezervate pentru clienți?»

Dacă întreprinderea utilizează rezervarea, de exemplu prin «Comanda clientului pentru produs» sau facturi, produsul rezervat este transferat în depozite de păstrare temporară (depozite de nivelul al treilea). Deoarece un astfel de produs este scăzut fizic din stocul principal al centrului de evidență, cantitatea acestuia în depozitul principal se reduce. Dacă, din cauza rezervării, stocul efectiv din centrul de evidență scade sub nivelul minim stabilit, produsul apare automat în selecția filtrului «Produse pe cale de epuizare» sau «Produse care trebuie comandate» din Formarea comenzii către furnizor. Astfel, sistemul identifică corect deficitul și propune comandarea suplimentară a pozițiilor care au fost deja rezervate de clienți.

6. Valorile filtrelor suplimentare pentru produse

Verificați obligatoriu starea filtrului derulant pentru produse din partea de sus a ferestrei:

• Dacă este selectată opțiunea «Produse în stoc», pozițiile cu stoc zero nu vor fi afișate deloc.

• Dacă este selectată opțiunea «Produse cu cantitatea 0 care au avut mișcare», în selecție vor apărea numai produsele cu stoc zero pentru care au fost înregistrate anterior documente, precum intrări sau vânzări, în perioada specificată. Produsele care tocmai au fost create în nomenclator, dar nu au fost niciodată recepționate, nu vor fi incluse.

• Dacă este selectată opțiunea «Produse pe cale de epuizare» sau «Produse care trebuie comandate», dar pentru produs nu este specificată o valoare în câmpul «Stoc minim» (sau aceasta este zero, iar stocul curent este tot zero ori pozitiv), programul nu va putea calcula necesarul și nu va afișa produsul.