Ak chcete analyzovať fungovanie predajne, zhromaždite predaj, náklady na predaný tovar, prevádzkové výdavky a zásoby do jednej pracovnej tabuľky. Každý deň kontrolujte zadané údaje. Každý mesiac porovnajte výsledky a určte, ktoré ceny, výdavky alebo produkty treba preskúmať podrobnejšie.
Majiteľ vyberá obdobia a prijíma rozhodnutia. Zodpovedný pracovník pripraví východiskové sumy a doklady. Výsledok analýzy zaznamenajte: čo treba skontrolovať, kto to vykoná, aký krok bol zvolený a kedy vyhodnotíte jeho výsledok.
Pripravte údaje na rovnakom základe
Vyberte dve obdobia s rovnakou dĺžkou. Zachovajte rovnaký rozsah predajní, predajných kanálov a skupín tovaru. Skontrolujte počet a skladbu pracovných dní. Pri hodnotení priemerného predaja zohľadnite sezónne výkyvy.
Požiadajte pracovníka zodpovedného za evidenciu, aby pripravil:
- tržby z predaja s vysvetlením, ktoré odpočty už boli zohľadnené;
- počet dokončených a zaplatených účteniek za vybrané obdobie;
- náklady na skutočne predaný tovar;
- sumy zliav a vráteného tovaru, ako aj náklady súvisiace s vrátením;
- prevádzkové výdavky v samostatnom zozname;
- zásoby k určenému dátumu: množstvo tovaru a jeho ocenenie podľa uvedenej bázy.
Zapíšte pravidlá zahrnutia účteniek a zaradenia vráteného tovaru do obdobia. Uplatňujte ich rovnako pri oboch súboroch údajov. Ak sú zľavy už zahrnuté v tržbách, neodpočítavajte ich znova. Vrátený tovar kontrolujte spolu s príslušnými nákladmi.
Požiadajte pracovníka zodpovedného za evidenciu, aby uviedol, či sú v zdrojových sumách tržieb a nákladov zahrnuté dane. Pri oboch obdobiach použite rovnaký prístup a vysvetlenie uložte vedľa tabuľky.
Vypočítajte ukazovatele a oddeľte výdavky
Čistý predaj predstavuje tržby po zohľadnení zliav, vráteného tovaru od zákazníkov a ďalších odpočtov. Túto sumu použite na výpočet hrubého zisku a marže.
| Ukazovateľ | Výpočet alebo vstupné údaje | Čo skontrolovať |
|---|---|---|
| Počet účteniek | Účtenky podľa stanovených pravidiel zahrnutia | Obdobie a rozsah zodpovedajú tržbám |
| Priemerný nákup | Tržby z vybranej skupiny nákupov ÷ počet príslušných účteniek | Čitateľ aj menovateľ sa týkajú tých istých nákupov |
| Náklady na predaný tovar | Náklady na tovar, ktorého predaj je zahrnutý do výpočtu | Zloženie predaja a vráteného tovaru je zosúladené |
| Hrubý zisk | Čistý predaj − náklady na predaný tovar | Zľavy a vrátený tovar nie sú započítané dvakrát |
| Hrubá marža | Hrubý zisk ÷ čistý predaj × 100% | Ak je čistý predaj nulový, percento podľa tohto vzorca nepočítajte |
| Prevádzkové výdavky | Samostatný zoznam výdavkov za obdobie | Zoznam má v oboch obdobiach rovnaké zloženie |
| Zásoby tovaru | Množstvo a hodnota k dátumu stavu | Dátum, rozsah a báza ocenenia sú uvedené |
Náklady na predaný tovar sa líšia od prevádzkových výdavkov. Nájomné, energie a marketing posudzujte samostatne. Do pracovnej tabuľky zapíšte úplný zoznam zahrnutých výdavkov, aby ste budúci mesiac porovnávali rovnaké položky.
Ilustračný príklad: priemerný nákup vzrástol, hrubý zisk klesol
Predpokladajme, že predajňa porovnáva dve obdobia rovnakej dĺžky a rozsahu. V každom bolo 100 dokončených a zaplatených nákupov, pričom každý bol zaznamenaný na jednej účtenke. Neboli žiadne vrátenia ani storná. Zľavy už boli zahrnuté v tržbách. Do tohto ilustračného výpočtu nepridávame ďalšie dane; sumy sú uvedené na rovnakom základe.
| Ukazovateľ | Prvé obdobie | Druhé obdobie |
|---|---|---|
| Čistý predaj | 30 000 UAH | 32 000 UAH |
| Počet účteniek | 100 | 100 |
| Priemerný nákup | 300 UAH | 320 UAH |
| Náklady na predaný tovar | 18 000 UAH | 20 800 UAH |
| Hrubý zisk | 12 000 UAH | 11 200 UAH |
| Hrubá marža | 40% | 35% |
| Vybrané prevádzkové výdavky | 6 000 UAH | 6 000 UAH |
| Zostatok po týchto výdavkoch | 6 000 UAH | 5 200 UAH |
V druhom období je priemerný nákup vyšší o 20 UAH, zatiaľ čo hrubý zisk je nižší o 800 UAH. Zostatok po vybraných výdavkoch je uvedený pred odpočítaním ďalších nezohľadnených výdavkov. Nenazývajte ho čistým účtovným ziskom.
Pri takomto výsledku skontrolujte skutočné predajné ceny, náklady na tovar, zľavy a zloženie predaného tovaru. Nájdite položky, pri ktorých sa tieto údaje zmenili. Príčinu zmeny určte podľa podrobností predaja a dokladov, nie iba podľa rozdielu v súčtoch.
Pred rozhodnutím o nákupe skontrolujte zásoby
Určte dátum stavu a zostavte zoznam položiek na kontrolu. Spočítajte skutočné zásoby a porovnajte ich s účtovnými záznamami. Pri každom rozdiele zapíšte tovar, skutočné a evidované množstvo a pracovníka zodpovedného za kontrolu dokladov.
V tabuľke hodnoty zásob uveďte bázu ocenenia. Pri ďalšom porovnaní zachovajte rovnaký prístup. O nákupe rozhodujte až po kontrole množstiev a predaja vybraných položiek.
Analýza účteniek a nákladov na zásoby v Torgsoft
Na prehľad nákupov použite režim «Аналіз кількості чеків за сумами» (Analýza počtu účteniek podľa súm). Tabuľka zobrazuje sumu na účtenke, počet príslušných účteniek za vybrané obdobie a priemernú sumu na účtenke v určenom intervale súm. Tieto údaje použite na kontrolu nákupov vo vlastnej tabuľke. Hrubý zisk vypočítajte z osobitne pripraveného čistého predaja a nákladov.
Na ocenenie konečných zásob použite «Обігову відомість за собівартістю» (Prehľad obratu podľa nákladovej ceny): report zobrazuje náklady na zásoby na konci obdobia. V kombinovanom režime program najprv preberie náklady z dokladu, a ak chýbajú, zo stavu skladu k dátumu dokladu. Vedľa výsledku zapíšte použitý zdroj nákladov, aby ste porovnanie zopakovali za rovnakých podmienok.
Pred vytvorením mesačných reportov vypočítajte náklady podľa odporúčania v pomoci Torgsoft «Період» (Obdobie). Pri reportoch za uzavreté obdobie nie je opätovný výpočet potrebný. V sieti predajní možno náklady vypočítať iba na centrálnom počítači, ktorý zhromažďuje všetky príjmové skladové doklady. Preneste výsledky do pracovnej tabuľky a porovnajte ich s prevádzkovými výdavkami a fyzickou kontrolou zásob.
Zapíšte krok a podmienky opätovnej kontroly
- Každý deň poverte zodpovedného pracovníka kontrolou úplnosti predaja, vráteného tovaru a zliav.
- Každý mesiac porovnajte ukazovatele podľa dohodnutých pravidiel.
- Pri odchýlke zapíšte ďalšiu kontrolu a osobu, ktorá ju vykoná.
- Po kontrole vyberte obmedzený krok, napríklad preskúmanie zľavy pre jednu skupinu tovaru.
- Určte dátum opätovného merania a hranicu na prehodnotenie rozhodnutia. Pri cenovom teste stanovte limit na predčasné ukončenie v prípade prudkého poklesu tržieb.
V pracovnej tabuľke ponechajte stĺpce: dátum, ukazovateľ, vstupné údaje, vzorec, skutočnosť, ďalšia kontrola a zodpovedný pracovník. Pri opakovanej analýze porovnajte výsledok so zaznamenanou hranicou a rozhodnite, či pokračovať vo zvolenom kroku.
Vráťte sa na predchádzajúci krok