Charitatívna pomoc od podnikateľov: doklady, účtovanie a dane na Ukrajine

Pred poskytnutím charitatívnej pomoci určte, kto je darcom, komu a na aký účel pomáha, čo presne poskytuje a aký daňový režim uplatňuje. Potom zdokumentujte právny základ prevodu, potvrďte uskutočnenú platbu alebo prevzatie majetku či služieb a vypočítajte daňové dôsledky. Samotné slovo „charita“ v účele platby alebo v protokole nezbavuje operáciu všetkých daní.

Uvedené pravidlá sa týkajú podnikateľov pôsobiacich podľa právnych predpisov Ukrajiny. Na pomoc poskytnutú vlastnými prostriedkami spoločnosti alebo fyzickej osoby – podnikateľa (FOP), na zbieranie darov od zákazníkov a na dovoz humanitárnej zásielky sú potrebné odlišné doklady. Praktické je vytvoriť samostatný spis pre každý prevod: od preverenia príjemcu až po bankový výpis, podpísaný protokol a príslušné daňové výkazníctvo.

Určte účastníkov, účel a formu pomoci

Podľa článkov 1, 3–5 zákona Ukrajiny č. 5073-VI „O charitatívnej činnosti a charitatívnych organizáciách“ môže byť darcom fyzická osoba spôsobilá na právne úkony alebo právnická osoba súkromného práva. Bežná súkromná spoločnosť teda môže pomáhať aj bez založenia vlastného fondu. Pomoc musí byť dobrovoľná, v súlade so zákonnými charitatívnymi cieľmi a nesmie darcovi prinášať zisk, odmenu ani náhradu od príjemcu. Pododsek 170.7.7 Daňového kódexu Ukrajiny (DKU) zakazuje poskytovať pomoc orgánom štátnej moci, orgánom miestnej samosprávy, nimi zriadeným neziskovým organizáciám alebo tretím osobám na ich pokyn, ak je takáto pomoc podmienkou získania povolenia, licencie, súhlasu, verejnej služby či iného rozhodnutia v prospech darcu alebo urýchlenia príslušného konania.

Príjemcom pomoci môže byť fyzická osoba, nezisková organizácia alebo územná komunita. Zákon charitatívnym organizáciám navyše umožňuje poskytovať pomoc iným právnickým osobám na dosiahnutie zákonom vymedzených cieľov. Bežná obchodná spoločnosť by preto mala pred prevodom majetku inému komerčnému podniku osobitne preveriť právnu konštrukciu operácie.

1. Uveďte úplný názov darcu. Ak pomáha spoločnosť, doklady a platba musia potvrdzovať jej operáciu. Osobný prevod vlastníka si vyžaduje samostatné zdokumentovanie.
2. Určte priameho príjemcu a konečných prijímateľov, ak pomoc rozdelí fond alebo iná organizácia.
3. Vymedzte konkrétny účel v rámci článku 3 zákona č. 5073-VI, napríklad zabezpečenie potravín pre ľudí v zložitých životných situáciách alebo podporu obranyschopnosti.
4. Určte predmet: peniaze, tovar, práce, služby alebo právo užívať majetok. Pri každom predmete stanovte spôsob potvrdenia prevodu.
5. Ešte pred prevodom oznámte účtovníkovi status príjemcu, sumu alebo hodnotu pomoci, daňový režim darcu a to, či je registrovaný ako platiteľ dane z pridanej hodnoty (DPH).

Bežný charitatívny dar sa dokumentuje podľa zákona č. 5073-VI a občianskeho práva. Humanitárna pomoc má osobitný režim podľa zákona č. 1192-XIV, ktorý upravuje status účastníkov, uznanie pomoci, evidenciu a kontrolu jej použitia. Ak obchod poskytne vlastné zásoby ukrajinskému fondu, označenie „humanitárna pomoc“ na dodacom liste samo osebe tento režim nezakladá.

Overte príjemcu ku dňu prevodu

Pri právnickej osobe overte úplný názov, registračný kód, bankové údaje a oprávnenie podpisujúcej osoby. Ak daňový režim závisí od neziskového statusu, uchovajte potvrdenie o zápise príjemcu do Registra neziskových inštitúcií a organizácií k dátumu prevodu peňazí alebo odovzdania tovarov, prác či služieb. Túto časovú podmienku výslovne stanovujú pododseky 140.5.9, 166.3.2 a bod 72 pododdielu 4 oddielu XX Daňového kódexu Ukrajiny.

Praktické odporúčanie. Potvrdenie z registra uchovávajte spolu s dokladmi ku konkrétnej operácii. Osobitne zaznamenajte, či je príjemca priamo charitatívnou organizáciou: občianske združenie s neziskovým statusom nemusí byť charitatívnou organizáciou, čo môže ovplyvniť uplatnenie daňového limitu.

Ak tovar preberá zástupca, overte doklad, ktorý ho oprávňuje prevziať majetok v mene príjemcu. Bod 2.4 nariadenia Ministerstva financií Ukrajiny č. 88 umožňuje preukázať oprávnenie napríklad zmluvou, plnomocenstvom alebo rozhodnutím orgánu právnickej osoby. Vodič dopravcu nemusí byť vždy oprávnený podpísať konečný protokol o prevzatí pomoci príjemcom.

Zdokumentujte účel a dohodu bez zbytočných univerzálnych požiadaviek

Článok 6 zákona č. 5073-VI definuje charitatívny dar ako bezodplatný prevod peňazí, majetku alebo majetkových práv na vopred dohodnuté charitatívne účely. Podľa článku 729 Občianskeho zákonníka Ukrajiny sa zmluva o charitatívnom dare považuje za uzavretú okamihom jeho prijatia. Podpísaná dohoda o budúcom prevode preto ešte nepotvrdzuje, že príjemca už pomoc dostal.

Praktické odporúčanie. Pri pravidelnej pomoci alebo prevode veľkej zásielky uzavrite samostatnú písomnú zmluvu. Uveďte zmluvné strany, predmet a množstvo, účel, úplnú bezodplatnosť, termíny a miesto prevodu, oprávnených zástupcov, postup prevzatia, vykazovanie a vrátenie nepoužitých peňazí. Ak fond rozdeľuje tovar, dohodnite formu správy a zoznam podporných dokladov. Zákon umožňuje darcovi kontrolovať účelové použitie daru; zmenu účelu je potrebné zdokumentovať s ohľadom na článok 6 zákona č. 5073-VI a článok 730 Občianskeho zákonníka.

Žiadosť príjemcu pomáha doložiť potrebu pomoci. Vedúci podniku svojím rozhodnutím schvaľuje rozsah pomoci a určuje zodpovedných pracovníkov. Osobitná žiadosť a príkaz na každé bežné darovanie však nie sú stanovené ako univerzálna požiadavka pre všetky prípady. Povinnosť rozhodnutia konkrétneho riadiaceho orgánu treba overiť podľa jeho právomocí, zakladateľských dokumentov a pravidiel fungovania podniku. Pri humanitárnej pomoci článok 3 zákona č. 1192-XIV výslovne vyžaduje písomnú ponuku darcu a písomný súhlas príjemcu.

Kedy je potrebná písomná forma alebo notár

Článok 719 Občianskeho zákonníka stanovuje rôzne pravidlá podľa predmetu darovania. Darovanie nehnuteľnosti si vyžaduje písomnú zmluvu a notárske osvedčenie; darovanie majetkového práva a zmluva s povinnosťou odovzdať dar v budúcnosti vyžadujú písomnú formu. Pri hnuteľných veciach osobitnej hodnoty sa tiež vyžaduje písomná forma. Ak však darca vec odovzdá na základe ústnej dohody, prevod sa považuje za zákonný, pokiaľ súd nezistí, že obdarovaný vec získal protiprávne.

Piata časť článku 719 sa týka darovania menových hodnôt podľa ukrajinského práva, ktoré zahŕňajú aj ukrajinskú menu, medzi fyzickými osobami nad 50 nezdaniteľných miním príjmu občanov. Jedno také minimum je na účely tohto ustanovenia 17 ukrajinských hrivien (UAH), takže hranica je 850 UAH. Prvá časť článku 6 zákona č. 5073-VI však výslovne oslobodzuje zmluvu o charitatívnom dare menových hodnôt od povinného notárskeho osvedčenia. Preto nie je správne uplatňovať požiadavku notára na každý peňažný charitatívny dar nad 850 UAH.

Podľa článku 208 Občianskeho zákonníka Ukrajiny sa právny úkon medzi právnickými osobami vyhotovuje písomne. Písomná forma sa vyžaduje aj pri úkone medzi spoločnosťou a fyzickou osobou. Výnimka podľa prvej časti článku 206 umožňuje ústnu formu, ak obe strany úkon úplne splnia v okamihu jeho vykonania. Táto výnimka však neplatí pre úkony vyžadujúce notárske osvedčenie alebo štátnu registráciu ani pre úkony, pri ktorých nedodržanie písomnej formy spôsobuje neplatnosť.

Osobitné pravidlá pre formu zmluvy závisia aj od predmetu daru. Podľa článku 207 možno písomnú dohodu zachytiť v jednom alebo vo viacerých dokumentoch vrátane elektronických dokumentov s riadnymi podpismi strán. Samostatná zmluva v dvoch papierových vyhotoveniach preto nie je všeobecnou požiadavkou, povinnú písomnú formu však treba zabezpečiť bez ohľadu na výšku pomoci. Skutočný prevod potvrďte platobnými alebo inými prvotnými dokladmi. Podľa článku 720 Občianskeho zákonníka môžu podnikateľské spoločnosti medzi sebou uzavrieť darovaciu zmluvu, ak zakladateľský dokument darcu výslovne umožňuje darovanie.

Táto podmienka sa však nevzťahuje na právo právnickej osoby uzavrieť zmluvu o charitatívnom dare.

Potvrďte skutočný prevod peňazí, tovarov a služieb

Podľa článku 9 zákona č. 996-XIV o účtovníctve sú podkladom na zaúčtovanie operácie prvotné doklady. Musia obsahovať názov dokladu, dátum vyhotovenia, názov podniku, v mene ktorého bol vyhotovený, obsah a rozsah operácie, mernú jednotku, podpisy alebo iné údaje umožňujúce identifikovať účastníkov operácie. Funkcie a priezviská zodpovedných osôb sú tiež povinné, okrem prvotných dokladov, ktorých požiadavky stanovuje Národná banka Ukrajiny.

Praktické odporúčanie k platbe. Použite výstižný účel platby, napríklad: „Charitatívny dar na nákup potravinových balíčkov pre prijímateľov podľa zmluvy č. …“. Vytvorený, ale nevykonaný platobný príkaz nepotvrdzuje prevod peňazí.

Praktické odporúčanie k tovaru. V protokole uveďte konkrétne názvy, v prípade potreby katalógové čísla, množstvo, merné jednotky, jednotkovú a celkovú hodnotu. Pri zariadení doplňte sériové čísla a stav. Vysvetlite, akú hodnotu uvádzate: účtovnú hodnotu darcu alebo inú dohodnutú hodnotu. Interné vyradenie zásob a prevzatie príjemcom potvrdzujú rôzne fázy operácie, preto uchovajte oba doklady.

Pri službách uveďte overiteľný výsledok: vykonanú opravu so zoznamom prác, prepravu určenej zásielky na konkrétnej trase alebo poskytnutý počet hodín konkrétnej služby. Náklady spoločnosti potvrďte dokladmi o materiáloch, mzdách, službách dodávateľov a príslušnou kalkuláciou. Reklamná cena obdobnej služby nenahrádza skutočné náklady darcu.

Doklady možno vyhotoviť v papierovej alebo elektronickej podobe pri dodržaní požiadaviek na elektronický obeh dokumentov. Podľa bodu 1.4 nariadenia Ministerstva financií Ukrajiny č. 88 sa prvotné doklady a účtovné registre vyhotovujú v ukrajinčine. Ak je doklad od zahraničného darcu alebo dodávateľa v inom jazyku a podnik ho používa na účtovný zápis, zabezpečte riadny autentický preklad do ukrajinčiny. Sken môžete použiť na operatívnu výmenu, originál alebo riadne podpísaný elektronický doklad však uchovávajte. Zjednodušenie podľa článku 9 zákona č. 996-XIV, ktoré umožňuje vynechať niektoré údaje objednávateľa v dokladoch o službách, sa nevzťahuje na zmluvy o dare na vopred určený účel ani na zmluvy o charitatívnej alebo humanitárnej pomoci.

Fotografie odovzdania, ďakovný list alebo správu o spoločenskej akcii môžete pripojiť k spisu. Na účtovníctvo sú potrebné doklady o konkrétnej skutočnej operácii: kto, kedy, komu a čo odovzdal.

Oddeľte vlastnú pomoc od zbierky darov od zákazníkov

Keď spoločnosť prevádza vlastné peniaze, je darcom. Ak obchod zbiera dary od neurčitého okruhu zákazníkov, uplatňuje sa článok 7 zákona č. 5073-VI o verejnej zbierke. Pred umiestnením pokladničky určte, v mene koho a v prospech koho sa bude zbierka konať.

• Na zbierku v mene charitatívnej organizácie je potrebné notársky osvedčené plnomocenstvo jej vedúceho.
• Na zbierku vo vlastnom mene v prospech charitatívnej organizácie je potrebná zmluva o charitatívnej činnosti s touto organizáciou.
• Ak sa zbierka koná v mene alebo v prospech iného beneficienta, teda osoby, ktorej je pomoc určená, uzavrite zmluvu s touto osobou alebo jej zákonným zástupcom.

Plnomocenstvo alebo zmluva musia určovať ciele, miesto a trvanie zbierky a spôsob použitia darov. Pri zbierke v mene charitatívnej organizácie alebo vo vlastnom mene v jej prospech treba povinne určiť spôsob všeobecného prístupu k finančným správam tejto organizácie. Zmluvné modely musia upraviť aj zodpovednosť strán. Pri zbierke v mene alebo v prospech iných beneficientov musí zmluva určiť spôsob účelového použitia, evidencie a vykazovania, ako aj zodpovednosť osoby, ktorá zbierku vykonáva, voči beneficientovi a darcom za porušenie zmluvy alebo pravidiel použitia darov. Zbieranie tovarov podliehajúcich spotrebnej dani je zakázané; pri verejnej zbierke na zabezpečenie vojenských útvarov zákon navyše odkazuje na postup Kabinetu ministrov Ukrajiny.

Praktické odporúčanie k pokladničke. V zmluve určte jej vlastníka, osoby zodpovedné za umiestnenie a otvorenie, spôsob spočítania a odovzdania peňazí. Každé vybratie zdokumentujte protokolom s číslom pokladničky, dátumom, sumou a podpismi zodpovedných osôb. K protokolu pripojte doklad o prevzatí peňazí organizáciou alebo bankový doklad o ich prevode. Ak peniaze patria charitatívnej organizácii alebo inému beneficientovi, neuchovávajte ich v pokladni obchodu: bod 38 nariadenia Národnej banky Ukrajiny č. 148 zakazuje podniku uchovávať tam cudziu hotovosť, aj keď je oddelená od jeho vlastných peňazí. V zmluve určte, kto prevezme vyzbierané peniaze, zaeviduje ich a odovzdá príjemcovi. Vlastný dar obchodu evidujte oddelene.

Podľa bodov 11, 25, 26 a 39 nariadenia Národnej banky Ukrajiny č. 148 podnik zaeviduje hotovosť v deň prijatia v plnej výške, vyhotoví pokladničné doklady a vedie pokladničnú knihu. Lehoty na odvod peňazí a limit pokladne závisia od stanoveného postupu. Pre FOP sa pokladničná kniha, limit pokladne ani lehoty na odvod hotovosti neurčujú. Limity hotovostných platieb 10 000 a 50 000 UAH sa nevzťahujú na dobrovoľné dary a charitatívnu pomoc — ide o výnimku podľa bodu 8 tohto nariadenia.

Peniaze vyzbierané v prospech iných osôb nemožno automaticky považovať za vlastný dar alebo podnikateľský príjem FOP len preto, že cez neho prešli. Označenie „zbierka“ však nezaručuje daňové oslobodenie. Doklady musia potvrdzovať právny základ zbierky, oprávnenie osoby, ktorá ju vykonáva, a odovzdanie celej vyzbieranej sumy. Pre fyzické osoby zapísané v Registri dobrovoľníkov stanovuje pododsek 165.1.54 DKU osobitné podmienky oslobodenia peňazí skutočne použitých na určené účely a súvisiacich preukázaných výdavkov.

Ako spoločnosť zohľadní pomoc pri dani zo zisku

Účtovník najprv zaúčtuje skutočnú operáciu podľa príslušných účtovných štandardov. Podľa bodov 5–7 Národného účtovného štandardu 16 „Náklady“ sa náklady uznávajú pri znížení aktív alebo zvýšení záväzkov, ak ich možno spoľahlivo oceniť. Náklady, ktoré nemožno priamo priradiť k výnosu konkrétneho obdobia, sa vykážu v období ich vzniku. Sumu pomoci poskytnutej v tovare preukazujú účtovné údaje a doklady o prevode.

Potom účtovník preverí daňové rozdiely, teda zákonom stanovené zvýšenia alebo zníženia účtovného výsledku pri výpočte základu dane. Podľa pododseku 134.1.1 DKU sa platiteľ, ktorého účtovné výnosy bez nepriamych daní za posledné ročné vykazované obdobie nepresiahli 40 miliónov UAH, môže rozhodnúť neuplatňovať rozdiely okrem výnimiek stanovených kódexom. Platiteľ môže toto rozhodnutie prijať najviac raz počas obdobia po sebe nasledujúcich rokov, v každom z ktorých spĺňa uvedené kritérium.

Rozhodnutie uvedie v daňovom priznaní za prvý rok tohto obdobia. V ďalších rokoch rozhodnutie naďalej platí; ak výnosy presiahnu 40 miliónov UAH, platiteľ uplatní všetky príslušné rozdiely už za rok prekročenia. Obmedzenie pododseku 140.5.9 sa nevzťahuje na platiteľa, ktorý spĺňa príjmové kritérium a oprávnene si zvolil neuplatňovanie príslušných daňových rozdielov. Ak spoločnosť príslušné rozdiely uplatňuje, účtovné náklady treba preveriť podľa nižšie uvedených pravidiel.

Bežný limit 4 % a dočasný limit 8 %

Pododsek 140.5.9 DKU vyžaduje zvýšiť finančný výsledok o sumu bezodplatnej pomoci neziskovým organizáciám presahujúcu 4 % zdaniteľného zisku za predchádzajúci vykazovaný rok. Príjemca musí byť v deň prevodu zapísaný v Registri neziskových inštitúcií a organizácií. Ide o súhrnný ročný výpočet príslušných prevodov, preto nestačí kontrolovať každý dar samostatne.

Bod 72 pododdielu 4 oddielu XX DKU sa uplatňuje na vykazované obdobia od roku 2025 do konca kalendárneho roka, v ktorom sa skončí alebo zruší vojnový stav. Umožňuje neuplatniť túto úpravu do výšky 8 % zisku za predchádzajúci rok, ak sa z príslušnej sumy viac ako 4 % tohto zisku poskytlo charitatívnym organizáciám zapísaným v Registri. Presne 4 % túto podmienku nespĺňa.

Bežné pravidlo aj bod 72 vylučujú združenie poisťovateľov, v ktorom je členstvo zákonnou podmienkou činnosti poisťovateľa, a neziskové športové organizácie, na ktoré sa vzťahuje pododsek 140.5.14 DKU. Ten stanovuje osobitný limit 8 % pre detské a mládežnícke športové školy, olympijské tréningové centrá, školy športovej excelentnosti, centrá telesnej kultúry a športu osôb so zdravotným postihnutím a športové federácie olympijských športov, ak majú v deň prevodu status zapísaný v registri.

Ilustračné príklady. Predpokladajme, že zdaniteľný zisk spoločnosti za predchádzajúci rok je 1 000 000 UAH. Hranica 4 % je 40 000 UAH a 8 % je 80 000 UAH. Spoločnosť uplatňuje daňové rozdiely, príjemcovia majú požadovaný status a všetky uvedené prevody patria do všeobecného výpočtu charitatívnych darov.

Ak je zisk za predchádzajúci rok nulový alebo bola vykázaná strata, pre takéto bežné prevody nie je k dispozícii kladná suma limitu. Samotný charitatívny účel neumožňuje ponechať ich v plnej výške v daňových nákladoch platiteľa, ktorý uplatňuje príslušné rozdiely. Ak príjemca nemá požadovaný neziskový status, platiteľ uplatňujúci rozdiely preverí pododsek 140.5.10 DKU. Podľa neho sa finančný výsledok zvyšuje o celú sumu nevratnej finančnej pomoci alebo hodnotu bezodplatne poskytnutých tovarov, prác či služieb osobám, ktoré nie sú platiteľmi dane zo zisku, s výnimkou fyzických osôb – platiteľov dane z príjmov fyzických osôb (DPFO).

Úprava sa vzťahuje aj na pomoc pre spriazneného platiteľa dane zo zisku, ktorý za predchádzajúci rok vykázal daňovú stratu, ak darca zaúčtoval pomoc do nákladov, a na určených platiteľov s nulovou sadzbou. Chýbajúci neziskový status teda sám osebe neznamená rovnakú úpravu pri všetkých príjemcoch.

Pomoc na obranu a ďalšie osobitné prevody

Dočasne, do skončenia alebo zrušenia vojnového stavu, pododsek 69.6 pododdielu 10 oddielu XX DKU stanovuje neuplatnenie úpravy podľa pododseku 140.5.9 pri prevodoch, ktoré vymedzuje. Táto lehota sa líši od obdobia uplatňovania 8 % limitu, ktorý platí do konca kalendárneho roka, v ktorom sa skončí alebo zruší vojnový stav. Ustanovenie sa za stanovených podmienok vzťahuje na peniaze, špeciálne osobné ochranné prostriedky, technické prostriedky sledovania, lieky a zdravotnícke pomôcky, hygienické potreby, potraviny, výstroj, ďalšie tovary, práce a služby.

Medzi vymedzených príjemcov patria Ozbrojené sily Ukrajiny, Národná garda Ukrajiny, Bezpečnostná služba Ukrajiny, Služba zahraničnej rozviedky Ukrajiny, Štátna pohraničná služba Ukrajiny, Ministerstvo vnútra Ukrajiny, Správa štátnej ochrany Ukrajiny, Štátna služba pre špeciálnu komunikáciu a ochranu informácií Ukrajiny, ďalšie zákonne zriadené vojenské útvary, ich zväzky, jednotky, útvary, inštitúcie a organizácie financované zo štátneho rozpočtu. Ustanovenie sa vzťahuje aj na vymedzený orgán civilnej ochrany, sily civilnej ochrany, štátne a komunálne zdravotnícke zariadenia a príslušné zdravotnícke útvary štátnych správ. Pri obranných prevodoch treba potvrdiť účel stanovený v ustanovení; pri humanitárnej pomoci dodržať osobitné právne predpisy.

Pododsek 69.6 osobitne zahŕňa prevody peňazí na účty štátnych orgánov otvorené Národnou bankou Ukrajiny na vymedzené obranné, obnovovacie a humanitárne účely. Prevod na účet súkromnej osoby alebo fondu treba posúdiť podľa statusu skutočného príjemcu, aj keď sa zbierka vyhlásila na obranu.

Praktické odporúčanie. Veďte osobitný zoznam operácií podľa pododseku 69.6 s dokladmi o príjemcovi, predmete a účele. Pri prevode spĺňajúcom túto osobitnú normu nevypočítavajte súčasne zvýšenie podľa bežného limitu 4 % alebo 8 %.

Pred výdajom tovaru skontrolujte DPH

Pododsek 197.1.15 DKU stanovuje oslobodenie pri bezodplatnom dodaní tovarov a služieb riadne založeným a registrovaným charitatívnym organizáciám, ako aj pri pomoci, ktorú poskytujú prijímateľom v súlade s právnymi predpismi. Podmienkou je, že sa neposkytuje žiadna peňažná, vecná ani iná náhrada. Priame odovzdanie tovaru bežnou spoločnosťou fyzickej osobe si vyžaduje osobitné posúdenie; samotný charitatívny charakter prevodu nepotvrdzuje uplatnenie tohto oslobodenia.

Na tovary poskytované domácimi darcami ako charitatívna pomoc na účely článku 3 zákona č. 5073-VI musí darca umiestniť na etiketu, štítok alebo obal nápis „Благодійна допомога. Продаж заборонено“ (Charitatívna pomoc. Predaj zakázaný). Nápis musí byť úplne a zreteľne viditeľný. S príjemcom dohodnite účel a rozdelenie tovaru: právnické osoby – prijímatelia musia evidovať jeho príjem, skladovanie, rozdelenie a použitie. Predaj označenej pomoci za náhradu vedie k zákonom stanovenému odobratiu a konfiškácii tovaru alebo výťažku z predaja.

Oslobodenie podľa pododseku 197.1.15 sa nevzťahuje na tovary podliehajúce spotrebnej dani, nehmotný majetok ani tovary či služby určené na použitie v podnikateľskej činnosti. Nevzťahuje sa ani na cenné papiere, s výnimkou endowmentov uvedených v tomto ustanovení. Endowment tvoria peniaze alebo cenné papiere vložené darcom do finančnej inštitúcie, pričom príjemca používa úroky alebo dividendy z nich. Palivo alebo iný tovar podliehajúci spotrebnej dani treba posúdiť podľa osobitných príslušných pravidiel.

Aj keď je samotné dodanie oslobodené od DPH, účtovník musí podľa bodu 198.5 preveriť, či pri tovaroch, službách a dlhodobom majetku kúpených s DPH a použitých pri oslobodených operáciách vzniká povinnosť dodatočne vypočítať a priznať DPH. Pri bežnom bezodplatnom prevode podliehajúcom zdaneniu stanovuje bod 188.1 minimálny základ: nákupnú cenu pri kúpených tovaroch a službách, obvyklú cenu pri tovaroch a službách vytvorených vlastnou činnosťou a pri dlhodobom majetku zostatkovú účtovnú hodnotu na začiatku príslušného zdaňovacieho obdobia. Ak sa dlhodobý majetok neeviduje, minimálny základ sa určí podľa obvyklej ceny. Bod 188.1 stanovuje aj výnimky z pravidiel minimálneho základu. Uplatnenie bodov 188.1 a 198.5 treba určiť podľa režimu konkrétnej operácie.

Osobitné pravidlo DPH počas vojnového stavu

Bod 32-1 pododdielu 2 oddielu XX DKU dočasne počas vojnového alebo núdzového stavu stanovuje osobitné pravidlá pre obranné a ďalšie vymedzené prevody. Tovary kúpené v zdaniteľných operáciách a prevedené do štátneho alebo komunálneho vlastníctva, aj v prospech dobrovoľných formácií územných komunít, alebo iným osobám na potreby obrany Ukrajiny sa najmä nepovažujú za použité v nezdaniteľných alebo nepodnikateľských operáciách.

Tento bod tiež nepovažuje za dodanie úplne bezodplatný prevod tovarov a služieb výslovne uvedeným príjemcom: obranným orgánom a vojenským útvarom vymenovaným v tomto ustanovení, Štátnej službe Ukrajiny pre mimoriadne situácie, dobrovoľným formáciám územných komunít, určeným orgánom a silám civilnej ochrany, štátnym a komunálnym zdravotníckym zariadeniam a príslušným zdravotníckym útvarom štátnych správ. Pri skupine obranných príjemcov ustanovenie určuje účel prevodu na obranu, bezpečnosť obyvateľstva a záujmy štátu. Výnimkou sú operácie zdaňované nulovou sadzbou DPH. Na operácie zahrnuté do bodu 32-1 sa bod 198.5 neuplatňuje.

Praktické odporúčanie. Pred odoslaním pridajte do spisu stručný výpočet: príjemca, predmet, účel, pravidlo DPH, dôvod jeho uplatnenia a doklady o prevzatí. Podmienky bodu 32-1 a pododseku 69.6 pre daň zo zisku posudzujte osobitne.

Čo má zohľadniť FOP a vlastník, ktorý daruje osobné peniaze

FOP, ktorý platí jednotnú daň v rámci ukrajinského zjednodušeného daňového režimu, si výdavkami z vlastných peňazí na bežnú charitu neznižuje podnikateľský príjem. Doklady potrebuje na potvrdenie prevodu a splnenie ďalších povinností, napríklad v oblasti DPH alebo pri výplate príjmu fyzickej osobe, ak vzniknú.

FOP v bežnom daňovom režime určuje čistý zdaniteľný príjem podľa článku 177 DKU. Bod 177.4 obsahuje zoznam nákladov súvisiacich s dosahovaním podnikateľského príjmu a pododsek 177.4.5 vylučuje náklady nesúvisiace s podnikateľskou činnosťou a náklady bez dokladov. Bežný charitatívny dar sa nestáva uznateľným podnikateľským nákladom len preto, že existuje zmluva a doklad o platbe.

Pri osobnom dare fyzickej osoby stanovuje pododsek 166.3.2 DKU daňový odpočet: peniaze alebo majetok skutočne poskytnuté neziskovým organizáciám do výšky 4 % celkového zdaniteľného príjmu za vykazovaný rok. Príjemca musí spĺňať podmienky bodu 133.4 ku dňu prevodu. Odpočet za takéto výdavky sa v rámci obmedzení článku 166 uplatňuje voči príjmu zo mzdy; podnikateľský príjem neznižuje.

Daňový odpočet môže uplatniť len fyzická osoba – rezident Ukrajiny, ktorá má registračné číslo daňovníka alebo sa ho oficiálne vzdala z náboženských dôvodov, oznámila to kontrolnému orgánu a má príslušnú poznámku v pase. Uchovajte doklady identifikujúce osobného darcu a príjemcu, sumu alebo hodnotu a uskutočnený prevod. Kópie podporných dokladov priložte k daňovému priznaniu; pri elektronickom doklade o úhrade uveďte jeho údaje v priznaní. Priznanie na uplatnenie odpočtu sa podáva najneskôr do 31. decembra roka nasledujúceho po vykazovanom roku vrátane. Nevyužité právo nemožno preniesť do ďalších rokov.

Pomoc fyzickej osobe: vyberte dôvod oslobodenia a podajte výkaz

Bod 170.7 DKU rozlišuje účelovú pomoc, pri ktorej sú stanovené podmienky a smery použitia, a neúčelovú pomoc, pri ktorej takéto podmienky nie sú. Pred výplatou určte konkrétny daňový dôvod, pretože formulácia „na liečbu“ alebo „osobe postihnutej nešťastím“ sama osebe nespĺňa všetky podmienky oslobodenia.

Neúčelová pomoc: ročný limit 4660 UAH

Podľa pododseku 170.7.3 sa nezdaniteľný limit bežnej neúčelovej pomoci od rezidentov určuje súhrnne za rok pre každého príjemcu. V roku 2026 je 4660 UAH: životné minimum osoby v produktívnom veku 3328 UAH × 1,4 = 4659,20 UAH, po zaokrúhlení na najbližších 10 UAH vychádza 4660 UAH. Základ výpočtu tvoria pododsek 169.4.1 DKU a článok 7 zákona o štátnom rozpočte Ukrajiny na rok 2026 č. 4695-IX.

Za bežných podmienok sa zdaniteľná časť peňažnej pomoci zdaňuje daňou z príjmov fyzických osôb sadzbou 18 % a vojenským odvodom sadzbou 5 %. Pri pomoci v tovaroch, prácach alebo službách musí účtovník osobitne určiť základ dane z nepeňažného príjmu a spôsob úhrady daní. Podľa pododseku 1.3 bodu 16-1 pododdielu 10 oddielu XX DKU sa sadzba vojenského odvodu 5 % uplatňuje do konca tretieho kalendárneho roka nasledujúceho po roku skončenia alebo zrušenia vojnového stavu; od 1. januára nasledujúceho roka bude sadzba 1,5 %. Na pomoc spĺňajúcu podmienky oslobodenia od DPFO sa uplatňuje oslobodenie od vojenského odvodu podľa pododseku 1.7 bodu 16-1 pododdielu 10 oddielu XX DKU. Nie je teda správne účtovať 5 % z celej charitatívnej pomoci fyzickým osobám.

Ilustračný peňažný príklad. Spoločnosť zúčtovala fyzickej osobe 6000 UAH neúčelovej pomoci. Predpokladajme, že osoba v danom roku nedostala inú takúto pomoc a neuplatňujú sa osobitné oslobodenia. Prekročenie je 6000 − 4660 = 1340 UAH. DPFO je 1340 × 18 % = 241,20 UAH a vojenský odvod 1340 × 5 % = 67 UAH. Po zrazení týchto daní sa vyplatí 5691,80 UAH. Ak celková neúčelová pomoc za rok prekročí stanovený limit, príjemca musí podať ročné daňové priznanie.

Účelová pomoc na liečbu a ďalšie vymedzené potreby

Pododsek 170.7.4 stanovuje oslobodenie účelovej pomoci od darcov – rezidentov Ukrajiny na konkrétne účely. Okrem liečby zahŕňa aj úhradu určených rehabilitačných služieb a pomôcok; pomoc deťom prostredníctvom vymenovaných zariadení a rodín; stravu a nocľah pre ľudí bez domova prostredníctvom určených poskytovateľov; zlepšenie podmienok osôb v zariadeniach na výkon väzby alebo trestu; pomoc prostredníctvom určených zariadení pre seniorov, osoby so zdravotným postihnutím a ďalšie zverené osoby.

Osobitné dôvody sa stanovujú pre otvorený vedecký výskum, amatérsky šport, úhradu štúdia určených kategórií detí a osôb so zdravotným postihnutím vzdelávacej inštitúcii, ako aj poskytnutie rehabilitačných pomôcok za podmienok pododseku „ж“. Pred výplatou overte príslušný pododsek: komu presne sa má pomoc previesť, aké výdavky možno uhradiť a aké osobitné podmienky musí príjemca splniť. Darca môže napríklad bez všeobecného peňažného limitu zaplatiť zdravotníckemu zariadeniu liečbu osôb vymedzených v ustanovení pri dodržaní stanovených výnimiek týkajúcich sa zákrokov a nákladov.

Pododsek „а“ obmedzuje oslobodenie aj na výdavky nepokryté platbami z fondu povinného štátneho sociálneho zdravotného poistenia; pri rehabilitačných službách a pomôckach sa zohľadňuje aj krytie z rozpočtov. Kým sa tento systém poistenia nezavedie, oslobodenie sa vzťahuje na celkovú sumu pomoci na príslušné účely s ohľadom na ďalšie stanovené obmedzenia. Ustanovenie vylučuje najmä určité kozmetické zákroky, niektoré druhy zubného ošetrenia a ďalšie výslovne uvedené výdavky. Pre pomoc určeným rodinám na potreby detí sa stanovuje samostatný súhrnný ročný limit 300 000 UAH.

Uplatnite tú časť pododseku, ktorá zodpovedá príjemcovi a potrebe.

Podľa pododseku 165.1.19 DKU môže zamestnávateľ alebo charitatívna organizácia poskytnúť od dane oslobodenú pomoc na liečbu a zdravotnú starostlivosť fyzickej osoby, jej rodinného príslušníka prvého stupňa príbuznosti alebo dieťaťa zvereného tejto fyzickej osobe do poručníctva alebo opatrovníctva. Podľa ukrajinského daňového práva patria medzi rodinných príslušníkov prvého stupňa príbuznosti rodičia, manžel alebo manželka a deti vrátane osvojených detí. Pri zamestnávateľovi ide o pomoc zamestnancovi a uvedeným blízkym osobám. Ak sa pomoc poskytne v peniazoch, výdavky treba zdokladovať. Oslobodenie nezahŕňa výdavky kompenzované platbami z fondu povinného štátneho sociálneho zdravotného poistenia. Pred úhradou určte, kto sa lieči, kto pomoc poskytuje a akými dokladmi sú výdavky potvrdené.

Praktické odporúčanie. Pri úhrade liečby zaznamenajte príjemcu, zákonom stanovený vzťah k nemu, zariadenie, faktúru na úhradu, oprávnenú potrebu a sumu. Po úhrade uchovajte platobný doklad a dokumenty o poskytnutých službách alebo použití peňazí. Na preukázanie úľavy zhromažďujte iba potrebné údaje: úplná zdravotná dokumentácia sa nemá stať bežnou požiadavkou pri každej žiadosti.

Podľa pododseku 170.7.5 lehotu použitia účelovej peňažnej pomoci určujú podmienky jej poskytnutia. Okrem osobitných pravidiel pre liečbu a endowment uvedených nižšie nesmie táto lehota presiahnuť 12 kalendárnych mesiacov nasledujúcich po mesiaci prijatia pomoci. Pri liečbe je to najviac 24 takýchto mesiacov. Časové obmedzenie podľa pododseku 170.7.5 sa nevzťahuje na pomoc vo forme endowmentu – peňazí alebo cenných papierov vložených darcom do finančnej inštitúcie, ktorých úroky alebo dividendy používa príjemca. Príjemca nesmie použiť ani previesť istinu endowmentu bez súhlasu darcu. Ak sa nepoužitá suma do konca lehoty nevráti, príjemca ju zahrnie do ročného zdaniteľného príjmu. Pododsek 170.7.6 umožňuje požiadať kontrolný orgán o predĺženie lehoty s odôvodnením, prečo pomoc nemožno použiť včas.

Osobitná pomoc počas vojnového stavu

Pododsek 165.1.54 spolu s pododsekom 170.7.8 DKU stanovuje oslobodenie pre určené kategórie obrancov, členov ich rodín, zapojených pracovníkov a príslušníkov síl civilnej ochrany, obyvateľov obcí a miest, v ktorých prebiehajú bojové operácie, a osoby, ktoré tieto miesta pobytu museli opustiť. Pri niektorých kategóriách treba potvrdiť priamu účasť na príslušných opatreniach a pobyt v oblastiach ich vykonávania. Pri pomoci rodinnému príslušníkovi overte, či patrí do okruhu osôb, ktoré príslušné ustanovenie DKU považuje za rodinných príslušníkov.

Pre kategórie obrancov vymedzené pododsekom 170.7.8 sa pomoc na určené ochranné a pozorovacie prostriedky, lieky, potraviny, výstroj, ďalšie tovary podľa vládneho zoznamu a súvisiace liečebné potreby oslobodzuje v akejkoľvek výške pri dodržaní podmienok. Pomoc na liečbu pre ďalšie uvedené kategórie má vlastný zoznam povolených výdavkov. Pomoc na obnovu majetku, bývanie, sociálne, životné a ďalšie potreby podľa vládneho zoznamu má súhrnný ročný limit 500 minimálnych miezd platných k 1. januáru. V roku 2026 je to 500 × 8647 = 4 323 500 UAH. Zdaniteľné prekročenie podlieha daňovému priznaniu.

Pododsek 170.7.2 DKU tiež stanovuje oslobodenie účelovej a neúčelovej pomoci obetiam ekologických katastrof, katastrof spôsobených technickou činnosťou alebo zlyhaním techniky a iných katastrof v oblastiach oficiálne vyhlásených za zóny mimoriadnej ekologickej situácie, a to do výšky určenej Kabinetom ministrov Ukrajiny. Pri obetiach prírodných katastrof, havárií, epidémií a epizootií, teda hromadného výskytu nákazlivých ochorení zvierat, je potrebné rozhodnutie Kabinetu ministrov Ukrajiny alebo orgánu miestnej samosprávy o organizovaní alebo poskytnutí pomoci; uplatnia sa limity určené príslušným orgánom.

Pomoc podľa tohto ustanovenia sa rozdeľuje cez štátny či miestny rozpočet alebo cez charitatívne organizácie či Ukrajinskú spoločnosť Červeného kríža, pričom tieto organizácie musia byť zapísané v Registri neziskových inštitúcií a organizácií. Pomoc na obnovu strateného majetku, bývanie, sociálne, životné a ďalšie potreby podľa vládneho zoznamu sa poskytuje v nepeňažnej forme. Pred uplatnením oslobodenia overte rozhodnutie, stanovený limit a doklady o okolnostiach, ktoré príjemcu postihli.

Pre osoby postihnuté ozbrojenou agresiou počas vojnového alebo núdzového stavu stanovuje pododsek 170.7.2 samostatný dôvod oslobodenia. Pomoc sa rozdeľuje cez štátny či miestny rozpočet alebo cez charitatívne organizácie či Ukrajinskú spoločnosť Červeného kríža zapísané v Registri neziskových inštitúcií a organizácií. Pomoc na obnovu strateného majetku, bývanie, sociálne, životné a ďalšie potreby podľa vládneho zoznamu sa v rámci tohto ustanovenia poskytuje v nepeňažnej forme. Pred priamou platbou od obchodu určte, či spĺňa iný konkrétny dôvod oslobodenia.

Obdobie oslobodenia podľa pododseku 165.1.54 pre príslušnú pomoc trvá do 31. decembra roka nasledujúceho po roku skončenia alebo zrušenia vojnového či núdzového stavu a/alebo ukončenia opatrení vymedzených týmto ustanovením, pričom zahŕňa aj tento deň. Doklady musia potvrdzovať kategóriu príjemcu, oprávnenú potrebu a skutočný prevod alebo použitie pomoci.

Ak príjemca musí podať ročné daňové priznanie pre prekročenie nezdaniteľného limitu alebo pre nepoužitú a nevrátenú účelovú pomoc, podáva ho pred 1. májom roka nasledujúceho po vykazovanom roku, teda najneskôr 30. apríla, podľa pododseku 49.18.4 DKU. Ak posledný deň lehoty pripadne na deň pracovného pokoja alebo sviatok, uplatní sa posun podľa bodu 49.20 DKU. Túto povinnosť príjemcu treba splniť osobitne od podania výkazu darcu s prílohou 4ДФ, ktorá obsahuje údaje o zúčtovaných príjmoch fyzických osôb a zrazených daniach.

Ako vykázať platbu v daňovom výkaze

Pododsek 170.7.9 DKU ukladá darcovi, ktorý má postavenie daňového agenta, povinnosť uvádzať sumu charitatívnej pomoci v daňovom výkaze aj pri oslobodení od dane. Daňový agent je osoba, ktorá pri vyplácaní príjmu plní zákonné povinnosti jeho vykázania a prípadného zrazenia a odvedenia dane za príjemcu. Na vykazovanie údajov za jednotlivé osoby sa používa príloha 4ДФ – údaje o zúčtovaných príjmoch fyzických osôb a zrazených daniach. Pred výplatou získajte potrebné údaje príjemcu a určte kód príjmu podľa povahy pomoci.

Podľa článkov 51 a 176 DKU podávajú právnické osoby – daňoví agenti výkazy mesačne a podľa pododsekov 49.18.1 a 49.18.2 DKU ich podávajú do 20 kalendárnych dní po poslednom kalendárnom dni vykazovaného mesiaca. FOP a osoby vykonávajúce nezávislú odbornú činnosť podávajú ako daňoví agenti výkaz štvrťročne s rozpisom za jednotlivé mesiace štvrťroka, a to do 40 kalendárnych dní po poslednom kalendárnom dni vykazovaného štvrťroka. Ak posledný deň lehoty pripadne na deň pracovného pokoja alebo sviatok, bod 49.20 DKU posúva lehotu na nasledujúci prevádzkový deň. Výkaz sa podáva, ak boli v danom vykazovanom období zúčtované príslušné príjmy. Frekvencia vykazovania nemení lehoty na zrazenie a odvod daní z platby.

Humanitárna zásielka: dokumentácia a kalendár vykazovania

Ak sa podnik podieľa na dovoze humanitárnej pomoci, najprv určte darcu, príjemcu, ktorý pracuje so systémom a vykazovaním, a nadobúdateľa, ktorému sa pomoc skutočne odovzdá. Kategórie príjemcov a nadobúdateľov stanovuje článok 1 zákona č. 1192-XIV. Bod 3-1 článku 15 počas vojnového stavu a tri mesiace po jeho skončení alebo zrušení umožňuje osobám určeným zákonom mať status príjemcu bez zápisu v Jednotnom registri. Na dovoz podľa postupu č.

953 sú však potrebné registračné údaje a úkony v automatizovanom systéme. Ak príjemca kúpil pomoc v zahraničí sám, uplatňuje sa aj bod 3-7 článku 15 zákona č. 1192-XIV: počas vojnového stavu a tri mesiace po jeho skončení alebo zrušení patria zakúpené tovary, práce alebo služby medzi humanitárnu pomoc, ak boli deklarované pri dovoze a bezodplatne odovzdané nadobúdateľom vymedzeným v článku 1 tohto zákona do šiestich mesiacov.

Pri takejto zásielke naplánujte lehotu odovzdania oddelene od lehôt mesačného vykazovania.

Všeobecný postup dovozu počas vojnového stavu upravuje uznesenie Kabinetu ministrov Ukrajiny z 05.09.2023 č. 953. Pri bežnej zásielke vybavovanej podľa tohto postupu dodržte túto postupnosť:

1. Vyhotovte písomnú ponuku darcu a súhlas príjemcu a určte zloženie a účel pomoci.
2. Zabezpečte registráciu príjemcu v Jednotnom registri prostredníctvom automatizovaného systému a získajte jeho číslo.
3. Pred deklarovaním vložte zoznam tovarov do systému a získajte jedinečný kód humanitárnej pomoci.
4. Vyplňte a podajte deklaráciu. Možno ju podať elektronicky alebo v stanovenej forme na papieri, ale bez jedinečného kódu sa podať nedá. Skontrolujte, či názvy, kategórie, počet balení a kusov a hmotnosť alebo objem zodpovedajú údajom v systéme.
5. Po prijatí skontrolujte skutočnú zásielku, zaevidujte ju, vyhotovte inventúrny súpis a každý prevod nadobúdateľom potvrďte prvotnými dokladmi.
6. Podajte výkaz za príslušný mesiac a pokračujte vo vykazovaní až do úplného rozdelenia pomoci.

Ak posledný deň na podanie výkazu pripadne na víkend alebo sviatok, bod 12 postupu ho presúva na nasledujúci pracovný deň. Pre zariadenia poverené Ministerstvom zdravotníctva Ukrajiny prijímať určenú zdravotnícku humanitárnu pomoc platí osobitný postup: inventúrny súpis sa predkladá najneskôr do 60 kalendárnych dní od príslušného dátumu vloženia informácie o colnom vybavení prostredníctvom systému MedData; výkazy sa odovzdávajú rovnako cez tento systém automatickou výmenou údajov.

90 dní neznamená povolenie odložiť mesačné vykazovanie. Podľa bodu 13 sa deklarovaná pomoc, pri ktorej sa do 90 kalendárnych dní od vloženia informácie o colnom vybavení nepodal výkaz, považuje za pomoc bez evidencie prijatia a účelového použitia a za použitú v rozpore s účelom.

Bod 14 stanovuje zablokovanie účtu a stratu statusu pri nepodaní výkazu do 90 dní od colného vybavenia alebo pri chýbajúcej aktuálnej správe o zostatkoch počas 90 po sebe nasledujúcich dní. Toto pravidlo má výnimku pre rozpočtové podniky, inštitúcie a organizácie, nimi poverené štátne inštitúcie a orgány miestnej samosprávy. Pri prvom porušení sa status stráca na tri mesiace; ak sa výkaz podá do mesiaca od zablokovania, správca účet odblokuje do desiatich kalendárnych dní. Pri opakovanom porušení je opätovná registrácia možná najskôr po šiestich mesiacoch.

Praktické odporúčanie. Pred odoslaním zásielky určte, kto bude zodpovedný za systém a kto za skladové doklady a odovzdanie. Pri každej deklarácii veďte tabuľku: kód, dátum colného vybavenia, dátum vloženia informácie, skutočné množstvo, odovzdané množstvo, zostatok, nasledujúci výkaz. Postup č. 953 stanovuje osobitné pravidlá pre vozidlá a špeciálne kategórie tovaru, preto všeobecný postup pre zásielky nenahrádza kontrolu týchto podmienok.

Kontrola skladových zásob a evidencia charitatívnych platieb v Torgsoft

Pred prevodom zásob si v Torgsofte môžete skontrolovať názvy, množstvo, merné jednotky a náklady na obstaranie alebo výrobu zásob v režime „Склад → Стан складу“ (Sklad → Stav skladu). Filter „Стан на дату“ (Stav k dátumu) umožňuje zobraziť množstvo k určenému dátumu a pohyb tovaru pomáha zosúladiť skladové operácie. V praxi je vhodné porovnať tieto údaje s výdajom alebo vyradením a podpísaným protokolom o pomoci. Výšku nákladov na obstaranie alebo výrobu zásob treba kontrolovať s ohľadom na nastavenú metódu ich výpočtu a účtovné doklady.

Režim „Фінансовий документ“ (Finančný doklad) umožňuje evidovať pokladničné a bankové operácie, vybrať obchodného partnera, podnik, položku finančnej analýzy a účel platby. Na kontrolu vlastnej pomoci možno použiť samostatnú položku analýzy a zosúladiť operácie s bankovými výpismi a protokolmi. Samostatná karta „Платіжне доручення“ (Platobný príkaz) je dostupná, ak je aktivovaná možnosť „Банківські виписки за рахунками“ (Bankové výpisy k účtom). Účtovník určuje daňový dôvod oslobodenia, úpravu zisku a povinné výkazníctvo podľa dokladov a zákona; účtovný záznam v programe ich sám osebe nepotvrdzuje.

Uchovajte doklady a skontrolujte dokončenie operácie

Podľa bodu 44.3 DKU je minimálna lehota uchovávania prvotných dokladov, účtovných registrov, účtovnej závierky a ďalších daňových dokladov určených týmto bodom pri právnických osobách vrátane právnických osôb v zjednodušenom daňovom režime spravidla 1825 dní. Pri ostatných dokladoch, ktoré nespadajú do osobitných kategórií, je to 1095 dní. Doklady podliehajúce osobitnej daňovej kontrole môžu mať dlhšiu lehotu.

Pri dokladoch použitých na zostavenie daňového priznania alebo iného daňového výkazu sa lehota počíta odo dňa podania príslušného priznania alebo výkazu. Ak sa priznanie alebo výkaz nepodal, lehota uchovávania dokladov sa počíta od posledného dňa zákonnej lehoty na jeho podanie. Zohľadniť treba aj predĺženie lehôt v prípadoch stanovených kódexom. Doklady týkajúce sa kontroly alebo sporu sa uchovávajú do skončenia príslušných konaní, najmenej počas stanovenej minimálnej lehoty.

Spoločnosť musí uchovávať prvotné doklady o charitatívnej pomoci najmenej päť kalendárnych rokov podľa Zoznamu typových dokumentov schváleného nariadením Ministerstva spravodlivosti Ukrajiny z 12.04.2012 č. 578/5. Pri týchto prvotných dokladoch súvisiacich s daňami sa aj lehota podľa bodu 2.10 Zoznamu počíta odo dňa podania daňového alebo iného výkazu, na ktorého zostavenie sa použili. Ak sa výkaz nepodal, lehota sa počíta od zákonnej lehoty na jeho podanie podľa DKU.

V dôsledku priestupných dní sa päť rokov a 1825 dní môže skončiť v rôznych dátumoch, preto spoločnosť musí dodržať obe príslušné lehoty vrátane ich predĺžení. Pri dokladoch súvisiacich s kontrolou alebo napadnutím rozhodnutia platia aj poznámky Zoznamu: spoločnosť ich uchováva najmenej počas stanovenej minimálnej lehoty a jeden rok po uplynutí lehoty na napadnutie rozhodnutia na súde. Ak bolo rozhodnutie napadnuté na súde, spoločnosť doklady uchováva jeden rok po nadobudnutí právoplatnosti súdneho rozhodnutia, ktorým sa konanie skončilo.

Ak bol podaný ďalší opravný prostriedok, doklady uchováva tri mesiace po nadobudnutí právoplatnosti konečného súdneho rozhodnutia. Tieto požiadavky platia pre papierové aj elektronické doklady. Pri daňových dokladoch FOP bod 1.4 Zoznamu osobitne odkazuje na DKU, preto lehotu určte podľa príslušných daňových ustanovení vrátane prípadných predĺžení a pravidiel pre spory.

Bod 121.1 DKU stanovuje pokutu 1020 UAH za nezabezpečenie uchovávania dokladov počas stanovených lehôt a/alebo za nepredloženie originálov či kópií pri daňovej kontrole v prípadoch stanovených kódexom. Za rovnaké konanie platiteľa, ktorému už bola v priebehu roka uložená pokuta za to isté porušenie, je pokuta 2040 UAH. Neprítomnosť podporných dokladov môže okrem pokuty ovplyvniť uznanie údajov vo výkaze.

Pri strate, poškodení alebo predčasnom zničení dokladov musí daňovník podľa bodu 44.5 písomne informovať príslušný kontrolný orgán do piatich dní odo dňa tejto udalosti a doložiť jej vznik. Doklady musí obnoviť do 90 kalendárnych dní odo dňa nasledujúceho po dni doručenia oznámenia tomuto orgánu. Ak sa doklady týkajú colného vybavenia, informuje sa aj príslušný colný orgán. Pri strate alebo zničení prvotných dokladov, registrov či výkazov vedúci podniku písomne informuje aj orgány činné v trestnom konaní a príkazom ustanoví komisiu na zistenie zoznamu chýbajúcich dokladov a príčin udalosti. Podľa bodu 6.10 nariadenia Ministerstva financií Ukrajiny č. 88 komisia vyhotoví zápisnicu, ktorú schváli vedúci; jej kópiu podnik do desiatich dní zašle orgánom určeným týmto bodom.

Praktická kontrola pred uzavretím spisu:

• Účel, predmet, príjemca a jeho status zodpovedajú uplatnenému právnemu a daňovému pravidlu.
• Banka vykonala prevod alebo oprávnený príjemca potvrdil prevzatie hotovosti, tovarov, prác či služieb.
• Skladové množstvá a hodnota sú zosúladené s dokladmi o prevode a evidenciou nákladov.
• Účtovník osobitne preveril daň zo zisku, DPH a povinnosti daňového agenta voči fyzickým osobám.
• Pri účelovej pomoci je stanovená lehota použitia a prijatia správy; pri humanitárnej pomoci boli podané príslušné výkazy o rozdelení a zostatkoch.
• Spis obsahuje originály alebo riadne elektronické doklady, potvrdenia z registra a výpočty uplatnených daňových podmienok.

Oficiálne zdroje na zdokumentovanie a preverenie operácie

• Nariadenie Ministerstva spravodlivosti Ukrajiny z 12.04.2012 č. 578/5 „O schválení Zoznamu typových dokumentov vznikajúcich pri činnosti štátnych orgánov a orgánov miestnej samosprávy a iných právnických osôb s uvedením lehôt uchovávania dokumentov“ — body 1.4, 1.7, 1.8, 2.10, 2.11 Zoznamu a položka „Prvotné doklady a ich prílohy, ktoré zaznamenávajú vykonanie hospodárskych operácií a slúžili ako podklad na zápisy v účtovných registroch a daňových dokladoch“: pôsobnosť, minimálne lehoty, elektronické doklady, začiatok plynutia a podmienky predĺženia uchovávania.
• Zákon Ukrajiny z 05.07.2012 č. 5073-VI „O charitatívnej činnosti a charitatívnych organizáciách“ — články 1, 3–7, 17: účastníci, ciele, dary, verejné zbierky a správy darcom.
• Občiansky zákonník Ukrajiny č. 435-IV — články 206–208, 719, 720, 729, 730: ústna a písomná forma právnych úkonov, forma darovacej zmluvy, zmluvné strany, prijatie daru a kontrola jeho použitia.
• Zákon Ukrajiny č. 996-XIV „O účtovníctve a finančnom výkazníctve na Ukrajine“ — článok 9: prvotné doklady a ich náležitosti.
• Nariadenie Ministerstva financií Ukrajiny z 24.05.1995 č. 88 „O schválení nariadenia o dokumentačnom zabezpečení záznamov v účtovníctve“ — body 1.4, 2.4, oddiely 2, 5, 6: dokumentácia, oprávnenia príjemcov, obeh dokladov a uchovávanie.
• Národný účtovný štandard 16 „Náklady“, nariadenie č. 318 — body 5–9, 20, 29: uznávanie a zloženie nákladov.
• Daňový kódex Ukrajiny č. 2755-VI — články 44, 49, 51, 121; pododseky 134.1.1, 140.5.9, 140.5.10, 140.5.14, 165.1.19, 165.1.54, 166.3.2, 169.4.1; bod 170.7; články 176, 177; body 188.1, 198.5; pododsek 197.1.15; bod 32-1 pododdielu 2, bod 72 pododdielu 4, body 16-1 a 69.6 pododdielu 10, bod 5 pododdielu 1 oddielu XX.
• Zákon Ukrajiny č. 4695-IX „O štátnom rozpočte Ukrajiny na rok 2026“ — články 7, 8: ukazovatele na výpočet ročných limitov pomoci.
• Uznesenie Predstavenstva Národnej banky Ukrajiny z 29.12.2017 č. 148 „O schválení nariadenia o vykonávaní hotovostných operácií v národnej mene na Ukrajine“ — body 8, 11, 14, 23–29, 38, 39, 48–50: hotovostné dary, pokladničné doklady a lehoty na odvod peňazí.
• Zákon Ukrajiny z 22.10.1999 č. 1192-XIV „O humanitárnej pomoci“ — články 1, 3, 6, 8, 11, 12, 15: účastníci, osobitný režim, evidencia a dočasné podmienky.
• Uznesenie Kabinetu ministrov Ukrajiny z 05.09.2023 č. 953 „Niektoré otázky prepúšťania a evidencie humanitárnej pomoci počas vojnového stavu“ — body 1–14 postupu: registrácia, deklarácia, inventúrny súpis, vykazovanie a dôsledky nedodržania lehôt.