Doklad o poskytnutých službách vo Vchasno: ako ho vyhotoviť, podpísať a uložiť

Ak chcete zaznamenať poskytnuté služby prostredníctvom služby elektronickej výmeny dokumentov (ЕДО) „Вчасно.ЕДО“, skontrolujte podmienky zmluvy, vyhotovte doklad so skutočným obsahom, rozsahom a obdobím poskytovania služieb a odošlite ho oprávneným podpisujúcim osobám. Ak zmluva predpokladá podpis oboma stranami, získajte podpisy poskytovateľa aj objednávateľa, overte ich a uložte elektronický originál spolu s údajmi potrebnými na overenie. Samotné nahratie súboru, prihlásenie do účtu ani oznámenie o odoslaní nepotvrdzujú poskytnutie a prijatie služieb.

Tento návod sa týka obchodných vzťahov medzi podnikmi a fyzickými osobami – podnikateľmi (ФОП) podľa ukrajinských právnych predpisov. Pri bežnom obojstrannom doklade je praktické použiť kvalifikovaný elektronický podpis (КЕП) každej oprávnenej podpisujúcej osoby. Zákon zároveň pripúšťa osobitný spôsob dokumentovania bez údajov objednávateľa; možno ho použiť len pri splnení stanovených podmienok a s ohľadom na výnimky.

Čo si dohodnúť pred vyhotovením dokladu

Zmluva určuje, aké služby má poskytovateľ dodať a objednávateľ zaplatiť. Podľa článkov 901 a 903 Občianskeho zákonníka Ukrajiny závisí výška, termíny a spôsob platby od zmluvy. Povinnosť zaplatiť služby preto nemožno vždy viazať iba na podpis dokladu: strany sa mohli dohodnúť na preddavku, etapových platbách alebo inom spôsobe úhrady.

Doklad zaznamenáva informácie o uskutočnenej transakcii. Pre podniky sú primárne účtovné doklady podkladom účtovníctva podľa článku 9 zákona č. 996-XIV. Samotný súbor dokladu nenahrádza skutočné poskytnutie služieb. Uchovávajte aj dokumenty, ktoré preukazujú splnenie konkrétnej úlohy: odsúhlasenú objednávku, správu poskytovateľa, zoznam spracovaných materiálov alebo korešpondenciu o odovzdanom výsledku.

Praktické odporúčanie: pred prvou výmenou dokladov si v zmluve alebo dodatku dohodnite:

• ktoré služby a za aké obdobie strany zahrnú do jedného dokladu;
• akú službu použijú na výmenu dokumentov a ako potvrdia ich prijatie;
• kto je oprávnený podpisovať doklad za každú stranu;
• koľko času má objednávateľ na kontrolu a ako zašle pripomienky;
• ako strany opravia chyby a odsúhlasia sporný rozsah;
• ktorá udalosť spúšťa lehotu splatnosti.

Písomná forma môže byť elektronická. Pravidlá podpisovania právnych úkonov a uzatvárania zmlúv prostredníctvom informačných a komunikačných systémov stanovujú články 207 a 639 Občianskeho zákonníka Ukrajiny.

Kedy sú potrebné podpisy oboch strán

Ak sa strany dohodli na obojstrannom doklade, poskytovateľ ho podpíše za seba a objednávateľ po kontrole potvrdí prijatie služieb svojím podpisom. Podpis iba poskytovateľa nepotvrdzuje, že objednávateľ doklad podpísal alebo odsúhlasil v ňom uvedený rozsah.

Zároveň druhá časť článku 9 zákona č. 996-XIV stanovuje osobitnú možnosť vyhotoviť primárny doklad bez funkcie, priezviska a podpisu alebo iných identifikačných údajov zodpovedných osôb na strane objednávateľa. Na to musia byť súčasne splnené tieto podmienky:

• dokument obsahuje dátum alebo obdobie poskytnutia služieb či vykonania prác;
• takýto spôsob dokumentovania je stanovený v písomnej zmluve;
• transakcia sa zaúčtuje v období, v ktorom sa uskutočnila.

Táto možnosť sa nevzťahuje na transakcie hradené z verejných prostriedkov, prenájom štátneho alebo komunálneho majetku, zmluvy o stavebných prácach a projekčných či prieskumných prácach ani na zmluvy o darovaní na určený účel, charitatívnej alebo humanitárnej pomoci.

Samotné odstránenie podpisu objednávateľa z bežného obojstranného dokladu teda nestačí. Najprv skontrolujte zmluvu a to, či sa uplatňujú všetky podmienky. Táto výnimka sa týka vyhotovenia primárneho dokladu a automaticky nedokazuje riadne poskytnutie sporných služieb.

Zákon č. 996-XIV sa svojou pôsobnosťou vzťahuje predovšetkým na právnické osoby vymedzené v článku 2. Všetky jeho účtovné povinnosti nemožno prenášať na každú fyzickú osobu – podnikateľa (ФОП). Podnikateľ však musí zohľadniť požiadavky svojej zmluvy a pri daňových údajoch aj požiadavky na dokladovanie podľa bodu 44.1 Daňového zákonníka Ukrajiny.

Aké údaje uviesť v doklade

Pre bežné služby si môžete pripraviť vlastnú šablónu, ktorá zodpovedá povahe transakcie a zmluve. Skontrolujte ju podľa povinných náležitostí článku 9 zákona č. 996-XIV.

Na uľahčenie kontroly a vyúčtovania odporúčame doplniť číslo dokladu, odkaz na zmluvu alebo objednávku, obdobie poskytovania služieb, cenu, celkovú sumu a identifikačné údaje strán. Bankové údaje, číslo dokumentu a pečiatka nepatria do všeobecného zoznamu povinných náležitostí uvedeného v článku 9. Uvádzajú sa podľa povahy transakcie a dohody.

Ak je poskytovateľ platiteľom dane z pridanej hodnoty (ПДВ), uveďte cenu a daň podľa skutočnej transakcie a jej daňového režimu. Daň z pridanej hodnoty (ПДВ) nepripočítavajte automaticky ku každej službe len preto, že poskytovateľ má tento status. Doklad nepoužívajte na určenie daňových dôsledkov výlučne podľa dátumu pripojenia kvalifikovaného elektronického podpisu (КЕП): účtovník má samostatne skontrolovať okolnosti transakcie a príslušné daňové pravidlá.

Formuláciu „strany nemajú žiadne výhrady“ uvádzajte len vtedy, keď zodpovedá dohodnutému obsahu. Ak objednávateľ prijíma iba časť služieb alebo má pripomienky, uveďte to priamo.

Ako rozlišovať obdobie služieb, dátum vyhotovenia a dátum podpisu

Tieto dátumy sa môžu líšiť. Ilustračný príklad: poskytovateľ dodal služby za september, vyhotovil doklad 1. októbra a podpísal ho 2. októbra, zatiaľ čo objednávateľ ho podpísal 5. októbra. V takom prípade treba v doklade pravdivo uviesť obdobie služieb a dátum vyhotovenia; dátumy podpisov skontrolujte v elektronických údajoch.

Podľa článku 6 zákona č. 851-IV sa vytvorenie elektronického dokumentu s viacerými podpismi končí posledným podpisom alebo pečaťou podľa technológie jeho vytvorenia. Tým sa nemení skutočné obdobie poskytovania služieb. Podľa piatej časti článku 9 zákona č. 996-XIV sa obchodná transakcia zaúčtuje v účtovnom období, v ktorom sa uskutočnila.

Príklad vyplnenia dokladu o poskytnutých službách

Ilustračný príklad na účely školenia: všetky názvy a osoby sú vymyslené. Identifikačné čísla zámerne nie sú uvedené. Príklad predpokladá, že poskytovateľ nie je platiteľom dane z pridanej hodnoty (ПДВ).

Pred použitím takejto šablóny nahraďte všetky ilustračné údaje, doplňte úplné dátumy a skontrolujte súlad so zmluvou. Ak je zoznam služieb uvedený v prílohe, zabezpečte jeho jednoznačné prepojenie s dokladom a odsúhlaste ho spolu s dokumentom.

Ako pripraviť a odoslať doklad vo „Вчасно.ЕДО“

Oficiálny návod poskytovateľa potvrdzuje tento postup: vytvoriť šablónu alebo nahrať dokument vo formáte PDF či DOC, podpísať ho kvalifikovaným elektronickým podpisom (КЕП) a odoslať obchodnému partnerovi. Služba podporuje „Вчасно.КЕП“ aj kvalifikované elektronické podpisy (КЕП) od iných kvalifikovaných poskytovateľov elektronických dôveryhodných služieb. Po podpise všetkými stranami dostane doklad stav „Підписаний усіма“ (podpísaný všetkými).

1. Pripravte prístup k správnemu podniku. Ak ešte nemáte prístup, zaregistrujte sa na prácu prostredníctvom účtu „Вчасно.ЕДО“. Pred začatím sa uistite, že konáte za správny podnik alebo ФОП. Ak dokument pripravujete ako zamestnanec či zástupca, skontrolujte svoje prístupové práva a osobitne oprávnenie podpisovať.
2. Dohodnite príjemcu. Skontrolujte názov a kód Jednotného štátneho registra podnikov a organizácií Ukrajiny (ЄДРПОУ) pri právnickej osobe alebo registračné číslo evidenčnej karty daňovníka (РНОКПП) pri ФОП. Porovnajte ich so zmluvou. Overte kontakt príjemcu a osobu, ktorá bude doklad podpisovať.
3. Pripravte konečný súbor. Z praktického hľadiska je vhodné uložiť odsúhlasený text vo formáte PDF a pred nahratím skontrolovať všetky strany, tabuľky a prílohy. Oficiálny návod potvrdzuje formáty PDF a DOC.
4. Nahrajte doklad a skontrolujte údaje. Uistite sa, že ste vybrali správny súbor, obchodného partnera a zmluvne dohodnutý okruh podpisujúcich osôb. Overte zhodu identifikátora príjemcu, nielen podobnosť názvu.
5. Podpíšte a odošlite. Oprávnená osoba poskytovateľa pripojí svoj vlastný kvalifikovaný elektronický podpis (КЕП). Potom odovzdajte doklad obchodnému partnerovi na podpis dohodnutým spôsobom.
6. Overte ukončenie výmeny. Pri obojstrannom doklade počkajte na podpis objednávateľa a stav „Підписаний усіма“ (podpísaný všetkými). Následne skontrolujte samotné podpisy, ich vlastníkov a integritu dokumentu.

Postup a dostupné spôsoby podpisovania opisuje oficiálny návod „Вчасно“ k elektronickým dokladom. Návod na podpisovanie kľúčmi tohto poskytovateľa v účte je v pomocníkovi „Вчасно.КЕП“.

Nezamieňajte si účet „Вчасно.ЕДО“ s rýchlym podpisovaním

Uvedený postup sa týka služby „Вчасно.ЕДО“. Pri samostatnom scenári rýchleho podpisovania cez sign.vchasno.ua postupujte podľa návodu pre túto konkrétnu službu. Nepreberajte do nej názvy stavov, smerovanie dokumentov ani pravidlá archivácie z účtu „Вчасно.ЕДО“.

Pred odoslaním si s príjemcom dohodnite spôsob výmeny. Požiadavku, aby boli všetci účastníci zaregistrovaní v účte, nepovažujte za univerzálne pravidlo pre každý spôsob elektronického podpisovania.

Ako overiť podpis a oprávnenie osoby

Podľa šiestej časti článku 18 zákona č. 2155-VIII má kvalifikovaný elektronický podpis (КЕП) rovnakú právnu silu ako vlastnoručný podpis. Prihlásenie heslom, nahratie súboru ani obrázok podpisu v texte neznamenajú, že dokument bol podpísaný kvalifikovaným elektronickým podpisom (КЕП).

Elektronická pečať potvrdzuje pôvod a integritu údajov. V dohodnutom obojstrannom doklade ju nemožno považovať za osobný podpis oprávneného zástupcu.

Praktické odporúčanie: technický výsledok a oprávnenie overujte samostatne:

• či sa podpis vzťahuje na konečný doklad a či nebola narušená integrita údajov;
• koho identifikuje certifikát a či sa táto osoba zhoduje s podpisujúcou osobou za príslušnú stranu;
• či je potvrdené, že certifikát bol platný v čase vytvorenia podpisu;
• či sú pripojené všetky podpisy požadované zmluvou a dohodnutým postupom výmeny;
• na akom základe zástupca doklad podpisuje: zakladateľský dokument, plnomocenstvo alebo iný riadny právny základ.

Samotný kvalifikovaný elektronický podpis (КЕП) identifikuje podpisujúcu osobu, nenahrádza však kontrolu jej oprávnenia konať v mene podniku. Ak podpisuje účtovník alebo iný zástupca, overte, či jeho oprávnenie zahŕňa aj podpisovanie dokladov. Zástupca musí používať vlastný kvalifikovaný elektronický podpis (КЕП). Neposkytujte mu súkromný kľúč vedúceho ani heslo k nemu.

Uplynutie platnosti certifikátu alebo jeho neskoršie zrušenie automaticky neznamená neplatnosť všetkých dokumentov podpísaných predtým. Článok 18 vyžaduje overiť platnosť certifikátu v čase vytvorenia podpisu. Preto uchovávajte výsledky overenia a dostupné elektronické časové pečiatky a súvisiace údaje, ktoré umožnia podpis overiť aj v budúcnosti.

Ako má postupovať príjemca dokladu

1. Porovnajte odosielateľa a údaje dokumentu so zmluvou.
2. Skontrolujte skutočné obdobie, zoznam služieb, množstvo, cenu, celkovú sumu a prílohy.
3. Overte podpis poskytovateľa a oprávnenie osoby, ktorá ho pripojila.
4. Ak s obsahom súhlasíte, podpíšte doklad vlastným kvalifikovaným elektronickým podpisom (КЕП) ako oprávnený zástupca objednávateľa.
5. Po dokončení skontrolujte, či sú prítomné všetky potrebné podpisy, a uložte kompletnú súpravu elektronických dokumentov a súvisiacich údajov.

Doručenie dokumentu a prijatie služieb majú odlišný význam. Podľa článku 11 zákona č. 851-IV sa doručenie vo všeobecnosti viaže na to, že autor dostane od adresáta potvrdenie, ak právne predpisy alebo predchádzajúca dohoda strán neurčujú inak. Preto uchovávajte údaje o doručení a prijatí podľa dohodnutého postupu. Oznámenie o doručení samo osebe nie je podpisom objednávateľa na doklade.

Čo robiť pri chybe alebo odmietnutí podpisu

Ak chybu zistíte pred podpisom, opravte návrh a pred odoslaním ho znovu skontrolujte. Pri podpísanom doklade najprv posúďte, či chyba ovplyvňuje identifikáciu účastníka, obsah alebo rozsah transakcie. Druhá časť článku 9 zákona č. 996-XIV stanovuje, že nepodstatné nedostatky nie sú dôvodom na neuznanie transakcie, ak dokument umožňuje identifikovať jej účastníka a obsahuje údaje o dátume vyhotovenia, podniku, obsahu a rozsahu transakcie. Nie každý preklep preto vyžaduje výmenu dokladu. Ak je oprava potrebná, neupravujte podpísaný súbor: zmenou jeho obsahu by sa narušila integrita údajov, s ktorými je podpis spojený.

Praktický postup opravy: pripravte nový odsúhlasený dokument, uveďte, ktorý doklad a ktoré údaje opravuje alebo nahrádza, a získajte potrebné podpisy. Uložte predchádzajúci doklad, nový dokument aj korešpondenciu o dôvode opravy. Ak strany menia sumu alebo rozsah, účtovník musí osobitne určiť dôsledky pre účtovníctvo.

Ak objednávateľ nesúhlasí, písomne zaznamenajte konkrétne pripomienky: ktoré služby neboli poskytnuté, aký rozsah spochybňuje alebo kde je nesprávna cena. Odošlite ich spôsobom a v lehote stanovenej zmluvou a uchovajte potvrdenie. Potom dohodnite opravu alebo vyhotovenie dokladu za nespornú časť.

Neurčujte svojvoľne pravidlo, že doklad sa automaticky prijíma, ak objednávateľ niekoľko dní mlčí. Dôsledky neodpovedania treba posúdiť podľa zmluvy a príslušných právnych predpisov. Stav služby alebo uplynutie lehoty, ktorú ste si zvolili, nevytvára univerzálne pravidlo na prijatie všetkých služieb.

Ako uložiť elektronický originál a podpisy

Podľa článkov 5 až 8 zákona č. 851-IV elektronická forma nezbavuje dokument právnej sily. Elektronický originál musí obsahovať povinné náležitosti vrátane príslušného podpisu a musí umožňovať preukázať integritu a pravosť. Výtlačok podpísaného dokladu je jeho vizuálnym zobrazením a sám osebe neuchováva elektronické podpisy. Zároveň podľa šiestej časti článku 9 zákona č. 996-XIV je podnik, ktorý vyhotovuje a uchováva primárne doklady elektronicky, povinný na vlastné náklady vyhotoviť papierové kópie na požiadanie ostatných účastníkov obchodnej transakcie, ako aj orgánov presadzovania práva a príslušných orgánov v rozsahu ich zákonných právomocí.

Po dokončení podpisovania zabezpečte uloženie tejto súpravy:

• elektronického originálu dokladu a jeho príloh;
• všetkých súborov alebo kontajnerov podpisov, ak sa uchovávajú samostatne;
• výsledkov overenia podpisov, certifikátov a časových pečiatok, ak sú dostupné;
• údajov o odoslaní a prijatí;
• dokumentov o oprávneniach zástupcov a dohodnutých opravách.

V službe „Вчасно.ЕДО“ možno dokument s podpismi stiahnuť do počítača. V hornej ponuke stránky dokumentu je dostupné stiahnutie vo formátoch PDF, ZIP a P7S, ako aj samostatné stiahnutie potvrdenia o podpísaní a odsúhlasení. Tieto možnosti opisuje oficiálna nápoveda k stránke dokumentu.

1. Stiahnite ZIP archív podpísaného dokladu a uložte jeho obsah. Podľa návodu „Вчасно“ na stiahnutie a kontrolu podpisov súprava obsahuje pôvodný súbor dokumentu, samostatné súbory podpisov a prípadných elektronických pečatí s príponou .p7s, ako aj potvrdenie. Porovnajte obsah súpravy so všetkými požadovanými podpismi a prílohami. Samostatný súbor PDF bez podpisov, ktoré sú s ním spojené, na takéto uchovanie nestačí.
2. Rozbaľte archív a otvorte službu na overovanie podpisov Centrálneho certifikačného orgánu. Nahrajte pôvodný súbor dokladu spolu s príslušným súborom .p7s a spustite overenie. Postup zopakujte pri každom súbore podpisu alebo elektronickej pečate.
3. Pri každom podpise skontrolujte výsledok: integritu dokumentu, totožnosť podpisujúcej osoby a platnosť certifikátu v čase vytvorenia podpisu. Dostupné výsledky overenia uložte spolu s dokladom. Ak overenie podpis nepotvrdí alebo vyžaduje ďalšie údaje, pred dokončením archivácie zistite príčinu.

Ak sťahujete celý priečinok z archívu, zohľadnite obmedzenia pri sťahovaní priečinkov: používateľ musí mať oprávnenie sťahovať súbory; naraz možno stiahnuť najviac 1 000 súborov vo všetkých úrovniach vnorenia. Dokumenty, ktoré používateľ nemôže zobraziť, sa do sťahovaného archívu nezahrnú. Po príprave exportu služba e-mailom pošle odkaz na archív s originálmi dokumentov a podpismi a zachovanou štruktúrou priečinkov. Skôr než budete záložné uloženie považovať za dokončené, skontrolujte úplnosť získanej súpravy.

Článok 13 zákona č. 851-IV vyžaduje uchovávať elektronické dokumenty tak, aby informácie zostali dostupné, dokument bolo možné obnoviť vo formáte, v ktorom bol vytvorený, odoslaný alebo prijatý, a aby sa dala overiť jeho integrita. Ak sú k dispozícii, treba uchovávať aj údaje o pôvode, určení, dátume a čase odoslania alebo prijatia dokumentu.

Ak nemožno zabezpečiť elektronické uchovávanie počas celej stanovenej lehoty, zákon ukladá vytvárať duplikáty dokumentov na viacerých elektronických nosičoch a pravidelne ich kopírovať spôsobom stanoveným právnymi predpismi. Pri kopírovaní z elektronického nosiča sa musí overiť integrita údajov. Ak tieto požiadavky nemožno splniť a papierový originál neexistuje, zákon stanovuje uchovávanie papierovej kópie dokumentu.

Praktické odporúčanie: záložnú elektronickú súpravu ukladajte na samostatný nosič alebo do samostatného úložiska a pravidelne kontrolujte, či sa dokumenty otvárajú a podpisy dajú overiť.

Čo robiť pri strate elektronických dokumentov

Podľa všeobecného postupu v bode 44.5 Daňového zákonníka Ukrajiny musí daňovník v prípade straty, poškodenia alebo predčasného zničenia dokumentov, ktoré sa musia uchovávať podľa bodov 44.1 a 44.3, do piatich dní odo dňa tejto udalosti písomne informovať daňový orgán podľa miesta registrácie postupom stanoveným na podávanie daňových výkazov. K oznámeniu treba priložiť dokumenty vyhotovené v súlade so zákonom, ktoré potvrdzujú udalosť spôsobujúcu stratu, poškodenie alebo zničenie. Ak ide o príslušné colné dokumenty, oznámenie sa podáva aj colnému orgánu, ktorý vykonal colné konanie, vydal autorizáciu alebo povolenie na použitie osobitných zjednodušení.

Podľa bodu 44.5 Daňového zákonníka Ukrajiny musí daňovník obnoviť stratené dokumenty do 90 kalendárnych dní odo dňa nasledujúceho po dni, keď kontrolný orgán prijal oznámenie. Ak dokumenty neobnoví alebo sa po využití tohto postupu opätovne stratia, poškodia či predčasne zničia, na účely daňovej kontroly sa považujú za chýbajúce v čase vyhotovenia príslušného výkazu alebo plnenia iných zákonných požiadaviek.

Ako určiť lehotu uchovávania

Nestanovujte všetkým dokladom rovnakú lehotu počítanú od posledného podpisu. Podľa bodu 44.3 Daňového zákonníka Ukrajiny závisí minimálna lehota od kategórie dokumentov a daňovníka:

• 1 825 dní – pre primárne a ďalšie stanovené daňové dokumenty osôb uvedených v podbode 44.3.2 vrátane právnických osôb v zjednodušenom daňovom režime;
• 1 095 dní – pre ostatné dokumenty, na ktoré sa nevzťahujú podbody 44.3.1 a 44.3.2. Toto daňové minimum sa vzťahuje aj na bežné doklady ФОП, ak právne predpisy nevyžadujú dlhšie uchovávanie;
• 2 555 dní – pre dokumenty osobitných kategórií daňovej kontroly stanovených v podbode 44.3.1.

Pri dokumentoch použitých v daňovom výkaze sa lehota počíta odo dňa jeho podania; ak sa nepodal, počíta sa od určenej konečnej lehoty na podanie. Treba zohľadniť aj dlhšie lehoty stanovené právnymi predpismi a predĺženie o obdobie pozastavenia plynutia premlčacej lehoty v prípadoch podľa bodu 102.3. Dokumenty súvisiace s predmetom kontroly, správnym odvolaním alebo súdnym konaním uchovávajte do skončenia kontroly a uplynutia zákonnej lehoty na napadnutie jej výsledkov a/alebo do rozhodnutia súdu vo veci, najmenej však počas lehôt podľa bodu 44.3.

Osobitné pravidlo platí, ak daňový orgán podľa bodu 86.14 oznámil okolnosti, ktoré môžu svedčiť o transakciách zameraných na poskytnutie neoprávnenej výhody úradníkovi cudzieho štátu: dokumenty potvrdzujúce tieto okolnosti alebo slúžiace ako podklad na zaúčtovanie príslušných transakcií sa musia uchovávať počas lehoty podľa bodu 44.3 predĺženej o 1 095 dní. Pri likvidácii daňovníka sa dokumenty podľa bodu 44.1 za obdobie činnosti najmenej 1 825 dní pred likvidáciou odovzdávajú do archívu v súlade s právnymi predpismi; pri dokumentoch osobitnej daňovej kontroly podľa článkov 39 a 39-2 a bodu 141.4 je toto obdobie 2 555 dní.

Nespoliehajte sa iba na to, že doklad je dostupný v účte. Zaveďte vlastné uchovávanie celej súpravy, aby prístup k dokumentu a možnosť overiť jeho podpisy nezáviseli iba od aktuálneho prístupu k službe. Pred zničením starších dokladov poverte účtovníka kontrolou príslušných prechodných pravidiel a období zákonného pozastavenia lehôt: uvedené minimá a dátum podania výkazu nemusia stačiť na určenie dátumu zničenia.

Kontrolný zoznam pred odoslaním

• Služby boli skutočne poskytnuté a ich opis zodpovedá zmluve a podkladovým materiálom.
• Strany, ich identifikátory a úlohy sú uvedené správne.
• Doklad obsahuje povinné náležitosti, skutočný dátum vyhotovenia a presné obdobie služieb.
• Množstvo, cena, suma a uvedenie dane z pridanej hodnoty (ПДВ) sú skontrolované.
• Všetky prílohy sú pripojené a jednoznačne prepojené s dokladom.
• Príjemca a postup podpisovania zodpovedajú dohode.
• Každá podpisujúca osoba má riadne oprávnenie a používa vlastný kvalifikovaný elektronický podpis (КЕП).

Kontrolný zoznam po podpísaní

• Pri obojstrannom doklade sú získané všetky dohodnuté podpisy a skontrolovaný stav „Підписаний усіма“ (podpísaný všetkými).
• Overenie potvrdzuje integritu dokumentu a platnosť príslušných podpisov.
• Totožnosť podpisujúcich osôb a ich oprávnenia zodpovedajú stranám dokladu.
• Transakcia bola odovzdaná na zaúčtovanie so správne uvedeným obdobím jej uskutočnenia.
• Originál, prílohy, všetky podpisy a dostupné údaje o overení sú uložené.
• Existuje záložná kópia a je určená lehota uchovávania.

Oficiálne zákony a návody „Вчасно“

• Zákon Ukrajiny „O elektronických dokumentoch a elektronickej výmene dokumentov“ č. 851-IV – články 5 až 8 o elektronickom dokumente, podpise, origináli a právnej sile; články 10 až 13 o prenose, prijatí, overení integrity a uchovávaní.
• Zákon Ukrajiny „O elektronickej identifikácii a elektronických dôveryhodných službách“ č. 2155-VIII – článok 18 o overovaní a právnej sile kvalifikovaného elektronického podpisu (КЕП) a elektronickej pečate.
• Zákon Ukrajiny „O účtovníctve a finančnom výkazníctve na Ukrajine“ č. 996-XIV – článok 2 o pôsobnosti; článok 9 o náležitostiach primárnych dokladov, osobitných podmienkach dokumentovania a účtovnom období.
• Občiansky zákonník Ukrajiny č. 435-IV – články 207 a 639 o písomnej a elektronickej forme; články 901 a 903 o poskytovaní a úhrade služieb.
• Daňový zákonník Ukrajiny č. 2755-VI – body 44.1, 44.3 a 44.4 o dokladovaní daňových údajov a uchovávaní dokumentov.
• Oficiálny návod „Вчасно“ k dokladom o vykonaní prác a poskytnutí služieb – príprava šablóny alebo nahratie PDF či DOC, podpisovanie kvalifikovaným elektronickým podpisom (КЕП), odoslanie obchodnému partnerovi a stav po podpise všetkými stranami.
• Nápoveda „Ako podpísať dokumenty pomocou služby Вчасно.КЕП?“ – návod na používanie kľúčov poskytovateľa v účte „Вчасно.ЕДО“.