Elektronické dokumenty v obchode: ako ich vytvárať, podpisovať a uchovávať

Ukrajinskí podnikatelia a spoločnosti môžu pri podnikateľskej činnosti používať elektronické dokumenty. Aby dokument plnil svoju funkciu, treba správne uviesť jeho náležitosti, použiť vhodný spôsob podpisovania, zabezpečiť overenie integrity a uchovať elektronický originál. Pri výmene s dodávateľom alebo kupujúcim si vopred dohodnite formát súborov, podpisujúce osoby, kanál prenosu a spôsob potvrdenia prijatia.

Spolu s dokumentom uchovávajte súvisiace podpisy, výsledky ich overenia a potvrdenia o doručení. Lehotu uchovávania určte podľa druhu dokumentu a statusu daňovníka: pri mnohých dokumentoch právnických osôb je daňové minimum 1825 dní, pri jednotlivých kategóriách 2555 dní. Kontroly, odvolania a ďalšie okolnosti stanovené zákonom môžu vyžadovať dlhšie uchovávanie.

Určte, aký dokument je potrebný pre danú operáciu

Podľa článku 5 ukrajinského zákona „O elektronických dokumentoch a elektronickom obehu dokumentov“ elektronický dokument obsahuje informácie vo forme elektronických údajov a povinné náležitosti. Článok 8 zakazuje popierať jeho právnu silu alebo prípustnosť ako dôkazu iba preto, že má elektronickú formu. Zloženie náležitostí a postup vyhotovenia však závisia od účelu dokumentu.

Pred nastavením výmeny zostavte s účtovníkom zoznam dokumentov obchodu: zmluvy, faktúry, dodacie listy, dokumenty o službách a pokladničné dokumenty. Pri každom určte, akú udalosť potvrdzuje, kto ho vyhotovuje a kto ho musí podpísať. Samotné uloženie súboru s názvom „dodací list“ ešte nepotvrdzuje správne zdokumentovanie operácie.

Požiadavky na účtovné prvotné doklady spoločností stanovuje ukrajinský zákon „O účtovníctve a finančnom výkazníctve na Ukrajine“. Jeho rozsah pôsobnosti určuje článok 2. Fyzická osoba – podnikateľ (FOP) musí osobitne určiť dokumenty pre svoje daňové účtovníctvo: bod 44.1 ukrajinského daňového kódexu ukladá daňovníkom povinnosť dokladovať účtovné údaje príslušnými dokumentmi.

Praktické odporúčanie: požiadajte účtovníka, aby pri každom typickom úkone písomne uviedol podkladový dokument, potrebné náležitosti, podpisujúcich a lehotu odovzdania do účtovníctva. Predajcom a manažérom to pomôže hneď zhromaždiť potrebné dokumenty.

Skontrolujte náležitosti elektronického prvotného dokladu

Podľa prvej a druhej časti článku 9 zákona č. 996-XIV sú podkladom účtovníctva podnikateľských operácií prvotné doklady. Možno ich vyhotoviť v papierovej alebo elektronickej forme. Všeobecný zoznam povinných náležitostí zahŕňa:

• názov dokumentu alebo formulára;
• dátum vyhotovenia;
• názov podniku, v mene ktorého bol dokument vyhotovený;
• obsah a rozsah podnikateľskej operácie, jej mernú jednotku;
• funkcie a priezviská osôb zodpovedných za operáciu a správnosť jej zdokumentovania, s výnimkou stanovenou zákonom pre dokumenty, ktorých požiadavky určuje Národná banka Ukrajiny;
• vlastnoručný podpis alebo iné údaje umožňujúce identifikovať účastníka operácie.

Číslo dokumentu, podklad operácie a pečiatka môžu byť doplnkovými náležitosťami podľa povahy operácie a technológie spracovania informácií. Zoznam podľa článku 9 sa vzťahuje na prvotné doklady; nemožno ho automaticky považovať za úplný pre každú zmluvu alebo osobitný formulár.

Elektronické prvotné doklady sa používajú v účtovníctve pri dodržaní právnych predpisov o elektronických dokumentoch. Pri prvotných dokladoch, ktoré softvér vytvára automaticky, článok 9 výslovne stanovuje, že musia byť opatrené elektronickým podpisom alebo pečaťou.

Nepodstatné nedostatky dokumentu samy osebe nie sú dôvodom na neuznanie operácie, ak nebránia identifikácii jej účastníka a dokument obsahuje potrebné údaje o dátume, podniku, obsahu a rozsahu operácie. Chýbajúce množstvo tovaru alebo neidentifikovaného účastníka operácie však vopred nepovažujte za nepodstatný nedostatok. Predložte taký dokument účtovníkovi na posúdenie a dohodnutie opravy.

Kedy dokument o službách nemusí obsahovať náležitosti objednávateľa

Druhá časť článku 9 zákona č. 996-XIV za stanovených podmienok umožňuje neuviesť funkcie, priezviská a podpis alebo iné identifikačné údaje na strane objednávateľa služieb či prác alebo nájomcu. Dokument musí obsahovať dátum alebo obdobie poskytovania služieb, vykonávania prác či prenájmu, písomná zmluva musí upravovať takýto spôsob dokumentovania a operácia sa musí zaúčtovať v období, v ktorom sa uskutočnila.

Táto výnimka sa nevzťahuje na operácie platené z verejných prostriedkov, prenájom štátneho alebo komunálneho majetku, stavebné zmluvy o dielo, projektové a prieskumné práce, dary, charitatívnu a humanitárnu pomoc. Nepovoľuje ani všeobecne dokumentovať odovzdanie tovaru bez náležitostí kupujúceho. Ak obchod prijíma služby podľa tohto postupu, účtovník musí skontrolovať všetky podmienky zmluvy a dokumentu.

Právny základ týchto požiadaviek — článok 9 zákona č. 996-XIV.

Vyberte podpis podľa dokumentu a dohody strán

Podľa článku 6 zákona č. 851-IV strany používajú elektronické podpisy a pečate v prípadoch stanovených právnymi predpismi alebo na základe dohody. Kvalifikovaný elektronický podpis (KEP) preto nie je univerzálnou požiadavkou pre každý obchodný list. Pri dokumente, ktorý má plniť konkrétnu právnu alebo účtovnú funkciu, treba overiť zákonné požiadavky a podmienky zmluvy.

KEP a ZEP sa nerozlišujú podľa pravidla „cloud alebo USB kľúč“. Druh podpisu závisí od zariadenia, certifikátu a splnenia zákonných požiadaviek. Tretia časť článku 15 zákona č. 2155-VIII spája používanie kvalifikovaných podpisov s vysokou úrovňou dôvery v prostriedky a schémy elektronickej identifikácie a zdokonalených podpisov založených na kvalifikovaných certifikátoch so strednou úrovňou. To neznamená, že všetky podpisy majú rovnaké právne účinky.

Obrázok vlastnoručného podpisu vložený do súboru ani sken podpísaného papiera sám osebe nepotvrdzuje vytvorenie KEP. Ani formát súboru neurčuje jeho status: súbor môže obsahovať riadny elektronický podpis alebo len obrázok dokumentu.

Pri právnych úkonoch, ktoré v prípadoch stanovených zákonom podliehajú notárskemu osvedčeniu a/alebo štátnej registrácii, šiesta časť článku 17 zákona č. 2155-VIII stanovuje elektronickú formu výlučne s použitím kvalifikovaných elektronických dôveryhodných služieb. Pri bankových, platobných a iných osobitne upravených operáciách treba zohľadniť príslušné osobitné pravidlá.

Elektronická pečať potvrdzuje pôvod a integritu údajov. Ak dokument vyžaduje podpis konkrétnej oprávnenej osoby, nepovažujte pečať automaticky za dostatočnú náhradu takého podpisu. Pravidlá a právne účinky stanovujú články 15, 17, 17-1 a 18 zákona č. 2155-VIII.

Vytvorte originál a overte prijatý dokument

Podľa článku 7 zákona č. 851-IV je originálom elektronický exemplár s povinnými náležitosťami vrátane elektronického podpisu autora alebo podpisu, ktorý zákon stavia na úroveň vlastnoručného. Originál musí umožňovať preukázať svoju integritu a pravosť. Ak sa dokument pošle viacerým adresátom alebo uloží na viacerých elektronických nosičoch, každý príslušný elektronický exemplár sa považuje za originál. Článok 8 zároveň zakazuje používať elektronický dokument ako originál osvedčenia o dedičskom práve. Osobitný zákaz sa týka dokumentu, ktorý možno podľa zákona vytvoriť len v jednom originálnom exemplári; pre túto kategóriu platí výnimka, ak existuje centralizované úložisko originálov elektronických dokumentov. Zákon môže stanoviť aj ďalšie zákazy. Pred prevedením osobitného dokumentu do elektronickej formy overte, či sa naň také obmedzenie nevzťahuje.

Článok 6 spája dokončenie vytvorenia elektronického dokumentu s pripojením podpisu a/alebo pečate. Ak technológia predpokladá viacero podpisov alebo pečatí, vytvorenie sa dokončí po pripojení posledného z nich. Po odsúhlasení dokumentu všetkými účastníkmi preto uložte konečnú súpravu súborov.

Odporúčaný postup pri dodacom liste:

1. Manažér porovná kupujúceho, zoznam tovaru, množstvo, merné jednotky, ceny a súčty so skutočnou operáciou.
2. Zodpovedná osoba skontroluje náležitosti a odovzdá konečný súbor oprávnenému podpisujúcemu.
3. Podpisujúci podpíše odsúhlasenú verziu. Ak sa podpis uchováva ako samostatný súbor, zamestnanec ho odovzdá spolu s dokumentom.
4. Príjemca overí integritu, druh podpisu, údaje o podpisujúcom a súlad prijatého dokumentu s príslušnou operáciou.
5. Ak sa strany dohodli na podpise oboma stranami, príjemca pridá svoj podpis a vráti konečnú súpravu.
6. Každá strana uchováva dokument, všetky súvisiace podpisy, výsledky overenia a dôkazy o odoslaní a prijatí.

Podľa článku 12 zákona č. 851-IV sa integrita overuje potvrdením zdokonaleného alebo kvalifikovaného podpisu či pečate. Pri iných druhoch sa používajú iné prostriedky a metódy ochrany informácií v súlade s právnymi predpismi.

Pri potvrdení KEP sa zohľadňuje najmä platnosť kvalifikovaného certifikátu v čase vytvorenia podpisu, zhoda kľúča, údaje o podpisujúcom, použitie kvalifikovaného zariadenia a neporušenosť integrity. Tieto podmienky stanovuje druhá časť článku 18 zákona č. 2155-VIII. Zamestnanec by si mal uložiť dostupný výsledok overenia a samostatne skontrolovať oprávnenie osoby podpísať príslušný dokument.

Ak overenie odhalí problém, požiadajte odosielateľa o úplnú súpravu súborov a pred zaúčtovaním dokumentu zistite príčinu. Podpis pomáha odhaliť zmenu údajov; neznamená, že súbor nemožno technicky zmeniť, a sám osebe nezabezpečuje dôvernosť jeho obsahu.

Dohodnite s obchodným partnerom pravidlá výmeny

Články 10, 11 a 14 zákona č. 851-IV umožňujú stranám určiť postup elektronického obehu dokumentov v medziach právnych predpisov. Predchádzajúca dohoda je osobitne potrebná, ak od prijatia dokumentu závisí platba, lehota na pripomienky alebo iný úkon.

Do zmluvy alebo samostatnej dohody o výmene je vhodné zahrnúť:

• druhy dokumentov, ktoré si strany vymieňajú elektronicky;
• formáty dokumentu a podpisu, postup odovzdávania príloh;
• prípustné druhy podpisov a postup overenia oprávnení podpisujúcich;
• dohodnuté e-mailové adresy alebo účty v službe;
• okamih odoslania a prijatia, obsah potvrdenia prijatia;
• lehoty na podpis, odoslanie pripomienok a opätovné odoslanie;
• postup pri technickom výpadku, zmene adresy alebo oprávnenej osoby;
• postup pri opravách a získaní vlastnej súpravy súborov.

Ak právne predpisy alebo predchádzajúca dohoda neurčujú inak, dokument sa považuje za prijatý v okamihu, keď autorovi príde elektronické oznámenie od adresáta o jeho prijatí. Ak nie je dohodnutý postup potvrdenia, potvrdenie musí obsahovať údaje o skutočnosti a čase prijatia a o odosielateľovi potvrdenia. Ak potvrdenie nepríde, podľa všeobecného pravidla článku 11 sa dokument považuje za neprijatý.

Označenie v priečinku odoslaných správ samo osebe nepotvrdzuje splnenie týchto podmienok. Uchovávajte oznámenie príjemcu alebo potvrdenku služby stanovenú dohodou, ktorá umožňuje priradiť potvrdenie ku konkrétnemu dokumentu. Prijatie súboru a odsúhlasenie jeho obsahu je vhodné upraviť v zmluve samostatne.

Ilustračný príklad: dodávateľ poslal podpísaný dodací list a obchod odpovedal, že prijal práve tento dodací list, pričom uviedol jeho číslo a dátum. Takáto odpoveď pomáha určiť, ktorého dokumentu sa potvrdenie týka. Ak sa množstvo tovaru nezhoduje, obchod oznámi nesúlad samostatne podľa dohodnutého postupu.

Ak strany potrebujú ďalšie dôkazy o doručení, môžu zvážiť kvalifikovanú dôveryhodnú službu registrovaného elektronického doručovania. Podľa štvrtej časti článku 27 zákona č. 2155-VIII zabezpečuje zákonom stanovené domnienky integrity údajov, identifikácie odosielateľa a príjemcu a presnosti času odoslania a prijatia.

Zorganizujte archív, prístup a záložné kópie

Článok 13 zákona č. 851-IV ukladá povinnosť uchovávať elektronické dokumenty vo forme, ktorá umožňuje overiť ich integritu. Informácie musia byť dostupné na ďalšie použitie a dokument musí byť možné obnoviť vo formáte, v ktorom bol vytvorený, odoslaný alebo prijatý. Ak sú k dispozícii, treba uchovávať údaje o jeho pôvode, účele, dátume a čase odoslania alebo prijatia.

Praktické odporúčanie: ku každej operácii vytvorte samostatnú súpravu archívnych materiálov:

• konečný elektronický dokument v pôvodnom formáte;
• samostatné súbory podpisov alebo kontajner, ktorý ich obsahuje;
• podpísané prílohy a súvisiace dokumenty;
• výsledky overenia podpisov, dostupné certifikáty a časové pečiatky;
• potvrdenia o odoslaní a prijatí;
• dokumenty a korešpondenciu k pripomienkam, opravám alebo náhrade;
• čitateľné zobrazenie na prezeranie a tlač.

Veďte register, v ktorom možno nájsť súpravu podľa obchodného partnera, druhu dokumentu, čísla, dátumu a operácie. Obmedzte právo na vymazanie, určte zodpovednú osobu za archív a zabezpečte prístup ďalšieho oprávneného zamestnanca počas jej neprítomnosti. Súkromné kľúče a heslá podpisujúcich nezaraďujte do spoločného archívu: článok 12 zákona č. 2155-VIII vyžaduje zabezpečiť dôvernosť súkromného kľúča a znemožniť prístup iným osobám.

Odporúča sa mať záložnú kópiu na samostatnom nosiči alebo v samostatnom úložisku a pravidelne overovať obnovu dokumentov. Ak nemožno elektronické dokumenty uchovávať na nosiči počas stanovenej lehoty, článok 13 zákona č. 851-IV ukladá povinnosť duplikovať ich na viacerých elektronických nosičoch a pravidelne kopírovať postupom stanoveným právnymi predpismi. Ak nemožno splniť ani tieto požiadavky, dokumenty sa musia uchovávať ako papierové kópie, ak neexistuje papierový originál. Ide o osobitný postup pre prípad nemožnosti elektronického uchovávania. Pri kopírovaní vždy overte integritu údajov. Samostatne otestujte, či sú po obnove dostupné podpisy, prílohy a potvrdenia prijatia.

Ak používate externú službu, pred uzavretím zmluvy zistite, čo možno exportovať, ako získať úplnú súpravu po ukončení platenia a ako sa bude overovať podpis počas potrebnej lehoty. Zákon umožňuje využívať dôveryhodnú službu uchovávania podpisov, pečatí, časových pečiatok a certifikátov. Pre elektronické údaje určené na trvalé uchovávanie stanovuje štvrtá časť článku 26 zákona č. 2155-VIII povinné použitie kvalifikovanej elektronickej časovej pečiatky.

Určte lehotu uchovávania pre každú kategóriu dokumentov

Elektronické dokumenty sa musia uchovávať aspoň tak dlho, ako právne predpisy stanovujú pre príslušné papierové dokumenty. Minimálne daňové lehoty určuje bod 44.3 ukrajinského daňového kódexu. V praxi používajte presný počet dní uvedený v ustanovení.

Pri daňových dokumentoch sa lehota počíta odo dňa podania výkazu, na ktorého zostavenie sa použili. Ak výkaz nebol podaný, počíta sa od stanovenej konečnej lehoty na jeho podanie. Pri dokumentoch týkajúcich sa iných právnych predpisov podliehajúcich kontrole sa lehota počíta odo dňa príslušnej podnikateľskej operácie a pri povoľovacích dokumentoch odo dňa skončenia ich platnosti.

FOP musí určiť lehotu podľa príslušnej kategórie dokumentu a zohľadniť ďalšie použiteľné požiadavky. Päťročné pravidlo podbodu 44.3.2 nemožno automaticky uplatniť na všetkých podnikateľov. Rovnako zmienka o troch rokoch v tretej časti článku 8 zákona č. 996-XIV neoprávňuje spoločnosť skrátiť dlhšiu lehotu stanovenú daňovými alebo inými právnymi predpismi.

Podľa bodu 44.4 sa dokumenty súvisiace s predmetom kontroly, správnym odvolaním alebo súdnym konaním uchovávajú do ukončenia príslušných postupov a lehôt na odvolanie stanovených zákonom, najmenej však počas lehôt podľa bodu 44.3. Ak orgány činné v trestnom konaní dokumenty zaistili alebo sú potrebné pre konanie, pred ich vymazaním dohodnite ďalšie uchovávanie s právnikom.

Bod 44.3 stanovuje aj predĺženie lehôt o obdobie pozastavenia plynutia premlčacej lehoty v prípadoch podľa bodu 102.3. V osobitnom prípade získania informácií podľa bodu 86.14 o okolnostiach poskytnutia neoprávnenej výhody úradnej osobe cudzieho štátu bod 44.4 predlžuje lehotu uchovávania príslušných dokumentov o 1095 dní.

Pred vymazaním archívu musí účtovník určiť kategóriu dokumentu, začiatok plynutia lehoty, dlhšie osobitné lehoty a neukončené postupy. Podľa bodu 102.3 ukrajinského daňového kódexu sa plynutie premlčacej lehoty pozastavuje počas nepretržitého pobytu daňovníka mimo Ukrajiny najmenej 183 dní; počas zákazu kontrol stanoveného zákonom alebo súdom; počas pozastavenia, predĺženia alebo presunutia kontroly podľa pravidiel tohto bodu; a počas napadnutia rozhodnutia o vyrubení peňažného záväzku v správnom alebo súdnom konaní.

Bod 102.3 zahŕňa aj nemožnosť vykonať kontrolu a určiť peňažné záväzky pre protokol o nemožnosti kontroly, nevpustenie úradných osôb pri dodržaní stanovených podmienok daňovým orgánom alebo súdne napadnutie rozhodnutia o kontrole. Pri protokole a napadnutom rozhodnutí sú stanovené výnimky, ak boli príslušné úkony uznané za nezákonné alebo rozhodnutie za protiprávne a/alebo zrušené. Podľa bodu 44.3 sa lehoty uchovávania predlžujú o príslušné obdobie pozastavenia. Pred vymazaním musí účtovník tiež overiť uplatniteľné prechodné ustanovenia a osobitné archívne lehoty.

Nenastavujte automatické vymazanie len po uplynutí 1095, 1825 alebo 2555 dní. Pri likvidácii daňovníka bod 44.3 vyžaduje odovzdať do archívu zákonom stanoveným postupom dokumenty podľa bodu 44.1 za obdobie činnosti najmenej 1825 dní pred dátumom likvidácie. Pri dokumentoch a informáciách potrebných na daňovú kontrolu podľa článkov 39, 39-2 a bodu 141.4 článku 141 je toto obdobie najmenej 2555 dní.

Pripravte čitateľnú kópiu a postup na opravu chýb

Podľa článku 5 zákona č. 851-IV možno elektronický dokument zobraziť na obrazovke alebo na papieri v čitateľnej podobe. Papierové zobrazenie overené spôsobom stanoveným právnymi predpismi je papierovou kópiou elektronického dokumentu. Článok 7 upravuje aj elektronické kópie; nestanovuje všeobecnú požiadavku notársky overiť každú kópiu.

Snímka obrazovky, výtlačok ani opätovne uložený obrázok nenahrádzajú pôvodný elektronický súbor so súvisiacimi podpismi a materiálmi potrebnými na overenie. Ak zamestnanec pripravuje dokument na tlač, musí použiť konečnú podpísanú verziu a zachovať jej prepojenie s elektronickým originálom.

Šiesta časť článku 9 zákona č. 996-XIV ukladá podniku povinnosť na vlastné náklady vyhotoviť papierové kópie elektronických prvotných dokladov a registrov na žiadosť iných účastníkov operácií a orgánov činných v trestnom konaní či príslušných orgánov v medziach zákonných právomocí. Vopred preto overte, či možno všetky dokumenty a prílohy úplne otvoriť a vytlačiť.

Ak sa po podpise zistí chyba, zachovajte prijatý súbor a predložte vec účtovníkovi. Ako organizačný postup sa odporúča zaznamenať dôvod opravy, prepojiť nový alebo opravný dokument s predchádzajúcim, znovu získať potrebné podpisy a informovať obchodného partnera. Konkrétny spôsob účtovnej opravy závisí od druhu dokumentu a operácie. Siedma časť článku 9 vyžaduje predchádzať neoprávneným a nezistiteľným opravám.

Vedenie fiškálnych elektronických pokladničných dokladov upravte osobitným postupom

Pravidlá výmeny podpísaných dodacích listov neurčujú postup vytvorenia, registrácie a vydania fiškálneho elektronického pokladničného dokladu. Pre obchod je vhodné samostatne opísať postup pri fiškálnych dokladoch a výmenu podnikateľských dokumentov s obchodnými partnermi.

Požiadajte účtovníka, aby určil, pri ktorých platbách v obchode je potrebný fiškálny doklad, a dohodnite so zamestnancami postup jeho vydania kupujúcemu. Odoslanie faktúry alebo dodacieho listu samo osebe nepotvrdzuje splnenie požiadaviek na vydanie fiškálneho dokladu.

Vytváranie, uchovávanie a tlač dodacích listov v Torgsoft

V Torgsoft umožňuje ponuka „Друк“ (Tlač) na formulári „Реалізація“ (Predaj) otvoriť dodací list alebo faktúru na zobrazenie, uložiť ich v dostupnom formáte alebo vytlačiť. Prakticky to umožňuje pripraviť dokument podľa údajov o predaji, skontrolovať ho s účtovníkom a odovzdať na ďalšie vybavenie podľa postupu dohodnutého s obchodným partnerom. Tieto možnosti sú opísané v oficiálnom návode k formuláru „Реалізація“ (Predaj).

V parametroch predaja umožňuje funkcia „Файли документа“ (Súbory dokumentu) pripájať súbory, prezerať, kopírovať a mazať vybraný súbor. Možno ju použiť na prepojenie účtovného záznamu s dokumentmi operácie. Samostatne určte, kde sa bude uchovávať úplná podpísaná súprava a jej záložná kópia, a overte, či ich možno obnoviť.

Pri finančných operáciách režim „Фінансовий документ“ (Finančný dokument) podporuje tlač vybraného pokladničného príkazu a pri výkaze zo zoznamu pokladničných dokladov tlač alebo vytvorenie súboru Excel. Pred vytvorením výkazu nastavte požadované filtre pokladnice a obdobia podľa oficiálneho opisu režimu. Uložený alebo vytlačený výsledok treba následne vybaviť podľa požiadaviek na konkrétny dokument; opísané funkcie nepotvrdzujú pripojenie KEP ani poskytovanie služby dlhodobého uchovávania podpisov.

Čo dohodnúť s účtovníkom pred začiatkom práce

1. Určte dokumenty pre každý typický úkon obchodu a schváľte ich náležitosti.
2. Určte osoby, ktoré dokumenty pripravujú, kontrolujú, podpisujú a odovzdávajú do účtovníctva.
3. Dohodnite s obchodnými partnermi druhy podpisov, adresy výmeny a potvrdenie prijatia.
4. Na jednej skúšobnej súprave overte podpisovanie, prenos, kontrolu, tlač a obnovu zo záložnej kópie.
5. Stanovte lehoty uchovávania podľa kategórií a postup zablokovania vymazania počas kontrol a sporov.
6. Určte postup pri chybách, strate prístupu alebo poškodení súborov.

Čo robiť pri strate dokumentov

Podľa všeobecného postupu bodu 44.5 ukrajinského daňového kódexu daňovník do piatich dní odo dňa straty, poškodenia alebo predčasného zničenia dokumentov písomne informuje kontrolný orgán podľa miesta evidencie spôsobom podávania daňového výkazu a priloží riadne vyhotovené dokumenty potvrdzujúce udalosť. Za okolností určených týmto bodom treba informovať aj príslušný colný orgán. Dokumenty treba obnoviť do 90 kalendárnych dní odo dňa nasledujúceho po dni doručenia oznámenia kontrolnému orgánu.

Ak daňovník podal oznámenie stanoveným spôsobom a včas a pre stratu, poškodenie alebo predčasné zničenie dokumentov nemožno vykonať kontrolu, lehoty kontroly sa presunú do obnovy a predloženia dokumentov v medziach lehôt podľa bodu 44.5, najviac však o 120 dní. Toto pravidlo sa nevzťahuje na kontroly uvedené v článku 200 ukrajinského daňového kódexu. Ak sa dokumenty neobnovia alebo sa po použití tohto postupu znova stratia, poškodia či predčasne zničia, bod 44.5 stanovuje, že sa považujú za chýbajúce v čase zostavovania výkazu alebo plnenia príslušných zákonných požiadaviek.

Ako výnimku z článku 44 stanovuje podbod 69.28 bodu 69 pododdielu 10 oddielu XX tohto kódexu osobitné pravidlá pre daňovníkov a daňových agentov, ktorí vykonávali činnosť na územiach aktívnych bojov alebo dočasne okupovaných územiach Ukrajiny a nemôžu predložiť prvotné doklady. Dôvodom môže byť strata, zničenie alebo poškodenie dokumentov súvisiace s bojmi alebo nemožnosť vyviezť ich z území určených týmto ustanovením pre riziko ohrozenia života alebo zdravia či administratívne prekážky. Územie treba overiť podľa zoznamu určeného postupom stanoveným vládou Ukrajiny. Strata nesúvisiaca s bojmi na príslušných územiach neoprávňuje uplatniť túto výnimku.

Podľa podbodu 69.28 daňovník predkladá kontrolnému orgánu oznámenie vo voľnej forme o strate a/alebo nemožnosti vyviezť prvotné doklady. Ustanovenie vyžaduje podpisy vedúceho podniku a hlavného účtovníka. Oznámenie uvádza okolnosti, zdaňovacie obdobia a všeobecný zoznam dokumentov a podľa možnosti aj ich náležitosti. Údaje vo výkazoch za uvedené obdobia nemožno spochybniť len pre chýbajúce prvotné doklady; oznámenie je tiež dôvodom na zachovanie výdavkov, záporných hodnôt a nároku na odpočítanie dane z pridanej hodnoty určených týmto ustanovením.

Po oznámení o nemožnosti vyviezť dokumenty, ktoré sa nachádzajú na príslušných územiach, platí moratórium na dokumentárne kontroly uvedených období. Ak sa neskôr zistí strata týchto dokumentov, treba podať samostatné oznámenie o strate s opisom okolností. Daňovníci, ktorí oznámili stratu podľa podbodu 69.28, nepodliehajú kontrole za uvedené obdobia ani po skončení vojnového stavu.

Neexistenciu dôvodov na uplatnenie osobitných pravidiel preukazuje kontrolný orgán. Najneskôr do jedného mesiaca odo dňa prijatia oznámenia musí vydať odôvodnené zamietnutie s dôvodmi a dôkazmi. Daňovník môže zamietnutie napadnúť v správnom konaní alebo na súde; do konečného rozhodnutia orgán nemôže spochybniť údaje vo výkaze ani iniciovať kontroly období uvedených v oznámení. Podbod 69.28 zároveň zakazuje za tieto obdobia zvýšiť deklarované daňové záväzky, zápornú hodnotu základu dane z príjmov právnických osôb a požadované vrátenie dane z pridanej hodnoty zo štátneho rozpočtu. Neodôvodnené uplatnenie tohto postupu má následky stanovené zákonom. Pred podaním oznámenia dohodnite s účtovníkom a právnikom dôvody, zoznam dokumentov a zdaňovacie obdobia.

Oficiálne právne zdroje

• Zákon Ukrajiny „O elektronických dokumentoch a elektronickom obehu dokumentov“ z 22.05.2003 č. 851-IV: články 5–8 — dokument, podpis, originál a kópie; články 10–13 — prenos, prijatie, integrita a uchovávanie; články 14–15 — organizácia výmeny a prístup.
• Zákon Ukrajiny „O elektronickej identifikácii a elektronických dôveryhodných službách“ z 05.10.2017 č. 2155-VIII: článok 1 — druhy podpisov; článok 12 — ochrana súkromného kľúča; článok 15 — úrovne dôvery; články 17, 17-1 a 18 — používanie a overovanie podpisov; články 26–28 — časové pečiatky, doručovanie a uchovávanie.
• Zákon Ukrajiny „O účtovníctve a finančnom výkazníctve na Ukrajine“ zo 16.07.1999 č. 996-XIV: článok 2 — rozsah pôsobnosti; článok 8 — organizácia účtovníctva; časti 1–2 a 5–9 článku 9 — prvotné doklady, náležitosti, účtovné obdobie, papierové kópie, ochrana záznamov a uchovávanie.
• Ukrajinský daňový kódex z 02.12.2010 č. 2755-VI: bod 44.1 — dokladovanie účtovníctva; podbody 44.3.1–44.3.4 — minimálne lehoty a pravidlá ich počítania; bod 44.4 — uchovávanie počas kontrol a odvolaní a osobitné predĺženie; bod 44.5 — strata a obnova dokumentov; bod 102.3 — pozastavenie plynutia premlčacej lehoty; podbod 69.28 bodu 69 pododdielu 10 oddielu XX — osobitné pravidlá pri strate alebo nemožnosti vyviezť prvotné doklady.