Elektronická pracovná knižka: čo robiť do júna 2026

Elektronická pracovná knižka na Ukrajine: čo musí zamestnávateľ urobiť do 10. júna 2026

Elektronická pracovná knižka na Ukrajine už funguje: hlavná evidencia pracovnej činnosti sa nevedie v papierovej knižke, ale v elektronickej podobe v registri poistených osôb. Papierová pracovná knižka úplne nezmizla, ale jej úloha sa zmenila: už nie je základným personálnym dokumentom na dennú evidenciu, ale používa sa predovšetkým na vykonávanie zápisov na žiadosť zamestnanca a na potvrdzovanie starých období práce, ktoré ešte neboli prenesené do registra. (Zákon Ukrajiny)

Čo je to elektronická pracovná knižka

Pod pojmom „elektronická pracovná knižka“ sa v skutočnosti rozumejú informácie o pracovnej činnosti zamestnanca, ktoré sú uložené v registri poistených osôb Štátneho registra povinného štátneho sociálneho poistenia. Práve tento register je hlavným zdrojom údajov o pracovnej činnosti, a nie samostatný papierový formulár. (Zákon Ukrajiny)

Postup PFU stanovuje, že v elektronickej podobe sa môžu zaznamenávať nielen prijatie a prepustenie, ale aj iné obdobia a udalosti: práca, štúdium, prax, služba, starostlivosť, nezamestnanosť, stáž, vzťahy na základe občianskoprávnych zmlúv, súbeh zamestnaní, preradenie, ako aj dôvod ukončenia pracovnoprávnych vzťahov s odkazom na právnu normu a náležitosti dokumentu, ktorým bol príslušný zápis vyhotovený. (Zákon Ukrajiny)

Sú zrušené papierové pracovné knižky

Nie, k úplnému zániku papierovej pracovnej knižky nedošlo. Zákon ju zachoval ako dokument, ktorý sa môže viesť na žiadosť zamestnanca. Ak sa zamestnanec prijíma do zamestnania po prvýkrát a požiada o vystavenie papierovej pracovnej knižky, zamestnávateľ je povinný tak urobiť najneskôr do piatich dní od prijatia do zamestnania. Ak už zamestnanec má knižku, ktorú má u seba, zamestnávateľ je povinný do nej na jeho žiadosť zapisovať údaje o prijatí, preradení, prepustení, odmenách a oceneniach. (Zákon Ukrajiny)

To znamená, že v súčasnosti funguje tento model: elektronická evidencia je hlavná a papierová pracovná knižka je doplnkovým dokumentom, ktorý sa vedie na žiadosť zamestnanca alebo sa používa na potvrdzovanie starých záznamov v prechodnom období. (Zákon Ukrajiny)

Čo musí zamestnávateľ urobiť pri prijatí zamestnanca do zamestnania

Pri uzatváraní pracovnej zmluvy zamestnanec predkladá pas alebo iný doklad totožnosti, pracovnú knižku — ak ju má, — alebo informácie o pracovnej činnosti z registra poistených osôb. V prípadoch výslovne stanovených zákonom sa predkladá aj doklad o vzdelaní, doklad o zdravotnom stave, vojenský preukaz a iné doklady. (Zákon Ukrajiny)

Pre zamestnávateľa to znamená:

Čo sa zmenilo počas práce zamestnanca

Bežnú personálnu evidenciu vedie zamestnávateľ nie uchovávaním papierovej pracovnej knižky v podniku, ale riadnym vyhotovením personálnych dokumentov a predkladaním informácií do štátnych registrov predpísaným spôsobom. Ak v registri poistených osôb chýbajú informácie o prijatí, presune medzi oddeleniami, preradení, prepustení, obnovení v práci, pozastavení alebo obnovení platnosti pracovnej zmluvy, pridelení hodnosti, kategórie, absolvovaní stáže alebo školenia, tieto informácie predkladá poistník prostredníctvom webového portálu elektronických služieb PFU s pripojením kvalifikovaného elektronického podpisu. (Zákon Ukrajiny)

Pre podnikateľa to znamená, že stredobodom pozornosti by nemali byť formuláre pracovných knižiek, ale kvalita personálnych príkazov, správnosť formulácie dôvodov prijatia, preradenia a prepustenia, súlad náležitostí dokumentov a včasné predkladanie údajov PFU v prípade, že sú v registri medzery. Práve tieto údaje budú mať v budúcnosti vplyv na potvrdzovanie odpracovaných rokov zamestnanca a priznanie dôchodku. (Zákon Ukrajiny)

Čo musí zamestnávateľ urobiť do 10. júna 2026

Prechodné obdobie je stanovené na päť rokov odo dňa nadobudnutia účinnosti zákona č. 1217-IX. V praxi ide o obdobie od 10.06.2021 do 10.06.2026. Počas tohto obdobia PFU zaraďuje do registra chýbajúce informácie o pracovnej činnosti na základe údajov predložených poistníkom alebo poistenou osobou. Do ukončenia tohto procesu sa údaje z papierovej pracovnej knižky používajú na zohľadnenie informácií o pracovnej činnosti za obdobie pred nadobudnutím účinnosti zákona. Po ukončení týchto prác sa existujúce pracovné knižky vydávajú zamestnancom osobne proti podpisu. (Zákon Ukrajiny)

Do 10.06.2026 by mal teda zamestnávateľ vykonať toto minimum úkonov:

Ako sa predkladajú informácie Dôchodkovému fondu

Postup PFU výslovne umožňuje predkladanie informácií samotným zamestnancom, ako aj poistníkom. Predkladanie je možné osobne alebo prostredníctvom webového portálu elektronických služieb PFU v elektronickej podobe s povinným pripojením elektronického podpisu založeného na kvalifikovanom certifikáte. Za obdobia pred nadobudnutím účinnosti zákona č. 1217-IX je možné informácie predložiť buď vo forme naskenovaných kópií dokumentov, alebo v digitalizovanej podobe vytvorením elektronického záznamu s priloženými skenmi. Všeobecným pravidlom je, že informácie sa predkladajú jednorazovo a opakovane — v prípade opravy nepresností. (Zákon Ukrajiny)

Naskenované kópie musia byť vyhotovené z originálov, farebne, obsahovať všetky strany pracovnej knižky, v ktorých boli vykonané zápisy, v chronologickom poradí, ako aj okraje dokumentov. Odporúčané rozlíšenie — 300 dpi, formát súborov — jpg alebo pdf, veľkosť každého súboru — nie viac ako 1 MB. Pre podniky to znamená, že nekvalitné skeny, neúplné strany alebo orezané okraje môžu spôsobiť problémy pri potvrdzovaní odpracovaných rokov. (Zákon Ukrajiny)

Čo robiť, ak zamestnanec odchádza zo zamestnania

V deň prepustenia je zamestnávateľ povinný vydať zamestnancovi kópiu príkazu alebo nariadenia o prepustení, písomné oznámenie o vypočítaných a vyplatených sumách a vykonať konečné zúčtovanie v lehotách stanovených v článku 116 Zákonníka práce. Ak o to zamestnanec požiada, zamestnávateľ musí tiež vykonať príslušný zápis o prepustení do papierovej pracovnej knižky, ktorú má zamestnanec u seba. (Zákon Ukrajiny)

Osobitne platí špeciálne pravidlo prechodného obdobia: ak bola pracovná zmluva uzatvorená pred nadobudnutím účinnosti zákona č. 1217-IX a zamestnanec je prepustený pred ukončením postupu zapisovania chýbajúcich údajov do registra, zamestnávateľ je povinný v deň prepustenia mu vydať riadne vyhotovenú papierovú pracovnú knižku. (Zákon Ukrajiny)

Pre zamestnávateľa-živnostníka existuje ešte jedna výnimka: ak je takýto zamestnávateľ povolaný na vojenskú službu počas mobilizácie alebo iným spôsobom ustanoveným zákonom, môže svoje povinnosti podľa článku 47 Zákonníka práce splniť do jedného mesiaca po prepustení zo služby bez uplatnenia sankcií a pokút. (Zákon Ukrajiny)

Čo sa stane, ak sa knižka nedigitalizuje do 10.06.2026

Oficiálne vysvetlenie PFU spočíva v tom, že doba poistenia automaticky nezaniká len preto, že papierová knižka nebola digitalizovaná do 10.06.2026. Výrazne to však komplikuje budúce priznávanie dôchodku, predovšetkým pokiaľ ide o obdobia práce do 01.01.2004, ktoré sa nedostali do elektronického registra. V takom prípade bude musieť osoba osobitne potvrdzovať odpracované roky originálom knižky alebo inými dokumentmi. (Dôchodkový fond Ukrajiny)

PFU tiež vysvetľuje, že ak knižku nepredložil zamestnávateľ, zamestnanec môže predložiť naskenované dokumenty samostatne prostredníctvom webového portálu PFU aj po uplynutí prechodného obdobia, ale to nič nemení na skutočnosti, že platný oficiálny termín na masový prechod je 10.06.2026. Pre podnikateľa z toho vyplýva jednoduché pravidlo: je bezpečnejšie uzavrieť túto záležitosť teraz, kým zamestnanec pracuje, personálne dokumenty sú k dispozícii a zdroje potvrdzujúce odpracované roky sa nestratili. (Dôchodkový fond Ukrajiny)

Riziká, zodpovednosť a peniaze

Zákon výslovne nestanovuje osobitnú samostatnú pokutu práve za „nedigitalizovanú pracovnú knižku“. To však neznamená, že neexistujú riziká. Ak zamestnávateľ porušuje iné požiadavky pracovnoprávnych predpisov, môžu sa na neho vzťahovať všeobecné finančné sankcie podľa článku 265 Zákonníka práce, najmä za porušenie iných požiadaviek pracovnoprávnych predpisov — vo výške minimálnej mzdy za každé porušenie. (Zákon Ukrajiny)

Najcitlivejšie následky pre podnikanie vznikajú pri prepustení. Za oneskorenie vydania kópie príkazu na prepustenie vinou zamestnávateľa sa zamestnancovi vypláca priemerný zárobok za celú dobu nútenej absencie. Za nevyplatenie splatných súm v lehotách stanovených v článku 116 Zákonníka práce riskuje zamestnávateľ, že zaplatí priemerný zárobok za celý čas omeškania až do dňa skutočného vyrovnania, najviac však za šesť mesiacov. (Zákon Ukrajiny)

Hlavným rizikom pre podnikateľa tu preto nie je ani tak „pokuta za elektronickú knižku“, ale skôr súbor problémov: neúplná personálna evidencia, spory o odpracované roky, konflikty pri prepúšťaní, sťažnosti zamestnancov a dodatočné náklady na opravu starých chýb. (Zákon Ukrajiny)

Krátky príklad z praxe

Čo by mal podnikateľ urobiť už teraz

Oficiálne zdroje

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва