Evidencia zásob pre živnostníkov: Pravidlá a pokuty

Evidencia tovaru u SZČO: kto je povinný ju viesť, ako ju vypracovať a aké pokuty hrozia

Evidencia tovaru pre SZČO (samostatne zárobkovo činné osoby) nie je účtovníctvo podľa štandardov pre právnické osoby, ale osobitná povinnosť stanovená zákonom o ERP (registračných pokladniciach) a Vyhláškou Ministerstva financií č. 496. Podstata požiadavky je jednoduchá: podnikateľ, na ktorého sa táto povinnosť vzťahuje, musí viesť stanovený Formulár evidencie zásob tovaru, zapisovať doň príjmy a výdaje tovaru na základe prvotných dokladov a predávať len tie tovary, ktoré sú v tejto evidencii uvedené. Počas kontroly musia byť doklady o evidencii a pôvode tovaru na mieste predaja alebo dostupné na predloženie kontrolnému orgánu. (Legislatíva Ukrajiny)

Nie všetky SZČO sú povinné viesť takúto evidenciu. Výnimka platí pre SZČO – platiteľov paušálnej dane, ktorí nie sú platiteľmi DPH, ale ani pre nich oslobodenie neplatí, ak predávajú technicky náročné domáce spotrebiče podliehajúce záručnému servisu, lieky, zdravotnícke pomôcky alebo šperky a domáce výrobky z drahých kovov a kameňov. Za predaj tovaru neevidovaného ustanoveným spôsobom alebo za nepredloženie dokladov počas kontroly je stanovená finančná sankcia vo výške hodnoty takéhoto tovaru v predajných cenách, najmenej však 10 nezdaniteľných minimálnych príjmov občanov. (Legislatíva Ukrajiny)

Čo presne sa považuje za evidenciu tovaru

Vyhláška č. 496 priamo určuje, že doklady potvrdzujúce evidenciu a pôvod tovaru pozostávajú z dvoch zložiek:

K prvotným dokladom môžu patriť súpis zásob tovaru na začiatku evidencie, dodacie listy, prepravné doklady, colné vyhlásenia, nákupné akty, fiskálne bloky, pokladničné doklady a iné dokumenty, ktoré umožňujú identifikovať dodávateľa, odberateľa, dátum operácie, názov, množstvo a hodnotu tovaru. (Legislatíva Ukrajiny)

Pre SZČO teda evidencia tovaru nie je abstraktná „kontrola zostatkov“, ale konkrétne prepojenie: existuje zápis vo Formulári evidencie a existuje prvotný doklad, na základe ktorého bol tento zápis vykonaný. Bez jedného z týchto prvkov sa evidencia považuje za rizikovú. Je zakázané predávať tovar, ak na mieste predaja chýbajú prvotné doklady, zápisy vo Formulári alebo doklady aj zápisy súčasne. (Legislatíva Ukrajiny)

Kto je povinný viesť evidenciu tovaru

Evidenciu tovaru sú povinné viesť SZČO, ktoré vykonávajú zúčtovacie operácie v oblasti obchodu, verejného stravovania alebo služieb a na ktoré sa vzťahuje bod 12 článku 3 zákona č. 265. V praxi ide predovšetkým o:

Kto nemusí viesť evidenciu tovaru podľa Vyhlášky č. 496

Evidenciu tovaru nemusia viesť SZČO – platitelia paušálnej dane, ktorí nie sú registrovaní ako platitelia DPH, ak neobchodujú s vyššie uvedenými „špeciálnymi“ skupinami tovarov. Ide o výnimku z bodu 12 článku 3 zákona č. 265 a článku 20 tohto zákona. (Legislatíva Ukrajiny)

Toto oslobodenie sa však týka práve povinnosti viesť Formulár evidencie zásob tovaru podľa Vyhlášky č. 496. Neruší iné špeciálne pravidlá pre konkrétne tovary — napríklad licenčné požiadavky pre lekárne alebo licenčné pravidlá pre maloobchod s alkoholom a tabakovými výrobkami. (Legislatíva Ukrajiny)

Ako správne viesť evidenciu tovaru

1. Vyberte si formu vedenia: papierová alebo elektronická

Formulár evidencie je možné viesť v papierovej alebo elektronickej podobe. Pri elektronickej forme si SZČO sama volí softvérový formát a spôsob zadávania informácií, dôležité je dodržať požiadavky Vyhlášky č. 496. To znamená, že takúto evidenciu možno viesť nielen „ručne“, ale aj vo vlastnom skladovom systéme, ak umožňuje reprodukovať stanovenú formu a predložiť ju počas kontroly. (Legislatíva Ukrajiny)

2. Vyplňte identifikačné údaje SZČO a miesto evidencie

Vo Formulári evidencie musia byť uvedené údaje SZČO: celé meno, daňové číslo (alebo údaje z pasu v prípadoch stanovených zákonom), daňová adresa, ako aj názov a adresa miesta predaja alebo miesta skladovania, v rámci ktorého sa vedie evidencia. Ak je forma papierová, tieto údaje musia byť na titulnej strane. (Legislatíva Ukrajiny)

3. Zadajte počiatočné zostatky

Ak SZČO vznikla povinnosť viesť evidenciu tovaru a k tomuto dňu už tovar má, prvý zápis vo Formulári musí odrážať zostatky na začiatku evidencie. Za týmto účelom podnikateľ samostatne vypracuje súpis zostatkov vo voľnej forme s uvedením názvu tovaru, množstva a hodnoty. Ak zostatky nie sú, prvý zápis o zostatkoch sa nevykonáva. (Legislatíva Ukrajiny)

4. Zapisujte príjem tovaru pred začiatkom predaja

Vyhláška č. 496 vyžaduje priebežne zapisovať do Formulára evidencie informácie o príjme a výdaji tovaru na základe prvotných dokladov. Zápis o príjme tovaru sa musí vykonať pred začiatkom jeho predaja. To je jedna z kľúčových požiadaviek: najprv doklad a zápis, potom predaj. (Legislatíva Ukrajiny)

5. Zobrazujte výdaj tovaru tam, kde je to potrebné

V stĺpci 8 Formulára evidencie sa zobrazuje výdaj tovaru, ale nie predaje cez ERP/VRP. Pre účely Vyhlášky sa za výdaj považuje najmä predaj bez použitia ERP/VRP v prípadoch povolených zákonom, vnútorný presun medzi vlastnými predajnými miestami alebo skladmi, zničenie alebo strata tovaru, vrátenie dodávateľovi, použitie pre vlastnú potrebu. (Legislatíva Ukrajiny)

6. Uchovávajte formulár a prvotné doklady v mieste predaja

Formulár evidencie a prvotné doklady k tovaru musia byť uchovávané v mieste predaja až do momentu výdaja poslednej jednotky tovaru uvedenej v týchto dokladoch. Doklady je potrebné mesačne zoskupovať v chronologickom poradí ich zápisu do Formulára alebo ich k Formuláru prišívať. Ak originály dokladov dočasne chýbajú v mieste predaja, počas kontroly je možné predložiť kópie s následným predložením originálov do skončenia kontroly, ak je to potrebné. (Legislatíva Ukrajiny)

Aké doklady sú vhodné na potvrdenie pôvodu tovaru

Pre evidenciu tovaru nie je dôležitý samotný názov dokladu, ale jeho obsah. Doklad musí umožniť určiť, kto tovar dodal, komu bol odovzdaný, kedy prebehla operácia, o aký tovar ide, v akom množstve a v akej hodnote. Preto Vyhláška č. 496 priamo uvádza medzi prípustnými dokladmi dodacie listy, prepravné doklady, colné vyhlásenia, nákupné akty, fiskálne bloky, pokladničné doklady a iné analogické dokumenty s potrebnými náležitosťami. (Legislatíva Ukrajiny)

Ak má SZČO viacero predajných miest, evidencia sa vedie oddelene pre každé miesto predaja. Na presun tovaru medzi vlastnými predajňami, skladmi alebo inými hospodárskymi objektmi sú potrebné prvotné doklady o vnútornom presune. Tie sú neoddeliteľnou súčasťou evidencie tovaru. (Legislatíva Ukrajiny)

Sklad, predajňa, automobil, kuriérske doručenie

Vyhláška č. 496 definuje miesto predaja a miesto skladovania široko. Môže to byť nielen kamenná predajňa alebo sklad, ale aj mobilný objekt vrátane dopravného prostriedku. To znamená, že pre ambulantný predaj, doručovanie alebo predaj z auta musí podnikateľ takisto zorganizovať doklady a evidenciu tak, aby kontrolný orgán mohol preveriť pôvod tovaru a zápisy vo Formulári. Pri elektronickej forme musí byť táto vizualizovaná vo formáte vhodnom na prezeranie a kopírovanie počas kontroly. (Legislatíva Ukrajiny)

ERP/VRP a evidencia tovaru: ako spolu súvisia

Evidencia tovaru nenahrádza ERP/VRP, ale existuje popri nich. Ak je SZČO povinná používať ERP alebo VRP, musí súčasne plniť požiadavky zákona č. 265 o zúčtovacích dokladoch aj požiadavky na evidenciu tovaru, ak patrí do okruhu povinných osôb. Okrem toho zákon č. 265 vyžaduje poskytnúť kupujúcemu na jeho žiadosť blok, dodací list alebo iný doklad potvrdzujúci prevod vlastníckeho práva k tovaru pre účely ochrany práv spotrebiteľa. (Legislatíva Ukrajiny)

Praktický záver je taký: existencia fiskálneho bloku nenahrádza doklad o pôvode tovaru a doklad o pôvode tovaru nenahrádza fiskálny blok v prípadoch, kedy je blok povinný. Sú to rôzne povinnosti. (Legislatíva Ukrajiny)

Evidencia tovaru neruší daňovú evidenciu

SZČO na všeobecnom systéme zdanenia vedú samostatne evidenciu príjmov a výdavkov podľa vzorovej formy schválenej Ministerstvom financií. SZČO – platitelia paušálnej dane tretej skupiny, ktorí sú platiteľmi DPH, takisto vedú evidenciu príjmov a výdavkov podľa vzorovej formy. A SZČO – platitelia paušálnej dane prvej a druhej skupiny a tretej skupiny bez DPH vedú evidenciu vo voľnej forme mesačným vykazovaním príjmov. Toto je iná evidencia než tá tovarová. (lv.tax.gov.ua)

Formulár evidencie zásob tovaru podľa Vyhlášky č. 496 teda nenahrádza ani daňovú evidenciu príjmov a výdavkov, ani knihy a formy, ktoré vyžaduje Daňový zákonník pre príslušný systém zdanenia. (Legislatíva Ukrajiny)

Osobitné tovary, pre ktoré platia dodatočné pravidlá

Pre lieky a lekárenskú činnosť je evidencia tovaru len časťou požiadaviek. Maloobchod s liekmi sa vykonáva podľa osobitných licenčných podmienok schválených uznesením vlády č. 929, v ktorých boli v rokoch 2025–2026 vykonané zmeny. Ak SZČO predáva lieky alebo zdravotnícky tovar, je potrebné preveriť nielen zákon č. 265 a Vyhlášku č. 496, ale aj príslušné licenčné podmienky. (Legislatíva Ukrajiny)

Pre alkohol, tabakové výrobky, náplne do elektronických cigariet a pohonné hmoty platí osobitný licenčný režim podľa špeciálneho zákona. Preto aj keď ide o evidenciu tovaru, pre podnikanie s takýmito tovarmi nestačí mať len formulár evidencie a prvotné doklady — je potrebné samostatne kontrolovať licencie a iné profilové pravidlá obehu.

Aká zodpovednosť hrozí

Hlavná sankcia práve za porušenie pravidiel evidencie tovaru je stanovená v článku 20 zákona č. 265. Uplatňuje sa v dvoch situáciách:

Výška sankcie je hodnota takýchto tovarov v predajných cenách, najmenej však 10 nezdaniteľných minimálnych príjmov občanov. Pre SZČO na paušálnej dani bez DPH sa táto sankcia neuplatňuje, ak neobchodujú so špeciálnymi skupinami tovarov uvedenými v zákone. (Legislatíva Ukrajiny)

Dôležitý detail: stará informácia o pokute v „dvojnásobnej výške hodnoty tovaru“ už nezodpovedá aktuálnemu zneniu článku 20. V platnom texte sa hovorí práve o hodnote tovaru v predajných cenách, nie o dvojnásobnej hodnote. (Legislatíva Ukrajiny)

Čo ukazuje súdna prax

Súdna prax potvrdzuje rizikový moment kontrol: nepredloženie dokladov priamo počas kontroly môže byť považované za samostatný dôvod na pokutu podľa článku 20 zákona č. 265, aj keď sa podnikateľ snaží predložiť doklady neskôr. Na toto upozornil Najvyšší súd v prehľade aktuálnej praxe Kasačného správneho súdu.

Pre podnikanie to znamená jednoduché pravidlo: evidenciu tovaru treba nielen viesť, ale aj vedieť okamžite ukázať kontrolórovi v konkrétnom mieste predaja. Doklady, ktoré „sú niekde u účtovníka“ alebo „môžu byť zaslané neskôr“, automaticky neodstraňujú riziko sankcie. (Legislatíva Ukrajiny)

Checklist pre SZČO

Evidencia tovaru v programe Torgsoft

Pre vedenie evidencie zásob tovaru podľa Vyhlášky Ministerstva financií č. 496 bola v programe Torgsoft vyvinutá špeciálna doplnková funkcia «Evidencia zásob tovaru». Umožňuje automaticky generovať stanovený prehľad, v ktorom sa eviduje prvotná dokumentácia (príjem a výdaj), uvádzajú sa náležitosti a celková hodnota tovaru.

Pre správne nastavenie a vedenie evidencie tovaru v systéme Torgsoft postupujte podľa nasledovného algoritmu:

1. Aktivácia a základné nastavenie

Po zakúpení opcie prejdite do hlavného menu programu Nastavenia - Parametre - Doplnkové funkcie. V tomto okne sa zobrazí sekcia «Formulár evidencie zásob tovaru». Je potrebné aktivovať parameter «Používať pre aktuálne pracovné miesto» a uložiť zmeny.

2. Spustenie formulára a fixácia počiatočných zostatkov

Samotná práca s prehľadom sa vykonáva v menu Sklad - Forma vedenia evidencie zásob tovaru. Prácu v tomto formulári treba začať nastavením filtra «Dátum začiatku vedenia evidencie». Je to faktický dátum, od ktorého ste ako SZČO povinný viesť túto evidenciu. Po výbere dátumu program automaticky vypočíta počiatočné zostatky k tomuto dňu. V prvom riadku tabuľky sa zobrazí záznam «Druh – Počiatočné zostatky». V stĺpci súm bude zobrazená suma obstarávacej ceny všetkých tovarov, ktoré sa nachádzali na sklade k zvolenému dátumu.

3. Nastavenie centier evidencie (predajných miest)

Štandardne program generuje prehľad pre aktuálne centrum evidencie. Ak je však vaša jedna hospodárska jednotka (kamenná predajňa) v programe rozdelená na viacero centier evidencie (napríklad samostatne «Predajná hala» a samostatne «Sklad»), môžete ich vo filtri vybrať všetky. V takom prípade budú doklady zo všetkých vybraných centier vyvedené do jedného chronologického prehľadu.

4. Používanie filtrov pre SZČO

5. Tlač stanovenej formy a náležitosti SZČO

Hlavným úkonom vo formulári je tlačidlo «Tlač», ktoré otvorí náhľad Formulára vedenia evidencie zásob tovaru pripravený pre daňový úrad. Aby sa v vytlačenom doklade správne zobrazil blok informácií o podnikateľovi (meno, daňová adresa, IČO/DIČ), tieto údaje musia byť vopred korektne vyplnené v nastaveniach Obchodnej siete, Podniku a Centra evidencie. Ak niektoré pole zostane prázdne, program môže dosadiť údaje z iného formulára, čo povedie k chybe v prehľade. Ako spoľahlivú alternatívu program umožňuje manuálne nastaviť šablónu tlačovej formy pre každé centrum evidencie. To zaručuje, že v prehľade budú vždy uvedené správne náležitosti práve tej SZČO, ktorá je povinná predložiť doklad kontrolnému orgánu.

Oficiálne zdroje

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва