Splnomocnenie na prevzatie tovaru: formulár a pravidlá vyplnenia

Pri prevzatí tovaru musí zástupca kupujúceho preukázať svoje oprávnenie. Na Ukrajine možno na tento účel použiť splnomocnenie, písomnú zmluvu alebo akt orgánu právnickej osoby — podľa toho, ako je zastúpenie upravené. Formulár M-2 nie je povinný. Ak vystavujete splnomocnenie, povinne uveďte dátum jeho vyhotovenia, určte príjemcu a rozsah jeho oprávnení a zabezpečte, aby dokument podpísala osoba, ktorá je na to riadne oprávnená.

Pred odoslaním tovaru musí dodávateľ zistiť totožnosť príjemcu a overiť, či môže prevziať práve túto dodávku a podpísať dokumenty. Samotné odovzdanie tovaru sa dokladá dodacím listom alebo iným príslušným prvotným účtovným dokladom. Splnomocnenie preukazuje oprávnenie zástupcu, samo osebe však nepotvrdzuje prevzatie tovaru.

Stiahnuť formulár splnomocnenia na prevzatie tovaru

Stiahnuť formulár splnomocnenia vo formáte DOCX

Formulár možno prispôsobiť konkrétnemu prevzatiu: uviesť dodávateľa, objednávkový doklad, zoznam tovaru a úkony, ktoré smie zástupca vykonať. Ak používate vzor M-2, jeho názov ani predtlačené polia z neho nerobia povinný formulár. Pred podpisom odstráňte nepotrebné údaje a vyplňte tie, ktoré sú potrebné na jednoznačné určenie oprávnení.

Sú formulár M-2, pečiatka a register splnomocnení povinné?

Pokyn o postupe pri evidencii vydaných, vrátených a použitých splnomocnení na prevzatie majetkových hodnôt, schválený nariadením Ministerstva financií Ukrajiny č. 99, stratil účinnosť 1. januára 2015. Vyplýva to z nariadenia Ministerstva financií Ukrajiny z 30.09.2014 č. 987. Od tohto dátumu sa formulár M-2 nemusí používať ako povinný štátny formulár.

Pri bežnom splnomocnení na prevzatie tovaru neexistuje všeobecná požiadavka na platnosť 10 alebo 15 dní, povinnú pečiatku, podpis hlavného účtovníka ani vedenie registra podľa formulára zrušeného Pokynu č. 99. Neplatí ani všeobecné pravidlo, že zástupcom môže byť iba zamestnanec kupujúceho. Podnik môže zaviesť vlastnú evidenciu splnomocnení, musí ju však upraviť ako interný postup.

Ak dodávateľ žiada konkrétne formulár M-2, osoba zodpovedná za nákup má vopred dohodnúť, akým dokumentom sa oprávnenie preukáže, a preveriť podmienky zmluvy. Pomôže to predísť zdržaniu v sklade pre rozdielne požiadavky strán na doklady pri prevzatí.

Kedy je potrebné splnomocnenie a čím ho možno nahradiť

Podľa článkov 237 a 244 Občianskeho zákonníka Ukrajiny zástupca koná v mene inej osoby a splnomocnenie je písomný dokument určený na takéto zastupovanie voči tretím osobám. Splnomocniteľ je osoba, ktorá splnomocnenie vystavuje. Napríklad predajňa poverí vodiča, aby od dodávateľa prevzal nakúpený tovar a v mene kupujúceho podpísal dodací list.

Bod 2.4 Predpisu o dokumentačnom zabezpečení účtovných záznamov, schváleného nariadením č. 88, umožňuje preukázať oprávnenie príjemcu napríklad písomnou zmluvou, splnomocnením alebo aktom orgánu právnickej osoby. Týka sa to prevzatia majetkových hodnôt v záujme právnickej osoby alebo fyzickej osoby – podnikateľa.

Na jednorazovú cestu do skladu je praktické vystaviť samostatné splnomocnenie s odkazom na objednávku. Pri pravidelných dodávkach možno v zmluve dohodnúť trvalý postup preukazovania oprávnení. V oboch prípadoch musí mať pracovník skladu k dispozícii dokument, na základe ktorého overí právo príjemcu prevziať tovar.

Ak fyzická osoba – podnikateľ preberá vlastný tovar osobne, nevystavuje splnomocnenie sama sebe. Keď za právnickú osobu koná vedúci alebo iná osoba oprávnená konať bez splnomocnenia, dodávateľ zistí jej totožnosť a právny základ oprávnenia. Platba v hotovosti ani postavenie dodávateľa ako podnikateľa samy osebe nepreukazujú oprávnenie iného príjemcu.

Kto vystavuje a podpisuje splnomocnenie

V mene právnickej osoby vystavuje splnomocnenie jej orgán alebo iná osoba oprávnená zakladateľskými dokumentmi. Toto pravidlo ustanovuje článok 246 Občianskeho zákonníka Ukrajiny. Pred podpisom preto treba zistiť, kto má právo vystaviť dokument v mene podniku. Zamestnanec účtovného oddelenia môže pripraviť jeho text, automaticky tým však nezískava právo dokument podpísať.

Fyzická osoba – podnikateľ môže splnomocniť zástupcu na prevzatie tovaru pre svoju podnikateľskú činnosť. Zástupcom môže byť aj osoba, ktorá s kupujúcim nie je v pracovnom pomere. Zmluva s prepravcom ani pracovná pozícia vodiča však samy osebe neurčujú právo podpisovať dokumenty v mene kupujúceho; tieto oprávnenia treba riadne upraviť.

Je potrebný notár?

Podľa článku 245 Občianskeho zákonníka Ukrajiny musí forma splnomocnenia zodpovedať forme, ktorú zákon vyžaduje pri príslušnom právnom úkone. Pri bežnom prevzatí dodávky tovaru, na ktoré zákon nepredpisuje notársku formu, neexistuje všeobecná požiadavka na notárske osvedčenie splnomocnenia. Pri prenose oprávnení zo zástupcu na ďalšiu osobu platí samostatné pravidlo o notárskom osvedčení, ktoré je opísané nižšie.

Ako vyplniť splnomocnenie na prevzatie tovaru

Dátum vyhotovenia splnomocnenia je povinný: bez neho je dokument absolútne neplatný podľa článku 247 Občianskeho zákonníka Ukrajiny. Ostatné údaje formulujte tak, aby dodávateľ bez domýšľania určil kupujúceho, zástupcu a rozsah jeho oprávnení.

1. Uveďte splnomocniteľa. Napíšte úplný názov právnickej osoby alebo priezvisko, meno a otcovské meno podnikateľa. Pripojte identifikačný kód alebo daňové číslo, aby bolo možné odlíšiť kupujúcich s rovnakým názvom.
2. Uveďte dátum vyhotovenia dokumentu. Pre internú evidenciu a odkazy v dodacích listoch je užitočné prideliť mu aj číslo.
3. Pomenujte zástupcu. Uveďte jeho priezvisko, meno a otcovské meno. Na overenie totožnosti možno uviesť údaje dokladu, ktorý zástupca predloží v sklade. Potrebné údaje si pred cestou dohodnite s dodávateľom.
4. Určte dodávateľa a dôvod prevzatia. Uveďte číslo a dátum zmluvy, objednávky, faktúry alebo špecifikácie, aby sa dokument vzťahoval na správnu dodávku.
5. Opíšte tovar a povolený rozsah prevzatia. Uveďte názvy, merné jednotky a množstvá alebo jednoznačne určte zoznam odkazom na konkrétnu špecifikáciu. Ak je možné preberať tovar po častiach, uveďte to výslovne.
6. Vymenujte povolené úkony. Samostatne určte právo prevziať tovar, podpísať dodací list alebo preberací protokol a zaznamenať rozdiely. Ak zástupca nesmie meniť cenu ani odsúhlasiť náhradu tovaru, uveďte toto obmedzenie.
7. Určte dobu platnosti a ďalšie splnomocnenie. Pri jednorazovej dodávke je praktické uviesť konečný dátum. Ak neplánujete preniesť oprávnenia na inú osobu, výslovne to uveďte.
8. Podpíšte dokument. Uveďte funkciu, meno a priezvisko riadne oprávneného podpisujúceho a pri právnickej osobe aj základ jeho oprávnenia.

Bankové údaje, vzor podpisu zástupcu ani podpis hlavného účtovníka nie sú všeobecne povinnými náležitosťami každého splnomocnenia na tovar. Nenechávajte v dokumente prázdne miesta určené na podstatné podmienky: pred podpisom doplňte dohodnutý obsah a nepotrebné polia odstráňte.

Ilustračný príklad vyplnenia

Všetky názvy, mená, čísla a okolnosti v tomto príklade sú vymyslené. Pred použitím ich nahraďte údajmi o svojej dodávke a určte oprávneného podpisujúceho.

Takýto opis dáva skladníkovi konkrétnu úlohu: odovzdať určenej osobe presne uvedený tovar a prijať jej podpis v rozsahu udelených oprávnení. Ak sa dodávka zmenila, kupujúci má príslušné oprávnenia upraviť ešte pred odoslaním tovaru.

Doba platnosti a rozsah oprávnení zástupcu

Podľa článku 247 Občianskeho zákonníka Ukrajiny sa doba platnosti určuje priamo v splnomocnení. Ak sa neurčí, dokument zostáva platný až do zániku jeho účinnosti. Chýbajúci konečný dátum nemá rovnaký následok ako chýbajúci dátum vyhotovenia dokumentu.

Pri jednorazovom prevzatí je praktické určiť dobu platnosti s rezervou pre prípad presunutia expedície a uviesť konkrétnu objednávku. Pri pravidelnom preberaní treba určiť aj dodávateľa, povolené dokumenty a obmedzenia množstva alebo sumy. Samotná dlhá doba platnosti nedáva zástupcovi neobmedzené práva.

Podľa článkov 238–239 Občianskeho zákonníka Ukrajiny môže zástupca vykonať iba tie právne úkony, na ktoré má splnomocniteľ oprávnenie; konanie zástupcu má právne následky pre splnomocniteľa. Zástupca nesmie vykonávať právne úkony výlučne osobnej povahy ani konať v mene splnomocniteľa vo vlastnom záujme alebo súčasne v záujme inej osoby, ktorú zastupuje, s výnimkou prípadov stanovených zákonom, najmä obchodného zastúpenia.

Právo prevziať tovar sa nemá vykladať ako povolenie meniť zmluvu, schváliť dodatočný nákup alebo prijať iný sortiment. Podľa článku 241 právny úkon vykonaný nad rámec oprávnení zakladá práva a povinnosti splnomocniteľa iba vtedy, ak ho dodatočne schváli, napríklad konaním, ktoré preukazuje prijatie úkonu na plnenie. Ak objednávka nezodpovedá oprávneniam, dodávateľ by mal pozastaviť odovzdanie spornej časti tovaru a vyžiadať si riadne potvrdenie.

Môže namiesto zástupcu prísť iná osoba?

Podľa článku 240 Občianskeho zákonníka Ukrajiny zástupca vykonáva udelené oprávnenia osobne. Ďalšie splnomocnenie — prenos oprávnení na inú osobu — je prípustné na základe dôvodov uvedených v tomto článku: ak to stanovuje zmluva alebo zákon, alebo ak je zástupca nútený postupovať takto v záujme ochrany záujmov splnomocniteľa. Zástupca musí splnomocniteľa informovať a poskytnúť potrebné údaje o náhradnom zástupcovi; inak zodpovedá za jeho konanie ako za vlastné.

Splnomocnenie vystavené v rámci ďalšieho splnomocnenia sa spravidla musí notársky osvedčiť. Výnimky podľa štvrtej časti článku 245 sa týkajú určených platieb a poštových zásielok a nepredstavujú všeobecné oslobodenie pri prevzatí tovaru v sklade. Doba platnosti ďalšieho splnomocnenia nesmie presiahnuť dobu platnosti pôvodného splnomocnenia.

Ak bol vodič pred cestou jednoducho vymenený, pri bežnom prevzatí je praktické, aby kupujúci vystavil nové splnomocnenie priamo na nového príjemcu. Nestačí mu odovzdať dokument vystavený na inú osobu.

Čo má dodávateľ skontrolovať pred vydaním tovaru

Vedúci skladu by mal v internom postupe expedície stanoviť, že zodpovedný zamestnanec vykoná tieto kroky:

1. Zistí totožnosť príjemcu. Porovná údaje z predloženého dokladu s dokumentom preukazujúcim oprávnenie. Ak sa údaje nezhodujú, pred odovzdaním tovaru zistí dôvod.
2. Overí právny základ zastúpenia. Prečíta splnomocnenie, príslušné ustanovenia zmluvy alebo akt orgánu právnickej osoby. Overí, či osoba, ktorá dokument vydala, mala právo udeliť takéto oprávnenie.
3. Skontroluje platnosť. Splnomocnenie musí obsahovať dátum vyhotovenia a jeho určená doba platnosti nesmie uplynúť. Treba zohľadniť aj prijaté oznámenia o jeho odvolaní alebo inom zániku oprávnení.
4. Porovná rozsah oprávnení s expedíciou. Overí kupujúceho, dodávateľa, objednávku, tovar, množstvo a právo podpisovať dokumenty. Pri čiastočných dodávkach zohľadní už odovzdaný tovar.
5. Zdokumentuje skutočné odovzdanie. Do dodacieho listu alebo protokolu zapíše skutočný tovar a množstvo, uvedie príjemcu a získa jeho riadny podpis alebo iné zákonom stanovené údaje na identifikáciu.
6. Poskytne dokument príjemcovi. Odovzdá mu vyhotovenie alebo kópiu dokladu o transakcii a u dodávateľa ponechá dokumenty, z ktorých možno zistiť okolnosti odovzdania.

Pri opakovaných prevzatiach je praktické evidovať expedície podľa jednotlivých splnomocnení. Ilustračný príklad: ak je povolené prevziať 100 kusov a podľa prvého dodacieho listu bolo odovzdaných už 60, zostáva 40 kusov. Skladník musí tento zostatok poznať pred vystavením ďalšieho dodacieho listu.

Kupujúci a dodávateľ by sa mali vopred dohodnúť, kde sa bude uchovávať originál splnomocnenia a ako sa budú oprávnenia preukazovať pri ďalších prevzatiach. Všeobecné pravidlo zo zrušeného Pokynu č. 99, podľa ktorého sa splnomocnenie pri prvom výdaji povinne ponechávalo u dodávateľa, sa už neuplatňuje.

Ako odvolať splnomocnenie alebo odmietnuť prevzatie

Podľa článkov 248–249 Občianskeho zákonníka Ukrajiny zastúpenie zaniká najmä uplynutím doby platnosti, odvolaním splnomocnenia, odmietnutím vykonávať zastupovanie zo strany zástupcu alebo zánikom právnickej osoby, ktorá splnomocnenie vydala alebo ktorej bolo vydané. Pri fyzických osobách zákonník stanovuje aj dôvody súvisiace so smrťou, vyhlásením za mŕtvu, pozbavením spôsobilosti na právne úkony, vyhlásením za nezvestnú alebo obmedzením spôsobilosti na právne úkony. V prípade smrti splnomocniteľa zostáva osobitná výnimka pre neodkladné záležitosti alebo úkony, ktorých nevykonanie môže spôsobiť škodu.

Bežné splnomocnenie môže splnomocniteľ kedykoľvek odvolať; pri neodvolateľných splnomocneniach zákon stanovuje osobitné pravidlá. Po odvolaní treba bezodkladne informovať zástupcu a známych dodávateľov, voči ktorým mal konať. Samotný interný príkaz bez oznámenia týmto osobám nestačí na riadne splnenie tejto povinnosti.

Praktický postup: zodpovedná osoba v oznámení uvedie dátum a číslo splnomocnenia, zástupcu a skutočnosť, že bolo odvolané, odošle ho dohodnutým kanálom a uchová potvrdenie o doručení. Dodávateľ oznámenie postúpi pracovníkom, ktorí vydávajú tovar, a zaznamená zákaz ďalších expedícií na základe tohto dokumentu.

Je to dôležité, pretože článok 249 za určitých podmienok zachováva účinky konania zástupcu pre splnomocniteľa, ak k nemu došlo predtým, než sa zástupca dozvedel alebo mohol dozvedieť o odvolaní. Toto pravidlo neplatí, ak tretia osoba vedela alebo mohla vedieť o zániku splnomocnenia. Po zániku zastúpenia je zástupca povinný splnomocnenie bezodkladne vrátiť a ďalšie splnomocnenie stráca účinnosť.

Podľa článku 250 môže zástupca odmietnuť vykonanie úkonov určených v splnomocnení, pričom o tom musí bezodkladne informovať splnomocniteľa. Nemôže však odmietnuť neodkladné úkony ani úkony zamerané na zabránenie škode splnomocniteľovi alebo iným osobám. Ak sa bežné prevzatie neuskutočnilo, kupujúci musí s dodávateľom dohodnúť nového príjemcu a riadne upraviť jeho oprávnenia.

Ako dokladovať prevzatie tovaru a uchovávať dokumenty

Prvotný účtovný doklad obsahuje údaje o hospodárskej operácii. Pri odovzdaní tovaru ním môže byť výdajný dodací list alebo preberací protokol s príslušnými náležitosťami. Podľa článku 9 zákona Ukrajiny „O účtovníctve a finančnom výkazníctve na Ukrajine“ č. 996-XIV sú prvotné účtovné doklady podkladom na zaúčtovanie operácií.

Doklad o odovzdaní tovaru musí obsahovať názov dokumentu, dátum vyhotovenia, názov podniku, v mene ktorého bol vyhotovený, obsah a rozsah operácie, mernú jednotku, funkcie a priezviská zodpovedných osôb a ich podpisy alebo iné údaje umožňujúce identifikovať účastníkov. Osobitná možnosť podľa článku 9 vyhotoviť niektoré doklady bez údajov objednávateľa za stanovených podmienok pri službách, prácach a prenájme sa nevzťahuje na bežné odovzdanie tovaru.

Po doručení odovzdá príjemca tovar zodpovednému zamestnancovi predajne alebo skladu a dokumenty predloží osobe vedúcej účtovníctvo. Vedúci podniku schvaľuje príkazom harmonogram obehu prvotných účtovných dokladov: určí lehoty na ich vyhotovenie alebo získanie, zaúčtovanie, spracovanie a odovzdanie do archívu. Zamestnanci sa oboznámia s lehotami a postupom predkladania dokumentov podľa svojich pracovných povinností. Harmonogram môže stanoviť predloženie dodacieho listu v deň doručenia a určiť, kto porovná skutočné množstvo tovaru s dokumentom. Ak sa zistí nedostatok, poškodenie alebo iný nesúlad, treba ho zaznamenať pred podpisom dokladu o prevzatí bez výhrad.

Účtovník podniku kontroluje prvotné účtovné doklady z hľadiska formy a obsahu podľa bodov 2.14–2.15 Predpisu č. 88. Nepodstatný nedostatok automaticky neznamená, že operácia nebude uznaná, ak doklad umožňuje určiť jej účastníka, dátum, podnik, obsah a rozsah. Tým sa však neodstraňuje absolútna neplatnosť splnomocnenia bez dátumu jeho vyhotovenia.

Dokumenty preukazujúce oprávnenia je praktické uchovávať spolu s dodacími listami alebo ich v systéme evidencie dokumentov prepojiť podľa čísla. Pri elektronických prvotných účtovných dokladoch sa musia dodržiavať požiadavky na elektronickú výmenu dokumentov a musí sa zabezpečiť ich neporušenosť. Elektronické prvotné doklady vytvorené automaticky programom sa používajú, ak sú v súlade so zákonom opatrené príslušným elektronickým podpisom alebo pečaťou.

Lehotu uchovávania netreba určovať iba podľa dátumu vydania splnomocnenia. Pre dokumenty súvisiace so zdaňovaním body 44.3–44.4 Daňového zákonníka Ukrajiny stanovujú rôzne minimálne lehoty. Najmä pri bežných prvotných a súvisiacich daňových dokladoch právnických osôb, na ktoré sa vzťahuje podbod 44.3.2 vrátane právnických osôb v zjednodušenom daňovom systéme, je minimum 1825 dní. Pri ostatných dokladoch, na ktoré sa nevzťahujú dlhšie lehoty podľa podbodov 44.3.1–44.3.2, je to 1095 dní; pre osobitné kategórie daňovej kontroly platí lehota 2555 dní.

Pri dokladoch použitých v daňovom výkazníctve sa lehota počíta odo dňa jeho podania, a ak výkaz nebol podaný, odo dňa uplynutia lehoty na podanie. Treba zohľadniť aj predĺženie lehôt v prípadoch podľa bodu 44.3, archívne požiadavky a neukončené kontroly alebo spory. Doklady súvisiace s predmetom kontroly, správnym odvolaním alebo súdnym konaním sa uchovávajú až do skončenia kontroly a do uplynutia zákonnej lehoty na odvolanie proti jej výsledkom a/alebo do vyriešenia veci súdom, najmenej však počas minimálnych lehôt podľa bodu 44.3 Daňového zákonníka Ukrajiny. Dátum, keď možno súbor dokumentov zničiť, musí určiť osoba zodpovedná za evidenciu so zohľadnením všetkých uplatniteľných lehôt.

Oficiálne právne predpisy

• Občiansky zákonník Ukrajiny z 16.01.2003 č. 435-IV — články 237–250: dôvody a rozsah zastúpenia, splnomocnenie, jeho forma a doba platnosti, ďalšie splnomocnenie a zánik.
• Predpis o dokumentačnom zabezpečení účtovných záznamov, schválený nariadením Ministerstva financií Ukrajiny z 24.05.1995 č. 88 — body 2.3–2.6 a 2.12–2.15, kapitoly 5–6: oprávnenie príjemcu, prvotné účtovné doklady, ich obeh a uchovávanie.
• Nariadenie Ministerstva financií Ukrajiny z 30.09.2014 č. 987 „O zmene Predpisu o dokumentačnom zabezpečení účtovných záznamov a o zrušení nariadení Ministerstva financií Ukrajiny zo 16. mája 1996 č. 99 a z 24. marca 2000 č. 61“ — body 1, 2 a 4: spôsoby preukazovania oprávnení a zrušenie Pokynu č. 99 od 1. januára 2015.
• Zákon Ukrajiny zo 16.07.1999 č. 996-XIV „O účtovníctve a finančnom výkazníctve na Ukrajine“ — články 2 a 9: rozsah pôsobnosti a požiadavky na prvotné účtovné doklady.
• Daňový zákonník Ukrajiny z 02.12.2010 č. 2755-VI — body 44.1, 44.3–44.4: dokladovanie daňových údajov a lehoty uchovávania dokumentov.