Účtovanie manka, prebytkov a zámeny tovaru

Manká, prebytky a zámeny tovaru: ako ich formalizovať a zobraziť v účtovníctve

Manká, prebytky a zámeny nemožno uzavrieť „technicky“ alebo len internou dohodou medzi skladom a učtárňou. Pre podnik je bezpečný tento postup: najprv zaznamenať skutočnú prítomnosť tovaru príslušnými primárnymi dokumentmi, potom zistiť príčinu rozdielu, osobitne posúdiť, či existujú platné normy prirodzeného úbytku, a až potom transakciu zobraziť v účtovníctve, daniach a v prípade potreby v reklamačnom konaní alebo pri vymáhaní škody od vinnej osoby. Podniky sú povinné vykonávať inventarizáciu aktív a záväzkov a výsledky musia byť doložené dokumentmi. (Legislatíva Ukrajiny)

Kedy vznikajú manká, prebytky a zámeny

Manko je rozdiel, keď je skutočné množstvo tovaru menšie ako podľa účtovníctva alebo sprievodných dokumentov. Prebytok je, keď je skutočné množstvo väčšie. Zámena je situácia, kedy sa súčasne zistí manko niektorých položiek a prebytok iných, čo fakticky svedčí o chybe v identifikácii, výdaji, označovaní alebo evidencii tovaru.

Najčastejšie sa takéto rozdiely objavujú v dvoch situáciách: pri preberaní tovaru od dodávateľa alebo dopravcu a pri inventarizácii v sklade, v obchode, vo výrobe alebo v mieste predaja. Pre podnik ide o rôzne scenáre, pretože od nich závisí súbor dokumentov, spôsob zobrazenia v účtovníctve, ako aj otázka nárokov voči dodávateľovi, dopravcovi alebo zamestnancovi.

Čo považovať za prirodzený úbytok a čo za nadnormatívne manko

Prirodzený úbytok sa uplatňuje len vtedy, keď pre príslušný tovar alebo zásoby existujú platné normy prirodzeného úbytku. Ak takéto normy neexistujú, strata sa na účely účtovníctva považuje za manko nad normu. Pre niektoré tovary normy prirodzeného úbytku stále platia v špeciálnych predpisoch, najmä pre určité potraviny, obilie, ropné produkty a ďalšie kategórie. (Legislatíva Ukrajiny)

Pre účtovníctvo je dôležité ešte jedno rozlíšenie. Ak sa zistí manko v rámci noriem prirodzeného úbytku počas prepravy nakúpených zásob, zahŕňa sa do zvýšenia obstarávacej ceny prijatých zásob. Ak však ide o manká v rámci noriem prirodzeného úbytku počas skladovania alebo o manká nad normu, ide už o náklady bežného obdobia. Nadnormatívne straty a manká sa nezahŕňajú do obstarávacej ceny zásob. (Legislatíva Ukrajiny)

Kedy je inventarizácia povinná a ako ju vykonať

Inventarizácia je potrebná na potvrdenie prítomnosti, stavu a ocenenia aktív a záväzkov. Zákon o účtovníctve výslovne nariaďuje jej vykonanie na zabezpečenie spoľahlivosti údajov účtovníctva a účtovnej závierky. Pred zostavením ročnej účtovnej závierky je inventarizácia povinná. (Legislatíva Ukrajiny)

Na vykonanie inventarizácie vydá vedúci pracovník príkaz na vytvorenie inventarizačnej komisie. Prítomnosť aktív sa zisťuje povinným sčítaním, vážením, meraním. Inventarizačné súpisy alebo zápisnice podpisujú všetci členovia komisie a hmotne zodpovedné osoby; hmotne zodpovedné osoby tiež vydávajú prehlásenie, že kontrola prebehla v ich prítomnosti a že aktíva uvedené v súpise preberajú do zodpovednej úschovy. (Legislatíva Ukrajiny)

Je vhodné ukončiť výsledky práce komisie protokolom a v prípade nezrovnalostí osobitným rozhodnutím vedúceho pracovníka o tom, ako presne sa majú tieto rozdiely zobraziť v účtovníctve. Takýto prístup sa výslovne odporúča v platnej oficiálnej metodike pre inventarizáciu. (Legislatíva Ukrajiny)

Aké dokumenty treba vystaviť

Podkladom pre účtovníctvo sú primárne dokumenty. Podnik môže používať tak štandardné formuláre, ako aj vlastné, ale musia nevyhnutne obsahovať všetky náležitosti stanovené nariadením č. 88: názov podniku, názov dokumentu, dátum vyhotovenia, obsah a objem transakcie, mernú jednotku, funkcie a priezviská zodpovedných osôb, podpis alebo iné údaje na identifikáciu osoby. Elektronické primárne dokumenty sú tiež povolené pri dodržaní požiadaviek právnych predpisov o elektronických dokumentoch. (Legislatíva Ukrajiny)

Pre manko alebo prebytok na základe výsledkov inventarizácie sa zvyčajne vystavujú:

V prípade manka zisteného pri preberaní tovaru je potrebný zápis o rozdieloch alebo iný primárny dokument s povinnými náležitosťami, a následne – reklamačný balíček voči dodávateľovi alebo dopravcovi podľa zmluvy a prepravných pravidiel.

Manko pri preberaní tovaru od dodávateľa

V prvom rade je potrebné sa pozrieť do dodávateľskej zmluvy. Oficiálny postoj orgánov verejnej moci je takýto: ak samotné strany upravili postup preberania a odovzdávania produkcie, platí zmluva; ak nie – uplatňujú sa Inštrukcie P-6 a P-7 o preberaní produkcie podľa množstva a kvality. To je stále dôležitý orientačný bod pre spory s dodávateľmi. (Legislatíva Ukrajiny)

V účtovníctve treba rozdiel rozdeliť. Manko v rámci platných noriem prirodzeného úbytku pri preprave zvyšuje obstarávaciu cenu skutočne prijatých zásob. Nadnormatívne manko nie je súčasťou obstarávacej ceny; buď sa uplatňuje na náhradu voči vinnej strane, alebo sa odpíše do nákladov, ak nie sú dôvody na vymáhanie. (Legislatíva Ukrajiny)

Manko zistené pri inventarizácii

Ak bolo manko zistené práve inventarizáciou, vykazuje sa už ako výsledok vnútornej kontroly uchovávania aktív. Podľa Metodických odporúčaní č. 2 sa manká a straty zásob v rámci noriem prirodzeného úbytku počas skladovania, ako aj nadnormatívne manká uznávajú ako náklady bežného obdobia. V štandardnej metodike sa na tento účel používa podúčet 947. Nadnormatívne manká do momentu identifikácie vinných osôb sa dodatočne vykazujú na podsúvahovom účte 072. Po identifikácii osôb, ktoré majú nahradiť škodu, sa vykazuje pohľadávka a iný prevádzkový výnos. (Legislatíva Ukrajiny)

Preto je bezpečná postupnosť pre podnik nasledovná:

Ako zaúčtovať prebytky

Prebytky zistené inventarizáciou nemožno ponechať „mimo evidencie“. Podľa platných Metodických odporúčaní č. 2 sa účtujú v čistej realizačnej hodnote, ak sa tieto zásoby budú predávať, alebo v odhadovanej hodnote možného použitia, ak ich využije samotný podnik. Pre zásoby vo všeobecnosti platí pravidlo ocenenia nižšou z dvoch hodnôt – obstarávacou cenou alebo čistou realizačnou hodnotou. (Legislatíva Ukrajiny)

Pre obchod to znamená: ak sa nájdený tovar bude bežne predávať, treba ho zaúčtovať v reálnej čistej realizačnej hodnote, a nie v ľubovoľnej symbolickej sume.

Ako formalizovať zámenu tovaru

Zámena je najrizikovejšou zónou, pretože práve tu sa podniky najčastejšie snažia „započítať“ manko a prebytok bez dostatočných dôvodov. Bezpečný prístup je nasledovný: najprv osobitne zaznamenať prebytky a manká, a vzájomný zápočet robiť až vtedy, keď ide o zrejmú a dokumentárne potvrdenú zámenu. V inventarizačnej praxi sa vzájomný zápočet považuje za výnimku: za rovnaké obdobie, pre rovnakú hmotne zodpovednú osobu, pre rovnaký názov a v rovnakých množstvách; návrh na zápočet posudzuje komisia a konečné rozhodnutie prijíma vedúci. (Legislatíva Ukrajiny)

Ak je po takomto zápočte hodnota chýbajúceho tovaru vyššia ako hodnota tovaru v prebytku, rozdiel podlieha náhrade vinnou osobou. Ak sa konkrétny vinník nezistí, sumárny rozdiel sa považuje za nadnormatívne manko a odpíše sa do nákladov. (Legislatíva Ukrajiny)

Dane: na čo nezabudnúť

Daň z príjmov právnických osôb

Pre platiteľov dane z príjmov platí základný princíp: základ dane sa tvorí z hospodárskeho výsledku pred zdanením podľa údajov účtovníctva s úpravou o rozdiely výslovne stanovené v oddiele III Daňového zákonníka (PôdK). Zákonník zvyčajne nestanovuje osobitný špeciálny rozdiel priamo pre bežné inventarizačné manká, prebytky alebo zámeny, takže daňový výsledok vo väčšine prípadov nasleduje účtovníctvo. (Legislatíva Ukrajiny)

DPH

Najväčšie daňové riziko zvyčajne vzniká v súvislosti s nadnormatívnymi mankami alebo stratami tovaru, pri ktorých bol uplatnený daňový úver. Bod 198.5 Daňového zákonníka vyžaduje účtovanie daňových záväzkov, ak sa takéto tovary začnú používať okrem iného v operáciách, ktoré nie sú podnikateľskou činnosťou. Základ dane pre tovary sa v takom prípade určuje podľa bodu 189.1 Daňového zákonníka na základe ich nákupnej ceny. Preto sa pri nadnormatívnych stratách musí otázka DPH analyzovať osobitne podľa príčiny straty a podľa súboru primárnych dokumentov. (Legislatíva Ukrajiny)

Spotrebná daň

Pre maloobchodný predaj tovaru podliehajúceho spotrebnej dani platí samostatné riziko. Ak sa prítomnosť alebo miesto uloženia takého tovaru nepotvrdí, vrátane zistenia nedostatku na základe inventarizácie vykonanej na žiadosť kontrolného orgánu počas kontroly, dátumom vzniku daňovej povinnosti je dátum vystavenia príslušného dokumentu, ktorý tieto skutočnosti potvrdzuje. To je obzvlášť dôležité pre alkohol, tabak, tekutiny do elektronických cigariet a iný tovar podliehajúci spotrebnej dani. (ck.tax.gov.ua)

RRO/PRRO a evidencia tovarových zásob

Samotný inventarizačný rozdiel nie je zúčtovacou operáciou. Zákon o registračných pokladniciach (RRO) definuje zúčtovaciu operáciu ako prijatie hotovosti, platobných kariet, šekov, žetónov atď. od kupujúceho v mieste predaja tovaru alebo vystavenie dokumentov na vrátenie finančných prostriedkov. Preto sa manká, prebytky a zámeny formalizujú primárnymi dokumentmi a úpravou tovarovej a účtovnej evidencie, a nie „technickými“ fiškálnymi dokladmi bez reálneho predaja alebo vrátenia tovaru. (Legislatíva Ukrajiny)

Zároveň pre tie subjekty, na ktoré sa vzťahuje zákon o RRO, platí povinnosť viesť evidenciu tovarových zásob a predávať len tovar, ktorý je v takejto evidencii uvedený. Na začiatku kontroly je potrebné predložiť dokumenty potvrdzujúce evidenciu a pôvod tovaru v mieste predaja. Pre živnostníkov (FO-P), ktorí majú povinnosť takúto evidenciu viesť, je postup a forma stanovená Nariadením Ministerstva financií č. 496. (Legislatíva Ukrajiny)

Ak podnik predáva nezaevidovaný tovar alebo pri kontrole nepredloží dokumenty potvrdzujúce evidenciu tovaru v mieste predaja, uplatňuje sa finančná sankcia vo výške hodnoty takéhoto tovaru v realizačných cenách, avšak nie menej ako desať nezdaniteľných miním príjmov občanov. (Legislatíva Ukrajiny)

Je možné manko automaticky zosobniť zamestnancovi?

Nie. Hmotná zodpovednosť zamestnanca nevzniká automaticky len na základe samotného faktu manka. Podľa Zákonníka práce je zamestnanec zodpovedný za priamu skutočnú škodu spôsobenú zavineným protiprávnym konaním alebo nečinnosťou, a to len v rozsahu a spôsobom stanoveným zákonom. Všeobecným pravidlom je, že zodpovednosť je obmedzená na určitú časť mzdy, pokiaľ zákon výslovne neustanovuje inak. Zamestnávateľ je tiež povinný vytvoriť podmienky na uchovanie majetku. (Legislatíva Ukrajiny)

Písomná zmluva o plnej hmotnej zodpovednosti sa nemôže uzavrieť s akýmkoľvek zamestnancom, ale iba s plnoletým pracovníkom, ktorého práca priamo súvisí so skladovaním, spracovaním, predajom, výdajom, prepravou alebo používaním zverených hodnôt, alebo v iných zákonom výslovne stanovených prípadoch. (Legislatíva Ukrajiny)

Ak suma škody nepresahuje priemerný mesačný zárobok zamestnanca, zamestnávateľ môže vydať príkaz na zrážku zo mzdy, avšak najneskôr do dvoch týždňov odo dňa zistenia škody a najskôr sedem dní odo dňa oznámenia zamestnancovi. V iných prípadoch sa náhrada vymáha prostredníctvom súdu. (Legislatíva Ukrajiny)

Typické chyby firiem

Najčastejšie robia podnikatelia tieto chyby:

Praktický orientačný bod zo súdnej praxe

Najvyšší súd vo svojom prehľade praxe Kasačného správneho súdu uviedol, že vykonanie inventarizácie tovarov daňovníkom na žiadosť kontrolného orgánu počas daňovej kontroly je jediným zákonom ustanoveným prostriedkom dokazovania manka alebo prítomnosti tovaru u daňovníka. Pre podnik to znamená, že inventarizačné dokumenty musia byť spracované bezchybne, pretože práve ony sa môžu stať kľúčovým dôkazom v spóre s daňovým úradom. (Najvyšší súd Ukrajiny)

Čo by mal urobiť podnikateľ v deň zistenia manka alebo prebytku

Zistenie a fixácia mánk, prebytkov a zámen v účtovnom programe Torgsoft

V účtovnom programe Torgsoft sú procesy zisťovania a fixácie mánk, prebytkov a zámen úzko spojené s vykonaním inventarizácie (prepočtu). Zvyčajne takéto rozdiely medzi skutočnou prítomnosťou tovaru a počítačovou evidenciou vznikajú v dôsledku chýb personálu, zámeny tovarov počas predaja alebo v dôsledku krádeží.

Na zachytenie týchto okolností a vyrovnanie zostatkov sa používa «Zápisnica z inventarizácie». Taktiež sa inventarizácia využíva na odstránenie „záporných zostatkov“ (mínusov) na sklade, ktoré mohli vzniknúť predajom nezaevidovaného tovaru.

Tu je podrobný opis toho, ako program spracováva každú z týchto situácií po ukončení počítania tovarov:

1. Ako sa účtujú prebytky a manká

Keď je skutočné množstvo tovaru zadané do inventarizačného súpisu, používateľ musí kliknúť na tlačidlo «Uzavrieť súpis». V tom momente Torgsoft automaticky koriguje sklad, pričom vytvára príslušné dokumenty:

2. Ako funguje zámena (vzájomný zápočet)

Zámena (peresort) v Torgsofte vzniká za okolností, kedy sa súčasne zistí prebytok a manko rovnakého modelu tovaru, ale iného druhu (napríklad inej farby alebo veľkosti).

Program dokáže automaticky vykonať vzájomný zápočet takýchto prebytkov a mánk. Ako sa to v praxi počíta: Predpokladajme, že podľa evidencie má byť na sklade 5 čiernych ponožiek (nákupná cena 12 UAH) a 5 hnedých ponožiek (cena 10 UAH). Počas inventarizácie sa zistilo, že čiernych ponožiek sú len 3 ks (manko 2 ks) a hnedých je 7 ks (prebytok 2 ks).

3. Finálny výpočet manka a vplyv na zisk

Ak po vzájomnom zápočte zámeny hodnota odpísaného tovaru prevyšuje hodnotu toho, ktorý sa ukázal ako prebytok, rozdiel sa fixuje ako manko. Vzorec v Torgsofte vyzerá takto: Suma manka = Suma odpisov - Suma zámeny. Práve táto konečná «Suma manka» nemôže byť menšia ako nula a priamo ovplyvňuje výpočet celkového zisku obchodu tak, že ho znižuje.

4. Osobitné okolnosti: zámena sériových čísel

Ak obchod vedie prísnu evidenciu záručného tovaru podľa sériových čísel, môže dôjsť k špecifickej zámene: sériové číslo fakticky neexistuje, ale je v programe, a naopak – existuje tovar s iným sériovým číslom, ktorý je podľa programu už predaný. Stáva sa to vtedy, keď predajca vydá zákazníkovi nesprávnu škatuľu.

5. Výkazníctvo podľa výsledkov

Na analýzu mánk, prebytkov a zámen si môže majiteľ alebo tovaroznalec vytlačiť špeciálne zostavy priamo z formulára inventarizácie:

Oficiálne zdroje

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва