Register „Oberih“: ako skontrolovať svoje údaje a viesť vojenskú evidenciu zamestnancov

Register „Oberih“ obsahuje osobné a služobné údaje občanov Ukrajiny v troch kategóriách: osoby podliehajúce odvodu, osoby podliehajúce vojenskej povinnosti a záložníci. Podnikateľ si môže skontrolovať vlastné údaje cez Rezerv+ alebo sa obrátiť na orgán, ktorý register vedie. Ak sú údaje nesprávne, treba určiť chybný záznam, pripraviť podporné doklady a podať žiadosť cez službu dostupnú pre daný prípad alebo na príslušný orgán.

Zamestnávateľ — právnická osoba kontroluje vojenské evidenčné doklady pri prijímaní zamestnancov, vedie ich osobnú vojenskú evidenciu a dodržiava lehoty oznamovania zmien. Elektronická výmena pomáha plniť tieto povinnosti; podnik naďalej vedie zoznamy a doklady osobnej evidencie. Pokiaľ ide o fyzickú osobu — podnikateľa (FOP), Postup organizácie a vedenia vojenskej evidencie občanov podliehajúcich odvodu, osôb podliehajúcich vojenskej povinnosti a záložníkov, schválený uznesením Kabinetu ministrov Ukrajiny č. 1487 (ďalej len „Postup č. 1487“), výslovne nestanovuje rovnakú povinnosť viesť osobnú vojenskú evidenciu zamestnancov. Prístup zamestnávateľa k údajom je obmedzený stanovenými postupmi a účelom evidencie.

Čo je register „Oberih“ a koho sa týka

Oficiálny názov registra „Oberih“ je Jednotný štátny register občanov podliehajúcich odvodu, osôb podliehajúcich vojenskej povinnosti a záložníkov. Podľa článkov 1 – 3 zákona č. 1951-VIII slúži na identifikáciu občanov a vedenie vojenskej evidencie, poskytuje informačnú podporu pri dopĺňaní vojenských zložiek a umožňuje občanom získať údaje o plnení vojenskej povinnosti. Vojenské evidenčné doklady sa vystavujú s použitím prostriedkov registra.

To, či osoba patrí do registra, sa určuje podľa jej vojensko-evidenčného statusu ako občana Ukrajiny. Formulácia „všetci muži od 17 do 60 rokov“ nevystihuje zákonné určenie registra ani okruh evidovaných osôb. Vojenská evidencia sa napríklad v prípadoch stanovených článkami 1 a 37 zákona č. 2232-XII „O vojenskej povinnosti a vojenskej službe“ vzťahuje aj na ženy.

• Ženy so zdravotníckym alebo farmaceutickým vzdelaním, ktoré sú vzhľadom na zdravotný stav a vek spôsobilé na vojenskú službu, podliehajú zaradeniu do vojenskej evidencie ako osoby podliehajúce vojenskej povinnosti.
• Ženy s inými špecializáciami alebo profesiami, ktoré sú podľa zoznamu Ministerstva obrany Ukrajiny príbuzné vojensko-evidenčným špecializáciám, sa do tejto evidencie zaraďujú dobrovoľne, ak sú vzhľadom na zdravotný stav a vek spôsobilé.
• Zákon stanovuje aj zaradenie žien do evidencie osôb podliehajúcich odvodu pred dobrovoľným vyslaním na základnú vojenskú službu.

Pre zamestnávateľa je dôležité vzdelanie zamestnankyne, aj keď pracuje ako predavačka alebo administrátorka. Podľa bodu 51 Postupu č. 1487 vedúci podniku oznamuje príslušnému územnému centru dopĺňania a sociálnej podpory (TCK a SP) zamestnankyne so zdravotníckym alebo farmaceutickým vzdelaním, ktoré nie sú vo vojenskej evidencii.

Článok 13 zákona č. 1951-VIII osobitne upravuje prvotné vytvorenie databázy: určené štátne orgány odovzdávajú údaje o občanoch Ukrajiny mladších ako 60 rokov, ktorí podľa zákona podliehajú zaradeniu do vojenskej evidencie. Údaje o osobách, ktoré nepatria medzi osoby podliehajúce odvodu, osoby podliehajúce vojenskej povinnosti ani záložníkov, sa musia zničiť podľa stanoveného postupu. Tento postup treba odlišovať od pravidiel vedenia už vytvorených evidenčných záznamov.

Kto vedie register „Oberih“ a kto má prístup k údajom

Podľa článku 5 zákona č. 1951-VIII je správcom a administrátorom registra Ministerstvo obrany Ukrajiny a jeho prevádzkovateľom Generálny štáb Ozbrojených síl Ukrajiny. Zákon určuje orgány, ktoré register administrujú a vedú, najmä príslušné TCK a SP, Ministerstvo obrany Ukrajiny, náborové centrá Ozbrojených síl Ukrajiny, orgány Bezpečnostnej služby Ukrajiny (SBU) a príslušné útvary spravodajských orgánov. SBU a spravodajské orgány pracujú s údajmi osôb evidovaných v ich orgánoch alebo útvaroch v rozsahu svojich právomocí.

Informácie o osobe v registri „Oberih“ sú dôverné. Zákon umožňuje prístup oprávneným orgánom v rozsahu ich právomocí a občanovi prístup k vlastným údajom po overení totožnosti. Verejné vyhľadávanie záznamov iných ľudí podľa priezviska tieto ustanovenia neumožňujú.

Právnická osoba môže v rámci postupu porovnávania evidenčných údajov získavať cez portál Diia určené údaje o svojich zamestnancoch a využívať kabinet osobnej evidencie, ak je táto funkcia technicky dostupná. Pravidlá elektronického porovnávania údajov cez portál Diia podľa prílohy 28-1 sa nevzťahujú na osoby podliehajúce vojenskej povinnosti a záložníkov SBU a spravodajských orgánov. Podľa bodu 3 prílohy 28-1 musí byť oprávnená osoba podľa údajov Jednotného štátneho registra právnických osôb, fyzických osôb — podnikateľov a občianskych združení oprávnená konať v mene právnickej osoby.

Vedúci alebo táto oprávnená osoba navyše podpisuje správy o získaní údajov, zmene evidenčných údajov podľa bodu 8 prílohy 28-1 a vykonaní porovnania, ktoré už podpísala zodpovedná osoba. Pri oznámení o pridaní alebo odstránení informácie o zamestnaní podľa bodu 5 tejto prílohy sa vyžaduje podpis zodpovednej osoby, vedúceho alebo oprávnenej osoby. Podpisujúci používajú vlastný kvalifikovaný elektronický podpis alebo zdokonalený elektronický podpis založený na kvalifikovanom certifikáte. Ak podnik nemá kód v Jednotnom štátnom registri podnikov a organizácií Ukrajiny (EDRPOU) alebo technickú možnosť elektronického porovnania údajov, postupuje podľa bodu 46 Postupu č.

1487. Zoznam údajov a postup určujú bod 34 a príloha 28-1 k Postupu č. 1487. Takýto prístup súvisí s pracovnoprávnym vzťahom a plnením povinností podniku.

Ako vysvetľuje Ministerstvo obrany Ukrajiny, systém zaznamenáva úkony vykonané s údajmi: čas, používateľa, obsah úkonu alebo požiadavky a výsledok. Prístupové práva sú rozdelené. Zamestnanec podniku zodpovedný za vojenskú evidenciu používa vlastné riadne oprávnenia a prostriedky elektronickej identifikácie.

Aké údaje register obsahuje a odkiaľ pochádzajú

Články 6 – 8 zákona č. 1951-VIII určujú osobné a služobné údaje, ktoré môže register obsahovať. Pri kontrole vlastného záznamu a personálnych dokladov je užitočné rozlišovať tieto skupiny.

Ide o hlavné skupiny; úplný zoznam uvádzajú články 7 a 8 zákona. Rozsah údajov v štátnom registri neurčuje, aké údaje môže zamestnávateľ zhromažďovať na personálne účely.

Články 13 a 14 stanovujú získavanie informácií od samotnej osoby a elektronickú výmenu s informačnými systémami štátu. Daňový orgán napríklad odovzdáva zákonom určené údaje o zamestnaní a registračné číslo evidenčnej karty daňovníka (RNOKPP). Dôchodkový fond Ukrajiny poskytuje informácie o zamestnaní, praxi v odbore a zdravotnom postihnutí. Ďalšie zdroje poskytujú zákonom stanovené údaje o dokladoch, mieste pobytu, vzdelaní, výsledkoch lekárskych prehliadok a iných okolnostiach.

Ak chyba vznikla v systéme, z ktorého údaje prišli, oprava si vyžaduje aktualizované informácie od príslušného štátneho orgánu. Pri podávaní žiadosti je preto užitočné zistiť, ktorý zdroj obsahuje nesprávne údaje.

Ako si podnikateľ alebo zamestnanec skontroluje vlastný záznam

Článok 9 zákona č. 1951-VIII dáva človeku právo získať informáciu o zaradení do registra a údaje, ktoré sú o ňom vedené. Ministerstvo obrany Ukrajiny potvrdzuje, že tieto informácie možno bezplatne získať cez Rezerv+, cez portál Diia, ak je to technicky možné, alebo písomnou žiadosťou na okresné či mestské TCK a SP alebo jeho oddelenie, v ktorom je osoba evidovaná.

Pododsek 10 bodu 1 Pravidiel vojenskej evidencie ukladá osobám podliehajúcim odvodu, osobám podliehajúcim vojenskej povinnosti a záložníkom povinnosť porovnávať vlastné osobné údaje s evidenčnými údajmi príslušného TCK a SP, orgánu SBU alebo útvaru spravodajského orgánu najmenej raz za päť rokov.

Pri samostatnej kontrole cez Rezerv+ postupujte podľa oficiálneho návodu k aplikácii.

1. Nainštalujte si oficiálnu aplikáciu. Skontrolujte, či je ako jej vývojár uvedené Ministerstvo obrany Ukrajiny. Návod uvádza podporu systému Android od verzie 7 a iOS od verzie 13.
2. Overte svoju totožnosť cez bankovú elektronickú identifikáciu BankID. Potrebujete bankový účet a prístup do aplikácie alebo internetového bankovníctva svojej banky. Prihlasuje sa vlastník záznamu.
3. Skontrolujte kontaktné údaje. Aplikácia môže automaticky načítať údaje z banky. Uveďte aktuálne telefónne číslo a súčasnú adresu pobytu; e-mail je v tomto kroku dobrovoľný. Zmenené kontakty potvrďte spôsobom, ktorý ponúka aplikácia.
4. Počkajte na načítanie evidenčných údajov. Po potvrdení kontaktných údajov si vytvorte heslo na opätovné prihlásenie do aplikácie. Aplikácia potom odošle požiadavku do registra „Oberih“ a oznámi dokončenie úkonu. Získanie informácií môže chvíľu trvať.
5. Otvorte úplné informácie v doklade. Skontrolujte osobné údaje, druh a kategóriu evidencie, evidenčný orgán, vojenskú hodnosť a špecializáciu, dátum aktualizácie a dobu platnosti dokladu. Ak sú zobrazené, skontrolujte aj informácie o odklade, rezervovaní zamestnanca na účely dočasného odkladu povolania počas mobilizácie alebo porušení evidenčných pravidiel.
6. Zapíšte konkrétny nesúlad. V žiadosti uveďte, ktoré pole je nesprávne, aký údaj v ňom má byť a ktorý doklad to potvrdzuje.

Podľa oficiálneho návodu má elektronický vojenský evidenčný doklad rovnakú právnu silu ako papierový. Pri kontrole vlastník otvorí doklad a ukáže jeho QR kód — grafický kód, z ktorého možno načítať údaje. Ak aplikácia zobrazuje status „Потребує уточнення“ (vyžaduje spresnenie), elektronický doklad ani QR kód sa nevytvoria. Používateľ vidí údaje z registra a dôvod si musí objasniť vhodným spôsobom.

Čo uviesť v písomnej žiadosti o vlastné údaje

Podľa vysvetlenia Ministerstva obrany Ukrajiny treba v žiadosti uviesť priezvisko, meno a patronymikum, ak je k dispozícii, dátum a miesto narodenia, miesto pobytu alebo prechodného pobytu, RNOKPP, ak je pridelené, a údaje z pasu občana Ukrajiny. Telefón a e-mail sa uvádzajú, ak sú k dispozícii.

Praktické odporúčanie: osobitne požiadajte o informáciu, či ste zaradení do registra, a o údaje, ktoré sa v ňom o vás spracúvajú. Odložte si kópiu žiadosti a potvrdenie o jej podaní. Podľa bodu 4 druhej časti článku 8 zákona č. 2297-VI sa odpoveď o spracúvaní osobných údajov a ich obsahu poskytuje najneskôr do 30 kalendárnych dní odo dňa doručenia žiadosti, okrem prípadov stanovených zákonom. Ak odpoveď nepríde v stanovenej lehote, potvrdenie o podaní pomôže odôvodniť sťažnosť.

Ako opraviť chybu v registri „Oberih“

Článok 9 zákona č. 1951-VIII umožňuje podať odôvodnenú žiadosť príslušnému orgánu, ktorý vedie register, ak bol záznam neoprávnene zahrnutý alebo nezahrnutý, alebo ak obsahuje nesprávne údaje. Právo požadovať opravu nepravdivých údajov stanovuje aj článok 8 zákona č. 2297-VI „O ochrane osobných údajov“.

1. Určite, čoho sa žiadosť týka. Môže ísť napríklad o nesprávne priezvisko, chýbajúci záznam alebo nezaznamenanú vojenskú službu.
2. Zhromaždite podporné doklady. Vyberte doklady, ktoré sa týkajú konkrétnej chyby a umožňujú určiť správne údaje.
3. Zvoľte dostupný spôsob opravy. Oficiálny návod k Rezerv+ opisuje elektronické žiadosti v prípadoch „údaje sa nenašli“ a „Som vojak, ale stále som v evidencii“.
4. Pri ostatných nezrovnalostiach sa obráťte na orgán, ktorý vedie register. Ministerstvo obrany Ukrajiny odporúča podať žiadosť orgánu, v ktorom je osoba evidovaná. Ak nesprávne údaje vložil iný orgán, treba sa obrátiť priamo naň. Chyba pochádzajúca z iného štátneho systému sa opravuje na základe spresnených informácií od príslušného štátneho orgánu.
5. Odložte si potvrdenie o podaní. Pri elektronickej žiadosti uložte dostupné oznámenie o jej podaní alebo prijatí; pri písomnej si nechajte kópiu s potvrdením o prevzatí alebo dokladom o doručení.
6. Skontrolujte výsledok. Po oznámení o vykonaných zmenách si znova vyžiadajte aktuálne údaje a overte opravené pole.

Pri žiadosti o zaznamenanie nezobrazenej vojenskej služby návod k Rezerv+ vyžaduje uviesť TCK a SP, ktoré uskutočnilo odvod, názov vojenskej jednotky a stručný opis situácie. Pri prípade „údaje sa nenašli“ aplikácia vytvorí žiadosť, ktorú používateľ potvrdí. Po jej prijatí sa údaje preveria; oznámenie o zmenách príde, ak sa potvrdia.

Rezerv+ poskytuje používateľom určené služby a polia na aktualizáciu údajov. Používateľ si môže sám aktualizovať len polia, ktoré daná služba umožňuje. O opravu ostatných osobných a služobných údajov treba požiadať príslušným postupom. Podanie žiadosti spustí jej spracovanie; výsledok treba po doručení odpovede skontrolovať.

Podľa bodu 23 Postupu č. 1487 treba príslušným orgánom oznámiť zmenu adresy pobytu a ďalších osobných údajov do siedmich dní. Pododsek 8 bodu 1 Pravidiel vojenskej evidencie osobitne stanovuje oznamovanie zmien miesta bydliska alebo dočasného pobytu, telefónneho čísla a e-mailu cez elektronický kabinet alebo osobne; tieto údaje možno cez kabinet oznámiť najviac raz za sedem dní. Osoby evidované v SBU a spravodajských orgánoch sa obracajú na príslušný orgán.

Povinnosti podniku a čo musí zohľadniť FOP

Piata časť článku 34 zákona č. 2232-XII ukladá vedenie osobnej vojenskej evidencie v mieste výkonu práce vedúcim určených orgánov, podnikov, inštitúcií a organizácií. Body 8, 14 a 16 Postupu č. 1487 túto povinnosť podrobnejšie upravujú. Súkromné vlastníctvo ani malý počet zamestnancov samy osebe podnik od vedenia evidencie neoslobodzujú.

Podľa bodu 34 podnik na požiadanie príslušného orgánu vojenskej evidencie poskytuje informácie o zamestnancoch, ktorých osobnú vojenskú evidenciu vedie. Tento bod ukladá podniku aj povinnosť priebežne informovať príslušné TCK a SP, orgán SBU alebo útvar spravodajského orgánu o vedúcich a ďalších zodpovedných pracovníkoch, ktorí porušujú Postup č. 1487, a o osobách podliehajúcich odvodu, osobách podliehajúcich vojenskej povinnosti a záložníkoch, ktorí porušujú Pravidlá vojenskej evidencie. Ak podnik dostane príkaz na upovedomenie zamestnancov o predvolaní, vedúci postupuje podľa bodu 47: vydá príkaz a oboznámi s ním zamestnancov proti osobnému podpisu.

Zamestnancom pracujúcim na diaľku alebo doma, dočasne práceneschopným, na dovolenke či pracovnej ceste sa oznámenie posiela doporučenou poštou so súpisom obsahu a potvrdením o doručení. Kópiu príkazu a potvrdenie o upovedomení podnik odošle príslušnému orgánu do troch dní. Ak podnik dostal predvolania, doručí ich zamestnancom. Príslušný orgán treba písomne informovať o dočasne práceneschopných zamestnancoch a tiež o tých, ktorí sú na dovolenke alebo pracovnej ceste; k oznámeniu sa priložia výpisy z príkazov.

Vedúci kontroluje výsledok upovedomenia a dostavenie sa zamestnancov na predvolanie.

Vedúci poverí zodpovedného pracovníka personálnej služby. Ak také pracovné miesto nie je zriadené, povinnosti sa uložia osobe vedúcej evidenciu zamestnancov. Ak má podnik vo vojenskej evidencii menej ako 500 osôb, bod 10 Postupu č. 1487 stanovuje poverenie pracovníka personálnej služby týmito povinnosťami s príplatkom do 50 percent platu prislúchajúceho jeho pracovnej pozícii. Počet zodpovedných pracovníkov sa určuje podľa bodov 9 – 11 so zohľadnením počtu evidovaných osôb k 1. januáru.

Zodpovedný pracovník musí spĺňať kvalifikačné požiadavky pre inšpektora vojenskej evidencie. Podnik každoročne do 1. októbra určuje potrebu zvýšiť jeho kvalifikáciu a zabezpečuje takéto vzdelávanie najmenej raz za päť rokov. Podľa bodu 12 uskutočňujú školenie na zmluvnom základe vzdelávacie inštitúcie s licenciou na príslušnú činnosť. Pri výbere inštitúcie overte aj schválenie jej vzdelávacieho programu Generálnym štábom Ozbrojených síl Ukrajiny: inštitúcia musí každé dva roky zabezpečiť schválenie programu Generálnym štábom.

Podľa bodu 13 sa o vymenovaní alebo odvolaní vedúceho a ďalších zodpovedných osôb informuje príslušné okresné alebo mestské TCK a SP do siedmich dní odo dňa vydania príkazu.

Článok 34 a Postup č. 1487 výslovne neuvádzajú FOP ako samostatnú kategóriu zamestnávateľa, na ktorú sa vzťahuje vedenie osobnej vojenskej evidencie zamestnancov. Zoznamy, porovnávanie a oznamovacie povinnosti podniku uvedené v tomto postupe preto nemožno automaticky uplatniť na FOP len preto, že zamestnáva ľudí. FOP ako zamestnávateľ kontroluje aj doklady, ktoré právne predpisy vyžadujú pri uzatváraní pracovnej zmluvy. Podľa článku 24 Zákonníka práce Ukrajiny občan predkladá príslušný vojenský evidenčný doklad v prípadoch stanovených právnymi predpismi. Podnikateľ si plní vlastné vojensko-evidenčné povinnosti podľa svojho statusu občana a ochranu osobných údajov, ktoré spracúva, zabezpečuje osobne podľa článku 24 zákona č. 2297-VI.

Ako má právnická osoba kontrolovať doklady pri nástupe do zamestnania

Pri občanoch, ktorí patria medzi osoby podliehajúce odvodu, osoby podliehajúce vojenskej povinnosti alebo záložníkov, bod 34 Postupu č. 1487 vyžaduje skontrolovať vojenský evidenčný doklad a porovnať jeho údaje s registrom. Kontrolu zorganizujte pred prijatím do zamestnania.

1. Skontrolujte doklad a totožnosť jeho držiteľa. Vojenská evidencia sa vedie na základe údajov z pasu občana Ukrajiny a vojenského evidenčného dokladu.
2. Skontrolujte aktuálnosť údajov. Na porovnanie použite elektronický vojenský evidenčný doklad vytvorený prostriedkami Štátneho webového portálu elektronických verejných služieb v oblasti národnej bezpečnosti a obrany, najmä cez Rezerv+, alebo portálu Diia najviac 72 hodín pred dátumom prijatia do zamestnania. Ak je to technicky možné, kontrola môže prebehnúť cez kabinet osobnej evidencie.
3. Zohľadnite osobitný postup. Pri osobách podliehajúcich vojenskej povinnosti a záložníkoch SBU a spravodajských orgánov sa podľa tohto postupu nekontroluje súlad údajov v papierovom doklade s registrom.
4. Potvrďte zaradenie do vojenskej evidencie. Bod 34 stanovuje, že prijatie do zamestnania a zaradenie do osobnej evidencie nasleduje až po zaradení osoby do evidencie príslušného TCK a SP, orgánu SBU alebo útvaru spravodajského orgánu.
5. Oboznámte zamestnanca s Pravidlami vojenskej evidencie proti osobnému podpisu. Potvrdenie odložte spolu s príslušnými evidenčnými dokladmi.
6. Zapíšte údaje do evidencie a odošlite oznámenie. Dodržte osobitné lehoty na aktualizáciu zoznamov a informovanie orgánu vojenskej evidencie.

Praktické odporúčanie: ešte pred dohodnutím dátumu nástupu vysvetlite uchádzačovi požiadavku na aktuálny doklad. Ak sa dátum prijatia do zamestnania posunie, znova skontrolujte, či dátum vytvorenia elektronického dokladu zodpovedá pravidlu 72 hodín.

Pri kontrole zamestnanec sám otvorí svoj doklad a sprístupní ho na načítanie. Zamestnávateľ kontroluje doklad v rozsahu stanoveného postupu. Osobné heslo, bankové údaje a kvalifikovaný elektronický podpis (KEP) zamestnanca musia zostať pod jeho kontrolou: personálna kontrola neoprávňuje zamestnávateľa prihlasovať sa do jeho osobného účtu.

Aké lehoty si zapísať do kalendára vojenskej evidencie

Hlavné úkony a lehoty právnickej osoby stanovujú body 13, 34, 40 – 46 Postupu č. 1487.

Bod 34 umožňuje elektronicky podávať oznámenia o prijatí do zamestnania alebo skončení pracovného pomeru cez portál Diia alebo kabinet osobnej evidencie, ak je to technicky možné. Oznámenie podané týmito kanálmi sa už neposiela aj v papierovej forme. Ak sa pracovnoprávny vzťah uzatvára elektronicky cez Jednotný informačno-analytický systém „Obrij“, postup stanovuje automatické vytvorenie a odoslanie príslušných oznámení.

Zoznamy osobnej vojenskej evidencie sa vedú podľa prílohy 5 a výkaz operatívnej evidencie podľa prílohy 12 v elektronickej a/alebo papierovej forme. Podľa bodu 36 sa zostavujú štyri samostatné skupiny zoznamov: pre dôstojníkov; spoločne pre mužstvo, poddôstojníkov a staršinov; pre ženy; pre osoby podliehajúce odvodu. Podľa bodu 37 sa zoznamy uchovávajú spolu s kópiami papierových vojenských evidenčných dokladov alebo elektronickými dokladmi vrátane ich výtlačkov. Podľa bodu 38 sa kópie dokladov občanov, ktorých príslušný orgán vyradil alebo vylúčil z vojenskej evidencie, uchovávajú v samostatnom spise; táto požiadavka sa nevzťahuje na osoby, ktoré dosiahli najvyšší vek pre zotrvanie v zálohe.

Podľa bodu 36 sa v každej skupine zoznamov osobitne vyznačujú údaje o osobách s mobilizačnými rozkazmi podľa príslušných skupín a vzostupného poradia ich čísel. Osoby slúžiace vo vojenskej zálohe sa evidujú ako osoby podliehajúce vojenskej povinnosti s mobilizačnými rozkazmi. Podľa bodu 43 sa v zoznamoch osobitne vyznačujú aj údaje o osobách podliehajúcich vojenskej povinnosti, ktoré sú rezervované ako zamestnanci a majú z tohto dôvodu dočasný odklad povolania počas mobilizácie.

Podľa bodu 44 sa údaje o zamestnancoch, ktorých pracovný pomer sa skončil, a o zamestnancoch uvoľnených z práce z dôvodu povolania alebo prijatia do vojenskej služby počas osobitného obdobia uchovávajú v zoznamoch do konca bežného roka. Zamestnanci, pri ktorých bola pozastavená účinnosť pracovnej zmluvy, zostávajú v zoznamoch. Podľa bodu 35 vedúci do siedmich dní po dosiahnutí najvyššieho veku pre zotrvanie zamestnanca v zálohe uvedie v zozname poznámku „Виключено з військового обліку за віком“ (vylúčený z vojenskej evidencie z dôvodu veku).

Podnik vedie aj register výsledkov kontrol a porovnávania podľa prílohy 9 a na viditeľnom mieste vo verejne prístupnej miestnosti vyvesí vytlačené Pravidlá vojenskej evidencie podľa bodov 19 a 34.

Čo má zamestnávateľ robiť, ak sa údaje nezhodujú

Praktický postup závisí od toho, kde vznikol nesúlad: v zozname podniku, v údajoch o pracovnom pomere alebo v osobnom vojensko-evidenčnom zázname zamestnanca.

1. Zaznamenajte nesúlad. Zapíšte, ktoré konkrétne údaje sa líšia, v ktorých dokladoch a kedy ste to zistili. Priložte len potrebné potvrdenia.
2. Skontrolujte personálny podklad. Overte príkaz o prijatí do zamestnania, preradení alebo skončení pracovného pomeru a doklady, na základe ktorých sa evidencia vedie. Ak chybu urobil podnik, opravte vlastné záznamy a odošlite príslušné oznámenie.
3. Použite postup na spresnenie údajov. Ak je to technicky možné, oprávnená osoba postupuje cez portál Diia alebo kabinet osobnej evidencie. Ak treba opraviť osobné údaje zamestnanca, vysvetlite mu, ako sa obrátiť na orgán, ktorý vedie register.
4. Odložte si výsledok podania. Potvrdenie, zamietnutie a jeho dôvod založte medzi doklady o príslušnom úkone. Ak bola žiadosť zamietnutá, skontrolujte uvedený dôvod a potrebné doklady.
5. Skontrolujte kontrolný zoznam a potvrďte porovnanie. Cez portál Diia vytvorte požiadavku na aktuálne údaje. Podľa bodu 11 prílohy 28-1, ak podnik ešte nedostal výsledky spracovania zmien podľa bodu 9, kontrolný zoznam obsahuje údaje z podaného oznámenia o zmene evidenčných údajov. Skontrolujte kontrolný zoznam a odošlite podpísané oznámenie o vykonaní porovnania, ktorým potvrdíte správnosť predložených údajov. Ak oznámenie pripraví zodpovedná osoba, dodatočne ho podpisuje vedúci alebo oprávnená osoba. Podľa bodov 10 – 13 prílohy 28-1 podpísané oznámenie nemožno ďalej upravovať a potvrdzuje vykonanie porovnania. Podľa bodu 16 môže register automaticky obmedziť počet zaznamenaných porovnaní, ak podnik vykonáva nadmerne veľa alebo neodôvodnene často takéto úkony. Tieto obmedzenia nebránia porovnaniu v prípadoch skutočných zmien evidenčných údajov. Výsledok zapíšte do registra výsledkov kontroly. Ak elektronické porovnanie nie je technicky možné, zodpovedná osoba osobne predloží zoznamy a kópie vojenských evidenčných dokladov TCK a SP v príslušnej administratívno-územnej jednotke podľa harmonogramu alebo v dohodnutých lehotách. TCK a SP v iných administratívno-územných jednotkách sa posielajú výpisy zo zoznamov a kópie vojenských evidenčných dokladov v dvoch vyhotoveniach. Pri porovnávaní s orgánmi SBU a útvarmi spravodajských orgánov sa tieto materiály v dvoch vyhotoveniach posielajú doporučenou poštou so súpisom obsahu a potvrdením o doručení. Vyhotovenie výpisu s potvrdením o porovnaní si odložte a výsledok zapíšte do registra.

Príloha 28-1 k Postupu č. 1487 stanovuje za určitých podmienok spresnenie údajov o zamestnávateľovi do 72 hodín od odoslania oznámenia: osoba je zaradená do vojenskej evidencie a príslušný pracovný pomer alebo jeho ukončenie potvrdzujú údaje Dôchodkového fondu Ukrajiny.

Podľa bodu 8 prílohy 28-1 môže zamestnávateľ oznámiť zmeny skutočnej, deklarovanej alebo registrovanej adresy pobytu zamestnanca a údaje príkazu o vymenovaní do funkcie. Do 72 hodín od prijatia oznámenia register preverí a aktualizuje príslušné údaje elektronickou výmenou so štátnymi zdrojmi. Ak sa zmena nepotvrdí elektronickou výmenou alebo si vyžaduje dodatočné preverenie, operátor príslušného TCK a SP ju spracuje do troch pracovných dní odo dňa, keď sa o tom dozvedel. Chyby vo formáte alebo logike údajov zastavia ich spresňovanie cez portál Diia. Výsledkom je oznámenie o potvrdení alebo zamietnutí zmien s uvedením dôvodu.

Ilustračný príklad. Po skončení pracovného pomeru predavača register naďalej uvádza, že je zamestnancom predajne. Zodpovedná osoba skontroluje príkaz, aktualizáciu vlastných zoznamov a odoslanie oznámenia a v prípade dostupnosti služby odošle oznámenie o odstránení údaja zo zoznamu zamestnaných osôb. Na automatickú aktualizáciu sa musia splniť podmienky podľa prílohy 28-1. Zamestnanec podniku si odloží odpoveď systému a skontroluje výsledok.

Ak sa nesúlad zistí pri prijímaní uchádzača, zistite, ako ovplyvňuje plnenie bodu 34: či má osoba doklad, či sú údaje aktuálne a či je potvrdené jej zaradenie do vojenskej evidencie. Ak kontrolu nemožno na základe dostupných údajov dokončiť, zorganizujte spresnenie cez príslušný orgán. Personálne rozhodnutie sa musí opierať o zistené okolnosti a platné zákonné požiadavky; samotný technický nesúlad si vyžaduje preverenie.

Ako chrániť údaje zamestnancov pri kontrolách a podávaní žiadostí

Tretia časť článku 6 zákona č. 1951-VIII umožňuje spracúvať osobné údaje na účely registra bez súhlasu osoby. Body 8 a 8-1 článku 7 však stanovujú osobitnú podmienku: údaje o rodičoch, zástupcoch, deťoch, rodinnom stave a rodinných príslušníkoch sa zapisujú výlučne so súhlasom osoby podliehajúcej odvodu, osoby podliehajúcej vojenskej povinnosti alebo záložníka.

Zamestnávateľ určuje právny základ vlastného spracúvania údajov podľa článku 11 zákona č. 2297-VI. Plnenie zákonnej povinnosti môže byť takýmto základom. Články 6, 14 a 24 zároveň vyžadujú, aby údaje zodpovedali účelu, neboli nadmerné, boli náležite chránené a odovzdávané za zákonných podmienok.

Pri organizácii práce je vhodné zaviesť tieto pravidlá:

• Prístup k evidenčným spisom umožnite určeným zamestnancom, ktorí ho potrebujú na plnenie svojich povinností.
• Príslušné doklady a potvrdenia uchovávajte v spise s obmedzeným prístupom. Na odosielanie používajte kanál stanovený postupom.
• Zhromažďujte len údaje potrebné pre stanovené formuláre a konkrétny úkon. Údaje dostupné v osobnom kabinete môžu presahovať potreby zamestnávateľa.
• Kontrolu organizujte tak, aby sa zamestnanec sám prihlasoval do svojho kabinetu a ukázal potrebný doklad.
• Pri príprave vzorov žiadostí v službách umelej inteligencie používajte vymyslené alebo úplne anonymizované príklady. Skutočné vojenské evidenčné doklady, osobné údaje zamestnancov, QR kódy a materiály vojenskej evidencie ponechajte v stanovených zabezpečených procesoch podniku.

Ak sa osoba domnieva, že jej údaje sa spracúvajú nezákonne, alebo dostáva nesprávne informácie, článok 8 zákona č. 2297-VI umožňuje podať odôvodnenú požiadavku na opravu, obrátiť sa na komisára Najvyššej rady Ukrajiny pre ľudské práva alebo na súd. K žiadosti si odložte pôvodné podanie, potvrdenie o jeho doručení, prijatú odpoveď a doklady potvrdzujúce nesúlad.

Zodpovednosť za vlastnú vojenskú evidenciu, evidenciu u zamestnávateľa a ochranu údajov

Na Ukrajine závisí zodpovednosť od povinnosti a osoby, ktorá sa porušenia dopustila. Skontrolujte príčinu nezrovnalosti v registri „Oberih“ a určte, ktoré údaje treba opraviť.

Osoby podliehajúce odvodu, osoby podliehajúce vojenskej povinnosti a záložníci zodpovedajú za porušenie pravidiel vlastnej vojenskej evidencie podľa článku 210 Kódexu Ukrajiny o správnych deliktoch (KUpAP). Pri zodpovednom pracovníkovi zamestnávateľa, ktorý je právnickou osobou, závisí zodpovednosť podľa článku 210-1 od toho, či porušil právne predpisy o obrane, mobilizačnej príprave a mobilizácii. Samotný technický nesúlad v údajoch automaticky neznamená pokutu: treba zistiť konkrétne porušenie a príslušné ustanovenie.

Uvedené rozpätia stanovujú články 210, 210-1 a 188-39 KUpAP. V tabuľke sú všetky sumy uvedené v nezdaniteľných minimách príjmu občanov.

Na uplatnenie tretej časti každého článku je podmienkou, aby k príslušnému konaniu došlo počas osobitného obdobia; predchádzajúca sankcia sa nevyžaduje. Článok 210-1 ustanovuje zodpovednosť aj pre občanov, uvedený stĺpec sa však týka výlučne zodpovedných pracovníkov právnických osôb.

Poznámka k článku 210 stanovuje výnimku pre články 210 a 210-1. Ich ustanovenia sa neuplatňujú, keď správca Jednotného štátneho registra občanov podliehajúcich odvodu, osôb podliehajúcich vojenskej povinnosti a záložníkov môže získať osobné údaje osoby podliehajúcej odvodu, osoby podliehajúcej vojenskej povinnosti alebo záložníka prostredníctvom elektronickej výmeny informácií s inými informačnými a komunikačnými systémami, registrami vrátane verejných alebo databázami (databankami). Tieto zdroje musia byť v držbe, správe alebo administrácii štátnych orgánov.

Na uplatnenie výnimky treba zistiť, ktorých osobných údajov sa porušenie týka a či ich správca registra môže získať uvedeným spôsobom. Samotná prítomnosť údajov v registri „Oberih“ nezbavuje zamestnávateľa zodpovednosti za všetky ostatné nesplnené povinnosti, napríklad vedenie zoznamov alebo upovedomenie zamestnancov o predvolaní.

Osobitne štvrtá časť článku 188-39 ustanovuje pre zodpovedných pracovníkov a fyzické osoby – podnikateľov pokutu 300–1000 nezdaniteľných miním príjmu občanov za nedodržanie stanoveného postupu ochrany osobných údajov, ktoré viedlo k nezákonnému prístupu k nim alebo k porušeniu práv dotknutej osoby. Za opakované porušenie v priebehu jedného roka, za ktoré už bola osobe uložená správna sankcia, ustanovuje piata časť pokutu 1000–2000 takýchto miním.

Praktické odporúčanie: Uchovajte dokumenty týkajúce sa zistenej nezrovnalosti, skontrolujte prístup zamestnancov k osobným údajom a zaznamenajte opatrenia prijaté na opravu chýb.

Oficiálne zdroje na overenie požiadaviek

• Zákon Ukrajiny č. 1951-VIII „O Jednotnom štátnom registri občanov podliehajúcich odvodu, osôb podliehajúcich vojenskej povinnosti a záložníkov“ — články 1 – 3, 5 – 10, 12 – 14-3: účel registra, zúčastnené orgány, obsah údajov, práva občanov, elektronická výmena a kabinety.
• Uznesenie Kabinetu ministrov Ukrajiny č. 1487 „O schválení Postupu organizácie a vedenia vojenskej evidencie občanov podliehajúcich odvodu, osôb podliehajúcich vojenskej povinnosti a záložníkov“ — body 8 – 16, 19, 20 – 23, 33 – 47, 50 – 51, 72; prílohy 2, 4, 5, 9, 12, 28-1: organizácia evidencie, kontrola dokladov, lehoty a elektronické porovnávanie.
• Zákon Ukrajiny č. 2232-XII „O vojenskej povinnosti a vojenskej službe“ — články 1, 33, 34, 37: kategórie osôb, evidencia žien, osobná evidencia v mieste výkonu práce a zmena evidenčného statusu.
• Zákon Ukrajiny č. 2297-VI „O ochrane osobných údajov“ — články 6, 8, 11, 14, 24: rozsah a právne základy spracúvania, práva osoby, odovzdávanie a ochrana údajov.
• Ministerstvo obrany Ukrajiny: ako funguje register „Oberih“ — získanie vlastných údajov, oprava chýb, zdroje informácií a kontrola prístupu.
• Oficiálny návod k Rezerv+ — inštalácia, overenie totožnosti, aktualizácia kontaktov, získanie a kontrola dokladu, určené prípady online opravy.
• Kódex Ukrajiny o správnych deliktoch — články 210 a 210-1, poznámka k článku 210 a štvrtá a piata časť článku 188-39: podmienky zodpovednosti, výnimka pri elektronickom získavaní údajov a rozpätia pokút.
• Zákonník práce Ukrajiny — článok 24: doklady pri uzatváraní pracovnej zmluvy vrátane príslušného vojenského evidenčného dokladu v prípadoch stanovených právnymi predpismi.