Ako preveriť dodávateľa pred prvou platbou vopred

Pred prvou platbou vopred si overte, kto presne tovar predáva, či má podpisujúca osoba oprávnenie uzavrieť zmluvu, komu patrí účet a či sa na transakciu nevzťahujú obmedzenia. Porovnajte registračné údaje so zmluvou, faktúrou a údajmi príjemcu platby. Osobitne dohodnite obsah zásielky, termín dodania, dokumenty, prevzatie a postup vrátenia zálohy.

Údaje z registrov pomáhajú posúdiť riziko, nezaručujú však dodanie. Pri prvom nákupe je vhodné obmedziť výšku zálohy, objednať skúšobnú zásielku a ďalšiu platbu podmieniť dohodnutým výsledkom. Uchovajte datované výsledky preverenia a dokumenty o skutočnom splnení objednávky.

Začnite údajmi zmluvnej strany

Požiadajte dodávateľa o úplný názov právnickej osoby a kód EDRPOU. Pri fyzickej osobe podnikateľovi (FOP) potrebujete priezvisko, meno, meno po otcovi, ak ho osoba má, a daňový identifikátor. Pri osobe, ktorá je oprávnená vykonávať platby na základe údajov z pasu, sa používa príslušný identifikátor. Názov predajne, webovej stránky alebo ochrannej známky sa môže líšiť od názvu predávajúceho.

Pred schválením platby získajte:

• registračné údaje o dodávateľovi;
• návrh zmluvy a špecifikáciu alebo iný dokument so schváleným zoznamom tovaru;
• údaje podpisujúcej osoby a právny základ jej oprávnení;
• faktúru s názvom príjemcu a IBAN-om;
• informácie o daňovom statuse, ak ovplyvňuje nákup;
• adresu odoslania, kontakty na zodpovedného zamestnanca a zoznam dokumentov k zásielke.

Porovnávajte strany podľa identifikátora. Rovnaké alebo podobné názvy môžu patriť rôznym osobám. Ak rokovania vedie sprostredkovateľ, zistite, kto bude predávajúcim, kto podpíše dokumenty a kto bude zodpovedať za dodanie.

Čo preveriť v EDR

Jednotný štátny register právnických osôb, fyzických osôb podnikateľov a verejných združení obsahuje údaje na identifikáciu obchodného partnera. Články 9–11 zákona č. 755-IV určujú rozsah údajov, ich právny status a spôsoby ich získania.

Podľa článku 11 zákona č. 755-IV sú údaje EDR verejné, s výnimkou daňových identifikačných čísel fyzických osôb a údajov z pasu. Zákon stanovuje rôzne spôsoby prístupu vrátane výpisov a v niektorých prípadoch aj poplatok. Nepredpokladajte, že všetky potrebné údaje sú vždy dostupné bez prihlásenia. V prípade potreby si vyžiadajte výpis prostredníctvom dostupnej oficiálnej služby. Papierové a elektronické výpisy majú rovnakú právnu silu.

Údaje zapísané v EDR možno použiť v spore s treťou osobou. Článok 10 však neumožňuje odvolávať sa na nepravdivé údaje ako na pravdivé, ak osoba vedela alebo mohla vedieť, že sú nepravdivé. Ak výpis odporuje dokumentom dodávateľa, pred platbou zistite dôvod.

Výnimky týkajúce sa konečných užívateľov výhod a údajov počas vojnového stavu

Povinnosť predkladať údaje o konečnom užívateľovi výhod a vlastníckej štruktúre má zákonné výnimky. Článok 9 zákona č. 755-IV výslovne odkazuje na zoznam právnických osôb v ôsmej časti článku 5-1 zákona o predchádzaní praniu špinavých peňazí. V EDR možno uviesť aj odôvodnený dôvod, prečo konečný užívateľ výhod neexistuje. Pre FOP sa preverenie konečného užívateľa výhod právnickej osoby neuplatňuje.

Samotná neprítomnosť mena konečného užívateľa výhod preto nedokazuje porušenie. Požiadajte o vysvetlenie a posúďte, či zodpovedá právnej forme a statusu obchodného partnera. Osobitná výnimka v článku 10 sa týka používania informácií o konečných užívateľoch výhod vo vzťahoch finančného monitorovania: všeobecné pravidlá tohto článku o správnosti údajov EDR sa na ne nevzťahujú.

Oddiel VII zákona č. 755-IV stanovuje osobitné pravidlá pre adresné údaje určených právnických osôb z obranného sektora počas vojnového stavu a jeden rok po jeho ukončení alebo zrušení. Ak dodávateľ patrí do tejto kategórie, osobitne dohodnite dostupný komunikačný kanál, adresu na doručovanie dokumentov a miesto odoslania. Registračná adresa nepotvrdzuje skutočné umiestnenie tovaru.

Overte oprávnenia podpisujúcej osoby

Podľa článkov 92 a 207 Občianskeho zákonníka koná právnická osoba prostredníctvom oprávnených orgánov alebo osôb. Základ oprávnenia na podpis zmluvy môže vyplývať zo zakladateľských dokumentov, plnomocenstva alebo zákona. Zamestnanec, ktorý dohodne cenu alebo pošle faktúru, nemusí mať oprávnenie uzavrieť zmluvu.

• Zmluvu podpisuje vedúci. Porovnajte jeho údaje s EDR. Overte dostupné obmedzenia a ustanovenia zakladateľského dokumentu, ktoré sa týkajú tejto dohody. Ak sa vyžaduje súhlas iného orgánu, požiadajte o dokument, ktorý ho potvrdzuje.
• Zmluvu podpisuje zástupca. Získajte dokument potvrdzujúci jeho oprávnenia. Overte, kto ho vydal, aké úkony povoľuje a či sa vzťahuje na daný nákup. Pri plnomocenstve skontrolujte dátum jeho udelenia: podľa tretej časti článku 247 Občianskeho zákonníka je plnomocenstvo bez tohto dátumu neplatné. Ak je uvedená doba platnosti, overte, či neuplynula; ak doba nie je stanovená, plnomocenstvo zostáva platné až do zániku jeho účinnosti.
• Dodávateľ je FOP. Overte, či zmluvu podpisuje samotný podnikateľ alebo riadne splnomocnený zástupca.

Článok 248 Občianskeho zákonníka stanovuje zánik zastupovania, okrem iného uplynutím doby platnosti alebo odvolaním plnomocenstva. Kópia sama osebe nepotvrdzuje, že oprávnenia naďalej trvajú. Ak máte pochybnosti, obráťte sa priamo na osobu, ktorá dokument vydala.

Článok 92 stanovuje osobitné pravidlo pre obmedzenia zastupovania vo vzťahoch s tretími osobami. Môžu byť významné, ak právnická osoba preukáže, že obchodný partner o nich vedel alebo za všetkých okolností nemohol nevedieť. Zistené obmedzenia zohľadnite pri uzatváraní transakcie.

Overte daňový status a podmienky týkajúce sa DPH

Použite oficiálne registre Štátnej daňovej služby. Pri nákupe s DPH overte, či je dodávateľ registrovaný ako platiteľ DPH. Ak uvádza, že používa zjednodušený daňový systém, overte údaje v registri platiteľov jednotnej dane. Daňový status a príslušné dátumy musia byť v súlade s dokumentmi k transakcii.

Status platiteľa jednotnej dane automaticky nepotvrdzuje status platiteľa DPH. Nákup od neplatiteľa DPH zároveň sám osebe nie je znakom nespoľahlivosti. V zmluve a faktúre jasne určte, či cena zahŕňa DPH, a účtovníkovi oznámte skutočný daňový status predávajúceho.

Pre kupujúceho registrovaného ako platiteľ DPH je dôležitá registrácia daňovej faktúry v ERPN. Podľa bodu 201.7 Daňového zákonníka sa faktúra vystavuje aj na zálohu. DPH účtovať a daňové faktúry vystavovať môžu osoby registrované ako platitelia DPH.

Pred platbou dohodnite správne údaje kupujúceho, nomenklatúru tovaru a postup v prípade chyby alebo pozastavenia registrácie faktúry. Účtovník musí sledovať príslušnú lehotu registrácie a získať faktúru z ERPN. Pri bežnom nákupe tovaru faktúra na úhradu a platobný doklad nenahrádzajú registrovanú daňovú faktúru ako podklad na odpočítanie DPH.

Bod 198.6 Daňového zákonníka stanovuje aj ďalšie riadne doklady: colné vyhlásenia a dokumenty uvedené v bode 201.11. Na pokladničné doklady určené týmto bodom sa vzťahuje limit hodnoty prijatého tovaru alebo služieb vo výške 200 UAH za deň bez DPH. Táto výnimka sa nevzťahuje na bežnú významnú zálohu za zásielku tovaru.

Ak je registrácia faktúry pozastavená, získajte príslušné potvrdenie a dohodnite s dodávateľom ďalší postup. Podanie sťažnosti podľa bodu 201.10 nenahrádza dokument potrebný na odpočítanie DPH. Daňový dlh dodávateľa sám osebe nedokazuje podvod a nie je automatickým dôvodom na odopretie nároku kupujúceho na odpočítanie DPH. Posudzujte dokumenty a skutočné okolnosti konkrétnej transakcie.

Posúďte súdne spory a konkurz

Na stránke „Stav prejednávania vecí“ overte účasť obchodného partnera v súdnych konaniach. Cez oficiálny portál „Súdna moc Ukrajiny“ prejdite do Jednotného štátneho registra súdnych rozhodnutí a oznámení o konkurze.

Posúďte predmet konania, úlohu dodávateľa a výsledok. Spoločnosť môže vymáhať dlhy od kupujúcich, napadnúť rozhodnutie štátneho orgánu alebo zodpovedať za nedodaný tovar. Tieto situácie majú pre novú zálohu rozdielny význam.

• Porovnajte názov a dostupné identifikačné údaje s údajmi vášho dodávateľa.
• Zistite predmet sporu, výšku nárokov a aktuálnu fázu konania.
• Odlišujte tvrdenia v žalobe od skutočností zistených súdom.
• Overte, či rozhodnutie nadobudlo právoplatnosť a či v danej veci existujú neskoršie rozhodnutia.
• Pri konkurze, platobnej neschopnosti alebo zániku si vyžiadajte právne posúdenie možnosti uzavrieť a plniť novú zmluvu.

Počet konaní nie je hotovým hodnotením spoľahlivosti. Ani absencia výsledkov vyhľadávania nepotvrdzuje, že neexistujú žiadne spory: prístup k dokumentom môže byť obmedzený a údaje o stranách anonymizované.

Overte sankcie a konkrétne obmedzenia

Preverte dodávateľa v Štátnom registri sankcií Rady národnej bezpečnosti a obrany. Pri právnickej osobe posúďte aj dostupné informácie o vlastníkoch a konečnej kontrole. Zhodu názvu alebo priezviska treba overiť porovnaním identifikátorov.

Pri nájdenom zázname určte osobu, druh sankcie, dobu jej uplatňovania a rozhodnutie, ktorým bola sankcia uvedená do účinnosti. Zákon č. 1644-VII stanovuje rôzne opatrenia: blokovanie aktív, obmedzenie obchodných operácií, pozastavenie plnenia hospodárskych a finančných záväzkov, ukončenie alebo pozastavenie povolení. Ich dôsledky pre nákup sa líšia.

Pri osobných sankciách sa rozhodnutie Rady národnej bezpečnosti a obrany uvádza do účinnosti dekrétom prezidenta. Pri sektorových sankciách určených zákonom sa vyžaduje aj schválenie Verchovnou radou. Podľa článku 5 sú účinné rozhodnutia záväzné. Ak zistíte sankciu, ktorá môže zahŕňať platbu alebo dodanie, pozastavte schválenie zálohy, kým sa právne neposúdi jej obsah.

Štvrtá časť článku 4 stanovuje výnimky pre platenie daní, poplatkov a jednotného sociálneho príspevku, ako aj pre zákonom určené úkony na splatenie príslušného dlhu. Tieto výnimky neudeľujú všeobecné povolenie previesť komerčnú zálohu sankcionovanému dodávateľovi.

Potvrďte tovar, kontakty a príjemcu platby

Kontaktujte dodávateľa cez nezávisle overený kontaktný kanál. Zistite, kde sa zásielka nachádza, kto ju odošle, kedy bude pripravená a či môžete tovar skontrolovať alebo dostať vzorku. Pri prvej objednávke sa dohodnite na fotografiách konkrétnej zásielky, videohovore zo skladu alebo osobnej prehliadke podľa hodnoty a druhu tovaru.

Porovnajte názov a identifikátor príjemcu v platobných údajoch so zmluvnou stranou. Požiadajte o dokument s bankovými údajmi dodávateľa. Správny formát IBAN sám osebe nepotvrdzuje, komu účet patrí.

Ak sa navrhuje previesť platbu inej osobe, získajte dokumenty vysvetľujúce právny základ a dôsledky takejto platby. Dohodnite to v zmluve alebo v inom riadnom dokumente. Zmenu účtu oznámenú v správe manažéra osobitne potvrďte cez už overený kontaktný kanál.

Čo dohodnúť v zmluve pred zálohou

Článok 207 Občianskeho zákonníka umožňuje zaznamenať obsah právneho úkonu v jednom alebo viacerých dokumentoch vrátane elektronických. Pri prvom nákupe so zálohou je vhodné pripraviť podpísanú zmluvu a špecifikáciu, aby mali obe strany k dispozícii všetky podmienky.

• Tovar: názov, katalógové číslo, množstvo, merné jednotky, vyhotovenie a dohodnuté parametre.
• Cena: cena za kus a zásielku, či sa uplatňuje DPH, náklady na dodanie.
• Platba: výška zálohy, lehota platby, potvrdenie jej prijatia a podmienka úhrady zvyšku.
• Dodanie: konkrétny termín, adresa, spôsob dopravy, strana zabezpečujúca prepravu a dohodnutý okamih prechodu rizika poškodenia alebo straty.
• Dokumenty: doklady o odovzdaní tovaru, prepravné doklady podľa potreby, daňová faktúra pre príslušnú transakciu a riadne doklady k tovaru.
• Preberanie: postup kontroly množstva, kvality a kompletnosti, lehoty na oznámenie nezrovnalostí a spôsob ich zaznamenania.
• Nezrovnalosti: postup výmeny, dodania chýbajúceho tovaru, vrátenia tovaru, úhrady spiatočnej dopravy a vrátenia peňazí.
• Nedodanie: postup oznámenia, dohodnutá lehota na vrátenie zálohy a zodpovednosť strán.
• Mimoriadne okolnosti: postup oznámenia, potvrdenie vplyvu na plnenie, zmeny termínov a riešenie dlhodobej nemožnosti dodania.

Pri tovare, na ktorý sa vyžadujú osobitné povolenia alebo dokumenty, overte ich uplatniteľnosť na konkrétny druh činnosti, tovar a miesto prevádzkovania. Overte ich platnosť a prípadné pozastavenie alebo ukončenie. Zoznam dokumentov závisí od sortimentu; dohodnite ho pred nákupom.

Vojnový stav, výpadky elektriny alebo problémy s prepravou môžu ovplyvniť dodanie. Stanovte, ako vás dodávateľ informuje o konkrétnej prekážke a aké dokumenty predloží. Nesúhlaste s bezpodmienečným oslobodením od všetkých povinností len preto, že sa spomenie vojna alebo vyššia moc.

Príklad platby po častiach

Ilustračný príklad: predajňa objedná 10 kusov tovaru po 1 000 UAH. Celková dohodnutá cena je 10 000 UAH. Záloha 30 % predstavuje 3 000 UAH, zvyšok je 7 000 UAH. V zmluve možno dohodnúť úhradu zvyšku po prevzatí celej zásielky a získaní určených dokumentov. Ak dodávateľ súhlasí s iným postupom, presne opíšte výsledok, po ktorom vznikne povinnosť zaplatiť.

Zdokumentujte prevzatie a uchovávajte dokumenty

Faktúra určuje sumu na úhradu a platobný doklad potvrdzuje prevod. Na potvrdenie prevzatia tovaru vyhotovte príslušný doklad o odovzdaní a uchovajte dôkazy o skutočnom prevzatí. Pri nezrovnalostiach vyhotovte dokument so zoznamom nedostatkov, poškodení alebo nesúladov, priložte fotografie a odošlite oznámenie spôsobom dohodnutým v zmluve.

Bod 44.1 Daňového zákonníka vyžaduje, aby boli údaje daňovej evidencie doložené riadnymi dokumentmi. Výsledky preverenia obchodného partnera dopĺňajú dokumentáciu nákupu, nenahrádzajú však prvotné doklady o transakcii.

Vytvorte samostatný priečinok dodávateľa a uchovajte v ňom:

• výpis alebo iné získané údaje z EDR s dátumom vyžiadania;
• výsledky preverenia daňových registrov a sankcií;
• súdne dokumenty, ktoré ovplyvnili rozhodnutie o nákupe;
• dokumenty o oprávneniach podpisujúcej osoby;
• zmluvu, špecifikáciu, faktúru a potvrdené platobné údaje;
• korešpondenciu o podmienkach objednávky a zmene platobných údajov;
• platobné, prvotné a prepravné doklady;
• daňovú faktúru a potvrdenie o jej registrácii, ak sú potrebné;
• doklady o prevzatí, reklamácie a odpovede dodávateľa.

Na dokumenty a informácie podľa bodu 44.3 Daňového zákonníka sa vzťahujú rôzne minimálne lehoty uchovávania. Pre určené prvotné a iné daňové dokumenty právnických osôb vrátane právnických osôb v zjednodušenom systéme je lehota 1 825 dní. Pre ostatné dokumenty, na ktoré sa nevzťahujú dlhšie lehoty, je to 1 095 dní. Pre určité kategórie daňovej kontroly je stanovených 2 555 dní.

Lehota sa počíta podľa pravidiel bodu 44.3, spravidla od podania daňového výkazu, na ktorý sa dokumenty použili, alebo od posledného dňa lehoty na jeho podanie. V zákonom stanovených prípadoch sa môže predĺžiť. Dokumenty súvisiace s kontrolou alebo sporom uchovávajte do ukončenia príslušných postupov a najmenej po stanovenú minimálnu dobu. Materiály neodstraňujte len preto, že dodanie sa skončilo.

Pracovný postup pri prvom nákupe

1. Pracovník nákupu zhromaždí platobné údaje, podmienky dodania, informácie o zásielke a návrhy dokumentov.
2. Vlastník alebo poverený zamestnanec preverí EDR, oprávnenia, sankcie a závažné súdne spory.
3. Účtovník skontroluje daňový status, cenu, DPH a účtovné doklady.
4. Osoba zodpovedná za zmluvu dohodne termíny, prevzatie, platbu po častiach a vrátenie zálohy.
5. Zamestnanec pripravujúci platbu opätovne skontroluje zmluvnú stranu, príjemcu, IBAN, sumu a účel platby.
6. Zamestnanec preberajúci tovar skontroluje zásielku, zdokumentuje prevzatie a zaznamená nezrovnalosti.
7. Účtovník a pracovník nákupu overia dokončenie dodania, úplnosť dokumentov a podklad na konečné vyrovnanie.

Pozastavte platbu, ak sa identifikátory nezhodujú, oprávnenia nie sú potvrdené, príjemca peňazí nie je jasný alebo sa na transakciu môže vzťahovať zákaz. Pri vysvetliteľných rizikách dohodnite menšiu skúšobnú zásielku alebo iný spôsob platby. Pred novou významnou zálohou alebo zmenou podpisujúcej osoby či účtu zopakujte príslušné kontroly.

Oficiálne zdroje

• Zákon Ukrajiny „O štátnej registrácii právnických osôb, fyzických osôb podnikateľov a verejných združení“ č. 755-IV: článok 9 vrátane druhej časti, bodov 9, 9-1, 13, 26, 28, 45, 46 a štvrtej časti; články 10 a 11; oddiel VII.
• Občiansky zákonník Ukrajiny č. 435-IV: články 92, 207, 237, 244, 247 a 248 — zastupovanie, oprávnenia, dátum a doba platnosti plnomocenstva a písomná forma právneho úkonu.
• Daňový zákonník Ukrajiny č. 2755-VI: body 44.1, 44.3, 44.4; body 198.2 a 198.6; body 201.1, 201.7–201.12 a 201.16 — dokumenty, odpočítanie DPH a daňové faktúry.
• Zákon Ukrajiny „O sankciách“ č. 1644-VII: článok 4 vrátane prvej a štvrtej časti; článok 5 vrátane druhej, tretej a piatej až siedmej časti — druhy sankcií, výnimky, platnosť, doba účinnosti, zmena a zrušenie.
• Štátna daňová služba Ukrajiny: oficiálne registre — preverenie daňového statusu obchodného partnera.
• Súdna moc Ukrajiny: „Stav prejednávania vecí“ — vyhľadávanie informácií o súdnych konaniach.
• Oficiálny portál „Súdna moc Ukrajiny“ — prístup k Jednotnému štátnemu registru súdnych rozhodnutí a oznámeniam o konkurze.