Pokladničná knižka a KORO: kedy sú potrebné, ako ich zaregistrovať a viesť

Ukrajinský maloobchodný predajca môže vykonávať platby prostredníctvom zaregistrovanej pokladničnej knižky (RK) v prípadoch stanovených zákonom: dočasne počas poruchy hardvérového registračného zariadenia na evidenciu transakcií (RRO) alebo výpadku elektriny, ako aj pri určitých druhoch činnosti podľa vládneho zoznamu. Spolu s RK sa používa zaregistrovaná kniha evidencie transakcií (KORO). Aby sa podnikateľ pripravil na výpadky, musí si tieto doklady alebo záložné RRO zaregistrovať vopred; ak nie je k dispozícii zákonný spôsob, ako platbu zaevidovať, musí príjem platieb za takéto transakcie prerušiť.

Pre softvérové registračné zariadenie na evidenciu transakcií (PRRO) platí osobitný postup: ak nie je spojenie s fiškálnym serverom, môže vytvárať elektronické pokladničné doklady v offline režime s vopred pridelenými fiškálnymi číslami. Papierová RK automaticky nenahrádza nefunkčné alebo nedostupné PRRO. Pred výberom spôsobu práce si overte právny základ, zaregistrované doklady a vybavenie. Po obnovení prevádzky pokladnice správne preneste súhrnné údaje, aby sa ten istý príjem nezaevidoval dvakrát.

Čo sú RK a KORO a aké doklady potvrdzujú

Podľa článku 2 zákona Ukrajiny č. 265/95-VR je RK riadne zviazaná a zošitá knižka zaregistrovaná na kontrolnom orgáne. Obsahuje očíslované pokladničné potvrdenky, ktoré predajca vydáva kupujúcim v prípadoch stanovených zákonom. KORO obsahuje denné výkazy zostavené na základe dokladov o transakciách týkajúcich sa pohybu peňazí, tovaru a služieb.

Potvrdenka z RK dokladá konkrétnu platbu kupujúceho. KORO zhŕňa príslušné transakcie. Tieto doklady majú vlastný účel a pravidlá vedenia: zápis v evidencii príjmov, pokladničná kniha, dodací list ani ľubovoľný doklad o predaji tovaru nespĺňajú požiadavky na zaregistrovanú RK.

Samotný status fyzickej osoby – podnikateľa (FOP), skupina jednotnej dane ani registrácia za platiteľa dane z pridanej hodnoty (DPH) neurčujú, či možno pracovať s RK. Napríklad pre FOP tretej skupiny – platiteľov DPH – neexistuje všeobecná výnimka z pravidiel používania RK a KORO len preto, že vedú daňovú evidenciu príjmov a výdavkov.

Ako zistiť, či obchod potrebuje pokladničnú knižku

Najprv určte, do ktorého z troch právnych prípadov patrí vaša činnosť. Od toho závisí, či knižky vôbec potrebujete a na čo ich treba zaregistrovať.

Článok 9 okrem iného stanovuje oslobodenie pre FOP – platiteľov jednotnej dane určených Daňovým kódexom Ukrajiny, predaj určitých tovarov z cisterien, sudov a bidónov, ako aj niektoré ďalšie transakcie. Napríklad bod 11 sa týka predaja vody, mlieka, kvasu, oleja a živých rýb z nádob, ktoré vymenúva. Toto ustanovenie nemožno rozšíriť na ľubovoľný predaj nápojov či potravín.

Samostatné oslobodenie pre platby za služby výlučne prostredníctvom bankových systémov vzdialenej obsluhy a/alebo služieb prevodu peňazí stanovuje bod 14 článku 9. Nejde o všeobecné oslobodenie internetového obchodu, ktorý predáva tovar. Pre podnikateľa je užitočné zaznamenať si konkrétny článok a bod, o ktoré opiera svoj spôsob prijímania platieb, a pri zmene sortimentu alebo formátu predaja tento základ znovu overiť.

Kedy možno trvalo pracovať s RK namiesto RRO

Uznesenie Kabinetu ministrov Ukrajiny z 23. 8. 2000 č. 1336 umožňuje používať RK a KORO pri konkrétnych formách činnosti a za stanovených podmienok. Maloobchodného predajcu sa najčastejšie môžu týkať tieto prípady:

Uznesenie č. 1336 sa nevzťahuje na podnikateľské subjekty, ktoré vykonávajú maloobchodný predaj tovaru podliehajúceho spotrebnej dani. Toto všeobecné obmedzenie stanovuje bod 2-1 uznesenia.

Pri predaji v dedinách a sídlach ukrajinskej kategórie selyšče podľa bodu 1 si overte aj tri ďalšie podmienky. Tento bod sa neuplatňuje, ak sa v tej istej predajni predáva tovar podliehajúci spotrebnej dani, ak FOP zároveň vykonáva predaj na diaľku vrátane predaja cez internet alebo ak príslušná miestna rada rozhodla, že sa pri tejto činnosti musí používať RRO alebo PRRO.

Limit treba počítať za tú jednotku, ktorú určuje uznesenie. Ak sa limit vzťahuje na podnikateľský subjekt, otvorením druhého predajného miesta nevzniká druhý samostatný limit. Prakticky sa odporúča každý mesiac sledovať ročný objem transakcií v porovnaní s príslušným limitom a pripraviť prechod na RRO alebo PRRO ešte pred jeho prekročením. Podľa bodu 2 prílohy k uzneseniu Kabinetu ministrov Ukrajiny zo 7. 2. 2001 č. 121 je lehota na prechod na evidenciu transakcií pomocou RRO jeden mesiac odo dňa prekročenia maximálneho ročného objemu. V tejto lehote treba zaregistrovať príslušné registračné zariadenie a začať cezň prijímať platby.

Pri niektorých ďalších druhoch činnosti zoznam nestanovuje maximálny ročný objem, ale naďalej vyžaduje, aby činnosť spĺňala konkrétne podmienky. Napríklad bod 19 sa týka výkupu druhotných surovín a kovového šrotu od obyvateľstva. Uznesenie neumožňuje používať RK pri akomkoľvek predaji potravín ani pri všetkých turistických službách.

Ako pripraviť obchod na poruchu RRO alebo výpadok elektriny

Podľa článku 5 zákona č. 265/95-VR možno počas opravy pokazeného RRO prijímať platby cez KORO a RK alebo záložné RRO. Pri dočasnom výpadku elektriny zákon stanovuje hranicu najviac sedem pracovných dní. Túto hranicu nemožno považovať za univerzálnych sedem kalendárnych dní pre každé používanie RK.

Pri oprave platia aj povinnosti servisného strediska (TSSO). Článok 14 zákona ukladá stredisku povinnosť obnoviť prevádzku RRO do siedmich pracovných dní. Ak TSSO nezabezpečilo záručnú opravu, musí najneskôr siedmy pracovný deň odo dňa prevzatia zariadenia do opravy uviesť do prevádzky záložné RRO riadne zaregistrované na predajcu.

1. Vopred si zvoľte postup. Ak chcete pracovať s papierovými potvrdenkami, zaregistrujte KORO pre konkrétne RRO a RK. Alternatívou je pripraviť zaregistrované záložné RRO.
2. Skontrolujte záložné zariadenie. V osvedčení o jeho registrácii musia byť uvedené prevádzkarne, v ktorých ho možno používať. Požičané nezaregistrované zariadenie túto požiadavku nespĺňa.
3. Ak sa rozhodnete knižky nepoužívať, vydajte rozhodnutie o prerušení platieb. Postup č. 547 stanovuje vlastný interný dokument podnikateľa a oznámenie zvoleného režimu pri registrácii RRO. Pri tomto rozhodnutí sa platby prerušia až do obnovenia prevádzky alebo riadneho pripojenia záložného RRO.
4. Pripravte pokladníka. Musí mať prístup k zaregistrovaným knižkám, guľôčkové pero s tmavým atramentom a jasný postup vypĺňania potvrdeniek a KORO.

Ak zariadenie už prestalo fungovať a nie sú k dispozícii zaregistrované knižky ani záložné RRO, transakcie treba zastaviť. Podanie žiadosti o registráciu RK až po poruche ešte neoprávňuje vydávať nezaregistrované potvrdenky.

Predajca oznámi poruchu RRO alebo poškodenie kontrolných prvkov TSSO vo voľnej forme počas pracovného dňa, v ktorom problém zistil. Kontrolný orgán podľa miesta daňovej evidencie treba informovať do dvoch pracovných dní po dni zistenia. Oznámenie možno podať písomne alebo elektronickými komunikačnými prostriedkami; prakticky sa odporúča uchovať potvrdenie o jeho odoslaní.

Ako zaregistrovať KORO a pokladničnú knižku

Postup upravuje osobitný Postup registrácie a vedenia pokladničných knižiek a kníh evidencie transakcií, schválený nariadením Ministerstva financií Ukrajiny zo 14. 6. 2016 č. 547 a zaregistrovaný pod č. 920/29050. KORO sa zvyčajne registruje na kontrolnom orgáne podľa hlavného miesta daňovej evidencie predajcu. RK sa registruje podľa miesta registrácie príslušnej KORO.

1. Vyberte správnu KORO a pripravte knižky

Na dočasné nahradenie hardvérovej pokladnice potrebujete KORO pre RRO podľa prílohy 1 k Postupu. Pre činnosť bez registračného zariadenia podľa uznesenia č. 1336 je určená KORO pre prevádzkareň podľa prílohy 2. KORO musí byť zošitá, strany musia byť postupne očíslované a kniha musí mať kontrolný prvok, ktorý zabraňuje vyberaniu listov bez porušenia jeho celistvosti.

Na titulnej strane KORO sa uvádzajú údaje predajcu, počet listov a číslo kontrolného prvku. Pri KORO pre RRO treba uviesť aj modifikáciu, výrobné a fiškálne číslo zariadenia a verziu jeho softvéru.

RK musí obsahovať bloky postupne očíslovaných potvrdeniek a registračnú stranu podľa prílohy 6 k Postupu. Výrobca ju strojovo spojí tak, aby sa neodtrhávacie časti potvrdeniek nedali vybrať bez porušenia kontrolného prvku. Knižka musí mať kontrolný prvok a kombinácie sérií a čísel potvrdeniek rovnakého druhu sa v rámci stanovenej dĺžky nesmú u toho istého predajcu opakovať. Pred registráciou podnikateľ uvedie na registračnej strane obchodné meno a daňové číslo.

Stiahnutá šablóna potvrdenky sama osebe nie je zaregistrovanou RK. Aby sa knižka mohla používať, musí spĺňať požiadavky na výrobu tlačív, spojenie, číslovanie, kontrolný prvok a registráciu.

2. Podajte žiadosť podľa príslušného postupu

• Pri prvej a každej ďalšej KORO pre prevádzkareň predložte žiadosť na formulári č. 1-KORO z prílohy 3 k Postupu spolu s pripravenou KORO.
• Prvá KORO pre RRO sa registruje súčasne s registráciou samotného RRO. Základom registrácie druhej a ďalšej KORO pre RRO je žiadosť č. 1-KORO.
• Prvá RK sa registruje súčasne s KORO pre RRO alebo prevádzkareň. Druhá a každá ďalšia RK sa registruje na základe registračnej žiadosti.

Žiadosť podáva vedúci, FOP alebo zástupca, ktorý predloží doklady totožnosti a doklady potvrdzujúce oprávnenie konať. Pri elektronickom podaní treba splniť požiadavky na elektronickú identifikáciu a dokumenty. Postup výslovne umožňuje elektronické podanie žiadosti o KORO pre RRO; tým sa však nerušia požiadavky na samotné papierové knižky.

Vyplňte všetky časti registračnej žiadosti. Údaje predajcu, prevádzkarne, príslušnej KORO, RRO a knižiek porovnajte s ich dokladmi. Formulár č. 1-RRO sa týka registrácie hardvérového registračného zariadenia; netreba ho prikladať ako univerzálnu prílohu ku každej ďalšej RK.

3. Dokončite evidenciu po registrácii

Ak nie sú dôvody na zamietnutie, kontrolný orgán zaregistruje KORO a RK najneskôr do dvoch pracovných dní od prijatia žiadosti. Prvá KORO pre RRO má dátum registrácie príslušného RRO a prvá RK má dátum registrácie KORO.

Po registrácii KORO pre RRO podnikateľ uvedie na titulnej strane fiškálne číslo KORO a názov kontrolného orgánu, ktorý ju zaregistroval.

Po registrácii RK podnikateľ doplní jej číslo, dátum registrácie, názov kontrolného orgánu, sériu a číslo prvého tlačiva, počet tlačív a číslo kontrolného prvku. Potom sa RK považuje za zaregistrovanú. Pred použitím treba vo všetkých potvrdenkách vyplniť predpísané údaje predajcu.

Počet knižiek, ktoré možno zaregistrovať súčasne, nie je obmedzený. Prakticky sa odporúča pripraviť ďalšiu RK ešte pred vyčerpaním súčasnej, aby pokladníkovi uprostred pracovného dňa nedošli zaregistrované tlačivá.

Čo skontrolovať, ak daňový úrad registráciu zamietol

Dôvody zamietnutia sú uvedené v bode 9 kapitoly 1 oddielu II Postupu. Patria medzi ne neúplné dokumenty, chýbajúca riadna registrácia na daňovom úrade, chýbajúce údaje o predajcovi v Jednotnom štátnom registri právnických osôb, fyzických osôb – podnikateľov a verejných združení, nenahlásená alebo zatvorená prevádzkareň či informácia o zrušení príslušnej licencie. Chýbajúca alebo zrušená registrácia RRO je dôvodom na zamietnutie len pri knižkách registrovaných pre RRO.

Chýbajúce hardvérové RRO teda nie je univerzálnym dôvodom na zamietnutie KORO pre prevádzkareň, ktorá zákonne pracuje podľa uznesenia č. 1336. Oznámenie o zamietnutí musí uvádzať dôvod; podľa neho možno určiť, ktoré údaje alebo dokumenty treba opraviť.

Ako má pokladník vypĺňať potvrdenky RK-1

Formu a náležitosti pokladničnej potvrdenky č. RK-1 určuje oddiel IV Nariadenia o forme a obsahu pokladničných dokladov a elektronických pokladničných dokladov, schváleného nariadením Ministerstva financií Ukrajiny z 21. 1. 2016 č. 13. Tlačivo sa vyrába tlačou. Má neodtrhávaciu časť, ktorá zostáva v knižke, a odtrhávaciu časť pre kupujúceho.

1. Na registračnej strane RK uveďte dátum začiatku používania.
2. Na každom mieste prijímania platieb používajte samostatnú RK zaregistrovanú pre príslušnú KORO. Knižky používajte postupne podľa poradových čísel až do úplného vyčerpania potvrdeniek v každej z nich. Ak jedna KORO pokrýva viacero miest prijímania platieb, dodržujte toto poradie osobitne pre každé miesto.
3. Pri platbe najprv vyplňte neodtrhávaciu časť a potom odtrhávaciu časť. Výnimka z tohto poradia platí pre potvrdenky s vopred vytlačenou alebo pečiatkou vyznačenou cenou.
4. V oboch častiach uveďte rovnakú celú sumu platby. Zápisy robte guľôčkovým perom s tmavým atramentom.
5. Oddeľte odtrhávaciu časť po vyznačenej línii a vydajte ju kupujúcemu najneskôr pred ukončením transakcie.

Odtrhávacia časť RK-1 obsahuje nápis „РОЗРАХУНКОВА КВИТАНЦІЯ“ (POKLADNIČNÁ POTVRDENKA), vytlačenú sériu štyroch písmen a šesťmiestne číslo, obchodné meno predajcu a jeho daňovú identifikáciu. Pri neplatiteľovi DPH sa používa údaj „ІД“, pri platiteľovi DPH údaj „ПН“ s individuálnym daňovým číslom platiteľa DPH. Ak je takéto číslo uvedené, nariadenie umožňuje neuvádzať všeobecné daňové číslo.

Formulár obsahuje aj polia týkajúce sa tovaru alebo operácie vyplatenia peňazí, ceny za mernú jednotku, príslušných daňových sadzieb, ceny tovaru, celkovej sumy a meny platby, dátumu a podpisu osoby, ktorá vykonala pokladničnú transakciu. Pri určitých tovaroch sú potrebné aj dodatočné povinné údaje, napríklad údaje o kontrolnej známke pre spotrebnú daň v prípadoch stanovených zákonom. Neodtrhávacia časť musí obsahovať rovnakú sériu a číslo, celú sumu, menu, dátum a príslušné údaje o daňových sadzbách.

Pri predaji alkoholických nápojov a tabakových výrobkov pokladník povinne uvedie v neodtrhávacej aj odtrhávacej časti názov tovaru, jeho cenu, sadzbu a sumu spotrebnej alebo inej príslušnej dane. Pri tovare podliehajúcom spotrebnej dani sa v neodtrhávacej časti uvedie aj názov tovaru a pri palive navyše jeho značka; údaje o kontrolnej známke sa zapisujú v prípadoch stanovených zákonom.

Bod 5 kapitoly 2 oddielu III Postupu č. 547 osobitne upravuje dodatočné uvedenie podrobností na žiadosť kupujúceho. Pri každodennej práci sa odporúča vypĺňať RK-1 hneď s názvom tovaru, cenou, príslušnými sadzbami, dátumom a podpisom podľa formulára. Uľahčí to kontrolu nákupu, vrátenie tovaru a následné súhrnné vyúčtovanie.

Platiteľ DPH, spotrebnej alebo inej príslušnej dane uvádza v neodtrhávacej časti aj sumy platieb, ktoré podliehajú týmto daniam. Suma predaja pri určitej sadzbe a suma samotnej dane sú rozdielne ukazovatele. Pokladník ich musí rozlišovať, aby správne vyplnil KORO a zaúčtoval súhrnné údaje cez obnovené RRO.

Modelový príklad predaja a zľavy

Kupujúci si kúpil dva výrobky po 120 UAH. Celková cena je 2 × 120 = 240 UAH. Predajca poskytol zľavu 20 UAH, takže celá suma platby je 220 UAH. Pokladník uvedie 220 UAH v neodtrhávacej aj v odtrhávacej časti. Predajca môže podľa vlastného uváženia uviesť v oboch častiach celkovú zľavu v zátvorke vedľa sumy s označením „зн“ (zľ.).

Ako zaevidovať služobnú hotovosť a vrátenie peňazí

Hotovosť, ktorá sa nachádza na mieste prijímania platieb na začiatku dňa, je tam vložená počas dňa alebo sa tam nachádza v okamihu poruchy RRO či výpadku elektriny, sa zapíše do neodtrhávacej časti s označením „Службове внесення“ (služobný vklad). Hotovosť vybratá počas dňa sa zapíše do neodtrhávacej časti s označením „Службова видача“ (služobný výber). Tieto sumy treba oddeľovať od platieb kupujúcich.

Pri vrátení peňazí kupujúcemu sa suma zapíše so znamienkom „−“ v neodtrhávacej aj odtrhávacej časti. Ak vrátená suma presiahne 100 UAH, hmotne zodpovedná osoba alebo pokladník vyhotoví doklad o výplate peňazí. Uvedú sa v ňom údaje z dokladu totožnosti kupujúceho, informácie o tovare alebo službe, suma vrátených peňazí a číslo potvrdenky dokladajúcej nákup. Doklad sa odovzdá účtovníctvu alebo, ak účtovníctvo nie je zriadené, prilepí k poslednej strane príslušnej KORO.

Ako postupovať pri chybnej potvrdenke

Zápisy v potvrdenke sa nesmú opravovať. Zakázané je aj opätovné použitie potvrdenky, vyberanie neodtrhávacích častí a porušenie väzby knižky. Ak pokladník urobí chybu alebo poškodí tlačivo, na neodtrhávacej aj odtrhávacej časti napíše „Анульовано“ (Stornované) a potvrdí to podpisom. Správnu transakciu zaznamená na nasledujúcej potvrdenke.

Kedy možno používať zjednodušenú potvrdenku RK-2

Podľa oddielu V Nariadenia č. 13 možno formulár č. RK-2 používať, ak už má predajca zákonný základ na vykonávanie príslušných transakcií bez RRO:

• pri tovare alebo službách, ak celková suma platby nepresahuje 10 UAH, s výnimkou maloobchodného predaja tovaru podliehajúceho spotrebnej dani;
• pri predaji časových cestovných lístkov na desaťdňové alebo dlhšie obdobie na mestskú či prímestskú osobnú dopravu, ak sú tieto lístky dokladmi s prísnou evidenciou;
• pri vyplatení peňazí za druhotné suroviny odovzdané obyvateľstvom, s výnimkou kovového šrotu.

V prvom prípade sa celá suma platby porovnáva s hranicou 10 UAH. Modelový príklad: nákup dvoch výrobkov po 8 UAH predstavuje 16 UAH, preto ho nemožno na tomto základe zaevidovať jednou potvrdenkou RK-2. To, že obchod predáva aj lacné výrobky, ho nezbavuje povinnosti používať RRO.

RK-2 má tiež neodtrhávaciu a odtrhávaciu časť s rovnakou vytlačenou sériou, číslom a celkovou sumou. Pred použitím knižky sa vo všetkých zjednodušených potvrdenkách vyplní údaj o daňovom čísle alebo údaje z pasu. Ak predajca nie je platiteľom DPH, pred týmito údajmi sa v odtrhávacej časti uvedie „ІД“. Údaje z pasu namiesto daňového čísla používajú fyzické osoby, ktoré sa z náboženského presvedčenia vzdali registračného čísla karty daňovníka, oficiálne o tom informovali kontrolný orgán a majú príslušnú poznámku v pase. Knižka so zjednodušenými potvrdenkami sa registruje podľa stanoveného postupu; jej registračné číslo navyše obsahuje písmeno „с“.

Ako viesť KORO pri práci s potvrdenkami

Pred začiatkom používania sa na titulnej strane KORO uvedie dátum. Zápisy sa robia guľôčkovým perom s tmavým atramentom. KORO možno používať len v uvedenej prevádzkarni alebo s RRO, pre ktoré bola zaregistrovaná. Aktuálna KORO pre prevádzkareň musí byť v tejto prevádzkarni alebo na mieste prijímania platieb. KORO pre RRO musí byť na mieste prijímania platieb, kde je nainštalované príslušné zariadenie.

KORO pre prevádzkareň

Pred začiatkom používania RK a bezprostredne po jej použití počas dňa alebo zmeny pokladník zapíše údaje o pokladničných potvrdenkách. Každý deň zaznamená pohyb hotovosti a sumy platieb, pričom osobitne vykáže peniaze prijaté od kupujúcich a vyplatené kupujúcim.

Ak jedna KORO obsluhuje viacero miest prijímania platieb, zápisy sa vedú osobitne za každé miesto. Ak sa na jednom mieste počas dňa použije viacero RK, údaje sa zaznamenajú osobitne za každú knižku. Denný súhrn sa tak dá porovnať s konkrétnymi neodtrhávacími časťami potvrdeniek.

KORO pre hardvérové RRO

Počas poruchy alebo výpadku elektriny sa potvrdenky evidujú v oddiele 2 KORO. Stĺpce 1 – 5 sa vyplnia pred začiatkom používania RK a stĺpce 6 – 8 pred obnovením platieb cez RRO po obnovení dodávky elektriny alebo nainštalovaní opraveného zariadenia.

Ak práca s RK trvá niekoľko pracovných dní, za každý deň sa urobí samostatný zápis. Stĺpce 1 a 2 sa vyplnia len v prvý deň tohto obdobia a stĺpec 8 len v posledný deň. Na základe potvrdeniek sa každý deň vyplní aj oddiel 1; do prvého dňa sa zahrnú príslušné údaje z kontrolnej pásky od začiatku dňa do poruchy alebo výpadku.

Chybu v KORO opravuje osoba, ktorá zápis urobila, alebo osoba, ktorá ju zastupuje. Opravu podpisom potvrdí zodpovedná osoba alebo FOP. Poškodený list alebo list s viac ako piatimi opravami sa z oboch strán prečiarkne diagonálne, označí sa „Анульовано“ (Stornované), doplní dátum a podpis. Údaje sa prenesú na nový list, ktorého číslo sa uvedie na stornovanom liste.

Ako obnoviť prevádzku RRO a nezaevidovať príjem dvakrát

Bod 10 oddielu III Postupu registrácie a používania RRO, schváleného nariadením č. 547, určuje postup po obnovení dodávky elektriny alebo inštalácii opraveného či záložného zariadenia.

1. Spočítajte transakcie uskutočnené počas práce s RK osobitne podľa každej sadzby DPH, spotrebnej alebo inej dane či poplatku.
2. Zaevidujte tieto sumy cez RRO. Ak sa prevádzková pamäť vymazala, z kontrolnej pásky dodatočne obnovte príslušné sumy za obdobie pred poruchou alebo výpadkom.
3. Vykonajte fiškálnu uzávierku — výkaz Z.
4. V prípade potreby zaregistrujte „služobný vklad“ vo výške hotovosti, ktorá sa v skutočnosti nachádza na mieste prijímania platieb.
5. V zápise KORO pre výkaz po obnovení uveďte predchádzajúce dátumy, ktorých údaje sú v ňom zhrnuté.

Modelový príklad: pred výpadkom RRO zaregistrovalo predaj v hodnote 3 000 UAH a počas výpadku pokladník zaevidoval cez RK predaj za 1 200 UAH. Ak sa prevádzková pamäť zachovala, po obnovení sa cez RRO zaeviduje 1 200 UAH z knižky. Celkový predaj za tieto dve obdobia je 4 200 UAH. Zachovaných 3 000 UAH netreba opätovne zadávať ako nový predaj.

Praktické odporúčanie pre evidenciu: zostavte kontrolný prehľad so sumou podľa potvrdeniek, príslušnými dátumami a číslom výkazu Z po obnovení. Prenesenie 1 200 UAH z RK do RRO eviduje už uskutočnený predaj, preto treba túto sumu v evidencii príjmov porovnať s pôvodnými transakciami, aby sa nezapočítala druhýkrát.

Čo robiť, ak PRRO nefunguje alebo nie je internet

Najprv určte príčinu. Porucha PRRO a strata spojenia s fiškálnym serverom majú rozdielne dôsledky. Cez pokazené PRRO sa platby nevykonávajú. Ak je program funkčný, ale server nedostupný, možno použiť zákonom stanovený offline režim.

Podľa článku 5 zákona č. 265/95-VR sú bežné limity offline režimu 36 hodín nepretržite a 168 hodín za kalendárny mesiac. Bod 13 oddielu II tohto zákona umožňuje tieto lehoty prekročiť počas právneho režimu vojnového stavu, výnimočného stavu alebo okolností vyššej moci. Toto osobitné ustanovenie sa týka lehôt: pridelený rozsah fiškálnych čísel od daňového orgánu zostáva povinný.

Na prácu offline musí mať PRRO nepoužité čísla z tohto rozsahu a vytvárať náležité elektronické doklady. Potvrdenka obsahuje označenie offline režimu a kontrolné číslo vytvorené offline. Postup stanovuje oznámenie na formulári č. 4-PRRO o začatí a ukončení tohto režimu.

Ak treba zmenu ukončiť počas offline prevádzky, pokladník vytvorí fiškálnu uzávierku po poslednom pokladničnom doklade tejto zmeny a pred otvorením nasledujúcej zmeny. PRRO prideľuje dokladom fiškálne čísla z prideleného rozsahu. Strata spojenia neruší povinnosť uzavrieť zmenu a vytvoriť výkaz.

Po obnovení spojenia PRRO začne vymieňať údaje so serverom. Balík dokladov sa odošle do hodiny od obnovenia spojenia; pokladničné doklady sa odošlú pred podaním príslušného denného elektronického fiškálneho výkazu alebo uzávierky. Údaje sa v PRRO uchovávajú až do potvrdenia doručenia.

Ak predajca pri registrácii PRRO alebo neskôr odmietol offline režim, nemá nepoužitý rozsah čísel alebo zariadenie nedokáže fungovať bez napájania, nemôže svojvoľne prejsť na papierovú RK. Ak neexistuje iný samostatný zákonný základ na používanie RK, platby treba zastaviť alebo použiť riadne zaregistrované záložné RRO.

V prípade poruchy PRRO podnikateľ počas dňa jej zistenia odošle kontrolnému orgánu, výrobcovi PRRO a/alebo TSSO, ak existuje, oznámenie na formulári č. 2-PRRO. Po odstránení poruchy sa podáva žiadosť s označením „Відновлення роботи“ (Obnovenie prevádzky). Ak žiadosť nepríde do jedného mesiaca, do registra sa zapíše zrušenie registrácie PRRO. Tieto pravidlá stanovuje bod 12 oddielu II a oddiel V Postupu registrácie, vedenia registra a používania PRRO.

Kedy podať ZVR-1 a potvrdenie o použitých RK

Postup podávania výkazov schválený nariadením Ministerstva financií Ukrajiny z 21. 1. 2016 č. 13 a zaregistrovaný pod č. 221/28351 stanovuje výkaz na formulári č. ZVR-1 pre KORO zaregistrované pre prevádzkareň, ktoré sa v prípadoch určených zákonom vedú spolu s RK. Výkaz o použitých potvrdenkách pozostáva z formulára ZVR-1 a potvrdenia o použitých pokladničných knižkách.

Podľa bodu 7 článku 3 zákona č. 265/95-VR sa výkaz podáva najneskôr do 15. dňa mesiaca nasledujúceho po vykazovanom mesiaci, ak tento bod nestanovuje odovzdanie informácií komunikačnými kanálmi. Podáva sa kontrolnému orgánu v mieste registrácie RK. Samotné knižky sa k výkazu prikladať nemusia.

Obchod, ktorý zákonne trvalo pracuje podľa uznesenia č. 1336, by mal prípravu tohto výkazu zaradiť medzi mesačné úlohy. Pred vyplnením sa denné zápisy v KORO porovnajú s neodtrhávacími časťami potvrdeniek a samostatnými sumami vrátených peňazí.

Dočasné používanie RK pri hardvérovom RRO automaticky nezakladá povinnosť podávať ZVR-1 za každý taký mesiac. Ak sa sumy zaevidovali cez obnovené RRO a príslušné údaje sa prenášajú elektronicky podľa bodu 7 článku 3 zákona, treba zohľadniť výnimku, ktorú tento bod stanovuje. Samotná existencia zaregistrovanej záložnej RK neznamená všeobecnú povinnosť mesačne za ňu vykazovať.

Ako zmeniť údaje, uzavrieť knižky a uchovávať doklady

Ak sa zmenia údaje predajcu, názov či adresa prevádzkarne alebo príslušné údaje o RRO uvedené v Postupe, prípadne sa zistí chyba na titulnej strane KORO, vykoná sa preregistrácia. Podľa všeobecného pravidla sa žiadosť č. 1-KORO s označením „Перереєстрація“ (Preregistrácia), dôvodom a príslušnou knižkou podáva najneskôr do piatich pracovných dní od vzniku dôvodu. Pri premenovaní ulíc a ďalších objektov rozhodnutím miestnej rady Postup stanovuje osobitný postup podania žiadosti a knižky.

V prípadoch stanovených Postupom sa RK preregistruje pri preregistrácii KORO pre prevádzkareň alebo RRO. Registračné údaje svojvoľne neprepisujte namiesto riadneho postupu.

Po použití všetkých potvrdeniek sa na registračnej strane RK uvedie dátum ukončenia a celková suma platieb. Po skončení používania KORO sa dátum ukončenia uvedie na jej titulnej strane.

Registrácia KORO pre RRO sa ruší najmä súčasne so zrušením registrácie zariadenia alebo na žiadosť predajcu v prípade straty, krádeže, nepoužiteľnosti či rozhodnutia prerušiť platby počas výpadkov. Dôvodom na zrušenie KORO pre prevádzkareň môže byť aj používanie na inej adrese, zatvorenie prevádzkarne, ukončenie podnikateľskej činnosti alebo porušenie požiadaviek na kontrolný prvok.

Žiadosť č. 2-KORO sa podáva na mieste registrácie najneskôr do dvoch pracovných dní od vzniku dôvodu na zrušenie; pri krádeži sa prikladá kópia príslušného dokumentu od polície. RK sa ruší súčasne so zrušením príslušnej KORO. Dôvodom na zrušenie RK podľa stanoveného postupu je aj porušenie celistvosti alebo nesúlad kontrolného prvku. Stratu RK treba oznámiť kontrolnému orgánu v mieste registrácie KORO najneskôr do dvoch pracovných dní odo dňa straty.

Použité KORO a RK sa uchovávajú najmenej tri roky po ich ukončení — túto povinnosť stanovuje bod 6 článku 3 zákona č. 265/95-VR. Doklady o vrátení peňazí sa podľa Postupu č. 547 uchovávajú tri roky. Ak tieto doklady zároveň potvrdzujú údaje daňovej evidencie, treba dodržať príslušné lehoty podľa Daňového kódexu Ukrajiny.

Pri denných výkazoch Z Postup č. 547 výslovne odkazuje na bod 44.3 článku 44 Daňového kódexu Ukrajiny. Pri dokladoch súvisiacich s výpočtom a platením daní je všeobecná minimálna lehota 1 825 dní pre právnické osoby uvedené v podbode 44.3.2 vrátane právnických osôb – platiteľov jednotnej dane a 1 095 dní pre FOP, ak neexistujú dôvody na dlhšie uchovávanie. Lehoty sa počítajú odo dňa podania výkazu, na ktorého zostavenie sa doklady použili; ak sa výkaz nepodal, počítajú sa od posledného dňa lehoty na jeho podanie. Bod 44.3 stanovuje aj predĺženie lehôt v prípadoch, ktoré vymedzuje. Výkazy Z uchovávajte tak, aby sa dali vizuálne prezerať, napríklad pri kontrole.

V prevádzkarni sa uchováva posledná riadne ukončená KORO s výnimkami stanovenými Postupom pre dopravné prostriedky, predaj mimo prevádzkarne a mobilný predaj a prevádzky bez zaregistrovanej KORO. Pri práci počas poruchy RRO alebo výpadku elektriny tam musí byť aj aktuálna RK.

Aké sankcie hrozia za porušenie pravidiel RK a KORO

Podľa bodu 1 článku 17 zákona č. 265/95-VR sa za porušenia, ktoré tento zákon vymenúva, napríklad za zaevidovanie neúplnej sumy, nevydanie príslušného dokladu alebo uskutočnenie transakcie bez povinnej RK, ukladá sankcia vo výške 100 % sumy predaja s porušením pri prvom porušení a 150 % pri každom ďalšom.

Bod 3 článku 17 stanovuje pokutu vo výške 50 nezdaniteľných miním príjmu občanov, ak predajca v povinných prípadoch nepoužíva KORO alebo RK, používa nezaregistrované knižky, poruší pravidlá ich používania alebo ich neuchováva počas stanovenej lehoty. Za nepodanie povinného výkazu stanovuje bod 10 pokutu vo výške 30 takýchto miním.

Pri posudzovaní zodpovednosti sa zohľadňujú osobitné podmienky zákona. Bod 14 oddielu II oslobodzuje predajcov od zodpovednosti za ním určené porušenia spáchané od 1. októbra 2023 pri predaji tovaru alebo poskytovaní služieb na dočasne okupovaných územiach Ukrajiny do dátumu ukončenia dočasnej okupácie, na územiach aktívnych bojov do dátumu ich ukončenia a na územiach možných bojov do dátumu, keď sa možnosť bojov skončí. Ak chcete zistiť, či sa oslobodenie vzťahuje na konkrétne porušenie, porovnajte miesto a dátum transakcie s kategóriou územia a príslušnými dátumami v oficiálnom zozname. Oslobodenie sa nevzťahuje na porušenia pravidiel platieb pri predaji tovaru podliehajúceho spotrebnej dani. Neoprávňuje používať nezaregistrovanú RK.

Znížené sankcie 25 % a 50 %, ktoré bod 15 oddielu II stanovoval pre určité FOP, sa uplatňovali od 1. augusta 2023 do 31. júla 2025, najdlhšie však do ukončenia alebo zrušenia vojnového stavu. Pri neskorších transakciách nemožno tieto sadzby použiť len na základe statusu platiteľa jednotnej dane.

Oficiálne zdroje

• Zákon Ukrajiny zo 6. 7. 1995 č. 265/95-VR „O používaní registračných zariadení na evidenciu transakcií v oblasti obchodu, stravovania a služieb“: článok 2; body 1, 2, 5 – 7 a 16 článku 3; články 5, 9, 10 a 14; body 1, 3 a 10 článku 17; body 13 – 15 oddielu II.
• Uznesenie Kabinetu ministrov Ukrajiny z 23. 8. 2000 č. 1336 „O zabezpečení vykonávania článku 10 zákona Ukrajiny o používaní registračných zariadení na evidenciu transakcií v oblasti obchodu, stravovania a služieb“: body 2 a 2-1 uznesenia; body 1 – 3, 7, 17, 19 a 22 schváleného zoznamu.
• Postup registrácie a vedenia pokladničných knižiek a kníh evidencie transakcií, schválený nariadením Ministerstva financií Ukrajiny zo 14. 6. 2016 č. 547 a zaregistrovaný na Ministerstve spravodlivosti Ukrajiny 5. 7. 2016 pod č. 920/29050: kapitoly 1 – 4 oddielu II, kapitoly 1 – 2 oddielu III; prílohy 1 – 6, najmä príloha 3 — formulár č. 1-KORO, príloha 4 — formulár č. 2-KORO a príloha 6 — registračná strana RK.
• Nariadenie Ministerstva financií Ukrajiny zo 14. 6. 2016 č. 547 „O schválení postupov registrácie registračných zariadení na evidenciu transakcií a kníh evidencie transakcií“ a ním schválený Postup registrácie a používania registračných zariadení na evidenciu transakcií pri tovare a službách, zaregistrovaný pod č. 918/29048: bod 20 kapitoly 2 oddielu II; body 2, 9 a 10 oddielu III.
• Nariadenie o forme a obsahu pokladničných dokladov a elektronických pokladničných dokladov, schválené nariadením Ministerstva financií Ukrajiny z 21. 1. 2016 č. 13 a zaregistrované na Ministerstve spravodlivosti Ukrajiny 11. 2. 2016 pod č. 220/28350: bod 3 oddielu I, oddiely IV – V, prílohy 3 – 4 — formuláre č. RK-1 a RK-2; náležitosti offline dokladu v oddiele II.
• Postup podávania výkazov súvisiacich s používaním kníh evidencie transakcií a pokladničných knižiek, schválený nariadením Ministerstva financií Ukrajiny z 21. 1. 2016 č. 13 a zaregistrovaný na Ministerstve spravodlivosti Ukrajiny 11. 2. 2016 pod č. 221/28351: body 3 – 5 a príloha — potvrdenie o použitých pokladničných knižkách.
• Postup registrácie, vedenia registra a používania softvérových registračných zariadení na evidenciu transakcií, schválený nariadením Ministerstva financií Ukrajiny z 23. 6. 2020 č. 317 „O zmenách nariadenia Ministerstva financií Ukrajiny zo 14. júna 2016 č. 547“ a zaregistrovaný na Ministerstve spravodlivosti Ukrajiny 7. 7. 2020 pod č. 635/34918: bod 12 oddielu II, oddiely IV – V, prílohy 2 a 4 — formuláre č. 2-PRRO a č. 4-PRRO.
• Daňový kódex Ukrajiny z 2. 12. 2010 č. 2755-VI: bod 44.3 článku 44 — lehoty uchovávania dokladov, na ktoré odkazuje Postup č. 547.
• Uznesenie Kabinetu ministrov Ukrajiny zo 7. 2. 2001 č. 121 „O lehotách prechodu podnikateľských subjektov na evidenciu hotovostných a bezhotovostných transakcií pomocou registračných zariadení“: bod 2 prílohy — jeden mesiac od prekročenia maximálneho ročného objemu transakcií.