Odvod ЄСВ pri výplate mzdy: čo kontroluje banka a aké dokumenty pripraviť

Pred výplatou mzdy musí zamestnávateľ pripraviť platobný príkaz na úhradu jednotného príspevku na povinné štátne sociálne poistenie (ЄСВ) alebo potvrdenie o jeho skutočnej úhrade. Podľa všeobecného pravidla banka kontroluje, či príspevok predstavuje aspoň 22 % sumy mzdy na výplatu uvedenej v mzdových platobných príkazoch alebo peňažných šekoch. Ak je príspevok nižší, na uskutočnenie výplaty je potrebné výpočtové potvrdenie odsúhlasené daňovým orgánom, pokiaľ sa na zamestnávateľa nevzťahuje výnimka stanovená v Postupe.

Pri príprave výplaty najprv samostatne vypočítajte mzdu, zrážky a príslušný odvod ЄСВ. Potom skontrolujte bankovú hranicu, súlad období v dokumentoch a dostupnosť potvrdenia o vykonanej platbe. Odsúhlasenie potvrdenia vybavte vopred, aby boli potrebné dokumenty pripravené do dňa výplaty.

Na ktorých zamestnávateľov sa kontrola vzťahuje

Tieto pravidlá platia na Ukrajine. Upravuje ich druhá časť článku 24 zákona Ukrajiny č. 2464-VI „O výbere a evidencii jednotného príspevku na povinné štátne sociálne poistenie“ a Postup schválený nariadením Ministerstva financií Ukrajiny č. 291. Kontrolu vykonávajú banky a nebankoví poskytovatelia platobných služieb, ktorí obsluhujú účet zamestnávateľa. Ďalej ich pre jednoduchosť označujeme ako banku.

Požiadavka sa týka zamestnávateľov uvedených v bode 1 prvej časti článku 4 zákona č. 2464-VI, najmä podnikov a fyzických osôb – podnikateľov (ФОП), ktorí vyplácajú mzdu zamestnancom. Aj majiteľ obchodu, ktorý podniká ako ФОП, preto musí pripraviť dokumenty na kontrolu. Jeho vlastný príspevok a ЄСВ zo mzdy predavačov treba posudzovať samostatne: potvrdenie o osobnom príspevku podnikateľa nenahrádza dokument o odvode zo mzdy zamestnancov.

Ako správne uplatniť bankovú hranicu 22 %

Podľa bodu 3 Postupu č. 291 banka porovnáva odvod ЄСВ, ktorý bol zaplatený alebo poukázaný na úhradu, so sumou určenou na výplatu mzdy za príslušné obdobie. Pri bežnom prevode zamestnancom ide o sumu po zrážkach, ktorú zamestnávateľ uviedol v mzdovom platobnom príkaze. Ak zamestnávateľ vyberá hotovosť na výplatu mzdy, banka vychádza zo sumy uvedenej v peňažnom šeku.

Pri príprave dokumentov použite vzorec: suma v mzdových platobných príkazoch alebo šekoch za príslušné obdobie × 22 %. Ide o kontrolný pomer pre banku. Skutočný príspevok účtovník vypočíta podľa článkov 7 a 8 zákona č. 2464-VI: zo zákonom určeného základu, s prihliadnutím na uplatniteľnú sadzbu, maximálny základ a ďalšie príslušné podmienky.

Štvrtá časť článku 7 okrem iného stanovuje, že ЄСВ sa počíta z platieb bez ich zníženia o dane a iné zrážky. Všeobecná sadzba podľa piatej časti článku 8 je 22 %, pričom trinásta časť tohto článku stanovuje sadzbu 8,41 % pre mzdy zamestnancov so zdravotným postihnutím. ЄСВ zamestnávateľ účtuje ako vlastný náklad; daňové zrážky zo mzdy zamestnanca a príspevok zamestnávateľa treba evidovať oddelene.

Ilustračný príklad kontroly

Predpokladajme, že obchod uviedol v platobných príkazoch 100 000 UAH mzdy na prevod zamestnancom. Banková hranica je: 100 000 × 22 % = 22 000 UAH. Ak dokumenty za príslušné obdobie potvrdzujú úhradu ЄСВ vo výške 22 000 UAH alebo vyššej, tento pomer je splnený.

Ak dokumenty v tomto ilustračnom príklade potvrdzujú príspevok 18 000 UAH, do kontrolnej hranice chýbajú 4 000 UAH: 22 000 − 18 000 = 4 000. Tento rozdiel sám osebe nedokazuje nedoplatok ЄСВ. Uvedené sumy slúžia iba na vysvetlenie bankovej kontroly; nejde o výpočet príslušného príspevku z konkrétnej mzdy. Účtovník musí skontrolovať skutočný výpočet a ak je nižšia suma správna, pripraviť na odsúhlasenie výpočtové potvrdenie.

Aké dokumenty predložiť spolu s mzdovou platbou

Body 3 a 5 Postupu č. 291 umožňujú potvrdiť úhradu príspevku viacerými spôsobmi. Vyberte ten, ktorý zodpovedá skutočnému toku peňazí.

Pri príspevku zaplatenom skôr pripravený, ale ešte nevykonaný príkaz nepotvrdzuje skutočnú úhradu. V praxi je vhodné uchovávať vykonané dokumenty spolu s mzdovým výkazom za príslušné obdobie, aby ich účtovník mohol ihneď predložiť banke.

Čo skontrolovať pri používaní jednotného účtu

Na bankovú kontrolu je potrebné potvrdenie o pozitívnom výsledku spracovania oznámenia o presmerovaní prostriedkov z jednotného účtu na mimorozpočtový účet pod technologickým kódom 71010000. Tento smer zahŕňa ЄСВ vypočítaný zamestnávateľmi zo mzdy, odmien podľa občianskoprávnych zmlúv, dávok pri dočasnej pracovnej neschopnosti a dávok v súvislosti s tehotenstvom a pôrodom. Potvrdenie musí obsahovať obdobie výpočtu mzdy.

Samotné doplnenie prostriedkov na jednotný účet takéto potvrdenie nenahrádza. Pred predložením mzdových dokumentov preto skontrolujte výsledok spracovania oznámenia, kód smerovania, sumu a obdobie. Ak potvrdenie s požadovanými údajmi ešte nemáte, balík podkladov pre banku nie je pripravený.

Ako vyplniť výpočtové potvrdenie, ak je príspevok nižší než 22 %

Ak je suma príspevku nižšia ako banková hranica, bod 3 Postupu č. 291 vyžaduje predložiť odsúhlasené výpočtové potvrdenie podľa formulára v prílohe 1. Banka ho prijíma v elektronickej podobe alebo ako originál papierového dokumentu. Platiteľ získa elektronické potvrdenie prostredníctvom elektronického kabinetu daňovníka a predloží ho banke v súlade s požiadavkami na elektronické dokumenty.

Najprv uveďte dátum, názov právnickej osoby alebo priezvisko, meno a prípadne meno po otcovi podnikateľa, identifikačné údaje platiteľa, číslo účtu a názov banky. Formulár pre právnickú osobu počíta s kódom Jednotného štátneho registra podnikov a organizácií Ukrajiny (ЄДРПОУ). Pri fyzickej osobe sa uvádza registračné číslo evidenčnej karty daňovníka alebo formulárom stanovené údaje z pasu osoby, ktorá pridelenie takéhoto čísla oficiálne odmietla z náboženských dôvodov.

Potom vyplňte údaje presne podľa štruktúry schváleného formulára:

V časti „Informácie pre poskytovateľa platobných služieb“ uveďte mzdu zo šeku alebo platobného príkazu a tiež dátum, číslo a sumu odsúhlaseného platobného príkazu na úhradu ЄСВ. Vyplňte predpísané údaje pre podpisy vedúceho a hlavného účtovníka. Časť určenú na odsúhlasenie kontrolným orgánom vyplní jeho oprávnená osoba.

Vzorce v potvrdení slúžia na vyhotovenie dokumentu podľa Postupu č. 291. Účtovník musí skutočný výpočet príspevku samostatne overiť podľa zákona č. 2464-VI a dokumentov o vypočítaných platbách. Zákonnosť daňových zrážok ani výšku mzdového príspevku neurčujte iba podľa výsledku tejto tabuľky.

Kde predložiť potvrdenie a kedy ho odsúhlasia

Potvrdenie sa predkladá daňovému orgánu v mieste registrácie platiteľa ЄСВ. Papierový formulár sa vyhotovuje v troch vyhotoveniach: po odsúhlasení sa jedno odovzdá banke, druhé zostáva daňovému orgánu a tretie zamestnávateľovi.

Podľa bodu 4 Postupu č. 291 kontrolný orgán bezodkladne odsúhlasí elektronické alebo papierové potvrdenie. Tento bod stanovuje tri dôvody na odmietnutie:

• potvrdenie nezodpovedá formuláru z prílohy 1;
• potvrdenie obsahuje nesprávne informácie;
• dokument bol predložený daňovému orgánu mimo miesta registrácie platiteľa ЄСВ.

Praktické odporúčanie: pred predložením zosúlaďte účet, sumu mzdy, obdobie, údaje o preplatku a náležitosti platobného príkazu. Ak dostanete odmietnutie, skontrolujte uvedený dôvod a opravte príslušné údaje alebo miesto podania.

Kto nepodlieha kontrole podľa Postupu č. 291

Bod 2 Postupu obsahuje konkrétny zoznam výnimiek. Postup sa nevzťahuje na:

• podniky a organizácie celoukrajinských občianskych združení osôb so zdravotným postihnutím vrátane podnikov a organizácií Ukrajinskej spoločnosti nepočujúcich (УТОГ) a Ukrajinskej spoločnosti nevidiacich (УТОС), v ktorých osoby so zdravotným postihnutím tvoria najmenej 50 % celkového počtu zamestnancov a ich mzdový fond predstavuje najmenej 25 % výdavkov na mzdy;
• podniky a organizácie občianskych združení osôb so zdravotným postihnutím za rovnakých podmienok: aspoň 50 % zamestnancov tvoria osoby so zdravotným postihnutím a ich mzdový fond predstavuje aspoň 25 % výdavkov na mzdy;
• diplomatické zastúpenia a konzulárne úrady cudzích štátov, pobočky, zastúpenia a iné organizačné zložky zahraničných podnikov, inštitúcií a organizácií vrátane medzinárodných, ktoré sídlia na Ukrajine;
• rozpočtové inštitúcie obsluhované Štátnou pokladnicou, ako aj Dôchodkový fond Ukrajiny a jeho územné orgány podľa bodu 12 oddielu XV zákona Ukrajiny „O povinnom štátnom dôchodkovom poistení“;
• rezidentov Дія Сіті v zmysle zákona Ukrajiny „O podpore rozvoja digitálnej ekonomiky na Ukrajine“.

Bežný obchod, ktorý zamestnáva osobu so zdravotným postihnutím, sa len z tohto dôvodu nestáva výnimkou. Ak uplatnenie sadzby 8,41 % zníži príspevok pod bankovú hranicu, zamestnávateľ musí vyhotoviť výpočtové potvrdenie podľa všeobecných pravidiel.

Organizácie z uvedeného zoznamu samy predkladajú banke potvrdenie o svojom statuse pri otvorení účtu, po získaní statusu alebo ak ho predtým neoznámili. Informáciu možno predložiť elektronicky alebo v papierovej podobe. Zmenu statusu treba oznámiť do piatich pracovných dní nasledujúcich po dni zmeny.

Pri rezidentovi Дія Сіті je dôvodom na neuplatnenie Postupu potvrdený status. Bod 2 nevyžaduje, aby sa na tento účel získavalo osobitné potvrdenie daňového orgánu. Výnimka z bankovej kontroly však neruší povinnosť správne vypočítať a zaplatiť príspevok.

Kedy možno získať potvrdenie bez kontroly súm ЄСВ

Potvrdenie podľa prílohy 2 sa líši od výpočtového potvrdenia podľa prílohy 1. Podľa bodu 6 Postupu č. 291 ho možno vydať platiteľovi, ktorý žiada o odsúhlasenie výpočtového potvrdenia, ak sú súčasne splnené tieto podmienky:

1. ЄСВ uvedený vo výpočtovom potvrdení je nižší ako 22 % mzdovej sumy výlučne z dôvodu uplatnenia maximálnej výšky základu na výpočet príspevku.
2. Počas dvanástich kalendárnych mesiacov predchádzajúcich dátumu žiadosti o potvrdenie platiteľ neporušil právne predpisy o výpočte a úhrade ЄСВ.
3. Rozhodnutie o vydaní potvrdenia prijal vedúci kontrolného orgánu alebo ním poverená osoba.

Samotná nižšia suma príspevku teda nestačí. Uplatnenie sadzby 8,41 % samo osebe nie je dôvodom na vydanie tohto dokumentu podľa bodu 6.

Potvrdenie podľa prílohy 2 obsahuje názov banky, údaje platiteľa, číslo účtu, obdobie bez porušení a dobu platnosti. Vydáva sa v elektronickej alebo papierovej podobe. Jeho platnosť nesmie presiahnuť dvanásť kalendárnych mesiacov počnúc mesiacom vydania vrátane tohto mesiaca. Po získaní dokumentu banka vykonáva mzdové platby bez kontroly súm ЄСВ uhrádzaných podľa platobných príkazov.

Ak daňový orgán zistí porušenie predpisov o výpočte a úhrade príspevku, pred uplynutím platnosti potvrdenie odvolá a platiteľovi a banke zašle oznámenie podľa prílohy 3. Už nasledujúci pracovný deň po doručení oznámenia banka uplatní bežné pravidlá bodu 3 Postupu č. 291.

Ako zorganizovať výplatu mzdy bez chýb v dokumentoch

Pre obchod alebo obchodnú sieť je vhodné určiť účtovníkovi tento postup prípravy:

1. Vypočítať hrubú mzdu, zákonné zrážky, sumu na výplatu a skutočný ЄСВ. Výpočty uchovávať ako samostatné údaje.
2. Porovnať sumu na výplatu s mzdovým výkazom a mzdovými príkazmi. Ak sa platobné dokumenty zmenia, znova skontrolovať kontrolných 22 %.
3. Pripraviť súbežnú úhradu príspevku alebo zhromaždiť príslušné potvrdenia o skoršej úhrade za požadované obdobie.
4. Ak je príspevok nižší než hranica, vyhotoviť odsúhlasené výpočtové potvrdenie alebo overiť existujúci dôvod na neuplatnenie kontroly.
5. Predložiť banke úplný balík dokumentov a po vykonaní platby uchovať bankové potvrdenia spolu s výpočtami za príslušné obdobie.

Ôsma časť článku 9 zákona č. 2464-VI ukladá zamestnávateľovi povinnosť zaplatiť príspevok vypočítaný z vyplácanej sumy pri každej výplate mzdy. Výnimky platia, ak bol príspevok už zaplatený v stanovených lehotách alebo ak bol na základe porovnania evidovaných údajov s daňovým orgánom uznaný preplatok dostatočný na pokrytie príslušného záväzku. Na bankovú kontrolu treba pritom pripraviť dokumenty podľa Postupu č. 291. Zostatok určený zamestnávateľom vo vlastnej tabuľke nenahrádza potvrdený preplatok.

Podľa druhej časti článku 24 banka, ktorá poruší požiadavku kontroly, zaplatí z vlastných prostriedkov sumu rovnajúcu sa nezaplatenému ЄСВ a má právo požadovať jej náhradu od platiteľa. To, že banka mzdovú platbu vykonala, preto zamestnávateľa nezbavuje povinnosti správne vypočítať a zaplatiť príspevok. V praxi to znamená, že dokumenty na kontrolu treba pripraviť ako súčasť bežného procesu výplaty mzdy.

Mzdový výkaz v Torgsoft: ako zosúladiť mzdu pred bankovou platbou

Obchod s prácou na zmeny a odmenami za predaj môže využívať platenú doplnkovú možnosť „Mzdy a motivácia zamestnancov“. Funguje s licenciami Torgsoft-Ultra, Terminál a Torgsoft-Online; v Torgsoft-Start nie je dostupná. Pri samostatných verziách sa možnosť kupuje pre každé pracovné miesto, pri lokálnej sieti jedna licencia a pri terminálovej licencii jedna pre server. Najprv ju treba aktivovať a nastaviť príslušné účtovné stredisko, pracovné pozície a pravidlá výpočtu. Potom možno vytvoriť mzdový výkaz za zvolené obdobie pre predajňu alebo sieť. Výkazy sa vytvárajú chronologicky, bez prekrývania období. Na správny výpočet sú potrebné vyplnené údaje o skutočne odpracovanom čase, vypočítaná nákladová cena a plány predaja používané v nastaveniach výpočtu.

Pred prípravou bankovej platby porovnajte celkovú sumu „Na vyplatenie“ s výplatnými páskami zamestnancov, zohľadnenými preddavkami a už zaevidovanými platbami. Podľa oficiálneho návodu k mzdovému výkazu si používateľ môže zobraziť podrobnosti o výpočtoch a zrážkach a vytlačiť výkaz. V praxi ho používajte na interné zosúladenie súm a období; daňové zrážky a príslušný ЄСВ overte samostatným účtovným výpočtom. Na potvrdenie pre banku uchovávajte skutočné bankové dokumenty, potrebné potvrdenie jednotného účtu a odsúhlasené potvrdenie, ak sa vyžaduje. Záznam o výplate v programe nenahrádza potvrdenie banky a výpočtové potvrdenie odsúhlasuje daňový orgán.

Oficiálne predpisy a formuláre na prípravu výplaty

• Zákon Ukrajiny č. 2464-VI „O výbere a evidencii jednotného príspevku na povinné štátne sociálne poistenie“: článok 4 – zamestnávatelia ako platitelia; články 7 a 8 – základ a sadzby; článok 9 – výpočet a úhrada; článok 24 – povinnosti a zodpovednosť bánk a nebankových poskytovateľov platobných služieb.
• Nariadenie Ministerstva financií Ukrajiny č. 291 a ním schválený Postup prijímania platobných príkazov na výplatu miezd poskytovateľmi platobných služieb: bod 2 – výnimky; body 3–5 – hranica, potvrdenie úhrady a odsúhlasenie výpočtového potvrdenia; bod 6 – potvrdenie bez kontroly súm príspevku a jeho odvolanie.
• Príloha 1 – výpočtové potvrdenie, príloha 2 – potvrdenie o výplate prostriedkov bez kontroly súm ЄСВ, príloha 3 – oznámenie o odvolaní potvrdenia.