Automatizácia predajne: ako nastaviť evidenciu tovaru, predaja a peňazí

Začnite automatizáciu predajne procesom, pri ktorom zamestnanci najčastejšie opakujú prácu alebo robia chyby. Zaznamenajte, koľko času trvá príjem tovaru, kde vznikajú rozdiely v skladových zásobách a ktoré platby treba hľadať ručne. Vyberte jednu oblasť, určte zodpovednú osobu a stanovte výsledok, podľa ktorého budete zmeny hodnotiť.

Pred spustením pripravte karty tovaru, teda záznamy s jeho charakteristikami a evidenčnými údajmi. Zadajte skutočné počiatočné zásoby, ceny a dlhy. Naučte zamestnancov vykonávať operácie v rovnakom poradí a vyskúšajte príjem, predaj, vrátenie a opätovné spočítanie tovaru. Pomôže vám to vyhodnotiť evidenciu pri operáciách vašej predajne.

Čo automatizovať vo vašom type predaja

Vyberte riadok, ktorý zodpovedá vášmu hlavnému problému. Ak jedna osoba zastáva viacero pozícií, priraďte jej príslušné úkony a určte, ktoré opravy musí schváliť majiteľ.

Príjem tovaru: od dodacieho listu po správnu etiketu

Zamestnanec, ktorý preberá dodávku, musí porovnať prijatý tovar s jeho kartou a evidovaným množstvom. Zaveďte preňho tento postup.

1. Porovnajte dodávku s dokladom. Spočítajte tovar, skontrolujte ho a zaznamenajte rozdiely v množstve alebo sortimente. Kým sa neobjasnia príčiny, oddeľte sporné položky od tovaru pripraveného na predaj.
2. Nájdite správnu kartu. Porovnajte čiarový kód s názvom, mernou jednotkou, veľkosťou a farbou. Pri opakovanej dodávke použite príslušnú kartu, aby sa rovnaký tovar neevidoval pod rôznymi názvami.
3. Zadajte množstvo a nákupnú cenu. S účtovníkom alebo osobou zodpovednou za financie dohodnite, ako započítavať dopravu a ďalšie náklady na nákup. Ak niektoré náklady prídu neskôr, majiteľ má určiť zamestnanca, ktorý dokončí výpočet obstarávacej ceny — nákladovej hodnoty tovaru pre podnik.
4. Pripravte etikety a predajnú cenu. Vytlačte potrebné etikety, nalepte ich a naskenujte vzorku na pokladničnom pracovisku. Na obrazovke sa musí zobraziť práve tento tovar, jeho variant a schválená cena.

Ilustračný príklad pre kancelárske potreby. Predajňa dostala 5 balení po 12 pier: 5 × 12 = 60 pier. Ak ich predávate po kusoch, zaevidujte presne 60 kusov alebo nastavte evidenciu balení s následným rozdelením — prevodom balenia na jednotlivé kusy tovaru. Po predaji 7 pier má byť skutočný aj evidovaný zostatok 53 kusov. Najprv tento postup vyskúšajte na jednom balení.

Pri oblečení musí zamestnanec naskenovať každý variant samostatne. Ak sa po naskenovaní dvoch rôznych veľkostí zobrazí tá istá položka, pracovník zodpovedný za tovar opraví karty a etikety ešte pred vyložením tovaru v predajni.

Predaj a vrátenie: kontrolujte tovar aj platbu

Pripravte pre pokladníka krátky písomný postup pre bežný predaj a výnimky: neznámy kód, nesprávnu cenu, odmietnutie nákupu a vrátenie. Majiteľ spolu s účtovníkom určí postup prijímania a vracania platieb a vystavovania dokladov pre prevádzku predajne na Ukrajine.

1. Pokladník pred platbou skontroluje nákup. Naskenuje tovar a overí názov, variant, množstvo, cenu a zľavu. Pri viacerých rovnakých kusoch skontroluje aj ich počet.
2. Pokladník zaznamená skutočný spôsob platby. Po dokončení operácie overí jej stav a doklad pre zákazníka. Ak výsledok platby nie je jasný, najprv ho objasní, aby platbu nezadal opakovane.
3. Pri vrátení zamestnanec nájde pôvodný predaj. Porovná tovar, množstvo, cenu po zľave a platbu. V evidencii zaznamená vrátenie a zachová históriu pôvodnej operácie.
4. Určený zamestnanec rozhodne o ďalšom pohybe tovaru. Tovar vhodný na predaj vráti do dostupných zásob. Poškodený tovar odloží osobitne a zaznamená jeho stav, aby ho iný predajca omylom nevydal zákazníkovi.

Po skúšobnom predaji a vrátení administrátor overí tri výsledky: množstvo tovaru sa správne obnovilo, vrátená suma zodpovedá operácii a história obsahuje oba doklady. Vyskúšajte aj výmenu veľkosti: vrátenie jedného variantu a predaj iného musia zmeniť zásoby príslušných položiek.

Spočítanie a doplnenie zásob: najprv objasnite rozdiel

Inventarizácia je porovnanie skutočného množstva tovaru s evidovaným. Na prvé spočítanie vyberte obmedzenú skupinu: regál s perami, jeden model oblečenia alebo hotové výrobky určitého druhu.

1. Administrátor určí rozsah a čas spočítania. Zaznamená, ktorých tovarov a miest sa týka. Počas spočítania zastaví ich pohyb alebo zabezpečí samostatné zaznamenávanie všetkých predajov, príjmov a presunov.
2. Zamestnanec spočíta skutočné množstvo. Samostatne započíta otvorené balenia, tovar rezervovaný pre zákazníkov, vrátený tovar aj tovar odložený pre poškodenie.
3. Administrátor zistí príčiny rozdielov. Sporné položky spočíta znova a v dokladoch hľadá príčinu: nezaevidovaný príjem, predaj inej veľkosti, nezaevidované vrátenie alebo presun. Majiteľ schváli konečnú opravu a jej dôvod.
4. Nákupca pripraví doplnenie zásob. Porovná spoľahlivý dostupný zostatok, predaje, dodaciu lehotu a už objednané množstvo. Pred odoslaním objednávky zohľadní sezónnosť a zmeny dopytu.

Ilustračný príklad doplnenia zásob. Predajňa plánuje mať do nasledujúcej kontroly zásob 30 kusov tovaru. K dispozícii je 8 kusov a dodávateľ potvrdil ďalších 10 kusov do požadovaného termínu. Dodatočná potreba je 30 − 8 − 10 = 12 kusov. Ak sa zmení termín potvrdenej dodávky, nákupca pred objednaním potrebu prepočíta.

Peniaze a dlhy: zaveďte denné zosúladenie

Určte zamestnanca, ktorý na konci dňa porovná evidenciu so skutočnými peniazmi. V malej predajni to môže robiť majiteľ, zatiaľ čo manažér objednávok vysvetlí neuhradené dodávky tovaru a zálohy.

1. Pokladník spočíta hotovosť. Porovná ju s počiatočným zostatkom, príjmami, vráteniami a výdavkami za deň. Ku každému rozdielu zapíše vysvetlenie a osobu zodpovednú za opravu.
2. Osoba zodpovedná za financie zosúladí bezhotovostné platby. Porovná operácie predajne s údajmi platobnej služby a banky a zohľadní lehoty pripísania a poplatky. Platby, ku ktorým nenašla zodpovedajúcu operáciu alebo potvrdenie o pripísaní, zaznamená do samostatného zoznamu.
3. Manažér priradí platby k objednávkam. Pri každej faktúre porovná objednanú, uhradenú a expedovanú sumu. Zálohu zákazníka zaeviduje tak, aby zostala prepojená s jeho objednávkou.
4. Majiteľ kontroluje sumy po splatnosti. V zozname dlhov uvedie zákazníka alebo dodávateľa, doklad, sumu, dohodnutý dátum platby a ďalší úkon zamestnanca.

Ilustračný príklad. Zákazník si objednal tovar za 4 000 UAH a zaplatil 1 500 UAH. Zostatok na úhradu za objednávku je 2 500 UAH. Manažér samostatne overí, čo už bolo expedované: stav platby neukazuje, aký tovar bol zákazníkovi odovzdaný.

Akú konfiguráciu Torgsoft zvoliť pre predajňu a online predaj

V Torgsoft je centrum evidencie predajňa alebo sklad, pre ktorý sa vedú samostatné zásoby. Ak chcete vybrať konfiguráciu (súbor licencií, pracovísk a doplnkových možností programu), zostavte zoznam potrebných operácií.

1. Pre jednu predajňu alebo sklad zvážte Štart. Táto licencia je vhodná na základné operácie príjmu, predaja, vrátenia a inventarizácie. Ak budú počítače s licenciou Štart pracovať v lokálnej sieti (sieti vzájomne prepojených počítačov predajne), kúpte samostatnú licenciu pre každý počítač.
2. Pre viacero predajní alebo skladov zvážte Ultra. Je potrebná na presuny, kompletizáciu — spájanie tovarov do súpravy — a obchodovanie s vystavovaním faktúry. Každý počítač s licenciou Ultra v lokálnej sieti tiež potrebuje samostatnú licenciu.
3. Pre vzdialené prevádzky so spoločnou databázou zvážte Terminál alebo Torgsoft-Online s predplatným. Spoločná databáza sa umiestni na server — počítač, ku ktorému sa zamestnanci pripájajú cez internet. Terminálová licencia zahŕňa tri klientske pripojenia — pracoviská na prístup k serveru; ďalšie pripojenia sa platia osobitne. Predplatné Torgsoft-Online zahŕňa prenájom programu a serverovej infraštruktúry. Porovnajte svoje operácie s obmedzeniami licencií a počet pracovísk aj náklady s aktuálnymi obchodnými podmienkami.

Po nastavení evidencie môže pracovník zodpovedný za tovar používať „Стан складу“ (Stav skladu) na kontrolu množstva, obstarávacej ceny, cien, pohybu tovaru a položiek, ktoré sa míňajú. Na kontrolu čiastočných úhrad a expedícií v licencii Ultra použite obchodovanie s vystavovaním faktúry.

Čo je potrebné pre výrobnú evidenciu

Evidencia materiálov, výroby a vlastných nákladov na hotové výrobky si vyžaduje samostatnú platenú možnosť a plnú funkčnosť programu. Možnosť je dostupná od verzie 7.6.4.

Pred nákupom určte, ako budú počítače pracovať, a dohodnite konfiguráciu a zloženie nákladov podľa katalógu platených možností:

• pre samostatné pracoviská sa možnosť kupuje pre každé pracovisko;
• pre počítače so spoločnou databázou v lokálnej sieti stačí jedna možnosť pre sieť;
• pre terminálovú licenciu stačí jedna možnosť pre server.

Ako pripraviť výmenu údajov s webom

Pre web potrebujete plnú funkčnosť programu a platenú synchronizáciu — výmenu údajov medzi Torgsoft a internetovým obchodom, dostupnú od verzie 7.6.4 — alebo príslušné samostatné riešenie. Licencia Ultra podporuje kompatibilné možnosti, ktoré sa platia osobitne.

Možnosť „Синхронізація з інтернет-магазином“ (Synchronizácia s internetovým obchodom) sa kupuje pre každé samostatné pracovisko, jedna pre lokálnu sieť so spoločnou databázou alebo jedna pre server terminálovej licencie. Trhoviská — predajné platformy pre rôznych predajcov — vyžadujú vlastné kompatibilné integrácie, teda nástroje na výmenu údajov s programom. Pripojenie webu automaticky nepripojí všetky platformy.

Cenu a dobu platnosti potrebných možností, ako aj pravidlá licencovania integrácií s trhoviskami si overte v obchodných podmienkach možností. Na spustenie určte osobu zodpovednú za nastavenie a skúšobnú objednávku.

1. Určte sklady a prioritu cien pre objednávky. Podľa postupu nastavenia synchronizácie zodpovedný zamestnanec vyberie predajne alebo sklady, ktorých zásoby sa budú odovzdávať na web, a sklad na odpis a rezerváciu tovaru. Samostatne určí, či sa ceny položiek faktúry prevezmú z Torgsoft alebo z internetového obchodu.
2. Prepojte spôsoby platby s pokladnicou alebo bankovým účtom. Na karte „Оплати“ (Platby) zodpovedný za nastavenie vytvorí spôsoby platby pre každú menu internetového obchodu. Pri každom spôsobe uvedie hotovostnú alebo bezhotovostnú formu a príslušnú pokladnicu alebo zúčtovací účet v Torgsoft.
3. Overte rezerváciu tovaru. Pri skúšobnej objednávke zodpovedný za nastavenie skontroluje, či bol tovar rezervovaný v predajni alebo sklade vybranom v poli „Товар списувати з“ (Sklad alebo predajňa na odpis tovaru).
4. Nastavte automatickú výmenu údajov. Program musí byť spustený na určenom počítači pod uvedeným používateľom. Interval výmeny musí byť najmenej 10 minút.
5. Vykonajte skúšobnú objednávku. Skontrolujte sklad, cenu, platbu a rezerváciu. Samostatne vyskúšajte objednávku posledného kusu medzi aktualizáciami údajov.

Ako merať úsporu a dobu návratnosti

Pred zavedením počas zvoleného obdobia zaznamenávajte čas potrebný na rovnaké operácie a počet opráv. Po zaškolení meranie zopakujte pri porovnateľnom objeme práce: zohľadnite počet dodávok, položiek tovaru, predajov a zamestnancov. Do výpočtu zahrňte aj čas na opravy.

Ilustračný výpočet pracovného času. Pred zmenami zamestnanci spolu strávili príjmom a označovaním tovaru 90 minút denne, po zmenách 50 minút. Za 22 pracovných dní strávia týmito operáciami o (90 − 50) × 22 = 880 minút menej, teda o 14 hodín a 40 minút. Pri predpokladanej cene hodiny práce 150 UAH to predstavuje hodnotu pracovného času 2 200 UAH.

Finančnú úsporu započítajte, ak predajňa skutočne znížila príslušné náklady, napríklad platby za nadčasy. Ak zamestnanci využili tento čas na iné úlohy, samostatne vyhodnoťte ich výsledok.

Pri rozhodovaní o nákupe a nákladoch rozlišujte ukazovatele:

• Obrat vyjadruje objem predaja za obdobie. Pri porovnávaní vždy započítavajte vrátenia rovnakým spôsobom.
• Obrátkovosť zásob ukazuje, koľkokrát sa počas obdobia predá priemerná zásoba. Vypočítajte ju vydelením obstarávacej ceny predaného tovaru priemernou obstarávacou hodnotou zásob.
• Hrubý zisk je výnos z predaja po odpočítaní obstarávacej ceny predaného tovaru. Hrubá marža v percentách je pomer hrubého zisku k tomuto výnosu vynásobený 100 %.
• Čistý zisk zohľadňuje všetky výnosy, náklady a dane podniku za obdobie. Pri manažérskom výpočte sa s účtovníkom dohodnite, ktoré výnosy, náklady a dane zahrnúť a podľa akých záznamov ich počítať. Tak započítate každú sumu iba raz a nevynecháte žiadne náklady.

Ilustračný výpočet návratnosti. Dodatočné jednorazové náklady na vybraný proces sú 18 000 UAH. Mesačná finančná úspora je 3 000 UAH a dodatočné priebežné náklady sú 600 UAH. Mesačný efekt je 3 000 − 600 = 2 400 UAH. Jednoduchá doba návratnosti — čas, za ktorý tento efekt pokryje jednorazové náklady — je 18 000 ÷ 2 400 = 7,5 mesiaca.

Do nákladov zahrňte potrebné licencie, vybavenie, prípravu údajov, školenie a podporu. Porovnávajte iba dodatočné náklady a prínosy jedného riešenia. Hodnotu hodín, ktoré neviedli k zníženiu vyplácaných súm, nepripočítavajte k finančnej úspore.

Ako spustiť prvý proces

1. Zaznamenajte úlohu. Zapíšte problém, zodpovednú osobu, počiatočný ukazovateľ a výsledok, pri ktorom budete proces považovať za vhodný na každodennú prácu.
2. Pripravte počiatočné údaje. Odstráňte duplicity, rozdeľte veľkosti a farby a zosúlaďte merné jednotky. Zadajte skutočne spočítané zásoby, odôvodnenú obstarávaciu cenu a samostatne schválené dlhy k určenému dátumu spustenia.
3. Rozdeľte prístupové práva. Predajcovi povoľte potrebné pokladničné operácie, pracovníkovi zodpovednému za tovar prácu s tovarom. Opravy počiatočných údajov, cien a zásob zverte určeným zamestnancom.
4. Nastavte zálohovanie. Určte zodpovednú osobu, frekvenciu zálohovania a miesto uloženia zálohy oddelene od pracovného počítača. Vykonajte skúšobnú obnovu v samostatnom prostredí oddelenom od pracovnej databázy, aby ste sa uistili, že zálohu možno použiť.
5. Zaškoľte zamestnancov na ich úlohách. Každý samostatne vykoná svoju operáciu a vysvetlí, čo urobí v prípade chyby. Pri pracovisku nechajte krátky postup.
6. Vykonajte skúšobný cyklus. V testovacom prostredí oddelenom od pracovnej evidencie zaznamenajte príjem, pokladničný doklad za predaj, vrátenie a spočítanie. Zámerne vytvorte rozdiel a overte, či zamestnanec dokáže nájsť jeho príčinu a odovzdať opravu na schválenie.
7. Po spustení vyhodnoťte prácu. Porovnajte spotrebovaný čas, chyby, zásoby a peniaze s počiatočnými ukazovateľmi. K ďalšiemu procesu prejdite, keď zamestnanci stabilne vykonávajú súčasný proces a pri každom nevysvetlenom rozdiele je určená zodpovedná osoba aj termín odstránenia.

Prvým praktickým krokom je vybrať jeden opakujúci sa problém predajne a zaznamenať konkrétnu operáciu, pri ktorej vzniká. Určte zodpovednú osobu, zaznamenajte počiatočný čas vykonania alebo počet chýb a stanovte, aký výsledok má priniesť skúšobné spustenie.