Pred rozhodnutím o zatvorení obchodu skontrolujte, koľko zarábate na predanom tovare, či to stačí na každodenné náklady a kedy sa minú dostupné peniaze. Potrebujete údaje o predaji a vrátení tovaru, obstarávacej cene, zásobách, nákladoch a termínoch platieb. Pomôžu vám určiť, ktoré zmeny sa oplatí preveriť: ceny, nákupy, zľavy, nájomné, otváracie hodiny alebo spôsob predaja.
Vypočítajte maržu, bod zvratu a hotovostnú rezervu a potom porovnajte niekoľko možností fungovania obchodu. Nižšie navrhnutý 14-dňový plán vám pomôže zorganizovať kontrolu. Nezaručuje odstránenie strát: rozhodnutie závisí od skutočného dopytu, nákladov, dlhov a peňazí, ktoré je majiteľ ochotný ďalej investovať.
Zozbierajte údaje za rovnaké obdobie
Začnite posledným úplným mesiacom. Potom ho porovnajte s predchádzajúcimi mesiacmi a pri sezónnom sortimente aj s príslušnou sezónou. Výsledok sviatočného týždňa neprepočítavajte na bežný mesiac bez zohľadnenia dopytu.
Majiteľ určuje obdobie a prijíma rozhodnutia. Účtovník alebo pracovník zodpovedný za evidenciu kontroluje sumy a doklady. Vedúci obchodu preveruje skutočné zásoby, vrátený tovar a prácu predajcov. Ak všetky tieto úlohy vykonáva jedna osoba, mala by postupne prejsť každým krokom.
- Zozbierajte predaje po zľavách a vráteniach tovaru. Zľavu, ktorá už bola zohľadnená v sume predaja, neodpočítavajte druhýkrát.
- Určte obstarávaciu cenu skutočne predaného tovaru podľa dodacích listov a účtovných údajov. Skontrolujte, či zahŕňa náklady na nákup a dodanie tovaru do obchodu. Ak odpočítavate vrátený tovar od tržieb, skontrolujte aj príslušnú úpravu obstarávacej ceny. Platba za všetky nákupy za mesiac sa nerovná obstarávacej cene predaného tovaru: časť tovaru mohla zostať na sklade.
- Zozbierajte náklady na nájomné, zamestnancov, energie, reklamu, balenie, dopravu, bankové poplatky a ďalšie potreby obchodu za zvolené obdobie. Oddeľte ich od platieb: preddavok alebo splatenie starého dlhu sa môžu týkať iného obdobia. Skontrolujte, kde sa započítava hodnota odpísaného, poškodeného a po inventúre chýbajúceho tovaru. Každý náklad započítajte raz; dopravu, ktorá už je zahrnutá v obstarávacej cene, nepripočítavajte znova.
- Porovnajte zostatky peňazí v pokladniciach a na účtoch s pokladničnými údajmi a bankovými výpismi.
- Zostavte zoznam dlhov, očakávaných príjmov a budúcich platieb s konkrétnymi dátumami.
- Skontrolujte zásoby, dátumy dodávok, posledné predaje, odpísaný tovar a rozdiely zistené po inventúre.
Ak je obchod platiteľom DPH (dane z pridanej hodnoty), počítajte tržby bez DPH. S účtovníkom určte, ktoré sumy DPH v cene tovaru a ostatných nákladoch možno z výpočtu vylúčiť a ktoré zostávajú nákladmi obchodu. Nárok na odpočítanie dane a vrátenie dane z rozpočtu sa posudzujú samostatne. V kalendári peňažných tokov uvádzajte skutočné sumy príjmov a platieb. Pri všetkých porovnávaných obdobiach používajte rovnaký postup.
Skontrolujte, čo zostáva z tržieb
Hrubý zisk a hrubá marža
Hrubý zisk sú tržby mínus obstarávacia cena predaného tovaru. Z neho obchod hradí ostatné náklady. Hrubá marža ukazuje, akú časť tržieb tvorí tento zisk.
Hrubý zisk = tržby − obstarávacia cena predaného tovaru.
Hrubá marža = hrubý zisk ÷ tržby × 100 %. Hrubú maržu, prevádzkovú maržu a podiel príspevku na úhradu vypočítavajte podľa uvedených vzorcov iba pri kladných tržbách. Ak sú tržby nulové alebo po vrátení tovaru záporné, samostatne uveďte sumy predaja, vrátení tovaru, nákladov a výsledok v ukrajinských hrivnách. Vzorec uvádza prehľad finančných ukazovateľov.
Marža a prirážka majú odlišný základ výpočtu. Zjednodušený príklad: tovar s obstarávacou cenou 700 грн sa predáva za 1 000 грн. Skratka грн označuje ukrajinské hrivny. Hrubý zisk je 300 грн, marža predstavuje 30 % z predajnej ceny a prirážka približne 42,86 % z obstarávacej ceny. Pri výpočte bodu zvratu nemožno namiesto marže použiť prirážku.
Vypočítajte výsledok podľa kategórií a spôsobov predaja. Ak chcete zistiť príčiny nízkych tržieb, porovnajte počet dokončených nákupov a priemernú hodnotu nákupu za podobné obdobia. Priemernú hodnotu nákupu vypočítajte ako sumu predaja po zľavách delenú počtom nákupov; vrátený tovar preverujte osobitne. Ak počítate návštevníkov, zistite, aká ich časť nakupuje. Zistite, či bol požadovaný tovar na sklade, či sa zmenili ceny a či kupujúci dostali odpovede na svoje otázky. Pri internetových objednávkach samostatne skontrolujte poplatky, balenie, dopravu hradenú obchodom a náklady na vrátenie tovaru. Kategória s vysokou percentuálnou maržou môže prinášať malý zisk v ukrajinských hrivnách, ak sa kupuje zriedka.
Prevádzkový výsledok a prevádzková marža
Prevádzkový výsledok ukazuje, čo zostane po odpočítaní obstarávacej ceny tovaru a nákladov na prevádzku obchodu. Zohľadnite nájomné, mzdy, reklamu, energie a ostatné prevádzkové náklady vrátane odpisov vybavenia — časti jeho hodnoty, ktorá sa počas doby používania postupne účtuje do nákladov, ak ju vo svojom účtovníctve uplatňujete. Vysoké náklady na nájomné a zamestnancov môžu tento výsledok znížiť aj pri značnom hrubom zisku.
Prevádzkový výsledok = hrubý zisk − ostatné prevádzkové náklady.
Prevádzková marža = prevádzkový výsledok ÷ tržby × 100 %. Postup výpočtu opisuje prehľad prevádzkovej marže.
Samostatne skontrolujte dane podľa vášho daňového režimu, úroky z úverov a ďalšie sumy, ktoré do tohto výpočtu neboli zahrnuté. Prevádzkový výsledok ešte neukazuje konečný zisk majiteľa. Splátky istiny úveru a výbery peňazí majiteľom zaznamenajte v kalendári platieb, aby ste videli ich vplyv na zostatok peňazí.
Modelový výpočet: predaj prebieha, ale obchod je v strate
Predpokladajme, že obchod dosiahol za mesiac 300 000 грн tržieb po zľavách a vrátení tovaru. Obstarávacia cena predaného tovaru bola 210 000 грн a stále prevádzkové náklady dosiahli 105 000 грн. V tomto zjednodušenom príklade nie sú žiadne ďalšie variabilné náklady; dane a finančné náklady nie sú zahrnuté.
| Ukazovateľ | Výpočet | Výsledok za mesiac |
|---|---|---|
| Hrubý zisk | 300 000 − 210 000 | 90 000 грн |
| Hrubá marža | 90 000 ÷ 300 000 × 100 % | 30 % |
| Prevádzkový výsledok | 90 000 − 105 000 | −15 000 грн |
| Prevádzková marža | −15 000 ÷ 300 000 × 100 % | −5 % |
| Tržby na dosiahnutie bodu zvratu | 105 000 ÷ 0,30 | 350 000 грн |
Za týchto predpokladov obchodu chýba 15 000 грн hrubého zisku na pokrytie prevádzkových nákladov. Ďalších 50 000 грн tržieb prinesie túto sumu iba pri nezmenenej marži 30 % a nezmenených stálych nákladoch. Ak si rast predaja vyžiada dodatočnú reklamu, zamestnanca alebo väčšie zľavy, výpočet treba zopakovať.
Vypočítajte bod zvratu so všetkými variabilnými nákladmi
V prípade skutočného obchodu najprv určte príspevok na úhradu — sumu, ktorá zostane z tržieb po odpočítaní všetkých variabilných nákladov. Patria sem obstarávacia cena predaného tovaru a náklady, ktoré závisia od predaja, napríklad poplatok z každej platby alebo balenie každej objednávky. Táto suma musí pokryť stále náklady. S účtovníkom určte, ktoré dane a povinné platby závisia od predaja a ktoré sa nemenia s jeho objemom, a zahrňte ich do príslušnej skupiny bez dvojitého započítania. Ak počítate bod zvratu iba pre prevádzku, výslovne uveďte, ktoré dane a finančné náklady zostali mimo výpočtu.
Podiel príspevku na úhradu = (tržby − variabilné náklady) ÷ tržby.
Tržby na dosiahnutie bodu zvratu = stále náklady ÷ podiel príspevku na úhradu. Všeobecný princíp uvádza prehľad výpočtov pre maloobchod.
Do vzorca dosaďte desatinné číslo: 30 % je 0,30. Ak je podiel nulový alebo záporný, zvýšenie predaja za rovnakých podmienok nepokryje stále náklady. Najprv treba zmeniť ceny, obstarávacie ceny alebo iné variabilné náklady.
Pri viacerých kategóriách použite celkový podiel príspevku na úhradu so zohľadnením ich podielu na tržbách. Jednoduchý priemer percent by dal nesprávny výsledok, ak sa jedna kategória predáva výrazne viac ako druhá. Po zmene sortimentu alebo zliav ukazovateľ prepočítajte.
Porovnajte potrebné tržby so skutočným predajom za podobné obdobia. Zapíšte si, koľko ďalších nákupov alebo aká priemerná hodnota nákupu sú potrebné na ich dosiahnutie a odkiaľ môžu títo kupujúci prísť. Samotný výpočet nepotvrdzuje, že obchod dokáže taký dopyt získať.
Určte, dokedy vám vystačia peniaze
Mesačná strata a pokles peňazí na účte sa môžu líšiť. Obchod môže nakúpiť tovar vopred, zaplatiť starý dlh alebo ešte nemusí mať prijaté peniaze za už vybavené objednávky. Preto počítajte hotovostnú rezervu podľa skutočných príjmov a platieb.
Zostavte kalendár platieb: dátum, dostupný zostatok na začiatku dňa, očakávané príjmy, platby a výsledný zostatok po započítaní príjmov a odpočítaní platieb. Najbližšie dva týždne rozpíšte podľa jednotlivých dní, potom podľa týždňov. Zahrňte nákupy tovaru, nájomné, mzdy, dane, vrátenie peňazí kupujúcim, splátky úverov a peniaze, ktoré si majiteľ plánuje vybrať z podnikania na osobné potreby.
Ak mesačné platby pravidelne prevyšujú príjmy, orientačná hotovostná rezerva v mesiacoch sa rovná dostupným peniazom deleným čistým mesačným odtokom. Tento princíp opisuje sprievodca riadením peňazí v podnikaní.
Samostatný modelový príklad: obchod má k dispozícii 60 000 грн, predpokladá príjmy 280 000 грн a platby 300 000 грн mesačne. Čistý odtok je 20 000 грн mesačne a orientačná rezerva je 3 mesiace. Ide o iné vstupné údaje než v príklade ziskovosti. Ak veľká platba pripadá na začiatok mesiaca, peniaze môžu chýbať skôr.
Do dostupných peňazí nezapočítavajte očakávané tržby z predaja všetkých zásob, nepotvrdený úver ani prisľúbenú pomoc. Ak je čistý mesačný odtok nulový alebo záporný, podľa tohto vzorca nemožno určiť, dokedy peniaze vystačia: sledujte kalendár platieb a scenár poklesu príjmov. Univerzálna rezerva v mesiacoch pre všetky obchody neexistuje.
Skontrolujte tovar, ktorý sa dlho nepredáva
Nelikvidný tovar je tovar, ktorý zostáva nepredaný príliš dlho a ktorý je ťažké predať za prijateľných podmienok. Takéto zásoby viažu peniaze a zaberajú miesto. Tento vplyv opisuje článok o nepredaných zásobách.
Oceňte zásoby podľa nákupnej ceny a možné príjmy z predaja vyčísľujte osobitne. Cenovka v hodnote 100 000 грн neznamená, že obchod získa 100 000 грн: kupujúci nemusia s cenou súhlasiť a predaj si môže vyžadovať zľavy a ďalšie náklady.
- Nájdite tovar, ktorý sa počas zvoleného obdobia nepredal, a skontrolujte dátum posledného predaja.
- Porovnajte zásobu s tempom predaja a nasledujúcimi dodávkami.
- Skontrolujte stav tovaru, sezónnosť a lehoty použiteľnosti alebo trvanlivosti, ak sú stanovené.
- Zistite, či dodávateľ umožňuje vrátenie alebo výmenu a za akých podmienok.
- Pre každú skupinu určte postup: prestať doobjednávať, zmeniť vystavenie tovaru, ponúknuť súpravu, preveriť inú cenu alebo dohodnúť vrátenie.
Nestanovujte rovnakú lehotu pre všetky kategórie: zimná bunda, každodenný spotrebný materiál a drahý nástroj majú rôzny predajný cyklus. Príjem z vrátenia dodávateľovi neplánujte, kým dodávateľ nepotvrdí sumu a termín.
Skontrolujte, koľko stoja zľavy
Zľava znižuje sumu, ktorú obchod získa z jednej jednotky tovaru, a môže znížiť maržu. Pred akciou vypočítajte zisk po zľave a potrebný objem predaja. Vplyv zliav na maržu rozoberá článok o plánovaní maloobchodných akcií.
Modelový príklad: cena tovaru je 1 000 грн a obstarávacia cena 700 грн. Bez zľavy je hrubý zisk na jednotku 300 грн. Po zľave 10 % je cena 900 грн, zisk 200 грн a marža približne 22,22 %. Na dosiahnutie rovnakej celkovej sumy hrubého zisku treba pri nezmenenej obstarávacej cene a bez ďalších variabilných nákladov predať o 50 % viac kusov.
V modelovom príklade so zľavou 20 % bude cena 800 грн a zisk 100 грн na jednotku. Na dosiahnutie rovnakej celkovej sumy hrubého zisku bude potrebné predať trikrát viac kusov. Ide o výpočet potrebného objemu; nedokazuje, že akcia zabezpečí taký predaj.
Pri vypredávaní starých zásob porovnajte možné príjmy po odpočítaní nákladov na predaj s nákladmi na ďalšie skladovanie a očakávaným poklesom hodnoty tovaru. Pri tovare, ktorý pravidelne nakupujete, skontrolujte, či zisk po akcii postačí na stále náklady. Výsledok akcie oddeľte od bežného predaja.
Rozoberte nájomné a ďalšie náklady
Zostavte zoznam pravidelných nákladov: suma, termín úhrady, zodpovedná osoba a podmienky zmeny. Skontrolujte nájomnú zmluvu, dodatočné platby, účty za energie, reklamné účty, predplatné a služby, ktoré obchod skutočne využíva.
Pri každej možnej zmene zapíšte očakávanú mesačnú úsporu a jednorazové náklady. Napríklad menšie priestory môžu znížiť nájomné, ale vyžadujú presťahovanie, vybavenie a čas na obnovenie predaja. Skrátenie otváracích hodín posudzujte podľa predaja a príspevku na úhradu v týchto hodinách, ako aj podľa nákladov, ktoré sa skutočne znížia.
Zníženie nájomného alebo odklad platby prerokujte s prenajímateľom a dohodnuté podmienky zaznamenajte. Kým ich nepotvrdí, ponechajte v kalendári platné sumy a termíny. Odklad presúva platbu a môže pomôcť pri dočasnom nedostatku peňazí, sám osebe však neznižuje náklady obchodu.
Samostatne posúďte prácu majiteľa. Ak pracuje bez odmeny, určte sumu, ktorú má podnik v budúcnosti zabezpečiť. Tak zistíte, či je výsledok pre majiteľa prijateľný aj po dosiahnutí prevádzkového bodu zvratu.
Skontrolujte opakované nákupy
Vypočítajte podiel zákazníkov, ktorí uskutočnili viac ako jeden nákup počas zvoleného obdobia: počet takých zákazníkov ÷ všetci zákazníci s nákupom za toto obdobie × 100 %. Takto je ukazovateľ definovaný v prehľade ukazovateľov internetového obchodu.
Modelový príklad: počas štvrťroka nakúpilo 200 zákazníkov, z toho 40 nakúpilo viac ako raz. Podiel je 20 %. Tento ukazovateľ sa líši od podielu kupujúcich, ktorí nakupovali ešte pred začiatkom štvrťroka.
Na výpočet treba rozpoznať toho istého zákazníka pri rôznych nákupoch, napríklad podľa nemenného čísla zákazníckej karty. Zlúčte duplicity a vopred určte, ako budete zohľadňovať zrušené a úplne vrátené objednávky. Ak sú niektoré nákupy anonymné, vo vlastnom prehľade uveďte, akú časť predaja údaje pokrývajú. Ak nemáte žiadnych zákazníkov, ukazovateľ sa nevypočítava.
Obdobie zvoľte podľa tovaru: pri každodenných nákupoch a nábytku bude odlišné. Spolu s podielom opakovaných zákazníkov skontrolujte zisk z ich objednávok po zľavách a ďalších variabilných nákladoch.
Ako praktický test môžete zákazníkom pri nákupe v obchode ponúknuť vhodný doplnkový tovar. Zákazníka, ktorý o to požiadal, možno informovať o naskladnení tovaru. Vopred určte náklady testu a spôsob hodnotenia: ďalšie dokončené nákupy a príspevok na úhradu po odpočítaní nákladov. Hromadná zľava pre celú databázu si vyžaduje samostatný výpočet.
Prehľady Torgsoft na kontrolu dodávok a pohybu peňazí
V programe Torgsoft otvorte „Analýza → Analýza ziskovosti príjemky“. Vyberte príjemku alebo dodávku, stredisko evidencie a dátum analýzy; po zmene filtrov kliknite na „Obnoviť“. Prehľad zobrazuje predaj od dátumu vytvorenia príjemky do vybraného okamihu, zostatok tovaru a jeho hodnotu v nákupných cenách, vrátenia tovaru, zľavy, tržby a zisk. Pomôže vám skontrolovať, aká časť dodávky sa už predala a koľko peňazí zostáva viazaných v tovare. Postup práce uvádza návod k prehľadu.
Pri analýze strát skontrolujte prepínač „Zohľadniť odpísaný tovar pri výpočte zisku“. Pri predanom tovare možno v prehľade zobraziť množstvo, cenu, zľavu a zisk z predaja. Porovnajte tieto údaje s vlastným výpočtom akcie. Zisk z tovaru uvedeného v príjemke nie je úplným prevádzkovým výsledkom obchodu: nájomné, zamestnancov a ďalšie náklady treba zohľadniť osobitne.
Na sledovanie pohybu peňazí otvorte „Platba → Zostatok podľa položiek finančnej analýzy“, vyberte obdobie, predajňu a menu. Prehľad zoskupuje finančné operácie podľa položiek a zobrazuje príjmy, výdavky a zostatok. Cez „Operácie...“ môžete skontrolovať obsah konkrétnej položky. Najprv sa uistite, že sú zadané všetky potrebné operácie a správne priradené k položkám. Prehľad používajte na kontrolu minulých platieb a budúce termíny zapíšte do vlastného kalendára platieb. Nastavenia opisuje návod k zostatku podľa položiek finančnej analýzy.
Praktický 14-dňový plán kontroly obchodu
Ide o navrhnutý postup práce. Pomôže rozdeliť úlohy a získať podklady na rozhodnutie. Ak kalendár už ukazuje, že na najbližšiu platbu nebudú peniaze, majiteľ má tento problém riešiť hneď a nečakať na dokončenie všetkých krokov.
| Dni | Kto pracuje | Čo skontrolovať | Čo získať |
|---|---|---|---|
| 1–2 | Majiteľ a pracovník zodpovedný za evidenciu | Porovnať predaje, vrátenia, obstarávaciu cenu, pokladnicu, účty a dlhy za jedno obdobie | Zjednotené vstupné údaje a zoznam nezrovnalostí, ktoré treba opraviť |
| 3–4 | Majiteľ s účtovníkom | Vypočítať hrubý a prevádzkový výsledok, marže za obchod a hlavné kategórie | Sumu straty alebo zisku a príspevok kategórií k výsledku |
| 5–6 | Majiteľ s účtovníkom | Rozdeliť stále a variabilné náklady, určiť bod zvratu a zostaviť kalendár platieb | Potrebné tržby a dátumy možného nedostatku peňazí |
| 7–8 | Vedúci obchodu a pracovník zodpovedný za nákup | Skontrolovať zásoby, staré dodávky, odpísaný tovar a výsledok zliav | Zoznam tovaru s konkrétnymi krokmi a prognózou príjmov |
| 9–10 | Majiteľ | Skontrolovať nájomné, otváracie hodiny, služby a ďalšie pravidelné náklady | Možnosti úspor vrátane jednorazových nákladov a potvrdených podmienok |
| 11–12 | Majiteľ alebo pracovník zodpovedný za predaj | Vypočítať opakované nákupy, preveriť zisk z nich a zvoliť menší test | Ukazovateľ s určeným obdobím, rozpočet testu a spôsob hodnotenia |
| 13–14 | Majiteľ | Porovnať fungovanie bez zmien, fungovanie s konkrétnymi zmenami a ukončenie predaja na tejto predajni | Rozhodnutie, zodpovedné osoby, termín ďalšej kontroly a hranicu dodatočných investícií |
Ako sa rozhodnúť po kontrole
Pri každej možnosti zaznamenajte prognózu tržieb, príspevku na úhradu, stálych nákladov, jednorazových platieb a zostatku peňazí. Vedľa uveďte, z akých údajov predpoklad vychádza. Zníženie nákladov po podpísanej dohode a očakávaný rast predaja po budúcej reklame majú odlišnú mieru potvrdenia.
Ak zvažujete ukončenie predaja na predajni, zostavte kalendár príjmov a platieb až do ukončenia vyrovnania. Zohľadnite možné príjmy z predaja zásob a vybavenia po odpočítaní nákladov na predaj, dlhy, nevybavené objednávky a vrátenie peňazí kupujúcim. Osobitne skontrolujte možné platby zamestnancom, dane, náklady na sťahovanie alebo skladovanie tovaru, nájomné do skončenia zmluvy, podmienky vrátenia depozitu a ukončenie platených služieb. Nepotvrdené vrátenie depozitu nezapočítavajte medzi potvrdené príjmy. Sumy a termíny overte podľa zmlúv a s účtovníkom; podmienky týkajúce sa zamestnancov a sporné záväzky konzultujte s odborníkom na príslušné právo.
Pred testovaním zmien stanovte dátum vyhodnotenia, prípustnú sumu dodatočných investícií a požadovaný výsledok v ukrajinských hrivnách. Napríklad určte, aký príspevok na úhradu má pokryť náklady testu a aký nedostatok peňazí môže majiteľ financovať. Po teste porovnajte plán so skutočnosťou a prepočítajte kalendár platieb.
Rozhodnutie pokračovať v činnosti by malo vychádzať z dosiahnuteľného objemu predaja, potvrdených zmien nákladov a dostatku peňazí na obdobie overovania. Ak výpočet vyžaduje nepotvrdený rast dopytu alebo nové investície nad hranicu stanovenú majiteľom, prehodnoťte formát podnikania alebo rozhodnutie o tejto predajni.
Vráťte sa na predchádzajúci krok