Ako objednať dodávku detského oblečenia: veľkosti, množstvá, rozpočet a príjem

Pred objednaním dodávky detského oblečenia pripravte tabuľku variantov, množstiev a nákladov. Majiteľ schváli rozpočet, nákupca získa potvrdenie dodávateľa a pracovník príjmu porovná dodávku s dohodnutými riadkami pred zaúčtovaním na sklad.

Výsledkom je objednávka s konkrétnymi vlastnosťami tovaru, termínmi a platobnými podmienkami, ako aj záznam o príjme so skutočným množstvom. Nasledujúci príklad je ilustračný: jeho čísla a pomery slúžia na výpočet a neurčujú dopyt po detskom oblečení.

Pripravte údaje pre každý variant

Každej kombinácii modelu, farby a veľkosti vyhraďte samostatný riadok. Priraďte jej vlastný kód SKU, aby ste prepojili plán zásob, objednávku a príjem.

Požiadajte nákupcu, aby zhromaždil tieto údaje:

• Skutočné požiadavky zákazníkov s uvedením požadovaného variantu.
• Predaj porovnateľného tovaru za určené obdobie. Zapíšte začiatok a koniec obdobia a vysvetlite, ktoré tovary porovnávate.
• Fyzickú zásobu a množstvo rezervované pre objednávky zákazníkov ako samostatné hodnoty.
• Očakávané dodávky a kusy nevhodné na predaj oddelene od voľného tovaru.

Na odhad budúcej potreby použite predchádzajúci predaj a aktuálne zásoby. Pri každom riadku zapíšte požadovanú voľnú zásobu po dodávke a vysvetlite voľbu. Ak nemáte históriu predaja, uveďte to v pracovnom pláne a samostatne schváľte skúšobné množstvo.

Ilustračný príklad: jeden model, šesť variantov

Obchod plánuje kúpiť tričká F1 v dvoch farbách: red — červená, blue — modrá. S, M a L sú ilustračné označenia variantov dodávateľa. Neurčujú vek dieťaťa ani univerzálne rozmery výrobku.

Predpokladajme, že všetkých päť kusov na sklade je predajných a neexistujú rezervácie ani iné očakávané dodávky. Majiteľ pre tento príklad zvolil cieľové zásoby uvedené v tabuľke. Od každej cieľovej hodnoty odpočítame aktuálnu voľnú zásobu, aby sme určili objednávané množstvo.

Do nákupu patrí 8 červených a 6 modrých tričiek. Päť existujúcich kusov je už zahrnutých v pláne, preto ich neobjednávame znova.

Doplňte do objednávky vlastnosti a ceny

Ilustračná nákupná cena jedného trička je 150 UAH a jednotkou objednávky je kus. Druhá tabuľka je prepojená s prvou pomocou SKU. Spoločný model oboch tabuliek je F1; množstvo každého riadka je uvedené v stĺpci „Objednať“.

Pred odoslaním konečnej objednávky nahraďte nevyplnené opisy a rozmery údajmi od dodávateľa. Požiadajte ho, aby potvrdil zhodu vašich SKU s jeho kódmi položiek, presné farby, označenia veľkostí, predajnú jednotku, dostupnosť, množstvo a konečnú cenu každého riadka.

V súhrnnej časti objednávky zapíšte dodávateľa, číslo objednávky, dohodnutý dátum dodania, cenu dopravy a platobné podmienky. Ak dodávateľ navrhne inú skladbu alebo cenu, odošlite zmenené riadky majiteľovi na opätovné schválenie.

Schváľte rozpočet a harmonogram práce

V príklade stojí doprava 200 UAH a nie sú žiadne ďalšie poplatky. Peňažné výdavky predstavujú 2100 + 200 = 2300 UAH. Pri vlastnom limite 3000 UAH zostáva nevyužitých 700 UAH rozpočtu. Táto suma nie je zisk.

Zapíšte sumy a termíny platieb podľa dohodnutých podmienok dodávateľa. Ak je potrebná platba vopred, zahrňte ju do harmonogramu. Ak je dohodnutá platba po príjme, uveďte príslušnú lehotu.

Pre tento ilustračný nákup určime tieto termíny:

1. Do 12:00 prvého dňa pripraví nákupca šesť riadkov a vysvetlenie množstiev. Výsledok: vyplnený plán.
2. Do 16:00 prvého dňa majiteľ skontroluje zásoby a schváli limit. Výsledok: schválený rozpočet.
3. Do 12:00 druhého dňa získa nákupca vlastnosti a potvrdenie dodávateľa. Predpokladajme, že sa strany dohodli na dodaní v piaty deň. Výsledok: konečná objednávka.
4. V deň dodania pracovník príjmu pred zaúčtovaním príjmu skontroluje dodávku. Výsledok: záznam o skutočnom príjme.

Prevezmite skutočné množstvo a zaznamenajte rozdiely

Odovzdajte pracovníkovi príjmu schválené tabuľky. Počas príjmu ho požiadajte, aby:

• Spočítal každý variant samostatne a skontroloval model, farbu a veľkosť.
• Prezrel tovar, či nie je poškodený, skontroloval kvalitu a porovnal rozmery jedného kusu so skutočnými údajmi dodávateľa.
• Porovnal množstvá a ceny s dokladmi a objednávkou.
• Zapísal prijaté množstvo a rozdiely pri každom SKU; sporný tovar, ak existuje, odložil osobitne do schválenia riešenia.

Pokračujme v príklade: objednané boli 4 kusy F1-red-M, skutočne prijaté 3. Zvyšných päť riadkov zodpovedá objednávke. Nový príjem teda predstavuje 13 kusov, chýba jeden kus F1-red-M.

Nákupca odošle dodávateľovi záznam o rozdiele. Majiteľ schváli opravu dokladu alebo následnú dodávku. Chýbajúci kus nezaúčtujte na sklad. Pred zaevidovaním skontrolujte, či táto dodávka už nebola zapísaná; opravte evidenciu bez opätovného príjmu toho istého tovaru.

Len ak dodávateľ schválil platbu za skutočne prijatých 13 kusov a doprava stojí samostatne 200 UAH, suma predstavuje 13 × 150 + 200 = 2150 UAH. Ak už bola uskutočnená platba vopred, následné vyrovnanie si dohodnite osobitne.

Zaúčtovanie veľkostí a kontrola príjemky v Torgsoft

Ak chcete v Torgsoft zadať skutočne prijaté veľkosti, najprv nastavte veľkostný rad, povoľte používanie veľkostí pre príslušný druh tovaru a priraďte rad výrobcovi. V okne „Veľkostný rad výrobcu“ môžete zadať množstvo pre všetky veľkosti naraz alebo samostatne vedľa každej veľkosti. Pri nerovnakých množstvách v našom príklade ich zadajte samostatne a výsledok skontrolujte podľa záznamu o príjme. Postup nastavenia je uvedený v návode ako zaúčtovať tovar s veľkosťami.

Po kontrole množstiev a cien poverte používateľa s príslušnými oprávneniami nastavením príznaku „Kontrola dokončená“. Príjemku s týmto príznakom nemožno upravovať. Majiteľ by mal kontrolu dokončiť po overení dokladu a skutočného príjmu: samotný príznak neoveruje fyzickú dodávku a nezabraňuje opätovnému zaúčtovaniu na sklad. Zrušenie kontroly je obmedzené na doklady otvoreného obdobia a závisí od oprávnení používateľa. Podmienky sú opísané v pomocníkovi „Príjem tovaru“.