Zmluva o dodávke: ako overiť podpisujúcu osobu fyzickej osoby – podnikateľa alebo ukrajinskej spoločnosti s ručením obmedzeným (TOV) s výkonným orgánom zloženým z fyzických osôb

Pred podpisom zmluvy o dodávke získajte aktuálny oficiálny výpis z Jednotného štátneho registra (JŠR). Porovnajte dodávateľa a podpisujúcu osobu s údajmi v zmluve, skontrolujte dokumenty potvrdzujúce oprávnenie a potrebné súhlasy. Ak sa nezrovnalosti nevyriešili alebo dokumenty nemožno spoľahlivo overiť, odložte vlastný podpis aj platbu vopred až do dokončenia kontroly.

Tento postup sa vzťahuje na fyzickú osobu – podnikateľa (FOP), ktorá podpisuje osobne alebo prostredníctvom zástupcu na základe plnomocenstva, a na ukrajinskú spoločnosť s ručením obmedzeným (TOV) s riaditeľom ako fyzickou osobou, kolektívnym výkonným orgánom zloženým z fyzických osôb alebo zástupcom na základe plnomocenstva. Výsledkom kontroly je určenie zmluvnej strany, totožnosti podpisujúcej osoby a rozsahu jej oprávnení. Zápis v JŠR nezaručuje, že dodávateľ koná v dobrej viere.

Získajte vlastný aktuálny výpis z JŠR

Požiadajte dodávateľa o registračné údaje a sami si objednajte oficiálny výpis. Zvoľte aktuálny dátum a čas, ku ktorým sa majú údaje poskytnúť: výpis možno vytvoriť aj k minulému dátumu, preto dátum jeho vytvorenia sám osebe neurčuje aktuálnosť obsahu.

O papierový výpis požiadajte štátneho registrátora, centrum poskytovania administratívnych služieb alebo notára. Postup č. 1692/5 umožňuje obrátiť sa na ktorýkoľvek subjekt štátnej registrácie okrem Ministerstva spravodlivosti a jeho územného orgánu alebo na notára. Vezmite si doklad totožnosti. Poskytovateľ oznámi celú výšku poplatku; pred vydaním výpisu ho treba zaplatiť. Miesto uloženia papierového registračného spisu neobmedzuje získanie výpisu.

Postup umožňuje aj elektronické získanie cez portál elektronických služieb po elektronickej identifikácii so strednou alebo vysokou úrovňou dôvery a po zaplatení. Vytvorený dokument si možno stiahnuť. Služba výpisu v Diia poskytuje údaje o samotnom používateľovi, preto ju nepoužívajte ako univerzálny spôsob objednania výpisu o inom dodávateľovi.

• Pri TOV skontrolujte úplný názov a kód Jednotného štátneho registra podnikov a organizácií Ukrajiny (JŠRPOU), vedúceho predstaviteľa, ďalšie osoby oprávnené konať v mene spoločnosti a obmedzenia zastupovania.
• Pri FOP skontrolujte celé meno, registračné údaje, údaje o zástupcoch a ich obmedzeniach. Postup pri vyhľadávaní stanovuje okrem iného celé meno a registračné číslo evidenčnej karty daňovníka (RNOKPP).
• Pozrite si informácie o zániku alebo prebiehajúcom procese zániku. Ak je takýto zápis uvedený, zastavte podpisovanie a osobitne zistite, kto je oprávnenou podpisujúcou osobou.
• Skontrolujte dátum, ku ktorému sa údaje vzťahujú, a číslo, dátum a čas vytvorenia výpisu. Porovnajte vlastný výpis s dokumentom dodávateľa.

RNOKPP a údaje z pasu nie sú verejne dostupnými údajmi JŠR. Maskované číslo vo výpise nemožno porovnať so zmluvou. Záznam „údaje nie sú k dispozícii“ znamená, že sa pre zadané parametre nenašiel výsledok: najprv skontrolujte správnosť identifikátorov.

Papierové a elektronické výpisy majú rovnakú právnu silu. Papierový výpis sa vydáva bez osobitného formulára, podpisu poskytovateľa a pečiatky. Pôvod dokumentu overte tak, že ho získate oficiálnou cestou sami a porovnáte údaje.

Ak elektronický prístup nie je dostupný, vyžiadajte si čerstvý oficiálny výpis a dokumenty dodávateľa a použite papierový spôsob získania. Obe súpravy si odložte na porovnanie.

Zistite, kto podpisuje zmluvu

Nižšie uvedená súprava dokumentov je odporúčaním na kontrolu pred uzavretím zmluvy. Vyžiadajte si dokumenty potrebné pre konkrétny spôsob podpisovania.

Skontrolujte stanovy a ustanovenie vedúceho predstaviteľa TOV do funkcie

TOV koná prostredníctvom svojich orgánov v súlade so zákonom a zakladateľskými dokumentmi. Riaditeľ alebo predseda kolektívneho výkonného orgánu môže konať bez plnomocenstva. Stanovy to môžu umožniť jednotlivým členom kolektívneho orgánu alebo môžu vyžadovať, aby konali výlučne spoločne.

Prečítajte si ustanovenia o pôsobnosti, podpisovaní zmlúv a obmedzeniach. Porovnajte rozhodnutie o zvolení so zápisom v JŠR. Voľba patrí do pôsobnosti valného zhromaždenia, stanovy však môžu túto otázku zveriť dozornej rade. V TOV s jediným spoločníkom tento spoločník vyhotoví príslušné rozhodnutie písomne. Ak podpisuje osoba dočasne vykonávajúca povinnosti vedúceho predstaviteľa, vyžiadajte si dokument, ktorý preukazuje základ jej oprávnení.

Na prijatie rozhodnutia o otázke, ktorá patrí do pôsobnosti výkonného orgánu, ale presahuje bežnú každodennú činnosť spoločnosti, musí predseda kolektívneho výkonného orgánu zvolať zasadnutie tohto orgánu. Stanovy môžu stanoviť príslušné obmedzenia podľa sumy, typu alebo predmetu zmluvy. Rozhodnutie sa prijíma väčšinou hlasov všetkých členov, ak stanovy nevyžadujú viac; člen orgánu nemôže preniesť svoj hlas na inú osobu. Ak je medzi členmi nevýkonný riaditeľ, zohľadnite obmedzenia jeho zasahovania do bežnej činnosti: zasahovať môže prostredníctvom účasti na rozhodnutiach rady riaditeľov alebo jej výboru.

Pri TOV s modelovými stanovami zistite presnú zvolenú verziu podľa číselného kódu v JŠR. Modelové stanovy obsahujú viacero variantov. Zmena zvolenej verzie sa uplatňuje odo dňa štátnej registrácie príslušných zmien. K výpisu k aktuálnemu dátumu sa prikladá naskenovaná kópia zakladateľského dokumentu, ak sa nachádza v elektronickom registračnom spise.

Skontrolujte plnomocenstvo a substitúciu

Plnomocenstvo je písomný dokument na zastupovanie pred tretími osobami. Skontrolujte splnomocniteľa, zástupcu a právo podpísať práve túto zmluvu o dodávke. Právo viesť rokovania samo osebe nezakladá právo uzavrieť zmluvu. Plnomocenstvo TOV musí vydať orgán alebo osoba oprávnená zakladateľskými dokumentmi.

• Skontrolujte dátum vyhotovenia: bez neho je plnomocenstvo absolútne neplatné.
• Skontrolujte dobu platnosti. Ak nie je určená, plnomocenstvo platí až do zániku jeho účinnosti.
• Porovnajte povolené zmluvy, sumy a ďalšie obmedzenia s konečným znením zmluvy.
• Skontrolujte formu: musí zodpovedať forme, ktorú zákon vyžaduje pre právny úkon.
• Vyžiadajte si od splnomocniteľa aktuálne potvrdenie, že plnomocenstvo nebolo odvolané, a prezrite si doručené oznámenia o jeho zániku.

Splnomocniteľ môže plnomocenstvo kedykoľvek odvolať, okrem neodvolateľného plnomocenstva, a musí o tom bezodkladne upovedomiť zástupcu a jemu známe tretie osoby, na zastupovanie pred ktorými bolo plnomocenstvo udelené. Práva a povinnosti vyplývajúce z právneho úkonu vykonaného predtým, ako sa zástupca dozvedel alebo mohol dozvedieť o odvolaní plnomocenstva, zostávajú platné pre splnomocniteľa a jeho právnych nástupcov. Toto pravidlo sa neuplatní, ak tretia osoba vedela alebo mohla vedieť, že plnomocenstvo zaniklo.

Zastupovanie sa končí aj uplynutím doby platnosti, odmietnutím zastupovania zo strany zástupcu, zánikom príslušnej právnickej osoby, smrťou splnomocniteľa alebo zástupcu, prípadne zákonom určenými zmenami ich spôsobilosti na právne úkony. Po smrti splnomocniteľa sa oprávnenia zachovávajú pre naliehavé záležitosti alebo úkony, ktorých nevykonanie môže spôsobiť škodu. Ak sa dodávateľ odvoláva na túto výnimku, zastavte podpisovanie a osobitne zistite, či sa uplatní.

Pri substitúcii si vyžiadajte pôvodné plnomocenstvo a dokument o prenose oprávnení. Skontrolujte základ prenosu: zmluvu, zákon alebo nevyhnutnosť chrániť záujmy splnomocniteľa. Overte tiež, či zástupca oznámil splnomocniteľovi prenos oprávnení a poskytol potrebné údaje o náhradnom zástupcovi. Ak túto povinnosť nesplní, zodpovedá za konanie náhradného zástupcu ako za vlastné. Plnomocenstvo udelené v rámci substitúcie na podpis zmluvy o dodávke musí byť notársky osvedčené; výnimka podľa odseku 4 článku 245 Občianskeho zákonníka sa týka prijímania platieb a poštových zásielok. V prípadoch uvedených v odseku 3 toho istého článku sa osvedčenie určenými úradnými osobami považuje za rovnocenné notárskemu osvedčeniu; overte oprávnenie úradnej osoby a splnenie príslušných podmienok. Doba substitúcie nesmie presiahnuť dobu platnosti pôvodného plnomocenstva. Zánikom pôvodného zastupovania stráca účinnosť aj substitúcia.

Ak zástupca súčasne zastupuje obe strany alebo koná vo vlastnom záujme, overte, či je také zastupovanie prípustné. Všeobecný zákaz podľa článku 238 Občianskeho zákonníka má výnimky vrátane obchodného zastupovania; súčasné obchodné zastupovanie viacerých strán je prípustné s ich súhlasom alebo v prípadoch ustanovených zákonom.

Zistite, či je potrebný súhlas príslušného orgánu spoločnosti

Významný právny úkon je zmluva, pri ktorej zákon alebo stanovy stanovujú osobitný schvaľovací postup podľa hodnoty alebo iných kritérií. Vyžiadajte si poslednú schválenú účtovnú závierku a porovnajte hodnotu predmetu zmluvy s čistými aktívami TOV.

Ak hodnota predmetu zmluvy presahuje 50 % čistých aktív TOV určených podľa poslednej schválenej účtovnej závierky, súhlas udeľuje výlučne valné zhromaždenie, ak stanovy neurčujú inak. O ostatných významných právnych úkonoch tiež rozhoduje valné zhromaždenie, ak stanovy neurčujú inak. Skontrolujte všetky uplatniteľné kritériá stanov. Ak spoločnosť mohla namiesto viacerých zmlúv uzavrieť jeden významný právny úkon, každá z nich sa považuje za významný právny úkon.

Variant 40.1 v modelových stanovách umožňuje právny úkon presahujúci 50 % čistých aktív bez samostatného súhlasu valného zhromaždenia iba vtedy, ak nespĺňa iné kritérium významného právneho úkonu stanovené v stanovách. Variant 40.2 vyžaduje samostatné rozhodnutie. Pri kontrole rozhodnutia o udelení súhlasu overte zvolený variant bodu 33.10: väčšinu, dve tretiny alebo tri štvrtiny hlasov všetkých spoločníkov oprávnených hlasovať o danej otázke alebo ich jednomyseľné rozhodnutie. Podľa bodu 24 modelových stanov je počet hlasov každého spoločníka úmerný jeho podielu na základnom imaní.

Samostatne skontrolujte, či spoločnosť uzatvára zmluvu s osobou vykonávajúcou funkciu v spoločnosti alebo s jej spriaznenou osobou; so spoločníkom, ktorý sám alebo spolu so spriaznenými osobami vlastní podiel vo výške 20 % základného imania, alebo s jeho spriaznenou osobou; s právnickou osobou, v ktorej sú uvedené osoby členmi orgánu; s osobou, na ktorú boli v zákonom stanovených prípadoch prenesené funkcie výkonného orgánu spoločnosti; alebo s inou osobou určenou stanovami. Porovnajte tieto okolnosti s kritériami transakcií so zainteresovanými osobami podľa platných stanov. Ak sa spoločníci nedohodli na ustanovení takého postupu v stanovách, pravidlá článku 45 sa neuplatňujú. V modelových stanovách variant 42.1 neurčuje schvaľovací postup, zatiaľ čo variant 42.2 vyžaduje oznámenie o zainteresovanosti a súhlas valného zhromaždenia pred uzavretím zmluvy.

Porušenie postupu udeľovania súhlasu upravuje článok 46: práva a povinnosti TOV vznikajú po následnom schválení predpísaným spôsobom, s účinkami od okamihu právneho úkonu. Pri významných právnych úkonoch sa uplatňuje aj článok 92 Občianskeho zákonníka: obmedzenia zastupovania sú účinné voči tretej osobe, ak TOV preukáže, že o nich vedela alebo vzhľadom na všetky okolnosti nemohla nevedieť. Potrebný súhlas získajte pred podpisom a nespoliehajte sa na budúce schválenie.

Totožnosť a elektronický podpis overte osobitne od oprávnení

Pri papierovej zmluve porovnajte totožnosť podpisujúcej osoby s dokladom totožnosti a dokumentmi o oprávneniach. Zber osobných údajov obmedzte na účel kontroly: ich rozsah musí byť primeraný a nesmie byť nadmerný.

Pri elektronickej zmluve overte podpis cez službu Ústredného osvedčovacieho orgánu alebo kvalifikovaného poskytovateľa. Prezrite si výsledok a údaje podpisujúcej osoby. Pri kvalifikovanom elektronickom podpise (KEP) sa kontroluje okrem iného platnosť kvalifikovaného certifikátu v okamihu vytvorenia podpisu a integrita podpísaných údajov. Podpísaný súbor a výsledok kontroly si uchovajte.

KEP má právnu silu vlastnoručného podpisu. Porovnajte identifikovanú fyzickú osobu s údajmi v JŠR, stanovách, rozhodnutí o vymenovaní alebo plnomocenstve: úspešné overenie podpisu nenahrádza kontrolu oprávnení. Pri inom elektronickom podpise overte zákonný základ alebo písomne dohodnutý postup jeho použitia; elektronický podpis nemožno odmietnuť ako dôkaz v súdnom konaní len preto, že nespĺňa požiadavky na KEP.

Ilustračný príklad: suma zmluvy presahuje rozsah plnomocenstva

Predpokladajme, že zástupca FOP má platné plnomocenstvo na podpisovanie zmlúv o dodávke do 100 000 UAH za každú zmluvu. Konečná suma zmluvy je 120 000 UAH a platba vopred je 30 000 UAH. Zmluva presahuje limit oprávnenia o 20 000 UAH; výška platby vopred to nemení.

Podpis odložte. Vyžiadajte si plnomocenstvo s dostatočným rozsahom oprávnení alebo navrhnite, aby FOP podpísala zmluvu osobne. Podľa článku 241 Občianskeho zákonníka si právny úkon vykonaný s prekročením oprávnení vyžaduje následné schválenie splnomocniteľom. Všetky sumy sú ilustračné; 100 000 UAH je limit konkrétneho plnomocenstva v tomto príklade.

Zaznamenajte výsledok pred podpisom

Uchovajte si vlastný výpis, dokumenty dodávateľa, podklad oprávnení podpisujúcej osoby, potrebné rozhodnutia a konečné znenie zmluvy. Zaznamenajte zistené nezrovnalosti a dokumenty, ktorými sa odstránili. Pred podpisom ešte raz porovnajte totožnosť, sumu, rozsah oprávnení a súhlasy s konečnou zmluvou.

Oficiálne zdroje

• Zákon č. 755-IV „O štátnej registrácii právnických osôb, fyzických osôb – podnikateľov a verejných združení“: článok 9, odseky 2 a 4; články 10–11.
• Postup poskytovania údajov z JŠR, schválený príkazom Ministerstva spravodlivosti č. 1692/5: oddiel I, body 2–4 a 7; oddiel II, body 1–5; oddiel III, body 1–3; oddiel VI, body 2, 4–5.
• Občiansky zákonník Ukrajiny č. 435-IV: článok 92, odseky 1 a 3; článok 207, odseky 2–3; články 237–238, 240–241, 243–249.
• Zákon č. 2275-VIII „O spoločnostiach s ručením obmedzeným a spoločnostiach s dodatočným ručením“: článok 11, odseky 1, 5, 7–8 a 11; článok 30, odsek 2, bod 7; články 37–38; článok 39, odseky 7–11 a 13; článok 39-1, odsek 5; články 44–46.
• Uznesenie Kabinetu ministrov Ukrajiny č. 367 „Niektoré otázky deregulácie hospodárskej činnosti“ a modelové stanovy TOV: bod 2 uznesenia; bod 24; podbody 33.10, 40.1–40.2 a 42.1–42.2 modelových stanov.
• Zákon č. 2155-VIII „O elektronickej identifikácii a elektronických dôveryhodných službách“: článok 18, odseky 2, 5–6.
• Diia: výpis z JŠR — údaje o používateľovi a maskovanie RNOKPP.
• Ústredný osvedčovací orgán: otázky a odpovede — výsledok overenia elektronického podpisu a údaje podpisujúcej osoby.
• Splnomocnenec Najvyššej rady Ukrajiny pre ľudské práva: ochrana osobných údajov — primeranosť údajov účelu spracúvania a ich nenadmerný rozsah.