Plnenie objednávok organizujte v tomto poradí: kontrola zásob, prijatie objednávky, kompletizácia, balenie a odovzdanie. Pri každej objednávke zaznamenajte presný obsah, množstvo, dohodnutý čas pripravenosti a odovzdania aj zodpovedného pracovníka.
Veďte samostatnú evidenciu tovaru, ktorý je už pridelený k objednávkam. Pred prijatím ďalšej objednávky skontrolujte voľné množstvo a pred odovzdaním porovnajte obsah balíka s dohodnutým zoznamom. Nižšie je postup, ktorý môžete zaviesť v predajni.
Zaznamenajte zloženie súpravy a údaje o konkrétnej objednávke
Pre každú súpravu vypracujte špecifikáciu — zoznam komponentov s množstvom každého z nich. Zapíšte názvy alebo kódy tovaru, aby pracovník vedel jednoznačne určiť potrebný tovar. Ak záleží na farbe, veľkosti alebo modeli, uveďte ich v zozname.
Zhromaždite tieto údaje v zázname o konkrétnej objednávke. Ide o pracovnú šablónu predajne, ktorú môžete viesť vo vlastnej tabuľke alebo na papieri.
| Čo zaznamenať | Čo skontrolovať |
|---|---|
| Číslo objednávky a kontakt na kupujúceho | Ku ktorej objednávke patrí balík a s kým treba dohodnúť zmeny |
| Zloženie súpravy a počet súprav | Názvy, varianty a potrebné množstvo každého komponentu |
| Dohodnutý čas pripravenosti | Kedy treba dokončiť kompletizáciu a kontrolu |
| Čas a spôsob odovzdania | Kedy a kde kupujúci dostane objednávku |
| Zodpovedný pracovník | Kto objednávku kompletizuje a kontroluje pred odovzdaním |
| Odovzdané a neodovzdané množstvo | Čo už bolo odovzdané a čo ešte treba vybaviť |
Pred začatím kompletizácie dohodnite zloženie s kupujúcim. Ak zmení množstvo alebo komponent, upravte ten istý záznam a prepočítajte potrebné množstvo tovaru. Nenechávajte pracovníkovi dva rozdielne zoznamy k jednej objednávke.
Vypočítajte voľné zásoby bez opakovanej rezervácie
Najskôr skontrolujte skutočnú dostupnosť komponentov. Pri výpočte zásob dostupných pre nové objednávky vylúčte množstvo, ktoré je už pridelené k prijatým objednávkam, aj tovar, ktorý nie je dostupný na predaj.
Ak chcete zistiť počet kompletných súprav, vydeľte dostupné množstvo každého komponentu množstvom tohto komponentu v jednej súprave. Vyberte najnižší výsledok a zaokrúhlite ho nadol na celé číslo.
Ilustračný príklad: zápisníky a perá
Predpokladajme, že predajňa má 18 zápisníkov a 9 pier vhodných na predaj. Na tento tovar neexistujú žiadne ďalšie záväzky. Jedna súprava obsahuje 2 zápisníky a 1 pero. Teda 18 ÷ 2 = 9 a 9 ÷ 1 = 9: z týchto zásob možno zostaviť 9 kompletných súprav.
Kupujúci si už objednali 6 súprav na odovzdanie. Treba pre ne odložiť 12 zápisníkov a 6 pier. Voľných zostane 6 zápisníkov a 3 perá — ďalšie 3 súpravy.
Dodatočná objednávka na 1 súpravu zvýši celkový objednaný počet na 7. Do rezervy pridajte len 2 zápisníky a 1 pero. Predchádzajúcich 6 súprav nerezervujte znova. Potom zostanú voľné 4 zápisníky a 2 perá — 2 súpravy. Pre 7 objednaných súprav odložte spolu 14 zápisníkov a 7 pier.
Kompletizujte a balte podľa jedného zoznamu
Odovzdajte zodpovednému pracovníkovi aktuálny záznam objednávky. Navrhovaný postup kompletizácie:
- Vybrať tovar v množstve potrebnom pre celú objednávku.
- Porovnať názvy, kódy tovaru a varianty komponentov so záznamom.
- Zostaviť súpravy a skontrolovať počet komponentov v každej.
- Spočítať hotové súpravy a porovnať výsledok s objednaným množstvom.
- Pred zatvorením balíka skontrolovať úplnosť podľa baliaceho zoznamu.
Baliaci zoznam je zoznam tovaru v balíku. Použite ho na kontrolu, či sú zahrnuté všetky položky. Na balík uveďte číslo objednávky, aby ste pri odovzdávaní našli príslušný záznam.
Pri odosielaní vyplňte prázdne priestory v škatuli výplňovým materiálom: obsah sa nesmie vo vnútri posúvať ani vypadnúť. Ak niektorý komponent chýba, zaznamenajte nedostatok a ešte pred dokončením objednávky dohodnite s kupujúcim zmenu zloženia alebo termínu.
Pred odovzdaním skontrolujte objednávku
Oznámte kupujúcemu, že objednávka je pripravená, až po dokončení kompletizácie a kontroly. V správe uveďte zloženie a množstvo objednávky, dohodnutý dátum a čas prevzatia a adresu odovzdania.
Pred odovzdaním porovnajte číslo balíka so záznamom objednávky a skontrolujte počet balíkov. Zaznamenajte skutočne odovzdané množstvo. Ak si kupujúci prevezme iba časť, osobitne zapíšte zvyšok a dohodnite ďalšie odovzdanie.
Na konci pracovného dňa skontrolujte neodovzdané objednávky. Pri každej určte ďalší krok: dokončiť kompletizáciu, dohodnúť zmenu alebo kontaktovať kupujúceho ohľadom prevzatia. Po zrušení najskôr skontrolujte zloženie a množstvo tovaru, ktorý možno vrátiť do voľných zásob, a vykonajte príslušnú zmenu v evidencii.
Rezervácia a pripravenosť objednávok v Torgsoft
Pri rezervácii tovaru v Torgsoft sa v poli «Дата закінчення» (Dátum ukončenia) nastavuje dátum, kedy si má klient objednávku prevziať. Tento dátum používajte na kontrolu dohodnutého prevzatia. Po uplynutí zadaného obdobia sa tovar z dočasného skladu automaticky nepresúva do hlavného skladu. Objednávky po termíne kontrolujte samostatne.
Vo formulári «Видача замовлень» (Výdaj objednávok) v Torgsoft môžete, ak klient nie je pripravený prevziať celú objednávku, vydať časť tovaru a zvyšok ponechať v predtým vybranom sklade. Po čiastočnom odovzdaní porovnajte skutočne odovzdané množstvo so záznamom objednávky a zaznamenajte, čo má kupujúci dostať nabudúce.
V režime «Замовлення клієнта на виріб» (Objednávka klienta na výrobok) sa dátum pripravenosti vypĺňa, keď je objednávka skutočne pripravená na odovzdanie klientovi. Nepoužívajte ho ako sľúbený termín kompletizácie. Rezerváciu tovaru a tento režim rozlišujte vo svojom pracovnom postupe; do záznamu objednávky uvádzajte dohodnutý čas a zodpovedného pracovníka.
Vráťte sa na predchádzajúci krok