Na tematický sviatok si pripravte pracovný plán: aký tovar ponúknuť, koľko balíčkov zostaviť, čo doobjednať a kto vykoná jednotlivé kroky. Veľkosť prvej dávky určte až po kontrole zásob, rozpočtu, dodávok a času potrebného na balenie.
Rovnaký postup môžete použiť pri príprave na Deň učiteľov. Vyberte obdobie predaja a dátum vyhodnotenia. Nižšie je postup a ilustračný príklad pre obchod s kancelárskymi potrebami a knihami.
Zhromaždite údaje na výber sortimentu
Porovnajte predaj konkrétnych položiek za zodpovedajúce obdobia predchádzajúcich rokov. Označte nezvyčajné nárasty a poklesy. Zaznamenajte aj vrátený tovar a dni, keď položka nebola na sklade: tieto údaje si prezrite pred rozhodnutím o novej objednávke.
Pre každú položku, ktorú zvažujete do tematického sortimentu, pripravte:
- počet predaných a vrátených kusov za zvolené obdobie;
- skutočne spočítanú použiteľnú zásobu;
- počet kusov, ktoré ste už prisľúbili zákazníkom;
- náklady na tovar a potrebné balenie;
- množstvo a dátum dodania potvrdené dodávateľom.
Majiteľ môže počítaním poveriť pracovníka zodpovedného za zásoby. Požiadajte ho, aby samostatne zapísal poškodený tovar a kusy už určené pre iné objednávky. Pri plánovaní balíčkov používajte len dostupné súčasti.
Ak nemáte históriu predaja, vyberte malú skúšobnú dávku v rámci schváleného rozpočtu. Jej množstvo zapíšte ako vlastné plánovacie rozhodnutie. Maximálny možný počet balíčkov nezaraďujte do nákupného plánu bez samostatného posúdenia.
Opíšte obsah každého balíčka
Vytvorte pracovnú kartu balíčka: názov, konkrétne položky, množstvo každej súčasti, balenie a predajnú cenu. Zostavte jednu vzorku a porovnajte ju s kartou. Ak zmeníte položku vo vnútri, pred zostavením ďalšej dávky znova skontrolujte obsah aj výpočet nákladov.
Všetky údaje v tabuľke sú ilustračné. Zásoby už boli spočítané, sú použiteľné a dostupné pre balíčky. Súčasti sa medzi riadkami neprekrývajú.
| Balíček | Obsah jedného balíčka | Dostupné súčasti | Maximum podľa súčastí |
|---|---|---|---|
| A | 2 zápisníky a 1 pero | 20 zápisníkov, 7 pier | 7 balíčkov |
| B | 2 ceruzky a 1 guma | 12 ceruziek, 6 gúm | 6 balíčkov |
| C | 1 album a 1 balenie farebných ceruziek | 4 albumy, 3 balenia ceruziek | 3 balíčky |
| D | 1 kniha a 1 záložka | 5 kníh, 4 záložky | 4 balíčky |
| E | 1 plánovač a 1 balenie nálepiek | 6 plánovačov, 3 balenia nálepiek | 3 balíčky |
Každý balíček potrebuje aj samostatné balenie. Pred schválením dávky spočítajte aj jeho množstvo. Ak sa tá istá položka nachádza vo viacerých balíčkoch, rozdeľte dostupné kusy medzi ne v pracovnej tabuľke.
Vypočítajte náklady a nové platby schvaľujte osobitne
Pokračujme v ilustračnom príklade s balíčkom A. Z 20 zápisníkov možno vytvoriť 10 dvojíc, no pier je dosť len na 7 balíčkov. Ak zostavíte všetkých sedem a nedôjde k inému pohybu tovaru, zostane 6 zápisníkov a žiadne pero. To je limit zostavenia podľa dostupného tovaru, nie prognóza predaja.
Predpokladajme, že jeden zápisník stojí 40 UAH, pero 20 UAH a balenie 10 UAH. Náklady na uvedený obsah jedného balíčka sú: 40 + 40 + 20 + 10 = 110 UAH. Pri ilustračnej predajnej cene 160 UAH je rozdiel 50 UAH pred ostatnými výdavkami. Nemali by ste ho označovať za čistý zisk.
Majiteľ osobitne schvaľuje peňažné limity na doobjednanie, dodávku, balenie a reklamu. Náklady na tovar, ktorý už máte na sklade, zahrňte do výpočtu balíčka. Do plánu nových platieb zapíšte len sumy, ktoré treba ešte uhradiť.
Pred objednaním pracovník nákupu skontroluje potrebné množstvo, sumu platby a zostávajúci limit rozpočtu. Ak plánujete bezpečnostnú zásobu — dodatočné kusy pre prípad oneskorenej dodávky — zohľadnite dennú spotrebu tovaru a čas dodania. Bez výpočtu neurčujte rovnakú rezervu pre všetky položky.
Určte zodpovedné osoby a zostavte harmonogram
Pri každom kroku zapíšte vykonávateľa, termín a stav. V malej predajni môže jedna osoba zastávať viacero úloh.
- Majiteľ schvaľuje sortiment, rozpočet, prvú dávku, obdobie predaja a dátum vyhodnotenia.
- Pracovník nákupu dohodne s dodávateľom množstvo, dátum dodania a podmienky objednávky.
- Pracovník zodpovedný za zásoby spočíta dostupné súčasti a zaznamená ich rozdelenie medzi balíčky.
- Pracovník balenia zostaví vzorku, skontroluje jej obsah a zmeria čas práce.
- Pokladník skontroluje názov a cenu a vyskúša zaúčtovanie predaja.
Od plánovaného začiatku predaja odpočítajte potvrdený čas dodania a čas potrebný na príjem, kontrolu a balenie. Tak určíte najneskorší dátum objednávky. Pred zaplatením overte, či dodávateľ stíha tento harmonogram.
Podľa času potrebného na zostavenie vzorky odhadnite, koľko balíčkov pracovník pripraví počas vyhradených hodín. Ak sa plánovaný objem do tohto času nezmestí, zmenšite prvú dávku alebo vyhraďte viac času a prehodnoťte rozpočet práce.
Tovarová správa a obsah súpravy v Torgsoft
Na prácu s predajom za vybrané obdobie je v Torgsoft k dispozícii tovarová správa za obdobie. Na jej zobrazenie sa nastavuje obdobie výkazníctva a čas predaja. Majiteľ si môže vybrať vhodné obdobia na porovnanie a vysvetlenia nezvyčajných zmien zapísať do pracovného plánu.
Po schválení obsahu balíčka sa pri opise súpravy v Torgsoft zadáva množstvo súčasti, ktoré patrí do jednej súpravy. Pri balíčku A z ilustračného príkladu ide o dva kusy vybraného zápisníka a jeden kus vybraného pera.
Porovnajte opis súpravy s pracovnou kartou a zostavenou vzorkou. Hotové balíčky spočítajte osobitne. Množstvo súčastí v opise jednej súpravy samo osebe neukazuje, koľko balíčkov už bolo fyzicky zabalených ani koľko ich pracovník stihne pripraviť pred začiatkom predaja.
Skontrolujte pripravenosť a vyhodnoťte výsledky
Pred umiestnením ponuky do výkladu alebo na web skontrolujte obsah, cenu a počet hotových balíčkov. Súčasti plánované pre ďalšiu dávku zapíšte osobitne. Overte, ktoré objednávky už predajňa dokáže vybaviť a kedy budú pripravené ostatné.
Počas zvoleného obdobia evidujte predané balíčky, vrátený tovar a novozostavené kusy. V deň vyhodnotenia porovnajte plán so skutočnosťou:
- koľko balíčkov sa predalo a vrátilo;
- koľko hotových balíčkov zostalo;
- koľko súčastí ešte nie je zabalených;
- aké boli skutočné náklady na balenie a dodávku;
- koľko pracovného času sa spotrebovalo.
Na základe týchto údajov rozhodnite o ďalšej dávke. Zapíšte, ktoré balíčky ponecháte v sortimente, ktorých obsah treba prehodnotiť a ktoré tovary zatiaľ nedoobjednávať. Plán a výsledky si odložte na ďalšie tematické podujatie.
Vráťte sa na predchádzajúci krok