Pripravte objednávku na odovzdanie prepravcovi podľa postupného plánu: skontrolujte tovar a údaje zákazníka, dohodnite odoslanie, zabaľte zásielku, zmerajte ju a vyhotovte prepravný list. Určte zodpovednú osobu pre každú etapu a po odovzdaní zásielky pošlite zákazníkovi informácie na jej sledovanie.
Kontrola objednávky, tlač prepravných štítkov, balenie a odovzdanie prepravcovi patria do času vybavenia objednávky. Čas prepravy nezahŕňa spracovanie objednávky. Preto sa so zákazníkom osobitne dohodnite, kedy predajňa odovzdá zásielku prepravcovi.
Porovnajte objednávku so skutočným tovarom
Požiadajte zamestnanca, aby vybral tovar podľa obsahu objednávky. Skontrolujte názov, množstvo a objednaný variant každej položky, napríklad veľkosť alebo farbu, ak existujú. Porovnajte záznam s tovarom, ktorý vložíte do zásielky.
Pred balením tovar prezrite a skontrolujte, či je kompletný. Ak zistíte nezrovnalosť, zastavte prípravu tejto objednávky a dohodnite sa so zákazníkom na ďalšom postupe. V balení pokračujte po spresnení obsahu.
Vybranú objednávku uchovávajte spolu s jej číslom alebo zoznamom položiek. Ak pripravujete viacero zásielok naraz, vyhraďte každej samostatné miesto. Pred uzavretím balenia ešte raz porovnajte obsah so zoznamom.
Dohodnite údaje o prevzatí a čas odoslania
Potvrďte spôsob prevzatia, ktorý si zákazník už vybral. Podľa tohto spôsobu skontrolujte meno príjemcu, kontaktné číslo a miesto prevzatia. Pred vyhotovením prepravného listu sa dohodnite, kto bude uvedený ako platiteľ doručenia.
Určte, kedy môže zamestnanec predajne odovzdať pripravenú zásielku prepravcovi, a oznámte tento čas zákazníkovi. Ak sa plán zmení, pošlite aktualizované informácie. V správe jasne uveďte, že ide o odoslanie z predajne.
Pripravte miesto na balenie a zmerajte zásielku
Vyhraďte pracovnú plochu na skontrolovanú objednávku. Vopred pripravte baliaci materiál, pomôcky na uzatvorenie balenia, váhu a nástroj na meranie rozmerov. Samostatne skontrolujte, či sú pripravené tlačiareň a materiály na tlač prepravného listu.
Bežnú zásielku zabaľte podľa podmienok už vybranej služby. Pred začatím práce overte, či sú tieto podmienky vhodné pre tovar a materiály, ktoré plánujete použiť. Bez tejto kontroly nepoužívajte jeden pokyn na balenie pre celý sortiment.
Po dokončení balenia odvážte pripravenú zásielku a zmerajte jej rozmery. Zapíšte výsledky na vyhotovenie prepravného listu. Ak sa zásielka skladá z viacerých samostatných balíkov, zaznamenajte údaje o každom z nich.
Vyhotovte prepravný list a pred tlačou ho skontrolujte
Porovnajte údaje na prepravnom liste s dohodnutými údajmi zákazníka a pripravenou zásielkou. Skontrolujte príjemcu, kontaktné číslo, miesto prevzatia, počet balíkov, ich charakteristiky a uvedeného platiteľa doručenia.
Vytlačte prepravný list a porovnajte ho s konkrétnou objednávkou. Určte zamestnanca, ktorý odovzdá zásielku prepravcovi a oznámi dokončenie tejto etapy. Po odovzdaní pošlite zákazníkovi číslo prepravného listu a informácie na sledovanie.
Ilustračný príklad rozdelenia práce
Predpokladajme, že objednávka obsahuje tri produkty, ktoré predajňa pripravuje v jednom balíku. Pracujú dvaja zamestnanci a majiteľ.
| Zodpovedná osoba | Činnosti | Výsledok pre ďalšiu etapu |
|---|---|---|
| Prvý zamestnanec | Vyberie tri produkty a porovná ich s objednávkou | Skontrolovaný obsah objednávky |
| Majiteľ | Dohodne údaje o prevzatí, platiteľa a čas odoslania | Spresnené údaje na prepravný list |
| Druhý zamestnanec | Zabalí, odváži a zmeria zásielku | Pripravený balík a jeho charakteristiky |
| Majiteľ | Vyhotoví, skontroluje a vytlačí prepravný list | Prepravný list porovnaný so zásielkou |
| Prvý zamestnanec | Odovzdá zásielku prepravcovi a informuje majiteľa | Majiteľ pošle zákazníkovi informácie na sledovanie |
Prispôsobte rozdelenie práce svojmu tímu. Ak všetky etapy vykonáva jedna osoba, zachovajte rovnaké poradie kontrol. Pri odovzdávaní práce medzi zamestnancami uveďte číslo objednávky, vykonanú činnosť a to, čo treba urobiť ďalej.
Ďalšia funkcia Torgsoft „Синхронізація з Новою поштою” (Synchronizácia s Nova Poshta)
Na vytváranie zásielok Nova Poshta je v Torgsoft k dispozícii ďalšia funkcia „Синхронізація з Новою поштою” (Synchronizácia s Nova Poshta). Umožňuje vytvárať prepravné listy, tlačiť ich a sledovať ich stav. Použite ju po kontrole objednávky a príprave údajov o zásielke.
Pri vytváraní prepravného listu treba vybrať platiteľa doručenia: odosielateľa alebo príjemcu. Samostatné pole „Платник зворотної доставки” (Platiteľ spätného doručenia) tiež ponúka príjemcu alebo odosielateľa. Ak je miest viac, treba samostatne uviesť charakteristiky každého miesta — každého balíka v zásielke.
Pred tlačou porovnajte zadané údaje s pripravenými balíkmi a dohodami so zákazníkom. Sledujte stav prepravných listov, aby ste mali prehľad o vytvorených zásielkach. Výber platiteľa v prepravnom liste nepoužívajte na výpočet ceny služieb a vytvorenie prepravného listu nepovažujte za potvrdenie skutočného odovzdania zásielky: túto etapu musí zodpovedný zamestnanec dokončiť osobitne.
Vráťte sa na predchádzajúci krok