Ak má predajňa fungovať aj počas starostlivosti o dieťa, písomne rozdeľte úlohy: kto vykoná jednotlivé činnosti, dokedy, s akým výsledkom a o čom môže rozhodovať samostatne. Osobitne určte, kto preberá otázky, keď majiteľ nie je dostupný.
Dohodnite si pravidelné kontroly s tímom a počítajte s ich presunutím podľa potrieb starostlivosti. Pre prípad neprítomnosti zamestnancov určte náhradníka. Zvolený harmonogram priebežne upravujte podľa chodu predajne a času, ktorý má majiteľ k dispozícii.
Opíšte opakujúce sa úlohy a hranice rozhodovania
Zapíšte si, ktoré úlohy vy a zamestnanci vykonávate každý deň. Rozdeľte všeobecné povinnosti na konkrétne činnosti: pripraviť objednávku pre dodávateľa, schváliť ju, prevziať dodávku, odpovedať zákazníkovi. Pri každej činnosti určte vykonávateľa a výsledok, podľa ktorého skontrolujete jej splnenie.
Doplňte termín, povolené rozhodnutia a postup schvaľovania výnimiek. Napríklad pri poverení objednávaním tovaru písomne určte sortiment a rozpočet. Uveďte, kto schvaľuje prekročenie týchto hraníc a komu odovzdať otázku, keď sa venujete starostlivosti o dieťa.
Ilustračný príklad: úlohy tímu a čas na starostlivosť
Predstavme si, že v predajni pracuje administrátor a dvaja predavači. Majiteľ sa stará o dieťa a deleguje na tím časť opakujúcich sa úloh. Uvedené roly, termíny a hodiny sú ilustračné a treba ich prispôsobiť organizácii práce.
| Úloha | Vykonávateľ a termín | Výsledok a hranice rozhodovania | Náhradník |
|---|---|---|---|
| Pripraviť predajňu na otvorenie | Predavač, pred otvorením | Splnený dohodnutý kontrolný zoznam; odchýlky odovzdané administrátorovi | Druhý predavač |
| Prevziať dodávku | Administrátor, pri jej doručení | Skontrolované množstvá a doklady; nezrovnalosti odovzdané na schválenie | Zaškolený predavač |
| Pripraviť objednávku pre dodávateľa | Administrátor, do dohodnutého času | Objednávka v rámci schváleného sortimentu a rozpočtu | Poverený zamestnanec |
| Vybavovať požiadavky a podnety zákazníkov | Predavač, počas zmeny | Poskytnutá odpoveď alebo postúpená požiadavka alebo podnet; neštandardné kompenzácie schvaľuje administrátor v rámci svojich právomocí | Administrátor |
| Uzavrieť pokladničný deň | Predavač, na konci zmeny | Uzávierka vykonaná; nezrovnalosti zaznamenané a odovzdané zodpovednej osobe | Zaškolený predavač |
V tomto príklade si majiteľ dohodne kontroly o 10:30 a 17:30, každú v trvaní 15 minút. Spolu ide o 30 minút plánovaných kontrol. Výpočet vyjadruje iba ich trvanie; neurčuje celkový pracovný čas majiteľa ani nedokazuje, že takýto harmonogram postačuje.
Pred prvou kontrolou administrátor zhromaždí otázky k dodávkam a objednávkam. Pred druhou nevyriešené požiadavky a podnety zákazníkov a úlohy na ďalší deň. Čas starostlivosti je označený ako obdobie nedostupnosti. Ak treba kontrolu presunúť, majiteľ oznámi nový čas a zástupca preberá otázky v rámci dohodnutých právomocí.
Dohodnite postup pri otázkach a náhradu zodpovedných osôb
Po delegovaní umožnite zamestnancom klásť otázky a naplánujte pravidelnú kontrolu plnenia úloh. Požiadajte ich, aby pripravili stručný zoznam: čo je hotové, čo zostáva, aké rozhodnutie treba a dokedy.
Osobitne určte, čo sa považuje za naliehavú otázku a aký kanál sa má použiť. V tomto ilustračnom príklade predajne môže ísť o situáciu, keď bez rozhodnutia nemožno dokončiť úlohu do dohodnutého termínu. Zapíšte, kto takú otázku preberá počas vašej nedostupnosti a o čom môže rozhodovať.
Určte náhradného vykonávateľa pre každú zodpovednú rolu. Pred odovzdaním práce ho oboznámte s úlohami, termínmi a hranicami rozhodovania. Overte tieto dohody aj pre prípad neprítomnosti administrátora.
Priraďte prístup podľa úloh
Prístup zamestnancov zosúlaďte s pridelenou prácou. Poskytnite len minimálny prístup potrebný na vykonávanie danej roly. Overte to pri hlavnom aj náhradnom vykonávateľovi a po zmene povinností prístupy skontrolujte.
Písomne zaznamenajte, aké rozhodnutia sú povolené pri nákupe, zľavách a kompenzáciách. Kontrolu prístupu a schválenie právomocí zahrňte do prípravy na odovzdanie práce.
Kontrolujte pohyb peňazí v „Узагальнений звіт за день“ („Súhrnná správa za deň“)
Na finančnú kontrolu použite v Torgsoft „Узагальнений звіт за день“ („Súhrnná správa za deň“). Obsahuje informácie o pohybe peňazí, finančných operáciách a otvorení a uzavretí pokladničných dní. Dohodnite sa, kedy budete tieto údaje kontrolovať a kto bude odpovedať na otázky o operáciách.
Pri operáciách, ktoré si vyžadujú vysvetlenie, pripravte zoznam otázok pre zodpovedného zamestnanca. Pri každej určte ďalší krok a termín odpovede. Plnenie dodávok a objednávok a vybavovanie zákazníckych požiadaviek kontrolujte samostatne podľa výsledkov v pracovnej tabuľke. Finančné údaje nepoužívajte ako podklad na záver, že tím splnil všetky úlohy.
Pred odovzdaním práce skontrolujte dohody
- Každá opakujúca sa úloha má vykonávateľa, termín a výsledok.
- Zamestnanci poznajú hranice rozhodovania a postup schvaľovania výnimiek.
- Harmonogram kontrol zohľadňuje čas starostlivosti aj možnosť presunutia.
- Pre naliehavé otázky je určený kanál a zodpovedná osoba.
- Náhradníci poznajú úlohy a majú potrebné prístupy.
Vráťte sa na predchádzajúci krok