Ako predávať na Prom.ua a Rozetka: 8 pravidiel kontroly objednávok

Ak chcete predávať na Prom.ua alebo Rozetka, musíte si zaregistrovať účet predajcu, pripraviť katalóg, nastaviť platby a doručenie a zorganizovať spracovanie objednávok. Po spustení je dôležité kontrolovať každú odchýlku: oneskorenú platbu, chybu v prepravnom doklade, nevyzdvihnutú zásielku, vrátenie, lehotu spracovania, fiškálny doklad a skutočný zisk.

Stručne: ako začať predávať na Prom.ua a Rozetka

Podmienky pripojenia, sadzby, provízie a požiadavky na tovar určuje online trhovisko. Pred spustením skontrolujte aktuálne pravidlá v účte predajcu. Všeobecný pracovný postup je nasledujúci.

Na kontrolu sú potrebné údaje z troch zdrojov. Online trhovisko určuje podmienky objednávky a pravidlá hodnotenia. Dopravca zodpovedá za prepravný doklad a pohyb zásielky. Predajca vedie skladovú, finančnú a fiškálnu evidenciu. Torgsoft spája tieto operácie s konkrétnou objednávkou, zákazníkom, platbou a výdajkou.

1. Spôsob a stav platby

Problém predajcu

Stavy «zaplatené», «prijaté», «odoslané» a «prevzaté» opisujú rôzne udalosti. Kupujúci môže vytvoriť objednávku s online platbou. Platba sa niekedy skončí chybou. Zásielka môže byť prevzatá skôr, než predajca dostane prevod dobierky. Pri niektorých platobných scenároch môže online trhovisko poskytnúť kupujúcemu aj lehotu na zaplatenie po prevzatí tovaru.

Pracovník musí samostatne vidieť stav objednávky, spôsob platby, sumu skutočne prijatých peňazí a zostávajúci dlh. Samotný stav online trhoviska nepotvrdzuje pohyb peňazí na účet predajcu.

Kto určuje výsledok

Online trhovisko odovzdáva spôsob a stav platby prostredníctvom API. Banka alebo platobná služba potvrdzuje pripísanie peňazí. Ak sa údaje líšia, predajca skontroluje operáciu v účte online trhoviska a v bankovom výpise.

Ako zorganizovať evidenciu v Torgsoft

Integrácia s Prom.ua prenáša do Torgsoft objednávky, údaje kupujúceho a zvolený spôsob platby. Pre každý spôsob platby je potrebné určiť príslušnú pokladnicu alebo bežný účet a uviesť, či ide o dobierku.

Integrácia s Rozetka.ua takisto umožňuje priradiť platobné metódy online trhoviska k pokladniciam a bežným účtom v Torgsoft. Objednávka sa zmení na faktúru a pracovník zaeviduje platbu po potvrdení skutočného prijatia peňazí.

1. Stiahnite alebo aktualizujte zoznam spôsobov platby pre každý synchronizačný objekt.
2. Priraďte každý spôsob ku konkrétnej pokladnici alebo bežnému účtu.
3. Označte spôsoby, pri ktorých kupujúci platí pri prevzatí.
4. Porovnávajte uhradené faktúry so skutočnými príjmami. Možnosť Bankové výpisy sťahuje transakcie z podporovaných bánk a pomáha priradiť neidentifikovanú platbu k faktúre.
5. Dlh ponechajte otvorený, kým peniaze skutočne neprídu.

2. Dopravca a stav prepravného dokladu

Problém predajcu

Jeden prepravný doklad môže byť vytvorený v účte online trhoviska, druhý v účte dopravcu a tretí v evidenčnom programe. Pracovník preto môže vytlačiť nesprávny štítok, odoslať zásielku bez dobierky alebo nevidieť aktuálny stav doručenia.

Kto zodpovedá za údaje

Dopravca prideľuje číslo prepravného dokladu a zaznamenáva udalosti doručenia. Online trhovisko získava časť týchto údajov prostredníctvom vlastného modulu doručenia. Torgsoft odosiela a prijíma informácie v rozsahu možností API príslušnej služby.

Ako zorganizovať prácu v Torgsoft

Možnosť Integrácia s Nova Poshta vytvára a tlačí prepravný doklad z výdajky. V prepravnom doklade sú uložené údaje o príjemcovi, adrese alebo pobočke, platiteľovi, parametroch nákladu, deklarovanej hodnote a spätnom doručení. Torgsoft zobrazuje stav zásielky a pohyb dobierky.

Možnosť Integrácia s Ukrposhta vytvára zásielku, tlačí štítok a sleduje udalosti doručenia. Pre oboch dopravcov možno nastaviť hromadnú aktualizáciu stavov podľa harmonogramu.

Pri objednávkach Prom.ua môže Torgsoft odoslať číslo prepravného dokladu Nova Poshta na online trhovisko alebo stiahnuť už vytvorený prepravný doklad. Na jeho stiahnutie musí byť v Torgsoft nastavený ten istý odosielateľ, ktorý bol použitý pri vytvorení dokladu.

Pri objednávkach Rozetka sa číslo deklarácie používa pri automatickej zmene stavu objednávky. Niektoré úkony Rozetka Delivery sa vykonávajú v účte predajcu. Ak tlač prepravného dokladu alebo aktualizácia stavu nefunguje na strane služby, predajca skontroluje objednávku v účte Rozetka a obráti sa na podporu platformy.

3. Kto platí za doručenie

Problém predajcu

Podmienky, ktoré kupujúci vidí pri vytváraní objednávky, sa môžu líšiť od skutočnej sadzby dopravcu. Príčinou môžu byť parametre zásielky, presmerovanie, dodatočné balenie, dobierka alebo pravidlá vernostného programu online trhoviska.

Kto určuje cenu

Online trhovisko určuje podmienky bezplatného, zvýhodneného alebo pevne spoplatneného doručenia pre kupujúceho. Dopravca vypočíta skutočnú cenu podľa sadzby a parametrov zásielky. Predajca zodpovedá za správne údaje o hmotnosti, rozmeroch, platiteľovi a doplnkových službách.

Rozetka môže ponúkať bezplatné doručenie, platbu kupujúcim podľa sadzby dopravcu alebo pevnú cenu. Pri pevnej cene kupujúci zaplatí sumu za doručenie spolu s tovarom a predajca sa vyrovná s dopravcom.

Ako zohľadniť doručenie v Torgsoft

Pri vytváraní prepravného dokladu Nova Poshta pracovník vyberie platiteľa hlavného a spätného doručenia. Ak platí odosielateľ, Torgsoft môže automaticky vytvoriť výdavok súvisiaci s faktúrou. V parametroch integrácie je na to potrebné zadať položku finančnej analýzy doručenia a zmluvného partnera pre poštové výdavky.

V integrácii s Ukrposhta platí rovnaká účtovná logika. Výdavok sa vytvorí podľa skutočnej ceny doručenia, keď predajca počas vytvárania zásielky aktivuje príslušné nastavenie.

Výdavky pri iných spôsoboch doručenia možno manuálne pridať k faktúre alebo výdajke. Je to potrebné na výpočet výsledku konkrétnej objednávky.

4. Oneskorené, stratené a nevyzdvihnuté zásielky

Problém predajcu

Zásielka môže zostať na ceste dlhšie, než sa očakávalo, môže doraziť bez aktualizácie stavu, stratiť sa alebo čakať na kupujúceho na pobočke. Osobitne treba kontrolovať dobierku: kupujúci prevezme zásielku a predajca dostane peniaze v odlišnom čase.

Kto rieši problém

Dopravca vyhľadáva zásielku a potvrdzuje jej skutočný stav. Online trhovisko určuje pravidlá kompenzácie doručenia, vrátenia peňazí a vplyvu udalosti na hodnotenie. Predajca musí odchýlku včas zistiť a podať žiadosť príslušnej strane.

Čo možno kontrolovať v Torgsoft

Torgsoft zobrazuje číslo deklarácie a stav doručenia vo výdajkách. Pri Nova Poshta program samostatne zobrazuje situácie «peniaze majú prísť», «peniaze prišli» a «peniaze boli prijaté». Filter dobierok pomáha zhromaždiť takéto zásielky v jednom zozname.

Torgsoft podľa harmonogramu hromadne aktualizuje stavy prepravných dokladov Nova Poshta a Ukrposhta. Program vedie denník vykonávania úloh a môže zobrazovať správy o chybách aktualizácie.

1. Každý deň kontrolujte výdajky bez čísla deklarácie.
2. Kontrolujte zásielky, ktoré zostávajú dlho v stave «odoslané».
3. Samostatne kontrolujte zásielky, pri ktorých má prísť dobierka.
4. Pred podaním žiadosti porovnajte stav v Torgsoft so stavom v účte dopravcu.
5. Do komentára k faktúre alebo ku kontaktu so zákazníkom zaznamenajte číslo žiadosti, dátum, zodpovedného pracovníka a očakávanú lehotu odpovede.

Torgsoft zobrazuje odchýlky podľa údajov služieb. Zásielku vyhľadáva a o kompenzácii rozhoduje dopravca alebo online trhovisko.

5. Vrátenie tovaru a reklamácia

Problém predajcu

Odmietnutie na pobočke, vrátenie po prevzatí, poškodenie a strata zásielky majú odlišné následky. V jednom prípade sa tovar vráti do skladu bez platby. V inom prípade predajca vráti kupujúcemu peniaze. Za poškodenie alebo stratu môže zodpovedať dopravca.

Kto čo robí

• Predajca skontroluje tovar, zaeviduje vrátenie a vráti peniaze, ak na to existuje príslušný dôvod.
• Online trhovisko spracuje vrátenie platby, ak peniaze prešli cez jeho platobnú službu.
• Dopravca prijíma reklamáciu týkajúcu sa straty, poškodenia alebo porušenia podmienok doručenia.
• Kupujúci poskytne tovar a dokumenty podľa postupu vrátenia.

Ako zaevidovať operáciu v Torgsoft

Po skutočnom prijatí tovaru pracovník vytvorí dokument «Vrátenie» a vyhľadá pôvodný predaj podľa dokladu, faktúry, čiarového kódu alebo údajov zákazníka. Torgsoft vráti tovar do evidovaného skladového zostatku a zachová prepojenie s pôvodnou operáciou.

Vrátenie peňazí musí byť zaevidované v príslušnej pokladnici alebo na bežnom účte. Ak predajca zaplatil za spätné doručenie, skladovanie alebo iné služby, tieto sumy sa zaevidujú ako výdavky. Reklamácia voči dopravcovi sa podáva mimo Torgsoft. V programe sa uchovávajú účtovné dôsledky a údaje potrebné na kontrolu.

Ak kupujúci zásielku nevyzdvihol, predajca neprijal platbu a nevystavil vlastný fiškálny doklad o predaji, nie je dôvod na vystavenie dokladu o vrátení. Ak už bol doklad o predaji vystavený, postup vrátenia závisí od pôvodného spôsobu platby.

6. Riziko prekročenia lehoty na spracovanie objednávky

Problém predajcu

Online trhovisko hodnotí rýchlosť potvrdenia a odoslania, podiel zrušení a ďalšie ukazovatele podľa vlastných pravidiel. Pracovník môže zásielku pripraviť včas, ale ponechať pôvodný stav. Online trhovisko to vyhodnotí ako oneskorenie.

Kto vypočítava hodnotenie

Prom.ua a Rozetka samostatne určujú ukazovatele kvality, prípustné lehoty a následky zrušenia. Torgsoft nevypočítava hodnotenie online trhoviska. Program pomáha včas vykonať a zdokumentovať operácie, od ktorých závisí stav objednávky.

Ako znížiť počet chýb v Torgsoft

Objednávky možno sťahovať automaticky podľa harmonogramu. Po stiahnutí novej objednávky Prom.ua dostane stav prijatia. Následná platba, odoslanie alebo zrušenie zmenia súvisiaci stav podľa nastavenej integrácie.

Pri Rozetka Torgsoft mení stav počas postupného spracovania: stiahnutie objednávky, vystavenie faktúry, vytvorenie výdajky, odovzdanie doručovacej službe a prevzatie zásielky. Pracovník vyberie dôvod zrušenia zo zoznamu a v prípade potreby pridá komentár.

• nastavte pravidelné prijímanie objednávok;
• určte osobu zodpovednú za nové a nespracované objednávky;
• odoslania a zrušenia vykonávajte prostredníctvom súvisiacej faktúry;
• uveďte skutočný dôvod zrušenia;
• kontrolujte denník synchronizácie a chybové hlásenia;
• nenastavujte konečný stav «Zásielka prevzatá» pred potvrdením tejto skutočnosti.

Súčasná úprava tej istej objednávky v účte online trhoviska a v Torgsoft môže spôsobiť opakovanú synchronizáciu stavov. Pre každú operáciu treba určiť hlavné pracovné miesto. Obmedzenia API a dočasné výpadky služby si vyžadujú kontrolu v účte online trhoviska.

7. Kedy a na akú sumu vystaviť fiškálny doklad

Problém predajcu

Dátum vytvorenia objednávky, dátum platby, dátum odoslania a dátum prevzatia tovaru sa nemusia zhodovať. Postup fiškalizácie závisí od skutočného spôsobu platby, úlohy online trhoviska alebo poštového operátora a podmienok zmluvy s platobnou službou.

Čo určuje zákon

Zákon Ukrajiny č. 265/95-VR ukladá predajcovi povinnosť vykonávať platobné operácie prostredníctvom RRO alebo PRRO v prípadoch, na ktoré sa zákon vzťahuje, a poskytnúť kupujúcemu platobný doklad. Pri predaji na diaľku treba určiť, kto prijíma peniaze od kupujúceho, v mene koho koná platobný alebo poštový operátor a aký doklad vydáva.

Nie je možné stanoviť jednotný čas na vystavenie dokladu pre všetky online objednávky. Predajca potrebuje písomný postup pre každý spôsob platby. Mal by ho dohodnúť s účtovníkom s prihliadnutím na zmluvy s online trhoviskom, bankou a dopravcom.

Ako vystaviť doklad v Torgsoft

Možnosť Softvérové RRO vytvára elektronické fiškálne doklady a odosiela ich Štátnej daňovej službe. V režime «Predaj s vystavením faktúry» možno vytvárať doklady pre platby vopred, úhrady faktúr a výdajky. Pracovník uvedie formu a platobný prostriedok a elektronický doklad možno odoslať kupujúcemu podľa jeho kontaktných údajov.

1. Vytvorte samostatný spôsob platby pre každú skutočnú platobnú schému.
2. Určte udalosť, po ktorej pracovník alebo automatizovaný proces vystaví doklad.
3. Priraďte spôsob platby k pokladnici alebo bežnému účtu.
4. Pri platbe vopred zaevidujte prijatú sumu a zostávajúci dlh.
5. Po vrátení spracujte dokument o vrátení a príslušný fiškálny doklad, ak pôvodnú operáciu fiškalizoval predajca.

8. Skutočný zisk po províziách, doručení a vráteniach

Problém predajcu

Suma objednávky vyjadruje predaj. Na účet predajcu môže prísť menej pre províziu online trhoviska, poplatok za spracovanie platby, dobierku, doručenie alebo zrážky za vrátenie. Ak tieto výdavky nie sú spojené s výdajkou, výkaz zobrazuje nadhodnotený výsledok.

Aké údaje sú potrebné

V režime «Predaj s vystavením faktúry» Torgsoft zobrazuje sumu odoslania, platbu, dlh, náklady a výdavky súvisiace s výdajkou. Skutočný výnos so zohľadnením výdavkov sa vypočíta ako prijaté platby mínus náklady na predaný tovar a výdavky súvisiace s výdajkou.

Zisk z tovaru podľa odoslania a skutočný pohyb peňazí odpovedajú na odlišné manažérske otázky. Prvý ukazuje výsledok predaja tovaru. Druhý zohľadňuje prijaté platby a zaevidované výdavky. Pri objednávkach s dobierkou alebo odloženou platbou môžu tieto ukazovatele patriť k odlišným dátumom.

Na manažérsku analýzu vytvorte samostatné položky: «Provízia Prom.ua», «Provízia Rozetka», «Doručenie Nova Poshta», «Doručenie Ukrposhta», «Spätné doručenie», «Spracovanie platieb» a «Balenie». Ak služba zadržala províziu pred prevodom peňazí, zaevidujte celú sumu platby a províziu ako samostatný výdavok. Takýto postup zachováva prehľadný príjem a ukazuje náklady každého predajného kanála.

Výkaz «Výpis za obdobie» pomáha porovnať pohyb peňazí v Torgsoft s bankovými údajmi. «Zostatok podľa položiek finančnej analýzy» zobrazuje prijaté a vynaložené peniaze podľa vybraných položiek. Vrátenie treba spracovať samostatným dokumentom, aby sa tovar, peniaze a finančný výsledok zmenili súčasne a konzistentne.