Ako pripraviť kaviareň alebo reštauráciu na zmenu sezóny: plán na štyri týždne

Prípravu kaviarne alebo reštaurácie na zmenu sezóny začnite vlastnými predajmi: zistite, ktoré jedlá si hostia objednávajú, kedy prichádzajú a koľko surovín musíte odpisovať. Za štyri týždne môže majiteľ spolu so šéfkuchárom upraviť menu, dohodnúť dodávky, prepočítať zásoby a pripraviť tím na prácu počas výpadkov elektriny.

Pred zaradením sezónnych jedál určte ich príspevok na krytie nákladov, čas prípravy a požiadavky na skladovanie. Zároveň aktualizujte informácie o alergénoch a postupy bezpečnosti potravín. V prevádzke na Ukrajine si zmena menu alebo spôsobu práce, ktorá môže ovplyvniť bezpečnosť potravín, vyžaduje preskúmanie príslušných postupov podľa článku 21 zákona č. 771/97-VR.

Plán prípravy prevádzky na štyri týždne

Majiteľ určí zodpovedné osoby a každý týždeň prevezme konkrétny výsledok. V malej kaviarni môže jedna osoba zastávať viacero úloh, ale treba ich zapísať osobitne, aby sa nezabudlo na nákup, školenie alebo kontrolu chladničiek.

Určte sezónny dopyt podľa predajov vašej prevádzky

Na praktickú analýzu použite niekoľko posledných úplných týždňov a porovnávajte rovnaké dni v týždni. Ak máte údaje z predchádzajúcej sezóny, použite ich ako doplnkový ukazovateľ a zohľadnite zmeny cien, otváracích hodín a dostupnosti jedál.

Administrátor by mal v jednej tabuľke zhrnúť počet objednávok, predané porcie, skutočný výnos po zľavách, čas výdaja a odpisy. Osobitne označujte obsluhu v prevádzke, objednávky so sebou a donášku. Zaznamenávajte výpadky elektriny, zatvorenie terasy, akcie a prípady, keď jedlo nebolo dostupné: nízky predaj spôsobený nedostatkom suroviny neukazuje skutočný dopyt.

• Ak predaj určitého jedla klesol, šéfkuchár najprv zníži množstvo vopred pripravených surovín a polotovarov a zistí dôvod, skôr než pristúpi k jeho vyradeniu z menu.
• Ak hostia pravidelne žiadajú rýchly obed, prevádzka môže v určených hodinách otestovať menšiu obedovú ponuku.
• Ak vzrástol predaj cez donášku, vyhodnoťte náklady na obaly, províziu a stav jedál po preprave.
• Ak vzrástli odpisy, porovnajte nakúpené množstvo so skutočnou spotrebou a skontrolujte veľkosť pripravovaných dávok.

Novú ponuku spustite s konkrétnymi kritériami hodnotenia: aký objem predaja, čas výdaja a úroveň odpisov považuje prevádzka za prijateľné. Hostí informujte o skutočnom zložení, cene, hodinách dostupnosti a podmienkach objednávania. Majiteľ tak môže vyhodnotiť dopyt bez veľkého nákupu vopred.

Zjednodušte menu a vypočítajte príspevok každého jedla

Šéfkuchár pripraví pre každú položku pracovnú kartu: suroviny na porciu, množstvo hotového jedla, postup prípravy, potrebné zariadenie, podmienky skladovania a alergény. Majiteľ doplní nákupné ceny a ostatné náklady, ktoré sa menia spolu s počtom objednávok. Osobitne posúďte, či jedlo nepreťažuje zamestnanca alebo zariadenie v čase najväčšieho dopytu.

Menu sa ľahšie udržiava, keď viaceré jedlá používajú spoločné suroviny a nákupy zodpovedajú skutočnej spotrebe. Každé jedlo však musí mať vlastné podmienky bezpečnej prípravy a skladovania. Nezvyšujte množstvo vopred pripravenej suroviny alebo polotovaru len preto, že sa dá použiť vo viacerých jedlách.

Modelový príklad výpočtu na porciu

Nasledujúce čísla predstavujú modelový príklad na riadenie prevádzky. Predpokladajme, že po zľavách a daňových úpravách uplatniteľných na prevádzku zostáva na výpočet výnos 180 UAH za porciu. Suroviny so zohľadnením skutočnej výťažnosti stoja 58 UAH, obal 12 UAH, provízie za objednávku a platbu 18 UAH a ostatné variabilné náklady 7 UAH.

Celkové variabilné náklady sú 58 + 12 + 18 + 7 = 95 UAH. Príspevok porcie na krytie fixných nákladov je 180 − 95 = 85 UAH. Pri 40 takýchto porciách bude 85 × 40 = 3 400 UAH. Z tejto sumy treba ešte pokryť nájomné, fixné mzdové náklady a ostatné výdavky, preto nejde o čistý zisk.

Objednávky v prevádzke a donášku počítajte osobitne, ak sa ich náklady líšia. Po skúšobnom spustení nahraďte plánované ukazovatele skutočnými údajmi: nákupnou cenou, spotrebou surovín, počtom predaných porcií a stratami. Ak má jedlo prijateľný príspevok, ale zdržiava ostatné objednávky, upravte technológiu, hodiny dostupnosti alebo rozsah ponuky.

Pred spustením menu pripravte informácie o zložení a alergénoch

Pri nebalených jedlách musí prevádzka poskytnúť názov a informácie o použitých zložkách alebo technologických pomocných látkach, ktoré spôsobujú alergické reakcie alebo intoleranciu a zostávajú v hotovom výrobku. Spôsob poskytovania určuje prevádzka. Požiadavky stanovujú časti 9–10 článku 6 a článok 15 zákona „O informáciách pre spotrebiteľov o potravinách“ č. 2639-VIII. Povinné informácie sa poskytujú v ukrajinčine. Podľa časti 10 článku 6 musí prevádzka na žiadosť hosťa poskytnúť aj zoznam zložiek, množstvo jednotlivých zložiek v prípadoch stanovených zákonom, dátum minimálnej trvanlivosti alebo dátum spotreby, podmienky skladovania a používania, údaje o zodpovednom prevádzkovateľovi, krajinu alebo miesto pôvodu v prípadoch stanovených zákonom, návod na použitie a informácie o výživovej hodnote.

Povinnosť poskytovať informácie o výživovej hodnote má výnimky podľa časti 7 článku 6 a prílohy č. 4 zákona, okrem iného pri výrobkoch, ktoré výrobca v malom množstve dodáva priamo konečnému spotrebiteľovi. Administrátor musí určiť, ktoré údaje sú potrebné pre konkrétne jedlá, a pripraviť ich pre personál pred spustením menu.

Praktickým riešením je tabuľka pre zamestnancov s riadkami pre jednotlivé jedlá a označenými príslušnými alergénmi. Šéfkuchár ju vyplní podľa receptúry a zloženia kupovaných omáčok, zmesí, vývarov a dekorácií. Zoznam v prílohe č. 1 zákona zahŕňa okrem iného obilniny obsahujúce lepok, mlieko, vajcia, ryby, orechy, zeler, horčicu, sóju a sezam; pre niektoré výrobky platia výnimky a prahové hodnoty. Riaďte sa úplným zákonným zoznamom.

Ak sa zoznam zložiek neposkytuje, informácia o alergénoch musí obsahovať slovo „Містить“ (obsahuje) pred konkrétnymi názvami príslušných látok alebo výrobkov z prílohy č. 1. Tento nápis možno umiestniť pri názve jedla. Ak prevádzka uvádza zoznam zložiek, názvy alergénov v ňom treba zvýrazniť, napríklad tučným písmom. Konkrétny alergén netreba uvádzať osobitne, ak názov jedla jasne označuje príslušnú látku alebo výrobok. Pri predaji nebalených jedál na diaľku musia byť informácie o alergénoch dostupné pred nákupom; ide o požiadavku článku 9. Administrátor preto súčasne aktualizuje tlačené menu, web a stránky na objednávanie.

Keď dodávateľ nahradí smotanu, omáčku alebo inú surovinu, kuchár najprv skontroluje zloženie a oznámi zmenu administrátorovi. Kým sa informácie neaktualizujú, personál nesmie opisovať jedlo podľa predchádzajúceho zloženia. Osobitne posúďte možné prenesenie alergénov cez spoločné pomôcky a povrchy.

Bod 2 oddielu VI zákona č. 2639-VIII povoľuje počas vojnového stavu a šesť mesiacov po jeho ukončení alebo zrušení vyrábať alebo uvádzať do obehu výrobky, ktoré spĺňajú požiadavky na informovanie spotrebiteľov platné pred nadobudnutím účinnosti tohto zákona. Takéto výrobky môžu zostať v obehu do konečného dátumu spotreby alebo uplynutia doby použiteľnosti. Táto podmienka sa týka výlučne výrobkov, ktoré spĺňajú predchádzajúce požiadavky; pri sezónnom menu zabezpečte úplné a presné informácie o skutočnom zložení.

Prepočítajte zásoby a dohodnite nákupy s dodávateľmi

Pred sčítaním zostatkov určí osoba zodpovedná za sklad okamih, ku ktorému sa množstvo zaznamená. Počas sčítania treba pozastaviť pohyb surovín alebo ho zaznamenávať osobitne, aby dodávka či výdaj do kuchyne nevytvorili rozdiel. Suroviny vážte bez obalu, používajte rovnaké merné jednotky a oddeľte šarže s rôznymi dátumami minimálnej trvanlivosti alebo dátumami spotreby.

1. Oddeľte použiteľné zásoby. Suroviny so známkami pokazenia, neznámym pôvodom alebo nedodržanými podmienkami skladovania nezapočítavajte do množstva plánovaného na prípravu.
2. Porovnajte zostatky s novým menu. Určte suroviny na jedlá, ktoré zostávajú, a výrobky, ktorých pravidelné dodávky treba znížiť alebo zastaviť.
3. Vypočítajte potrebu do ďalšej dodávky. Použite očakávaný predaj, spotrebu na porciu a skutočnú výťažnosť po spracovaní.
4. Zohľadnite už dohodnuté dodávky. Od potreby odpočítajte použiteľný zostatok a potvrdené dodávky. Rezervu určujte podľa kolísania dopytu, dodacej lehoty a možností bezpečného skladovania.
5. Dohodnite podmienky náhrady. Dodávateľ musí pred odoslaním oznámiť, že dodáva iný výrobok, aby šéfkuchár mohol posúdiť zloženie, alergény, výťažnosť a cenu.

Nenakupujte viac len kvôli zľave, ak prevádzka nestihne suroviny použiť do konca ich doby použiteľnosti alebo nemá dostatočné chladiace zariadenie. Pri práci so skladom zaveďte pravidlo: najskôr sa použijú použiteľné šarže s najskorším dátumom minimálnej trvanlivosti alebo dátumom spotreby a dodržia sa podmienky po otvorení obalu.

Čo kontrolovať pri preberaní dodávky

Zamestnanec preberajúci dodávku porovnáva výrobok, množstvo, neporušenosť obalu, dátumy a podmienky prepravy s objednávkou a sprievodnými informáciami. Pri výrobkoch, ktoré vyžadujú chladenie, kontroluje teplotu podľa požiadaviek konkrétneho výrobku a postupov prevádzky. Zistené nezrovnalosti zaznamená pred použitím dodávky v kuchyni.

Vysledovateľnosť znamená možnosť určiť pôvod výrobku a sledovať jeho pohyb. Podľa článku 22 zákona č. 771/97-VR musí prevádzka identifikovať dodávateľov a hospodárske subjekty, ktorým dodáva výrobky. V praxi uchovávajte väzbu medzi dodacím listom, dodávkou a označením šarže. Po preložení výrobku do pracovnej nádoby preneste potrebné údaje na jej štítok.

Článok 22 stanovuje pri výrobkoch živočíšneho pôvodu osobitný rozsah informácií: identifikáciu výrobku a šarže, množstvo, údaje o dodávateľovi a prevádzkarňach odoslania a prijatia, príslušné registračné čísla a dátum odoslania. Tieto informácie sa aktualizujú denne a uchovávajú do uplynutia konečného dátumu spotreby alebo dátumu minimálnej trvanlivosti; na žiadosť príslušného orgánu sa poskytnú bezodkladne.

Pripravte chladničky, kuchyňu a obaly

Majiteľ zabezpečuje vykonávanie postupov založených na zásadách systému analýzy nebezpečenstiev a kritických kontrolných bodov — HACCP. Postupy musia určovať nebezpečenstvá, spôsoby kontroly, zodpovedných zamestnancov a kroky pri odchýlkach. Podľa článku 21 zákona č. 771/97-VR si zmeny zložiek alebo procesov, ktoré môžu ovplyvniť bezpečnosť potravín, vyžadujú preskúmanie týchto postupov. Ich certifikácia nie je povinná. Zjednodušený prístup je prípustný pod podmienkou rovnakej úrovne ochrany zdravia spotrebiteľov.

Pred sezónnym spustením zodpovedný zamestnanec spolu so šéfkuchárom skontroluje chladiace zariadenia, prístroje na meranie teploty, umiestnenie surových a hotových potravín, možnosti umývania pomôcok a prístup k pitnej vode. Pre každý výrobok a proces určte vhodné režimy podľa označenia, technológie a postupov prevádzky. Jednotný režim skladovania pre celé menu nemožno stanoviť.

Článok 49 zákona č. 771/97-VR vyžaduje udržiavať teplotný režim, ktorý zabraňuje množeniu mikroorganizmov a tvorbe toxínov. Výnimka je možná počas obmedzeného času potrebného na prípravu výrobku na prepravu, skladovanie, predaj alebo servírovanie, iba ak tým nevznikne riziko pre zdravie spotrebiteľov. Bezpečne treba zabezpečiť aj chladenie po príprave a rozmrazovanie.

Na donášku vyberte obal podľa konkrétneho jedla a podmienok jeho použitia. Obalové materiály nesmú kontaminovať potraviny a ich skladovanie aj balenie musia výrobok chrániť; ide o požiadavky článku 50. Požiadajte dodávateľa obalov o informácie o ich určení a prípustnom použití. Osoba zodpovedná za donášku zabezpečí čistú prepravu a oddelenie výrobkov podľa článku 44.

Pripravte postup práce počas výpadkov elektriny

Záložné napájanie plánujte podľa zoznamu zariadení potrebných na bezpečnú prevádzku. Majiteľ prizve odborníka, aby určil, či zvolené riešenie dokáže napájať chladničky, osvetlenie, ventiláciu a ďalšie potrebné zariadenia. Šéfkuchár pripraví skrátené menu podľa podmienok, ktoré sú skutočne dostupné.

1. Pred výpadkom: určte osobu zodpovednú za chladničky a záznamy, pripravte prostriedky na kontrolu teploty a vyhliadnite možné miesto na bezpečné premiestnenie potravín. Uistite sa, že zásoba pitnej vody umožňuje plánované úkony a dodržiavanie hygieny.
2. Na začiatku výpadku: zamestnanec zaznamená čas a teplotné údaje. Administrátor zastaví prijímanie objednávok na jedlá, pri ktorých už nemožno zabezpečiť vhodné podmienky prípravy alebo skladovania, a informuje hostí o dostupnom menu.
3. Počas výpadku: tím obmedzí otváranie chladničiek a podľa plánu prevádzky kontroluje podmienky. Potraviny možno premiestniť iba tam, kde sa dá udržať potrebný režim a zachovať identifikáciu šarží.
4. Ak podmienky prekročia stanovené limity: oddeľte príslušné výrobky, označte ich zákazom použitia a odovzdajte osobe zodpovednej za bezpečnosť potravín údaje o čase, teplote a šaržiach.
5. Po obnovení napájania: zodpovedná osoba vyhodnotí záznamy a stav zariadení, rozhodne o výrobkoch podľa postupov prevádzky a povolí obnovenie príslušných činností po zabezpečení vhodných podmienok.

Ak nie sú k dispozícii dostatočné informácie o podmienkach skladovania, výrobok sa nesmie vrátiť do prípravy, kým sa neoverí jeho bezpečnosť. Nepoužívajte ochutnanie, vôňu ani opätovné zohrievanie ako jediný podklad na toto rozhodnutie. Ak prevádzka nedokáže zabezpečiť chladenie, pitnú vodu, umývanie a ďalšie potrebné hygienické podmienky, príslušné činnosti treba zastaviť.

Ako postupovať pri nebezpečných zásobách

Článok 37 zákona č. 771/97-VR zakazuje obeh nebezpečných a nevhodných výrobkov, ako aj výrobkov po dátume „вжити до“ (spotrebujte do) alebo po uplynutí minimálnej doby trvanlivosti. Zamestnanec ich oddelí od použiteľných zásob a zaznamená názov, šaržu, množstvo a dôvod vyradenia. Majiteľ zabezpečí ďalšie nakladanie s nimi v súlade so zákonom. Samotné odpísanie v evidencii nevyrieši fyzické vyradenie a likvidáciu. Ak je nebezpečný výrobok súčasťou šarže alebo zásielky, podľa časti 6 článku 37 sa zakazuje ďalší obeh všetkých výrobkov rovnakého názvu v tejto šarži alebo zásielke, kým podrobné posúdenie nepotvrdí bezpečnosť zvyšku. Zodpovedný zamestnanec musí príslušné zásoby oddeliť a zablokovať ich použitie.

Ak existujú dôvody domnievať sa, že výrobky nespĺňajú požiadavky na bezpečnosť, prevádzkovateľ potravinárskeho podniku — podnikateľ alebo spoločnosť, ktorá riadi danú prevádzku — bezodkladne začne ich stiahnutie z obehu a písomne informuje príslušný orgán najneskôr do dvoch pracovných dní. Ak má prevádzkovateľ dôvody domnievať sa, že výrobky, ktoré už uviedol do obehu, môžu byť škodlivé pre zdravie, písomne informuje príslušný orgán o tejto skutočnosti a o prijatých opatreniach na predchádzanie rizikám najneskôr do jedného pracovného dňa. Ak sa výrobky mohli dostať k spotrebiteľom, prevádzkovateľ im oznámi dôvody stiahnutia. Zorganizuje aj stiahnutie od spotrebiteľov — vrátenie nebezpečných výrobkov — ak iné opatrenia nestačia na dosiahnutie prijateľnej úrovne ochrany ich zdravia. Tieto povinnosti stanovuje článok 20.

Potravinový odpad odstraňujte z priestorov, v ktorých sa nachádzajú potraviny, čo najskôr a skladujte ho v uzavretých nádobách podľa článku 46. Odovzdanie vyradených výrobkov na iné účely si vyžaduje dodržanie zákonného postupu; automatické odovzdávanie zvyškov z tanierov nezaraďujte medzi každodenné úlohy personálu.

Vypočítajte pracovné zaťaženie tímu a zaškolte zamestnancov

Administrátor pripraví rozvrh podľa očakávaných objednávok a skutočného času potrebného na jednotlivé úkony. Do výpočtu zahrňte preberanie dodávok, prípravu surovín, upratovanie, balenie donášky, kontrolu chladničiek a ukončenie zmeny. Ak sa viac úkonov musí vykonať naraz, určte, kto ich vykoná, alebo časť práce presuňte.

Majiteľ dohodne dostupnosť zamestnancov a vypracuje rozvrh v súlade s právnymi predpismi a uplatniteľnými pravidlami pracovného času a odpočinku. Zastupovanie schvaľuje zodpovedná osoba, ktorá zároveň zabezpečuje riadnu evidenciu skutočne odpracovaného času. Zmenu rozvrhu nenechávajte iba na ústnu dohodu kolegov.

Pred spustením menu zorganizujte praktické školenie: ako zamestnanec vyhľadá informácie o alergénoch, preberie dodávku, zaznamená teplotu a postupuje počas výpadku. Článok 48 zákona č. 771/97-VR stanovuje školenie personálu o hygiene s príslušnými záznamami; jeho frekvenciu určuje prevádzkovateľ potravinárskeho podniku. Po školení požiadajte každého, aby predviedol svoj postup v konkrétnej situácii.

Evidencia nakúpených výrobkov a kontrola zostatkov v Torgsoft

Ak chcete kontrolovať nakúpený tovar a suroviny, otvorte v Torgsoft „Склад → Стан складу“ (Sklad → Stav skladu). Zobrazujú sa tu výrobky prijaté na sklad, ich množstvo a obstarávacia cena. Vyberte potrebné účtovné stredisko — predajňu alebo sklad v programe, ktoré zodpovedajú miestu evidencie vašich zásob. Pri viacerých miestach použite „Усі склади“ (Všetky sklady) a „Вибрати склади“ (Vybrať sklady). Na zobrazenie množstva k určitému dátumu použite filter „Стан на дату“ (Stav k dátumu). Zodpovedný zamestnanec porovná skutočné množstvo s údajmi v programe a v prípade potreby skontroluje pohyb konkrétneho výrobku.

Pred vytvorením inventúrneho prehľadu vypnite „Усі склади“ a vyberte jedno konkrétne účtovné stredisko. Uistite sa, že zoznam sa týka práve toho skladu, v ktorom budú zamestnanci fyzicky počítať zásoby. Ak potrebujete skontrolovať viacero skladovacích miest, zorganizujte počítanie a dokumenty samostatne pre každé z nich.

Pred sezónnym nákupom nastavte minimálne zostatky pre potrebné položky a použite filter „Закінчується товар“ (Tovar sa míňa). Prahové hodnoty určujte podľa dopytu, dodávok a možností skladovania. Na fyzické porovnanie označte výrobky, použite akciu „Додати товар в відомість інвентаризації“ (Pridať tovar do inventúrneho zoznamu) a potom otvorte zoznam. Rozdiely najprv porovnajte s dokladmi o príjme a inom pohybe. Bezpečnosť potravín, doby spotreby po otvorení a rozhodnutia o vyradení zodpovední zamestnanci kontrolujú podľa postupov prevádzky.

Čo má majiteľ schváliť pred úplným spustením

Na konci skúšobného týždňa majiteľ spolu so šéfkuchárom rozhodne o každej novinke: ponechať ju, upraviť alebo odstrániť. Rozhodnutie má vychádzať zo skutočného predaja, príspevku na krytie nákladov, času výdaja a odpisov. Potom osoba zodpovedná za nákup upraví nasledujúcu objednávku.

• Menu a kanály donášky uvádzajú aktuálne názvy, ceny, zloženie a alergény.
• Množstvo dostupných zásob zodpovedá výsledku fyzickej inventúry a pôvod šarží možno určiť.
• Pre nové jedlá sú určené vhodné postupy prípravy a skladovania a potrebné zmeny sú zapracované do postupov bezpečnosti potravín.
• Tím pozná svoje úlohy, dohodnutý rozvrh a postup pri výpadku elektriny.
• Je určené, ktoré činnosti a objednávky prevádzka zastaví, keď nedokáže zabezpečiť bezpečné podmienky.

Oficiálne právne predpisy na organizáciu prevádzky

• Zákon Ukrajiny „O základných zásadách a požiadavkách na bezpečnosť a kvalitu potravín“ z 23. 12. 1997 č. 771/97-VR: články 20–22 — povinnosti prevádzkovateľa, postupy HACCP a vysledovateľnosť; článok 37 — zákaz obehu a nakladanie s vyradenými výrobkami; články 41–42 a 44–50 — priestory, preprava, zariadenia, odpady, voda, personál, výrobky a obaly.
• Zákon Ukrajiny „O informáciách pre spotrebiteľov o potravinách“ zo 6. 12. 2018 č. 2639-VIII: články 4–6, 8–10 a 15 — pravdivosť, dostupnosť informácií, nebalené výrobky, predaj na diaľku, jazyk a alergény; príloha č. 1 — zoznam látok a výrobkov, ktoré spôsobujú alergické reakcie alebo intoleranciu; bod 2 oddielu VI — osobitná prechodná podmienka počas vojnového stavu a šesť mesiacov po jeho ukončení alebo zrušení.